新时期对农业档案管理工作的探索与思考

张英妹

（河北省农林科学院植物保护研究所 河北，保定 071000）

为推动我国现代农业经济的发展，为乡村经济进步创造良好环境条件，档案管理部门工作人员必须基于所在地区农村经济的发展状况，对区域性农业生产活动中形成的数据资料进行分类处理，建立科学、完善的集中化档案资料管理模式，拓展档案资料搜集范围，为农业科研活动与农业生产活动提供信息支持，推动农业科研工作的顺利开展，让我国农村地区农业生产资料的配置方式更加科学化、合理化，促进生产技术的更新换代。

1 做好新时代农业档案管理工作的必要性分析

在我国现代农业的发展中，详细记录农业生产活动实施流程的农业档案具备较高的参考价值，通过做好农业档案管理工作，可进一步强化现代化农业管理体系的稳定性。农业档案记录了某一地区土壤肥力、未开发土地资源规模、生态环境观测数据等各方面的具体情况，其表现形式主要为纸质档案、数字化模型、录音、视频等，能够准确反映农业生产活动和地区经济之间存在的密切联系，能够为新时期我国农业经济的发展指明方向，为农业部门的远期决策提供信息层面的支持，促进以市场为导向的绿色农业经营模式的形成与发展，全面整合农业资源，促进我国乡村经济的快速增长。研究人员可通过分析农业档案中记录的往期农作物种植规模、收获率等多项数据，为现代精细化农业生产模式的发展提供可靠的指导，引导农村地区基层农户批量种植高产量、高利润率的农作物品种。

新时代我国农业的发展状况决定了国民经济的稳定性，通过做好农业档案管理工作，可提升信息利用效率，促进农业生产模式的进步，让农民把握提升生产率、获得更多经济收益的正确路径，采用数字化技术设备对农业档案中包含的各类信息施加统一管理，为基层农户提供最新的农业信息，让农户了解到农产品市场中各类常见农作物、农机设备的价格，以市场为导向，整合农村地区农业生产资源，引导基层农户对未来农业生产活动做出合理规划，实现农村地区经济的快速增长，我国农村地区农民群体的生活质量水平必将逐步提升。高水平的农业档案管理工作能够有效引导农村地区的生产活动，为新时代绿色农业的发展指明方向，维护农村地区经济秩序的稳定。

2 农业档案在我国现代农业发展过程中发挥的重要作用分析

2.1 提供往期农业生产资料

农业档案汇聚了不同阶段我国农学研究成果，包含大量可用于未来农业生产的知识，详细记录了农业技术研发的具体流程、应用方式，为农业发展提供了可靠、可信的依据，农业档案中记录的生产数据与技术研发信息可准确反映某一时间段内地区农业经济的发展规律，可供农学研究者、基层农户借鉴，基于农业档案制定可行的农业生产计划，帮助农民创收，提升农业生产投资的回报率，促进我国乡村经济的快速发展。农业部门档案管理机构应当主动引入先进的信息化管理设备，建立可快速调阅、检索农业档案的管理系统，及时为需要帮助的农民提供全面、精准的信息，提升我国农业生产中土地资源、技术资源的利用效率。

2.2 促进先进农业技术推广普及

在农业档案管理工作中，管理人员可站在整体性角度评析某一类型农业生产技术的应用价值，分析其在本地区农业基地中的应用效果，实现信息在不同空间内的快速传播，农民可根据档案管理人员提供的技术资料，选择更为有效的播种、整地、施肥方式，斥资购买高技术含量的农机设备，调整投资方向与阶段性生产计划，实现农业生产流程中不同环节信息的紧密衔接，快速传达重要的政策变动信息与市场波动资讯，处理好农产品市场中的供需关系，让基层农户群体进行有序经营，保证我国农业市场中供需关系的平衡性。

2.3 把握政府惠农政策

通过做好农业档案管理工作，可强化我国地区经济的竞争力，全面释放被落后生产关系束缚的生产力，建立农业档案信息化管理制度，让政府农业管理部门及时了解到农产品的市场价格、市场需求量、升值空间等信息，引导农户合理定价，根据国家颁行的惠农政策与市场免税优惠政策，选择性地调整精加工农产品的出售价，制定更为合理的生产计划，让参加农业生产、投资农业经营项目的个体经营者获得更大的经济收益，提升农产品的质量与使用价值，让农业生产具备超前性、前瞻性，全面提升农业生产资源利用效率。

