国有企业物资信息化采购管理探究

刘露莹,邱海云

(中车南京浦镇车辆有限公司,江苏 南京 210012)

0 引言

物资采购是企业经营过程中一个非常重要的环节,其中涉及收集整合各生产部门的采购需求,将需求项目分门别类,制定企业的整体物资采购计划并交由采购部门实施。企业物资采购的管理水平直接影响企业的经营成本,通过物资采购管理,能够有效控制企业生产成本,提高企业的市场竞争力。

1 物资采购管理对企业经营的重要性

合理、严格的物资采购管理,能够规范企业的采购行为,使采购部门及时选择并购买满足企业生产需求、价格合理、质量上乘的各类物资,使企业的生产部门在合理的成本基础上,获得更优质的物资。

面对激烈的市场竞争,企业需要在各个方面进行科学的管理,降低经营过程中不必要的成本支出,获得良好的经济效益,如此一来才能在与同行的激烈竞争中获得良好发展。高效的采购管理能够为生产部门按时提供稳定优质的物资,提高企业产品质量和服务水平,确保企业的健康经营。合理、科学的物资采购管理能降低企业的库存损失,提高资金利用率,降低企业运营成本,提升企业市场竞争力。物资采购是企业的主要成本项目之一,建立一套科学高效的采购管理体系,需要企业生产部门与供应商的共同参与,才能够实现多方共赢。

2 企业物资采购成本构成

企业的物资采购成本通常包括:物料采购成本、订购成本投入、仓储成本、缺货造成的成本4个方面。

物料采购成本是指企业在采购物资时产生的资金支出,包括物料价格、物料数量、物料运费、相关手续费及税金。采购成本取决于企业采购物料的数量及单价。

订购成本是指企业在与供货商订立物料采购合同后,从物料采购协调直至完成物资采购所必需的资金支出,包括差旅费、物料质检费及人工费等支出[1]。

仓储成本分为固定成本与灵活成本两个部分:固定成本为物料仓库租金、日常维护管理人员工资等,这些成本的支出与物料数量关联度小,费用相对固定;灵活成本受单次物料存储数量影响,包括设备采购、物料保险等支出[1]。

3 国企物资采购环节存在的问题

3.1 供应商管理薄弱

国有企业通常具备较大的规模,由于生产规模大,在物资采购方面具有采购量大、审批手续烦琐、采购周期长、涉及工作人员多等特点。国有企业的采购部门需要汇总不同生产部门的物资需求,统一审批并开展采购程序,这种模式能够降低行政工作量。但是从生产部门来看,漫长的采购审批和采购程序,对生产经营活动的影响很大,从生产部门提出采购需求到物资到货,往往需要几周甚至一个月的时间。除此之外,部门之间对于物资信息的沟通交流不畅也导致采购成本的增加。市场部与生产部之间在处理产品信息时存在障碍;采购部与生产部对于物资的标准也存在偏差,这就造成采购成本的增加[2]。在科技水平不断进步、信息技术逐步覆盖日常生活每个角落的今天,企业要想合理完成自己的经营目标,就必须实现内部的顺畅沟通和与外部供货厂商的友好合作[2]。

如今,随着对物流管理的深入研究,越来越多的企业开始重视仓储的实效性,通过控制物资数量、交货时间、生产需要等时间节点,降低仓储的库存积压,这些都需要企业与供货商相互配合才能实现。

物资采购是国有企业的重要战略之一,其核心是采购与供应链管理。以往的采购管理只是采购业务的流程管理,缺乏对供应商服务质量、物资价格、交货时间、产品质量的合理评价体系,难以对供应商流失或变化做出及时反应,也不能准确地分析和评估采购部门的效益与结果。

3.2 采购的价格和质量不达标

当前,国内企业对物资采购的价格没有统一的管理标准,难以开展标准化的采购价格管理。受采购人员的主观意识影响,无法准确判断采购的量与价格。构成物资价格的参考因素过多,加上采购工作人员的频繁流动,企业对物资采购价格的管理存在较大困难。

