科技馆科普展品档案的科学管理研究

王娜

摘要：对于科普展品和档案的管理，管理意识的转变和管理模式的创新是必不可少的要素。科普展品档案管理是一项系统、全面、结构化的工作，不仅需要科技馆根据自身实际情况投入相应的人力、物力、财力，也要求档案人员树立科学的管理意识，创新档案管理模式。

关键词：科技馆;科普展品;档案;科学管理

1科技馆科普展品档案的内容

科普展览档案可分为自制档案和购买档案。一方面，自制展品档案主要是展品开发、设计、制造、检测过程中形成的信息资源;另一方面，购买展品档案主要是指科技馆在购买展品过程中所产生的信息资源。采购的展品档案可细分为：展品立项、研究、设计、制作、演示等信息资源，以及采购合同、招标合同、验收等文件。一般来说，科技展品档案作为科技馆中的一种特殊类型的档案，在科普活动中发挥着重要的作用，可以帮助公众充分了解每一個展品的制作、设计、制作、维护等过程。

2科技馆科普展品档案科学管理的重要性

2.1这有利于更好地发挥科普档案的价值

科普档案的特殊性和科技馆的功能决定了科普档案的潜在价值是通过为社会提供服务来实现的。科技馆从科学的角度管理科普展品档案，可以更好的为以后的科普工作提供信息支持，帮助公众全面了解科普展品，进一步加强科技馆的科普教育功能。从科学的角度对科普展品档案进行管理，细化管理流程和管理内容，可以充分保证科普展品档案的完整性、真实性和规范性，帮助科技馆优化展品设计，更好地为观众服务。

2.2有利于提高科技馆的核心竞争力

随着科普事业不断发展，科普展品档案的内容、形式也不断丰富，数量随之增加。科普展品档案如实记载了科普展品的历史发展，是科技馆研发展品、优化展品内容、科学研究、总结经验、编史修志的重要依据。为此，必须要从科学化的角度开展科普展品档案管理工作，全面对相关的信息资源收集归档，避免有价值的展品及资料散乱、丢失、损毁。除此之外，从科学化的角度开展科普展品档案管理，能够塑造良好的内部管理形象，让科技馆在科普教育领域发挥出更大的作用，进而全面提升科技馆的核心竞争力。

3科技馆科普展品档案管理中存在的问题

3.1科普展品档案收集工作质量较低

现阶段，部分科技馆科普展品档案之所以利用率较低且无法使用，主要是因为档案收集环节出现问题。典型表现在，科普展品档案资料收集范围不明确，影响了科普展品档案的完整性，不利于后期查阅和开发利用工作。一是没有做好科普展品档案收集全覆盖，展品在开箱、安装、调试、维修保养过程中形成的信息资料未归档。二是没有及时对科普展品档案进行检查和鉴定，无法第一时间发现材料不全的问题。三是尚未把握好展品实物与展品文件之间的关系，没有对重要的实物展品进行档案化处理。四是科普展品档案在整理收集过程中的规范性不足，部分档案管理人员没有严格按照标准程序开展整理收集工作。

3.2科技馆档案管理人才的综合素质有待提升

现阶段，部分科技馆没有重视档案管理人才队伍建设，档案管理人员难以适应新时期科技馆科普展品档案管理工作。具体而言，一是部分档案管理人员对科普教育、科普宣传、信息技术缺乏相应的了解，习惯于按照传统档案管理思维来开展个工作。二是部分科技馆人才培训工作缺乏创新，培训工作流于形式。一方面，科技馆没有把握好档案管理与业务工作之间的内在联系，忽视从科技馆业务层面开展培训。另一方面，科技馆与外部单位的交流不足，难以拓宽档案管理人员的视野，不利于档案管理工作创新。三是部分档案管理人员自主学习意识不强，知识结构以及技能结构单一，难以做到与时俱进。

