高校修缮工程管理平台设计研究

姚 君

高校修缮工程管理平台设计研究

姚 君

[天津科技大学基建处]

高校建设工程领域是廉政风险的高发区。与新建工程相比，修缮工程项目具有投资小、工期短、数量多等特点，这也造成了其在廉政风险方面具有较强的隐蔽性。如何解决修缮工程的廉政风险问题，同时还要兼顾工作效率，做到两者的协同统一是管理者需要思考的问题。凭借高校信息化管理发展的趋势，通过引入网络信息化技术手段，搭建管理平台，实现修缮工程信息化管理，是解决上述问题的一条很好思路。本文根据高校修缮工程的特点及当前实际管理中存在的问题，提出了高校修缮工程管理平台的设计思路，并对各具体功能模块进行了初步的研究与探讨，以期为后续平台的技术研发工作提供借鉴。

高校；修缮工程；管理平台

随着高校事业不断发展及师生规模的不断增长，建筑体量也趋于庞大，少则几十万多达上百万平方米的校舍面积随着使用年限的增长自然离不开修缮与维护。组织开展修缮工程是维护校园安全、保障正常教学科研秩序的重要手段，也是各高校后勤、基建等部门的工作任务。

一、高校修缮工程的特点

一般来说，高校修缮工程具有以下几个方面的特点：一是投资额度相对较低，一般几万元、几十万元的工程项目占大多数，几百万、上千万的工程项目相对较少；二是施工期比较短，一般修缮项目基本上会在一两个月内完成，工期在半年以上的工程项目较少；三是年度内修缮工程项目数量较多，少则几十项，多达甚至上百项；四是修缮工程项目灵活多样，主观性比较强，“修哪里”“修多少”“如何修”等问题更多地取决于主观决策。

二、高校修缮工程管理中存在的问题

（一）修缮工程项目决策问题

因修缮工程项目的资金额度相对较小，重视程度相对较低，实际操作起来，项目决策一般比较随意，缺乏集体决策机制，有些是因为没有相关制度，有些是因为未严格执行相关制度，这就可能会造成项目的科学性与可行性出现问题，同时一经巡视或巡查，较容易出现廉政风险方面的问题。

（二）工作流程与工作时限不相容问题

为了尽可能减少对正常教学秩序的影响，修缮工程项目通常时限性与紧迫性都比较强，项目一旦确立，就需要在较短的时间内完成。这就容易造成有时候为了抢时间而未严格履行工作流程的问题，如在项目采购、合同签订、变更签证、竣工验收等工作流程中未能严格履行审批程序，给项目留下一定的风险隐患。

（三）项目资金管理方面的问题

因修缮工程项目数量多、单个资金额度相对较小的特点，在资金管理方面难点较多，经常会出现预算资金执行不到位、年底突击花钱或钱不够花的情况，甚至还会出现工程项目与财务支出对不上帐的情况，再重新查账费时费力。

（四）工程项目档案管理方面的问题

修缮工程项目因其自身特点，档案管理问题在很多高校都是痛点，尤其是一旦遇到巡视或检查，就需要查阅大量的资料档案，往往还不一定能够找到或找全，一旦无法提供较为完整的档案资料，有可能会造成较为严重的后果。

三、高校修缮工程管理平台设计思路

要引入信息化手段，研发高校修缮工程管理平台。在尽可能规避廉政风险的前提下，提升工作效率，逐步实现修缮工程管理廉政风险防控与工作效率提升的协调统一，为工程管理人员“敢做事、能做事、规范做事”创造良好的条件。

（一）工作流程固定化、程序化

相比较来说，网络平台系统具有一定的程序性、规范性、明确性与强制性。将修缮工程的管理固化到网络系统平台中，使其立项、审批、采购、变更、验收等程式化的工作在平台上完成，工作流程清晰明了、规范可行，还具有记录与日志的功能。这在一定程度上降低了对管理人员的要求，即时管理人员对相应的管理制度不太了解，也能够通过网络平台按照固化的流程完成相应的工作。

（二）网上审批，提升效率

修缮工程管理中较大的廉政风险点就是项目的决策审批，很多高校也都认识到了这一点，基本上都制定了集体决策机制，但在实际操作过程中，通过线下开会进行决策的方式效率低、人员与时间成本大，难以应付数量庞大的修缮工程项目。基于此，将线下的决策与审批平移到网络上，相关人员在空间与时间上均得到了解放，项目审批的及时性也能够得到充分的保障，可以在依法合规的前提下大大提升工作效率。

