完善档案管理促进档案管理精细化

摘要：随着社会的发展，提升信息效率是提升现代各社会机构部门运作效率的重要渠道，这在事业单位内部也不例外。本文就先分析现代事业单位档案管理的特点，再在结合事业单位档案管理特点的基础上提出完善现代档案管理的有效办法，旨在为相关人员提供一定的经验参考。

关键词：档案管理;精细化管理;事业单位;管理手段

【引 言】精细化管理手段注重管理的“精、准、细、严”，这是上世纪五十年代提出的一种基于常规管理手段，注重更低成本、更高效的一种管理方式，这在机构内部管理中可有效降低不必要的损耗，尤其在组织结构复杂的企业内部和以管理组织为核心的事业单位内部，所以由此看来，在事业单位中实施档案管理具有得天独厚的优势。

1. 精细化档案管理对事业单位的重要意义

1.1在国家层面，精细化档案管理可让社会运作更高效

我国事业单位是以社会公益服务为目标组建的从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织，这直接关系到社会民生建设服务水平。在近现代我国能在社会建设中取得巨大成就，这和我国资料档案的高效利用有着巨大的关系。在当代国家层面的宏观决策中，各事业单位档案作为国家战略制定的重要参考资料，其质量对国家发展建设有着直接性的影响。推动精细化档案管理，不仅能提升资料信息的可参考价值，还可提升资料参考利用的效率，这对我国政要部门做出更准确的决策具有重要的导向作用。

1.2精细化档案管理可推动管理的有序进行，将管理责任落实化

传统的人事档案管理中存在一定的管理漏洞或者管理交叉的问题，当出现重大责任事件时，可能面临无法追责的问题，而精细化档案管理立足于个人岗位建设，重视个人和档案之间的对照管理关系，从上属负责人到下属执行人都在精细化档案管理中被明确地划分了责任，这样的管理机制有利于推动管理的有序进行，提升领导负责人对管理的重视程度，从而更愿意花时间花精力去升级改善管理体制，提升管理效率。

1.3事业单位档案具有一定的社会史实价值，精细化管理可为其注入更多内涵

事业单位的档案不同于普通企业档案，在它还能从侧面反应出社会层面的变迁，堪称现代社会的历史记录，这让其档案资料具备了更高的史实价值。而精细化档案管理可让其资料之间的关联性更密切、逻辑性更严谨，让事业单位的档案资料内涵更丰富。完善精细的档案管理资料对于整个时代而言更像是一盏明灯，“以史为镜，可以知兴替”，精细化管理可进一步提升我党经验累积的效率。

2. 事业单位档案管理特点

2.1獨立性和依附性

事业单位组织体系普遍较为复杂，档案管理工作相比于其他工作需要保持一定的独立性，需要组建专人管理团队，以保证其管理运作的高效性。但是事业单位的档案管理主要目标是以档案为后盾，有效保障事业单位其他工作的有序开展，所以又需要和其他部门工作产生一定的依附性。因此具有双重属性。

2.2政治性和专业性

事业单位的档案管理工作的开展围绕我党路线方针进行，并且同时作为我党内部收集、鉴别、取舍、清理工作的重要信息参考，因此其管理工作会被融入高度的政治性，在档案管理中会有更多的竞争和信息干扰。所以在高度政治性特点下，也需要管理工作具备更高的专业性，相比于普通企业，事业单位的档案管理工作需要管理人员具备更高度的管理战略目光，更专业的管理技巧。

2.3纪实性和全面性

事业单位的档案管理需要全面记录单位和内部人员的行为活动，这更像是纪实记录，并且在记录内容上，不仅限于人事和核心资料，在科技发展、卫生管理、教育培训、文化活动开展等各方面都应当有所反应，在总体量方面，事业单位的档案管理规模会更庞大。

2.4隐秘性和安全性

事业单位的档案管理中的数据信息并非简单地反应一个企业一个机构的局域信息，它的信息能在一定一定程度上反应社会发展问题，越是在高层的事业单位中，其档案中携带信息的含金量越高，所以在管理中更具备高度的隐秘性和安全性，这些信息涉及到国家的安全健康发展。

3. 完善档案管理促进档案管理精细化的策略探讨

从上可知，时代发展对现代事业单位的档案管理工作提出了更高的要求，而精细化档案管理理念恰好从信息管理角度着手提升信息管理的安全性、独立性和高效性，和现代事业单位档案管理具有很高的融合性，在具体的工作中可考虑从以下角度推动精细化档案管理：

3.1思想上强化精细化管理意识

时代发展已经对事业单位档案管理提出了更高的要求，但是传统管理模式下的负责人难以充分认识到推动管理精细化的意义，在工作中积极性不高，这导致档案管理的效率越来越低下，所以针对这种情况，首先要加强思想上对精细化管理的重视。