3.3科普展品档案利用率低

总体而言，我国大多数科技馆对科普展品档案的挖掘不够深入，无法实现档案信息二次开发利用的目标，弱化了科普展品档案在服务公众、科普教育、科普宣传等领域的价值。一是档案管理人员没有对档案资源中有价值的信息进行挖掘，难以将档案内容直接转为展示内容。二是部分科技馆尚未认识到科普展品档案对于未来展品开发的价值，难以把握住科技馆

科普教育、科普宣传工作的规律和特点。三是档案管理人员在开发利用科普展品档案过程中较为盲目，既浪费了人力、物力、精力，也难以收到应有的成效。四是没有对科普展品档案中与科技馆科技活动相关的内容进行系统化挖掘，影响后期的专题建设与史志编纂工作。

4科技馆科普展品档案科学管理的有效对策

4.1强化科普展品档案收集工作，建立科学化的管理模式

要建立科学化的档案管理模式，首先就必须要做好档案收集等前期工作。为此，一是在外购展品开箱的过程中，必须要及时清点展品并进行相关登记，安装、调试过程中产生的信息资源收集归档，形成登记文件材料后归档。同时，档案管理人员要按照相关的制度对信息资料分门别类，养成系统化的管理习惯。二是要树立精细化的意识。档案管理人员如果发现相关信息不全或者记载与实际发生之间存在出入时，要及时向展品生产产家或者相关部门联系，对科普展品档案进行补充和完善。三是强化与相关业务部门的联系，确保展品收集的齐全完整。对于具有重要价值或者代表性的实物展品，可以通过录像并配以文字解说的方式形成科普展品档案，便于日后参考、使用。四是要注重对科普展品档案进行科学整理。档案管理人员要按照档案分类、档案排列、档案编号、目录编制等四个步骤对科普展品档案进行管理。

4.2加强科技馆档案人才培养，依托人才开展工作

要实现科技馆科普展品档案科学化管理的目标，必须依托于培养现代化复合型人才。因此，科技馆必须要通过培训工具来强化人才建设工作。第一，科技馆要重点加强对档案管理人员等相关人员在科普宣传领域、科普教育领域、档案管理领域、信息技术应用领域的培训，提升档案管理人员的业务素养，强化档案管理人员责任意识、规范意识。第二，鉴于科技馆科普展品档案管理与科技馆科普工作密切相关的情况，探索采用轮岗制的方式，强化档案管理人员对于科普业务情况的熟悉程度。第三，科技馆要强化与高校、档案馆等相关单位的联系，依托上述单位的师资力量开展培训，创新培训方式，不断夯实科技馆人才队伍建设的基础，确保科技馆档案管理人员能够适应新形势下档案管理工作。第四，档案管理人员自身要发挥主观能动性，主动学习并借鉴其他科技馆在科普展品档案管理中的有益模式以及先进经验，并立足于科技馆现实状况，对科技馆现有的科普展品档案管理工作予以优化。

4.3加快科普展品档案利用工作

一是要充分发挥主观能动性和创造性，将科普展品档案中的内容转化 为展示内容，向公众开展不同形式的科学教育。例如，档案管理人员可以将科普展品档案中关于生物、化学、物理的信息资料进行深层次研究，并作为展示内容进行展示，加深公众对科普展品的理解。二是要将科普展品档案作为改进旧展品、开发新展品的依据。例如，科技馆可以聘请专业设计人员对科普展品档案中的展品设计图进行研究，及时发现展品问题并予以优化。三是要充分利用科普展品档案，深入挖掘科普展品档案的内容，编制相关的专题或者史志，真正实现从管理到利用的快速转变。

结束语：综上所述，科普展品档案管理工作是否科学合理，直接关系科技馆未来的发展。只有从上述角度入手，才能更好地对科普展品档案中的文字性、实物性、图像性信息进行合理、科学保管和利用。

参考文献：

[1]章永哲.档案展览展品征集的途径、原则和方法[J].办公自动化，2019，24（15）.[2]高艳萍.如何科学管理科技馆科普展品档案[J].陕西档案，2016（06）.