影响采购物资的质量因素也有很多,如采购人员对生产过程不了解,对某些种类的物资随意采购,以及采购过程中忽略物资的关键指标,对物资的分析不够细致,没有严格审查供应商的资质,缺少物资质量证明文件,尤其是缺乏直接的材料证据等。

3.3 采购缺乏灵活性

国有企业属于大型企业,有完善的行政管理制度,但是在严格制度的约束之下,行政审批流程较为复杂,物资采购无法兼顾总体效率与灵活性。生产部门提出物资采购计划,采购计划经企业领导层批准后才能实施。与供货商之间的采购合同,只能在市场部门协商好价格和货源后才能签订。物资采购部门只能收到局部的信息,无法掌握全面的信息并做出最优的选择。这种采购制度在当下的科技、社会环境下,已经相对落后。从企业的角度来看,物资采购是为了满足企业自身的利益需求,如果不能有效控制供应商提供的物资质量,就会对企业的利益产生负面影响[2]。

3.4 企业不够重视采购管理

采购部门是具体执行采购行为的主体,在每一次的采购行为中,采购部门的指导原则就是低价、优质。但从企业整体大局来看,采购部门的行为是在追求短期利益,忽略了物资采购对企业总体利益的提升作用。企业的高级管理者拥有最高领导权,可以从顶层的视角对企业采购行为进行深入的了解和合理的管理。如果忽略这一行为,会导致企业中下层对采购行为不够重视,难以提高企业整体的采购管理水平。

以沃尔玛集团为例,沃尔玛作为全球零售超市的巨头,长期在世界500强企业排行中占据高位,这得益于企业的全球供应链管理。沃尔玛集团高层十分重视企业的供应、采购体系的建立,通过各种方式提高员工对采购成本的控制,不断提高员工采购的工作效率,已经形成了科学、成熟的供应链体系;同时还不断完善采购体系,使其成为行业内的佼佼者。

4 加强工程项目采购管理的措施

国有企业采购管理过程当中,要具体问题具体分析,有针对性地采取改进措施,只有这样才能提高企业的采购管理水平[3]。

4.1 建立采购管理部门

企业对物资采购的管理应当建立一个具备审计功能的独立部门来实现对企业物资采购制度执行情况的监督管理,通过内审能够及时发现企业在物资采购管理中存在的问题,对参与采购流程的各部门进行准确、中立的评价,优化企业物资采购部门的工作效率,补充和划定不同部门之间的责任与权限。有条件的企业可以设置采购计划和物资供应商管理部门,统筹开展企业的物资采购行为。

4.2 加强物资采购质量控制

在企业的物资采购管理中,为了保证生产部门产品的质量,应该在采购物资时预先了解物资供应商的详细资料。供应商的行业地位、生产技术、产品质量、资金实力等因素都是考核的标准,当有多家供应商可供选择时,要从这几个因素出发对比供货商,从中选择质优价廉、技术成熟的产品[3]。同时,与生产部门积极沟通,了解企业客户和市场关注点的转变,及时淘汰陈旧、过时的采购项目。还要时刻关注市场价格变化,合理评估物资的采购价格,避免陷入价格陷阱。

4.3 打通物资采购信息沟通渠道

生产部门是物资采购的发起者和接收者,仓储是物资的保管者,在企业内部建立高效的信息沟通平台,发布、传递、反馈物资信息,定期小结、报告能够使企业内各关联方掌握第一手的物资采购信息,实时更新采购计划、库存和采购状态,以应对生产的需要。

5 企业物资采购管理中信息技术的应用优势

5.1 企业物资采购信息管理需求

在当前全球信息化的时代背景下,企业的信息技术能力已经成为企业发展的重要因素,随着我国经济的迅猛发展,信息技术在市场活动中的重要性也日渐突出。信息技术为企业在各方面的信息管理提供了极大的便利,通过各种信息管理软件,企业能够建立全新的信息管理模式,完善企业内部的管理。

