浅谈企业干部人事档案材料收集归档工作

■ 王 艳

一、做好企业干部人事档案材料收集归档工作的意义

干部人事档案归档材料收集工作，是企业组织人事工作政策要求的具体体现，是历史地全面地反映干部面貌的现实需要，是企业干部档案管理工作的起点和重要环节。干部人事档案归档材料收集工作是否规范，直接影响到企业干部人事档案的完整性，决定着企业干部任职的合理性。只有规范干部的人事档案管理，才能为企业组织人事部门在选人用人提拔任用人才时，提供有力的参考依据。因此，要做好企业干部人事档案工作，确保企业干部人事档案工作的质量，首先就是要做好干部人事档案归档材料收集工作。

二、企业干部人事档案归档材料收集工作存在的问题

（一）对归档材料收集重视不够

有些企业人事档案管理人员由于对人事档案管理工作的关注度不够，归档材料收集意识不强，对收什么、怎么收缺乏深入的学习和研究。由于对归档材料收集意识淡薄，工作经验不足，导致日常工作中形成的人事档案材料归档范围概念模糊，没有准确掌握哪些材料属于归档范围；同时，也没有更好的督促档案材料形成部门，在材料形成1 个月后，按规定主动向企业人事档案管理部门移交；在实际工作中，往往过于表面化，而且态度也比较敷衍，经常忽略重要细节问题，严重影响了人事档案工作顺利高效开展。

（二）归档材料收集制度不健全

在实际工作中，尽管中央组织部制定的《干部人事档案材料收集归档规定》中明确了干部人事档案材料的收集归档范围和要求，但是大都只是停留在制度上，没有结合本企业工作实际，制定健全的本单位收集归档工作流程。由于制度不完善，执行起来更是难以到位。

（三）归档材料手续不完备

在归档材料收集工作中，档案管理部门经常会接收到一些手续不完备的归档材料。比如：材料缺少公章、照片、意见、签名、时间、复印材料没有注明与原件相符的字样等。由于关键要素的缺失，很难反映出档案材料的真实性。这些手续不完备的材料，需要补办相关手续或者退回重新补录，待手续完备后再行移交归档，严重影响工作效率。

（四）归档材料内容不完整

在审核干部人事档案过程中，发现档案材料存在收集不全而缺少必要的原始材料现象。比如：高中毕业生登记表、员工登记表、99 干部履历表、干部年度考核表、岗级薪级变动审批表、劳动合同、转正定级表、优秀党员或生产工作先进者等奖励材料、专利奖或科技创新等科技类奖励材料、专业技术职称等主要材料。这些主要材料的内容不完整，导致干部人事档案专项审核工作无法顺利开展，无法真实的反映干部人事档案的完整性，直接影响到企业组织人事部门选人用人、提拔任用等干部工作。

（五）归档材料收集不及时

由于档案材料是多部门形成的原始材料，在收集过程中，缺乏多部门联动，导致档案材料完结后，不能及时转交，一拖再拖，迟迟不办理移交。其次是对材料甄别不细致，虽然有些材料收集来了，但档案材料仍存在缺项等问题，给材料归档造成了一定困难。

三、如何做好企业干部人事档案归档材料收集工作

（一）明确归档材料收集审核范围

要按照《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》和《关于完善干部人事档案材料的通知》要求，结合实际，完善本企业归档材料收集范围。要重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、家庭主要成员及重要社会关系等“三龄两历”重要信息，尤其要注意审核档案材料是存在否涂改造假等情况，确保干部信息真实准确、重要原始依据材料完整规范、鲜活及时。

（二）明确归档材料收集的途径

1.通过企业组织、干部人事部门，收集干部人事工作中形成的登记表，以及干部任免、专家选聘等材料。

2.通过国民教育的有关院校、党校、军队院校以及培训机构等，收集学历、学位、学籍、培训等材料。

3.通过评、聘，专业技术职务资格相关部门，收集评审、考试、专业技术职务任职资格等材料。

4.通过企业党群部门收集入党、团、和加入民主党派等有关材料。

5.通过有关部门收集表彰奖励活动中形成的相关材料。

6.通过纪检、监察、司法、审计及有关的行政部门，收集有关处分材料。

7.其他需要收集的材料，据实际主动收集。

（三）归档材料收集方法

1.按照材料收集归档标准和要求，及时收集材料，鉴别材料内容是否真实，检查材料填写是否规范、手续是否完备等；对于应当归档的材料准确分类，逐份编写材料目录，整理合格后，一般应当在2 个月内归档。

2.在收集归档材料时注意以下材料不能归档：一是信息与组织认定不一致的材料；二是未见原件的复印件；三是内容存在涂改的材料；四是内容填写不规范的材料；五是履历学历及党团材料不齐全的材料；六是表格印鉴不完备的档案材料。因此，发现不符合归档要求的材料，不能归档，应予以退回。另外，凡收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别的材料，不得随意归档或擅自销毁；鉴别后及时归档入卷，不能长期积压。

3.归档时间要求。形成干部人事档案材料的单位和部门，应在材料形成后的1 个月内，按照归档范围，及时报送干部人事档案主管理部门归档，并形成送交制度，责任到人。同时，干部人事档案主管部门应与材料形成部门建立联系制度，采取主动收集的方式，尽快将材料收集到位。

（四）建立归档材料收集及材料补充制度

1.企业干部人事档案管理部门，要严格按照《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》及《关于完善干部人事档案材料的通知》的规定及要求，结合本企业实际，制定出切实可行的规章制度。

2.要督促档案材料形成部门及时主动地将材料送交企业干部人事档案管理部门，最迟不得超过一个月。

3.企业干部人事档案管理部门要经常有计划地收集、补充完善档案材料，做到一季度一小收，半年一大收，年终一总收。同时要在半个月内，将收到的材料进行鉴定整理，鉴定整理后的材料归入档案袋内，每两年进行装订入卷归档一次。

4.收集的档案材料，必须是办理完毕的正式文件材料。材料必须真实、完整齐全、手续完备、文字清楚、对象明确，并写明承办单位和个人署名，有形成材料的日期。

5.企业干部人事档案管理部门要认真做好材料收集登记工作，履行好交接手续。

6.档案材料必须统一使用A4(210*297)规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水笔复写纸书写。

7.针对补充材料收集到的学历学位证书及荣誉证书等复印件材料，必须写明此复印件与原件相符的字样，并加盖人事管理部门印章。

（五）强化档案管理人员队伍建设

1.强化责任意识。干部档案管理人员要具有强烈的岗位责任感和爱岗敬业的奉献精神，要积极创新工作方法，变被动为主动，加大干部档案材料收集归档力度，确保收集归档工作质量，不断充实完善干部档案内容。

2.提高业务能力。要加强对干部档案管理人员的业务技能培训，提高实际操作水平，并鼓励其参加档案业务培训。尤其是档案数字化技能培训学习，促使干部档案管理人员不断更新知识，提高专业水平和职业技能，提升干部档案工作水平。

3.掌握沟通技巧。要与档案材料形成部门建立有效的沟通联系方式加强协作，做好业务指导，定期对档案材料收集工作进行督导。

4.增强保密观念，要随时保持政治警觉，培养良好的保密习惯，确保档案材料的保密安全。

归档材料收集工作是档案工作开展的基础，是管理好干部人事档案工作的重要环节，企业干部人事档案管理人员必须本着对组织、对干部、对事业、对历史高度负责的态度，以“严真细实快”的工作作风收集好、保管好、利用好干部人事档案，才能为企业建设高素质专业化干部队伍提供有力保障。