（三）工程档案资料电子化管理

每次遇到巡视、检查，都需要从成堆的资料中进行翻找、整理，而且随着年限的增长，资料丢失的可能性也逐步增大，即使找到，也很难回忆起来项目的具体细节，这也成为了很多高校的痛点。通过搭建网络平台，实现修缮工程项目档案电子化存储与管理，即每个工程项目在完结后均会形成一个“电子档案袋”，其中包括项目相关的各类文件、信息，如文件类包括立项文件、合同、审计报告等，信息类包括审批人员、审批时间、以及系统日志等，能够清晰地记录项目的相关人员、相关单位、具体时间、审批决策等细节，而且便于查询与展示。

（四）财务电子记账，清晰准确

电子记账是网络平台系统具备的优势之一。一般来说，修缮工程项目预算资金的拨付列为一大项，所有具体的工程项目都是从中付款，同时部分项目还有可能涉及到尾款的问题，通过人为手动记录难度较大，而且容易混乱。通过网络平台系统，可以清晰地记录每一个项目预算金额、合同金额、变更金额、结算金额以及付款金额等，并通过相应的运算准确地反映出财务预算的执行情况，已经花了多少钱、还剩多少钱、还需要支付多少钱等等，对于修缮工程项目的安排具有重要的参考意义。

四、高校修缮工程管理平台主要功能模块设计

（一）项目管理模块

项目管理模块主要通过网络平台对修缮工程项目实现全过程管理，主要包括项目前期管理、项目实施管理和竣工验收管理三方面内容。项目前期管理主要包括项目策划、论证与立项、方案制定与施工图设计、以及相关招投标等，从程序上和资料上保证项目实施的合法性。项目实施管理中最主要的就是项目变更签证管理，其他的施工安全、质量、进度等需要线下控制。项目竣工验收管理主要包括竣工验收报告、审计报告以及工程款支付等方面内容，完成工程款支付后，项目管理过程基本完结。此模块重点考虑的是项目实施过程中的程序合法性与资料完整性，一环套一环、环环相扣，不允许跳过其中的关键程序，相应的降低廉政风险发生的概率。

（二）信息审批模块

信息审批模块主要是根据项目金额设置的相应审批权限，需要审批的内容主要包括项目立项审批、合同审批、变更签证审批以及招标采购审批等。平台系统通过设置不同的角色用户来实现网上审批，需要集体决策的不同的角色用户同时审批，网上角色用户与线下相关管理人员身份一一对应。同时，平台对审批人员相关操作进行记录，将审批时间、审批意见等相关重要信息记录保存，归入到项目电子档案中。

（三）资金管理模块

资金管理模块主要包括财务项目及资金执行情况。财务项目指的是年初审批主要用于修缮工程的预算项目，资金执行情况主要根据各工程项目立项额度、合同额度、变更额度、结算额度以及付款额度等进行综合增减计算，可以得出当前预算项目资金已实际支出多少、还需要支出多少、还剩多少等信息，便于后面修缮工程项目的策划与安排。

（四）合同管理模块

合同是经济活动中最重要的文件资料之一，也是甲乙双方合作重要的法律依据。合同管理主要包括对高校修缮工程项目中发生的各类经济合同进行管理，包括审阅与审批、归类与查询及合同金额的填报等。一方面确保所有合同的签订能够实现层层审核把关，减少因合同签署不规范造成的额外损失；另一方面也能够规范合同签署的程序与流程，同时现实电子存档便于后期查询。

（五）统计查询功能

统计查询功能主要包括项目统计和检索查询两方面的功能，可以根据自身需要按项目名称、年限、金额、类型、进度等多种类关键字对所有修缮工程项目进行归类统计，与传统纸质档案相比，既节省翻阅的时间，又便于保存。

（六）预警提示功能

通过网络平台系统管理的修缮工程项目在完结之前，需要进行自检，主要检测项目执行过程中程序的合法性和资料的完整性，比如包括项目各阶段上传的资料是否齐全、项目的付款是否超出预算、项目变更金额是否超出规范要求等方面内容。

（责任编辑：杨书元）