在企业管理中,物资采购管理占据着非常重要的地位,直接影响企业的经营与发展。物资采购行为涉及产品参数、价格、库存等大量信息,这使得采购行为对信息的流通和处理需求非常巨大。通过信息技术,加快信息在各相关方之间的流通,将信息技术、网络技术融入企业物资采购管理系统,迅速实现产品信息的采集与分析,帮助企业完成科学合理的决策,将物资采购成本控制在合理的区间,提高物资采购工作的合理性。

5.2 企业物资采购管理中的信息化技术

企业物资采购信息化是物资采购管理中的目标,它以信息技术的应用和采购模式的数字化为基础。在物资采购管理中的电子商务模式后,通过信息系统进行数据收集、分析和统计的效率大幅提高。物资信息在采购活动中代表采购物品的资料或其他数据属性,是物资采购的核心。计算机在信息技术手段的帮助下对大量的物资信息进行比对,就是信息化的过程,就是技术对物资采购提供的信息服务。当前企业物资采购中信息化技术的应用,主要集中在订单信息、供应商信息数字化、资金信息、产品信息等[4]。

5.2.1 订单信息

订单信息是物资采购的主要内容,涉及物资信息、价格、供货商、采购资金等众多内容,是采购行为数字化的核心。订单信息通过数字化的形式,提高物资采购的信息化水平。

5.2.2 供应商信息数字化

对于国有企业来说,物资采购涉及的种类、数量十分庞大,对应采购管理需要的市场信息基数也是海量的,通过信息技术的应用,将供货商的信息纳入数字化管理范畴,能够快速完成多个供货商的信息分析和比对,及时了解供货商的信息。在企业进行物资采购时,信息技术可以对供货商的信用、产品质量等进行考核,帮助企业完成采购产品质量监督和采购估算[4]。供应商信息数字化技术的应用,能够保证采购物资信息与供货商信息的实效性,帮助企业与供货商开展沟通、交流,形成稳定、高质量的合作关系。供应商信息数字化的应用能够帮助企业准确选择最适合自身的供应商,为将来物资采购活动中的价值控制创造有利条件。

5.2.3 资金信息

物资采购的资金信息是物资采购数字化中非常重要的表现形式,在如今信息化社会的大环境下,企业的物资采购部门通过信息技术科学处理各种采购信息,为物资采购行为的顺利开展提供了诸多便利。资金管理是企业管理的重要目标之一,特别是在大量资金流进出的物资采购活动中,资金信息的管理显得尤为重要。因此,企业物资采购的资金信息是信息技术服务的重要对象,对企业的物资采购行为非常重要。

5.2.4 产品信息

产品信息包括所采购物资的种类、规格、技术参数等内容,是物资采购的重要依据,因此产品信息也是信息化技术应用的重要内容。物资采购的质量关系到企业采购成本、材料费用等多方面,同时也是物资采购中的焦点。将产品信息数字化,尤其是数字标签的应用、射频技术的融入,方便采购信息的获取。

6 信息化采购管理模式

企业要发展,既要“开源”,也要“节流”。将信息化技术引入物资采购管理,实现采购管理的信息化,可以提升物资采购部门的计划编制能力和物资采购能力,降低采购成本,提高企业经济效益,是“节流”的重要手段。要在企业中推行物资采购的信息化管理,需要关注以下3个方面。

6.1 企业的“互联网+”采购能力

物资采购信息化管理模式的推行,要求国有企业必须设法提高自身的“互联网+”采购能力,充分利用互联网的平台和意识,实现物资采购模式的变革,随着信息技术对企业管理模式的影响,物资采购制度和观念也会发生变化。以往企业物资采购效率低、供应商相对固定的问题普遍存在于过期物资采购行为之中,推行信息化采购管理模式,在新技术的基础上不断探索并勇于尝试创新发展的理念,形成适应当前社会环境、科技水平的新模式,才能够更好地进行物资采购管理。

国有企业还需要规范和统一原材料、设备采购的标准,在此基础上以性价比为依据确定最优的供货商,解决以往“低价为王”的顽疾。在实践中需要完善招投标的评标和监督机制,确保物资采购过程实现公平公正。