在具体的工作中，我党必须从上至下开始发力，率先改善领导层面的认识，为相关事业单位领导普及现代精细化管理信息在现代企业决策、组织、指挥、创新中的重要辅助意义，培养领导以精细化档案信息指导事业单位履行社会服务职责的认识。在思想层面建设中，要将精细化档案管理纳入日常管理议事流程，并高度重视在档案精细化管理中的人员任用问题，并将重视档案精细化管理的思想下达到下属个管理层级中[1]。

3.2健全机制，落实精细化档案管理责任制

要真正将精细化档案管理落到实处，仅有思想上的重视还不够，必须将精细化档案管理工作和各部门各人员的工作之间建立起责任制关系，这样才能推动精细化管理的有序进行，所以核心就是要不断完善机制，以机制的方式为精细化管理工作保驾护航。

在机制完善中，要专注于档案精细化管理工作建立新的管理制度，在目标导向的原则下，结合已有的《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《文件归档制度》、《档案统计制度》、《档案网络化管理制度》等制度不断完善既有的档案管理制度，以制度强化管理。制度建设核心部分要结合实际的管理环境建立有效的考核制度，采用奖惩并行的方式推动档案管理向精细化的方案靠拢，为了提升工作人员积极性，要给予突出表现者公开奖励，鼓励团队个人积极在工作中反思不足，并提出有效的改善措施，以不断提升机制的完整想和高效性。

3.3档案管理业务流程优化

档案精细化管理的实践体现是要保证在实际的业务中，精细化管理具有更高的信息安全性，更强的信息溯源功能和更低的信息管理成本。在实际的精细化管理推行中，要善于结合档案管理的流程进行针对性优化。比如传统的档案管理中，经手人太多，这不但导致了管理时长大大增加，也难以保障信息安全性，所以在新的精细化档案管理业务理念下，要删减掉不必要的经手环节，结合档案管理流程，认真审核每一个管理关节的优化方向，从收集资料开始，到资料分析、归档范围确定、装订、编号编目最后到上柜阶段，都要确定有效的经办人、负责人，同时严格控制无权限人员的干扰，保证业务流程的精简高效[2]。

3.4推动信息化管理，优化管理工具

在确定了精细化管理大方向以后，当下事业单位的档案管理面临着体量大、项目多、流程长等诸多特点，传统的人工管理模型显然已经难以胜任当代大数据的精细化档案管理工作。所以在管理工具上，要推动信息化管理手段的普及，从底层自下而上解放工作人员，从而让档案管理人员的工作重心，从数据获取转移到数据分类甄别上来，这符合精细化档案管理“由量到质”的根本理念。

在信息化档案管理中，要推动硬件设施和软件设施的布局，培养更多的现代专业的信息化管理人才。在精细化的信息管理背景下，要注重安全管理，要善于从网关、防火墙和内部定期存储备份角度全面提升信息数据的安全性，对于核心数据部分，可考虑采用和传统纸质文档结合的方式进行备份管理。

3.5强化以人为本的精细化管理理念

精细化管理不仅仅是一种管理模式，它更是一种管理理念和文化。在当代“以人为本”的社会理念下，倡导精细化档案管理在人员层面上的目标是，在内部管理系统中建立和管理人员一一对应的管理关系，做到最大潜力发挥人员价值，让员工人尽其用，以保障每一位档案管理人员能尽职尽责，在内部建立“人人有事管、事事有标准，行动有考核”的有秩序的管理氛围。精细化档案管理的优势还在于其具备良好的拓展性，不仅仅保证在当下档案管理工作中能發挥很好的成效，在管理任务量变更或者管理需求出现调整时，也能快速做出反应。因此在推行精细化档案管理的过程中，要立足于岗位展开人文管理，加强岗位之间的内部协调交流，以提升管理团队的应急管理能力[3]。

【结束语】

精细化档案管理可有效应对当下我国事业单位档案管理的多种需求，同步提升档案管理的效率性、安全性和实时性，同时提升档案数据反馈指导事业单位决策建设的参考价值，这对事业单位优化其管理运作方式，提升社会服务功能具有重要意义，所以事业单位要注重精细化档案管理的普及推行。

参考文献：

[1]吴尚芸.精细化管理在工程档案管理中的应用[J].城建档案，2019（08）：72-73.

[2]王西龙，曹景德.档案精细化管理在档案管理中的实践应用探析[J].科技经济导刊，2019，27（21）：240.

[3]耿玲.医院档案精细化管理中“加减乘除法”的应用分析[J].中国卫生产业，2017（15）：147-148.

作者简历：2003年12月至2016年1月任职于常州市国土资源局武进分局;

2016年2月至今任职于常州市不动产登记交易中心武进分中心

姓名：罗唯娜  出生年月：1979年10月  性别：女  籍贯：江苏，常州  职务：职员  学历：本科，研究方向：档案管理