3 我国农业档案管理工作的缺陷与不足分析

3.1 管理人员工作能力不足，未组建专业化团队

受到管理人员工作能力不足、专业素养低的影响，我国现代农业档案管理工作的业务处理效率较差，无法达到预期管理效果，无法深入发掘档案中包含的各类信息的利用价值，我国乡镇地区主持农业档案管理工作的人员多以兼职工作者为主，多为图书馆管理员、统计员、行政文员等来自不同部门的工作人员负责处理档案管理业务，工作地点、工作方式不稳定，容易受到外部环境因素的影响，管理人员无法在不受干扰的情况下完成上级布置的信息归档任务，多数负责档案管理工作的兼职人员不熟悉档案具体内容，经常出现错记不同科目档案具体位置的问题，信息加工处理速度较慢，无法及时发现档案中包含的数据错误。多数乡镇机关未能建立完善的农业档案处理流程，档案管理机构中缺乏可用的专业人员，实际工作实施进度较慢，大量具备较高利用价值的农业档案被乱堆、乱放在杂物间或图书室，容易发生重要档案丢失、遗漏等问题。新时代我国档案管理模式逐步向着信息化、数字化方向发展，档案分类标准趋于多样化，乡镇机关中了解信息化技术使用方式的人才较少，未能开展针对档案管理人才的职业培训，技术培训效果不佳，无法将兼职人员转化为专业素养较高的职业档案管理人员。

3.2 设备更新换代速度慢

部分偏远地区基础设施条件较差，缺乏足够的专项资金用于档案管理系统建设，无力购买高性能的信息化设备与文件柜，存放农业档案的场所未能安装感应式传感器与防火警报器，防盗设备年久失修，档案管理工作的安全性有所下降，部分存放时间较长的农业档案开始在不良的存储条件中出现霉变、风化等现象，导致档案中的数据无法被研究者识别，给后期农业研究活动造成了不便。

3.3 管理观念落后，管理体制漏洞较多

部分乡镇机关领导未能认识到农业档案管理工作的重要意义，未能根据实际情况制定可行的管理方案并投入足够的资金与技术资源，导致现代化档案管理制度的发展进程处于停滞状态，重要的可利用农业资讯与数据无法在社会上流动。随着我国农业经济的快速发展，经营规模逐步扩张，农业档案资料的数量快速增加，信息加工、提取难度逐步提升，少数的档案管理人员无法及时处理海量的农业信息，工作量较大，负担不断加重。为提升工作效率，必须调整管理理念，树立全新的档案管理模式，然而档案管理部门依然采用传统的管理方式搜集农业信息，并采用人工抄写方式制作农业档案，信息处理速度较慢，不利于针对农业档案实施综合管理。

部分乡镇机关沿用了上世纪的档案管理方法，将农业档案存储于市县一级的图书馆中，这一档案存储方式不利于建立统一的管理体系，农业研究人员无法通过查阅档案了解到本地区农业经济的整体发展状况，导致农业档案的利用价值与借鉴作用无法得到充分发挥。物质条件较差的乡村地区行政机关未能建立统一的集中化档案管理体系，档案规范化管理进程较为落后，针对档案资料的分类、编辑、加工活动缺乏精确性，随着新时代绿色农业的快速发展，农业档案的基本内容、信息含量、基本形式发生重大变化，部分农业档案包含农村地区交通系统建设、生态系统修复等各方面内容，经调查研究显示，多数农业档案存在分类标准不完善、内容不完整等问题，利用价值因保存不当而逐步下降，多数档案管理部门习惯于将农业生产信息整理为纸质档案，并未采用先进的电子化档案管理系统。新时代的档案管理人员必须根据不同类型的档案制定全新的分类标准与信息加工处理流程，提升后期农业档案信息的查找速度。

4 做好新时代农业档案管理工作的正确策略研究

4.1 组建专业管理团队，组织职业培训

为做好新时代农业档案管理工作，乡镇机关领导必须集中资源组建专业化档案管理团队，集中具备较强信息处理能力与专业素养的行政人员，组建半职业、职业档案管理队伍，使之负责全权处理农业档案的归档、整理、加工、校对工作，避免调用其他部门的兼职人员处理农业档案管理任务。必须定期组织系统性的职业培训活动，在此类培训活动中管理者可测评档案管理人员的反应能力、信息处理速度、对农业生产活动的了解程度，提拔政治面貌良好、熟悉档案管理工作核心业务的青年人才，逐年加大资源投入力度与培训强度，引导档案管理人员主动学习农业知识，使之在充分了解本地区农业生产状况、国家农业政策的前提下，搜集、整理农业生产资料。

