高校机构知识库数据管理和服务模式研究

刘玉博，聂 兵，贾 偌

（山东农业大学图书馆，山东 泰安 271018）

1 高校建设机构知识库的必要性

信息处理技术和互联网技术的迅猛发展，促使高校图书馆的服务模式发生了极大的变化，对学校教学科研的支撑逐渐由以纸质图书转变为电子资源，服务模式逐渐由文献服务过渡为知识服务［1］。机构知识库可将高校学者学习、工作过程中产生的各种学术成果进行整合而形成一个完整的数字资源集合［2］。基于丰富的人力优势、技术优势和专业优势，高校图书馆成为机构知识库建设的主力军，也是其提升服务质量和服务效率的重要途径之一。

高校机构知识库的建设对图书馆具有以下现实意义：一是拓展图书馆数据管理范围。机构知识库收集的数据类型涵盖期刊论文、会议论文、学位论文、图书著作、科技成果、专利、标准、报纸等，深度参与各类学术研究数据的管理，为学校和职能部门决策提供数据支持。二是促进图书馆服务模式变革。机构知识库是高校学术研究数据的一项基础工程，是对信息进行搜寻、组织、分析、重组的有效工具，为图书馆开展学科化信息服务提供了重要渠道，特别为学科馆员开展学科服务提供了便利条件［3］。

据OpenDOAR网站统计，截至2020年12月，全球共注册机构知识库5 585个，其中中国被收录的机构知识库有59个［4］。目前，全球和中国的机构知识库建设处在一个快速增长的爆发期，越来越多的高校认识到了机构知识库的重要性，并加大了投入力度和加快了建设速度。

2 基于机构知识库的数据管理模式

2.1 机构知识库功能需求调研

为定制机构知识库的功能，作者通过问卷调查调研山东农业大学专家学者的需求，得到了以下信息：（1）95%的本校师生对机构知识库不了解或了解不多，说明亟须加强宣传推广工作；（2）98%的师生认为机构知识库的建设有必要或很有必要，说明在初步了解了其功能后能够契合师生的实际需求；（3）超过七成认为学科评价、科研考核、学位论文等功能是必需的；（4）课件等教学内容、研发的新品种、科研过程数据和承担的教学任务应当作为建设内容；（5）个人主页应可自由选择展示方式。通过调研和走访，更好地了解专家学者对机构知识库的需求情况，为设计更加实用的功能模块提供了依据，有针对性地要求服务商根据需求进行设计和实施。

2.2 机构知识库功能模块设计

总结前期考察和调研情况，山东农业大学机构知识库设计了以下功能模块：（1）成果管理。收集和保存学校产出的学术研究成果，以正式出版文献为主；在前台对学校、院系、学者的可视化统计，以及后台自定义组合统计、建设统计、使用统计等。（2）成果展示。对学校的学术成果进行多维度展示，包括学校、院系、团队、学者的成果展示，重点成果、最新最热成果展示，成果收录情况展示，并且支持对成果的多维度筛选、多条件检索；通过收集和展示，促进各机构内的学术交流与资源共享。（3）计量评价。为学校提供科研水平统计数据，为学者提供学术成果的浏览下载、他引被引、合作关系等统计分析，为重点学科、优势学科发展提供对标分析和评价，为学校“双一流”建设提供决策支持。（4）学科评价。为科研决策人员提供学科建设情况分析。从学科竞争力分析、学科发展趋势、学术贡献度分析、人才结构与分布情况等维度展示学校学科发展情况。解决项目申报、职称评定等实际应用问题。（5）科研考核。辅助科研管理部门进行年度科研考核。支持按中科院JCR分区标准、WOS的JCR分区标准和自定义成果等级标准，对成果分区和等级进行统计标记。（6）辅助功能。对学位论文、学术出版物等资产集中使用、管理、统计，添加触摸大屏设备用于展示和宣传等。

2.3 学科馆员深度参与的数据管理模式

高校机构知识库建设意义重大、工程繁杂，涉及学校和各学院历史沿革、人事变迁，需要对大量数据进行汇集、整理和审核。学校各部门、各学院协同配合、凝聚合力，才能做到确保完整、准确地收集好办学历程中积累的丰富学术成果，建设成为集成果典藏、数据中心、学者舞台和合作平台等多功能于一体的动态智库，为学校科学决策、学术创新、学科评估等提供数据支撑。

正值机构知识库启动建设之时，山东农业大学图书馆全面实施了学科馆员定点服务学院制度，选拔16名具有硕士、博士学历的馆员对口担任19个教学学院的学科馆员开展学科服务，组建了农业与生命科学、理学与工程科学和人文社会科学3个学部服务组，建立起有效的信息需求与服务保障渠道，帮助学科和读者高效利用图书馆的资源和服务。

