检测原始记录质量提升的探究

文/宋 强 海顺军

检测原始记录属于实验室技术记录范畴，通常是以规范化的表格形式对检测过程中的样品状态、设施条件、检测数据等信息的记载。检测原始记录的内容是否真实、准确、规范和完整，直接影响检验工作的可追溯性和质量体系运行的有效性。作为检测机构技术人员，最应弄明白的就是原始记录。平时尽管记录常在手边，但在内审和外审过程中依然发现诸多问题，因此，如何提升检测原始记录质量值得探究。

1 存在问题

1.1 信息不完整

1.1.1 内容覆盖不充分

检测原始记录表格设计过于简单，在实际记录信息量上，不能真正体现充分性，未能涵盖与项目检测相关的人、机、料、法、环、测等必要信息。例如：在纺织品耐摩擦色牢度原始记录中，使用仪器设备没有天平的使用原始信息；有些原始记录中对可能影响检测结果的试验环境条件(包括温湿度要求)没有给予记录；纺织品异味检测原始记录中仅设有一位检测人员签名位置等。

1.1.2 信息填入不齐全

有时检测原始记录设计完整规范、内容覆盖也很充分，但检验人员在填写过程中存在信息填入不齐全或者无必要计算公式或者未粘贴必要样品的问题。例如：起毛起球试验原始记录中，仅保留少量贴样，局部样品无法展示织物起毛起球效果；耐摩擦色牢度原始记录中，使用仪器设备没有天平的使用信息；个别原始记录中试验日期仅填写为月日或年月，无具体试验日期。

1.2 更改不规范

在检验检测工作开展过程中，原始记录的更改如今已没有涂抹成黑团状的情况了，但记录更改方式依旧五花八门，有刀片刮的，有涂改液涂的，有纸片贴的，也有用其他颜色笔修改的。记录更改执行杠改加标识的原则，即在改动数据上画单横杠或双横杠，然后在横杠上方填写更改数据，并加本人签名或者等效标识。（具体可依据检测机构指定的体系文件中所规定的执行）

1.3 用语不标准

检验检测原始记录在填写时应使用规范的专业术语，计量单位应采用国际标准计量单位，有效数字的取舍应符合试验要求；日期书写格式应标准规范，否则不仅难看还易发生混淆；常用的外文缩写（包括试验试剂的外文缩写）应符合规范，首次出现时必须用中文加以注释，属外文译文的应注明其外文全名称。在试验过程中，容易发生的术语不规范情况如表1所示。

表1 术语不规范情况

2 原因剖析

2.1 人员能力不足

检测原始记录存在问题暴露了部分表格设计人员及部分检验检测人员在能力上的不足，未能理解和掌握法律法规、准则、标准及体系文件相关要求，在工作中不善于学习、无风险防范意识、粗心马虎不细致、缺乏责任心。表格设计人员设计的原始记录表格未能包含足够信息，无法识别影响测量结果以及测量不确定度的因素，无法根据所记载的信息追溯到检验检测现场状态，不能确保在尽可能接近原条件的情况下重复实验室活动。检验检测人员在填写记录时不及时，存在事后补记、追记或誊抄的现象；专用术语、试验日期、标准号及法定单位等未按标准规范填录，试验过程信息描述不完整，数值修约不符合标准要求，留白及不签名现象依然存在。

2.2 监（控）督力度不够

检测原始记录作为检测机构产品追根溯源的重要证据，如果存在问题只能说明在产品生产环节上监（控）督力度还远远不够。实验室的质量监控包括对人员能力、设备状态、环境条件、试剂材料、方法标准等的审核验证，但大多数检验检测机构都做得不能令人满意、浮于表面、流于形式，不仅监督类型不够丰富、手段单一，而且监督力度不够到位，未起到应有效果。尤其是对于人员监督（控），还存在监督对象定位不准确、监督范围不够全面、监督时机把握不准确、监督方式不合理的现象，导致技术人员在某些项目上的检测初始能力和持续检测能力是否满足要求无法得到有效保证。

3 改进建议

3.1 不断提升人员素质

人员素质提升主要是指业务能力水平和工作责任心。业务能力水平的提升手段可以通过学习培训来实现，依据外部培训、内部培训、自我学习不断丰富、深化与实验室相关的各类理论和实操技能，让检验检测人员都能成为复合型“大拿”，轻松应对经手的每一份记录。“在本位，尽本分”，要想把工作做好，提高责任心至关重要。责任心是通过各种各样的细节来体现出来的，想要培养自己的责任心，工作时一定要认真细致地去完成，严格按照计划和标准去完成。技术人员综合素质提高了，原始记录的质量必然有了保障，打造高质量检验检测实验室也必然可期。

3.2 强化监督（控）力度

质量监督事关实验室的生存和发展，除了实验室领导层高度重视之外，监督员的质量监督工作一定要制度化、常态化。在实验室活动实施过程中不断地丰富监督（控）手段、加大监督（控）力度、提高监督（控）效能，采用静态监督与动态监督相结合的方式，强化人员的监督（控）尤为关键。通过抓好监督来强化责任，检验人员、校核人员、批准人员层层落实工作职责，针对检测原始记录，发现问题后应及时整改。只有通过不断地修正和完善，才能切实提高检测原始记录质量，真正夯实实验室工作质量和检验水平。