4.2 引入全新管理方法，构建数字化档案管理体系

档案管理人员必须合理运用信息化档案管理设备，根据政府农业部门本年度的财务活动情况，搜集散落于不同部门、不同机构的农业生产资料与统计数据，并将其录入数据库中，使用自动化管理系统进行核算，形成大量可利用的数字化电子文件，管理人员可按照固定顺序将档案资料进行分类归档，在将电子化档案存入云端数据库后，必须保存好打印出的纸质档案，制定分阶段实施的数字化农业档案管理计划，按照相同的数据分类标准处理农业档案，建立分类索引系统，为后期调阅农业档案提供便利，档案管理人员还可建立严密的保管期限表，明确划分某一类农业档案的保管期限、存储方式，引入电子化农业档案编号系统，避免纸质档案与电子化档案的编号发生重复，构建自动化办公模式，建立易于使用的机读目录，让有需求的工作人员自行通过操作计算机上安装的档案目录系统，找到不同时期的农业档案资料，这一在线查询机制能够提升档案信息传输速度与利用效率。

乡镇政府农业档案管理机构必须基于客观情况，准确把握农业档案管理工作的社会意义与价值，逐步提升对农业档案管理工作的重视程度，采取措施优化农业档案存放条件，安装智能化控温系统，调节档案室的温度，避免因外部温度突变导致纸质档案因色素沉淀而变色，建立配套的防火报警系统与防盗安保机制。

4.3 建立完善的管理机制

我国地方政府可在明确农业档案管理工作基本方向、主要任务的前提下，组建负责搜集农业资料、审核档案数据的工作小组，明确划分小组内各个成员的基本工作与职权，基于档案管理工作准则，有序开展农业档案管理工作，详细划分农业档案的类别，基于档案的主题、基本内容、体裁、信息利用价值等因素对其进行细分。档案管理人员可根据现有的档案管理制度，搜集农业科技研发过程中形成的材料与一线农业生产人员提交的观测数据，将其整理为档案，并基于大数据技术进行深入分析，把握新时代农业科技的发展方向，发挥农业档案的信息资料利用价值，促进农业科技成果的转化与快速普及。

为做好农业档案管理工作，工作人员必须拓展农业资料搜集范围，面向不同行业、不同领域搜集有价值的农业信息资源，例如档案管理人员可调阅、复制乡村地区基层党组织建设资料、农村地区经济开发数据，记录地方政府颁行的各项惠农政策的基本内容与行业管理规范，准确描绘我国农村地区各项基础设施的建设情况，重点搜集如水利工程、电力系统、交通系统等方面的资料。

4.4 优化服务机制

我国地方政府档案管理机构应当主动顺应时代发展潮流，调整服务机制，为基层农户查询农业生产资料提供方便，为广大基层农户提供高质量的信息服务，提升农业档案资源的利用效率，借助计算机、自动化数据分析设备等技术器材，建立从数据库到移动客户端的资讯分享体系，让基层农户使用手机等设备查询数据库中记录的农业档案信息，了解到农作物种植、荒地开垦、林地种植等不同方面的农业数据，对农业档案信息施加集中的数字化管理，在通过不同渠道多方采集数据的同时，面向社会大众分享农业档案信息，为新时代农业经营者提供高质量的综合性信息服务。档案管理人员必须与国内农业科研机构建立联系，将获得突破的科研课题形成的素材与数据录入数据库之中，全面掌握我国农业科技的发展情况，整理更多可利用的原始材料，时刻准备发现并纠正档案数据错误问题。

5 结论

为达成推动我国农业经济快速发展的核心目标，档案管理机构必须调整农业档案管理方式，合理利用档案中记录的农业生产信息，有效引导农业生产活动，帮助监管部门组织农村地区的土地开发活动，为农业经营项目提供信息支持。档案管理人员必须细化档案信息处理标准，同时制作纸质档案与电子化档案，提升农业档案信息的调用速度，对积累的农业生产资料与科研文件进行分类处理，妥善保存具备重要价值的纸质资料，合理利用人力资源与技术资源，发挥工作人员的积极性处理档案管理任务。