高校智能报销财务体系研究

■高芳 赵敬予

（哈尔滨工业大学计划财务处）

引 言

随着人工智能、大数据、区块链、云计算、网络安全等新兴数字产业的快速发展，高校财务信息化建设迎来重要发展期，尤其是我国“十四五”规划和2035年远景目标纲要等政策的出台，“加快数字化发展，建设数字中国”已成为我国各行业信息化建设的目标和方向。财务信息化作为各行业信息化的先行者，更是迎来了新的发展机遇。提升高校财务智能化水平，为高校教育事业发展提供更优质有效的服务，成为高校财务管理工作改革的迫切需要。

结合突发事件给高校财务的传统管理模式带来的冲击，财务信息化建设面临巨大的挑战，同时也蕴含着新的发展机遇。高校作为信息化领域研究和实施的主战场，应及时响应突发事件的报销需求，即要尽可能减少人员接触,降低突发事件带来的风险，又要保障财务工作有序开展。一种全新的智能报销-零接触报销方式成为日常财务报销的迫切需要，它最大限度减少突发事件对报销的影响，同时也解决了报账人耗费大量的时间往返各部门间找相关领导审批签字的情况，极大地缩短了整个报销过程的时间，极大地提高工作效率。

1 高校报销财务体系存在的问题

目前国内多数高校财务报账仍然采用传统方式，报销业务30%仍采用人工制单记账，重点高校90%为被动的网上预约线下投递方式，99%的高校依然是纸质彭正归档。传统报销方式最主要特点是：接触性、纸质化。师生需要将纸质的发票及相关资料（包括报销票据、所需合同、增值税发票查验单及科研部门要求的相关单据等），经过负责人、相关部门审批签字后递交到财务部门。其面对突发安全事件时局限性如下：

1.1 存在面对面接触、发生交叉感染的风险

传统报销必须接触纸质票据，经项目负责人部门领导审批、签字和财务报账等环节，审核部门面对的是全校师生，财务部门面对的是全校报账人员。纸质票据是病毒传播的媒介，而师生服务大厅、报账大厅是人员流动性大、相对密集封闭场所，密切的接触增加了感染的风险。

1.2 投递式报账未实现报账预审，问题单据高

现阶段大部分高校实行的是投递式报账模式。投递式报账取消了预审模式，报销人从财务系统网上预约后将打印出的报销单投递到投递机中，由于没有审核造成了大量有问题的单据，错误率高达20%，问题单据始终居高不下。很多高校有专车往返退回问题单据。

1.3 人工依赖性强，工作效率低

目前大部分高校实行的是网上预约、投递机自助投递的报账模式。此模式解决了师生现场报账、排队等待的问题，但是报销单仍需要线下审批，师生要在各部门之间跑审批，除了项目负责人签字，各类不同经费支出还需要科研部门、教学部门、人事部门、国有资产管理部门等审批，一旦某个部门审批未通过，整个报销周期延长。高校经费下拨额度日益增加，报销业务量日益剧增，报销单据量有增无减，财务人员忙于审核和制单环节，无暇顾及财务管理工作，如果遇到报销旺季和项目验收节点，只能通过加班加点来完成工作。

1.4 纸质媒介易丢失、难保存

现阶段高校账务媒介仍然是纸质票据，有的高校涉及到涉密项目，对涉密文件的保存性要求极高。根据规定，会计凭证的保管时间长达三十年，增值税发票、合同等纸质资料，因保存时间长、空气潮湿、水灾火灾等自然因素或人为因素，发生老化、发潮、损坏丢失或被盗，而纸质发票的唯一性、合同文件的保密性，一旦丢失或被盗将发生不可逆补的后果。

2 高校智能报销流程设计

高校智能报销是以信息技术为支撑条件，实现财务报销所有环节均为网上办理的无纸化报销新模式，主要是在网上实现票据智能识别、报销单智能填报、全流程线上审批、智能账务处理、自动支付等全过程智能化报销服务，实现“一网一门一次”的服务理念，实现师生报销0跑腿。高校智能报销流程如下图所示。

图1 高校智能报销流程

教职工通过电脑网页及手机微信端两种方式登录智能报销系统，线上完成财务报销各项业务工作。智能报销系统应用了智能识别技术，通过票据识别及验真、报销单自动归类汇总填写、全过程线上审批、自动生成会计凭证、自动在线支付实现全过程线上智能报销。

高校智能报销中纸质发票和其他附件可通过手机拍照上传，电子发票PDF文件上传，实现了报销票据全电子化存储。智能识别票据系统实现了票据识别验真及票据关键信息（包括金额、抬头、发票号码、税务登记号、收款单位账号、户名、开户银行等）提取。智能报销系统根据提取的发票信息依据系统设定的财务报销规则填列费用类型、支付信息，通过项目预算审核后自动生成报销申请单。审批权限进行线上审批。按照财务制度要求完成线上各级审批，生成报销申请。会计接收该笔预约申请，系统自动生成报销凭证，会计核对报销金额、入账科目及票据各类核对要素，全部符合报销规定后确认财务凭证并打印凭证及上传的全部电子附件，粘贴后转给复核人员进行复核，复核完成后由出纳人员完成无现金直接支付。

3 高校智能财务体系优势

整体报销流程均实现网上办理，仅在开始由报销人是网上提交报销各种材料，极大方便师生。真正实现了财务报销“0”跑腿。较以往的报销具有明显的优势。

3.1 从多个层面方便报销人员

高校智能报销实现全流程网上办理，取消了传统报销票据分类整理及粘贴、各类发票的金额统计、填制报销单、相关负责人签批、单据投递到财务部门等主要程序，极大节省了教师的宝贵时间，保证将精力主要放在教学和科研上。