国有企业可以凭借自身体量、经济实力的优势,充分发掘互联网思维、大数据技术、信息化手段对企业物资采购管理的支持潜力,实现对物资采购的全过程管控,大幅提升企业物资采购部门的工作效率。为实现传统采购流程与信息技术的融合,企业必须明确产品质量、采购成本等大目标,建设有针对性的数据平台,通过平台为国有企业物资需求、库存量和资金流的判断提供数据支持。

以往国有企业物资采购需要按周期形成汇编统一上报,采购需求和数据信息滞后,使物资采购的过程存在一些不确定性,无法满足物资采购信息化模式下的需求。在信息技术采购平台的支持下,通过平台大数据可以量化生产部门的物资消耗情况,企业可以全面掌握总体的物资库存和消耗数据,通过分析研判,提早安排物资采购任务,降低因物资采购滞后造成的生产停滞,化被动为主动,提高物资采购对生产后台的辅助能力。信息平台能够根据预设的审核流程与层级,自动将采购项目划分给不同部门的管理者,解决企业内部采购审批流程不明确的问题,进一步提升国企“互联网+”采购能力。

6.2 开展电子商务线上采购

我国目前的线上支付模式与全国范围内的物流网络已逐渐完善,随着电子商务领域的发展提速,线上支付的优势逐渐显现。以往的国有企业物资采购普遍存在地域性强、信息源少、人为干预多、市场化程度低、流程烦琐、效率低下等不足,这些不足导致采购的物资质量差、成本高以及台面之下的腐败问题等。通过信息化采购管理模式,施行线上竞价采购,能大幅提高采购信息的透明度。物资采购人员能够在短时间内比对不同供货商产品的信息和报价,企业在技术的支持下获得物资采购的最优方案,使采购决策的效率大幅提高[5]。

在一些地理位置偏僻、发展落后地区的国有企业,因为消息渠道闭塞,往往会保持与少数大品牌供应商持续合作,这种状况不利于于企业平衡物资采购的质量与成本。若通过电商平台,在线向全网发布招标信息或搜寻合适的供应商,可以实现物资的多渠道采购,提升企业在采购行为中的议价权。由此可见,开展电子商务采购有着很高的价值。

6.3 加强物资采购监管

物资采购行为涉及大量资金流水,在相对狭小的范围内容易滋生腐败,这对于国有企业的持续发展有着很大的负面影响,因此在退信物资采购信息化管理模式的过程中,必须时刻绷紧物资采购监管这根弦。由于企业对物资采购的监管不足,在选择供应商时会出现暗箱操作和人为干预采购行为,即使存在性价比更高的采购选项,仍然与利益交换方达成采购协议的情况也时有发生。这些问题导致采购回来的物资存在价格虚高或质量不达标的现象,而生产原料的价格和质量又直接影响企业产品的成本与质量,最终损害的是企业的市场竞争力和可持续发展的前景。因此,通过采购管理信息化改革的方式,加强物资采购环节的监管,实现各部门工作、决策流程可追溯和数据信息公开透明,铲除腐败滋生的土壤。工作流程可追溯也为物资采购部门的考核提供依据,对物资采购过程中的关键节点进行过程考核,提高采购行为监督的实效性、规范性和透明度。企业主管可以通过查询信息平台的物资采购行为记录,通过分析研判,及时发现不良物资采购行为,提高管理决策的科学性。作为物资采购人员,也需要多方了解市场动态,更好地适应新的物资采购管理模式。

在实施具体的采购行为时:物资采购管理人员可通过信息技术加强与生产部门的沟通,了解生产部门对物资的关键技术需求,提高物资采购的准确性;与财务、仓储部门沟通,了解资金、仓储情况,为优化物资存量提供建议[5]。

7 结语

物资采购是企业经营、发展中至关重要的环节,通过推行物资采购的信息化管理模式,提高物资采购过程中的透明度、科学性和实效性,能够促进在新技术环境下的企业管理观念转变,优化企业内部管理流程,降低企业运行成本,提高企业市场竞争力,使国有企业获得更好的发展空间。