对口服务学院的学科馆员在开展常规信息咨询服务、学科资源建设与导航、信息素养教育和学科情报分析服务的同时，还负责分工学院机构知识库建设的联络工作。在前期学科服务工作已经取得学院信任和认可的基础上，学科馆员与担任学校图书情报委员会委员的学院负责教学或科研的副院长直接联系，沟通机构知识库建设过程中人员信息、数据资料的收集和维护工作。另外，学科馆员通过参与机构知识库建设，了解对口服务学院的专家学者、学术产出和学科发展等基本信息，为更好地开展学科服务掌握了第一手资料，是深入开展工作的有力抓手，也是服务创新的重要途径。学科馆员依托自身的学科知识和服务优势，加强机构知识库的内容构建、利用和推广，建立图书馆、学院和学校职能部门之间的联动机制，从而使机构知识库真正做到可持续、健康发展［5］。

3 机构知识库建设实践经验和思考

山东农业大学机构知识库已经按计划完成了学校和学院的基础数据采集、6个试点学院的数据整理并上线预览、19个教学学院的学者数据全面采集等工作，共汇集学校成果总量72 485篇、收集全文64 504篇。目前正在进行全校数据的整理和归属，预计2022年上半年完成数据整理和本地部署。在建设过程中形成了以下经验和思考。

3.1 顶层设计和宣传推广

在建设过程中，完成试点学院预览版数据收集和功能设计后，牵头单位图书馆邀请分管副校长、相关职能部门和试点学院进行了进展汇报和功能演示。通过前期的调研发现，绝大多数师生对机构知识库不了解或了解不多，如果不进行试点建设就进行宣传推广，就会言之无物，缺乏形象的展示。在进行功能介绍时，抓住部门和学院的痛点，取得最广泛的理解和支持，后期才能认可并参加建设。相关部门和学院均表示机构知识库功能强大，能够解决烦琐耗时的数据统计和表格填报等实际问题，希望配合图书馆做好数据维护工作。讨论通过了建设方案，成立领导小组、明确职能分工、部署建设进程，并通过校长办公室向全校正式发文。

3.2 心理准备和人力储备

机构知识库的建设涉及学校几十年甚至上百年的历史成果、几百甚至几千人的成果归属，前期要明确建设目标、做好详细的准备工作，一定要做好长期艰苦建设的心理准备，不可能一蹴而就。早期机构知识库平台功能弱、数据质量差，逐渐放弃更新并沦为图书馆自娱自乐的工具，没有发挥其应有的价值。在没有做到完善的功能和优质的数据前，不宜进行推广使用。机构知识库的建设需要稳定的人力资源投入，短期内难以实现全部工作自动化，数据的精准化也需要学者的参与。图书馆成立跨多个部门业务骨干组成的18人建设小组，馆办公室负责调研规划、系统建设部负责平台建设、以信息咨询部为主的学科馆员服务团队负责各学院数据整理。

3.3 基本功能和深化拓展

收集和保存学校教职工产出的学术研究成果，是机构知识库的基本功能，也是实现其他一切功能的基础。机构知识库平台支持自定义成果类型，例如动植物品种作为农业高校的特色成果类型进行了添加。除了科研产出，评价学者的另一个关键指标是教学工作量。为此，山东农业大学机构知识库专门定制了教学课程模块，可以与教务处和研究生处的系统对接，接收课程编号、课程名称、课时量、任课教师、开课时间等数据信息，生成学者的教学工作量展示页面。学院提出了许多个性化的功能需求，希望能解决频繁填报各类科研数据的实际问题，统计和利用数据是机构知识库的目标定位之一，优质的数据加上定制化的功能，甚至可以让职能部门直接调取所需数据，而不需要各个学院分别提报，节省时间、提高效率。但需要清醒地认识到，图书馆擅长的事是与文献资源打交道，机构知识库建设的核心数据也是文献资源，要在做好基础功能的前提下再考虑功能拓展。

3.4 数据提交和审核机制

机构知识库可以自动收集的公开发表的科研成果最高只能达到90%左右，这其中还包括标识不符、重名等原因需要学者手动认领，剩下的仍然需要学者自助提交，特别是一般不标注单位的著作等成果类型。机构知识库必须建设成及时、全面和权威的系统平台才能让学者有动力去维护个人数据。学者应该为自己提交的个人数据真实性负责，否则就是一种学术不端行为，但谁来审核学者提交的个人数据同样是个棘手的问题。机构知识库建设的目的之一就是解决冗繁的数据提报，学院只需做好日常数据维护，部门即可通过平台报表提取所需数据。笔者认为，机构知识库里学者自提交数据的审核权应该放在更了解情况的学院，由学院科研秘书汇总，分管科研的副院长审核，然后提交图书馆由学科馆员进行缴存。

3.5 开放获取和服务学校

机构知识库建设的初衷之一是开放获取，即图书馆界理想地认为机构建成自己的成果库并共享，就可以打破出版界对学术成果的垄断，以实现知识的自由传播和价值提升。但是，根据OpenDOAR（开放存取知识库名录）网站资料，国内59个在网站注册的可开放获取的机构知识库中，38个为中科院系统科研院所，港澳高校6个，内地高校只有北京大学、清华大学、厦门大学、兰州大学、西安交通大学等寥寥10个。绝大多数内地高校建设机构知识库的目的变成了服务学校科学研究和学术创新，大量科研数据被收集后反而变得敏感起来，开放获取变得唯恐避之不及。但也应该意识到“存在即合理”，机构知识库能服务好学校发展也同样是成功的、有价值的，开放获取之路“道阻且长”。