对报销人员的财务专业知识要求降低。高校财务报销特点是项目类别多，各类项目的经费支出要求各不相同，在传统的报销方式下，填制报销单时还要根据会计科目对应汇总发票费用项的金额，这就要求报销人熟悉财务专业知识。

3.2 方便各环节审批人员

由于各级审批领导往往比较忙，传统的签字方式下，由于不定时签字，领导的工作不断被迫打断，降低工作效率。智能报销的网上审批的短信提醒功能，领导能够主动安排时间集中审批，也可随时审批，时间灵活性大，提高工作效率，比线下审批更加简便，时间上由被动变为自动，保证领导重要工作安排不被间断。

3.3 减少会计人员工作量，减员增效

高校智能报销系统财务凭证是由系统自动生成的，会计人员只需负责核对入账信息及票据信息等是否正确，无需自己输入凭证科目、项目、摘要的凭证信息，传统的会计功能已经由智能报销系统自动完成，会计前台人员功能主要转变为审核功能，目前有些高校设有的专职审核人员工作内容与之重复，建议可以取消。

3.4 方便查阅会计档案

高校智能报销系统所有报销附件都是通过电子版上传并存储保留在专用的数据服务器上，可以随时提供各类财务查询。财务人员可以在财务专网的核算系统中进行各类报销附件电子影像查阅。财务门户及手机微信端为教师提供线上查询，不用到档案馆翻阅纸质财务档案，并在线生成项目预算执行进度表、项目结题财务收支明细等，方便项目结题验收。智能报销系统提供的线上电子影像档案查询方式，不仅方便教师查阅财务档案，也减少档案现场查阅量，对学校档案工作也起到了减员增效的作用。

3.5 为财务分析及决策提供数据支持

高校智能报销系统采集了更全面的财务数据，为大数据分析应用平台提供充分的财务数据支持。应用第三方基于大数据基础平台之上的分析应用平台，通过特定模型和先进算法，通过智能财务系统采集的全面报销数据，进行更精细化的财务数据加工和整合，提供更高质量的各专项财务分析报告，为学校各重大决策提供财务支持。

3.6 完善内部控制制度

财务报销的风险防范是高校财务内控的主要内容之一，完善财务报销内部控制是内控建设的一个重要目标。智能报销系统采集了全面的报销数据，对报销环节中的控制环境、控制活动、面临的风险点等都提供了数据支持。以智能财务报销系统为基础，建立基于大数据的实时内控稽核管理系统，链接财务与税务、工商等系统，互联互通数据，实现财务报销业务事前审核对方单位状态，、事中防范、事后稽核等全程内控审核，有效地实施财会监督，确保智能财务报销业务的质量和安全。

4 高校智能财务报销保障措施

高校智能财务报销是基于大数据、云计算、人工智能等新兴技术为基础的新的报销方式，全部报销流程均实现线上办理，报销流程全覆盖梳理是最基本要求，同时对财务信息系统的数据安全、网络安全提出了更高的要求，这也是各类信息系统应该考虑的首要问题。

4.1 报销流程全覆盖梳理

智能财务报销系统中财务凭证自动生成及线上审批环节的顺利流转，财务报销不退单，是保障智能财务报销系统正常运行的基本条件之一。要充分做好这两项工作，对进行各项财务报销业务流程梳理，并清晰每一项报销业务所需财务相关要求及每个环节的审批后，针对每一种业务类型流程在进行优化设计，使其尽可能简洁又高效运行。

要实现会计凭证智能准确生成，必须制定全面的规则和标准，包括发票类型和会计科目的对应关系，会计科目、经济科目、经费核算要求和内容，各类费用的包干标准等，才能将系统采集到的经济业务信息与会计科目、经费项目等会计核算必须的要素相对应，系统才能根据相应的规则和标准自动进行报销业务的处理。

由于高校经费类别多样，不同类别的经费审批要求不同。因此，要依据经费类别对审批流程进行认真全面梳理，确保不落下任何环节，避免因审批不全会计进行退单处理。由于各级审批领导工作繁忙，审批的操作要最大程度简洁方便。

4.2 数据安全

智能财务报销实现了会计档案的全电子化，包括电子发票、报销单据、纸质发票电子影像、审批签字、记账凭证等，这些数据全部保存在财务存储设备，为财务各类数据实时查询提供方便。同时,如何保证这些财务电子会计档案信息不被篡改、丢失、泄漏，是一个必要且迫切需要解决的难题问题。一定要设计好系统的数据安全策略，保证数据库中每条财务数据安全。

建立财务数据备份制度，通过一定的安全设备和信息技术，实现双机实时异地备份及每日异地备份，保障整体财务数据安全。

4.3 网络安全

智能财务报销系统不同于校内其它系统，大部分高校都具有独立的财务专线网络，而智能财务报销系统需要与税务、银行、工商等校外系统互联互通，网络安全至关重要，设立必要的保障安全的软件系统及硬件设备（如网闸等）等，确保财务网络运行环境安全。

5 结 语

高校财务智能报销系统实现了师生报销一次不用跑的新的报销方式，缩短报销时间、随时查询报销进度，通过网上预约智能生成报销凭证，减少会计人员工作量，提高工作效率，完善保存财务报销全部基础数据，为各类财务分析提供基础数据支持。高校财务智能报销系统通过网上报销票据验证及实时联通工商税务等系统确认付款单位合法有效等措施，有效防范高校内部风险，提高高校的资金监管水平和财务管理能力，实现高校综合治理体系现代化，将高校财务基本职能的发挥和延伸职能的拓展推向新的高度，有效提升高校财务治理效能，为信息化时代智能财务报销体系在高校的广泛应用提供参考。