企业招投标信息化工作的操作与管理要点探讨

赵玉坤

安徽富煌科技股份有限公司 安徽 合肥 230000

引言

招投标信息化也就是运用计算机网络将招投标中涉及的活动内容完成，传统模式影响下，信息化在实施过程中会局限于信息发布方面，在此情况下，就需注重对信息化的有效运用，促进的招投标工作效率不断提升，也促进其在模式上进行创新[1]。

1 企业招投标信息化实现的重要意义

传统模式下，招投标工作在实施过程中，双方会存在逃避招标情况，其中主要体现在化整为零和“肢解”工程，即依法将招标的工程分解成为几个小项目，或者是运用分阶段方式开展，进而使其难以达到工程标准。也可能是仅仅针对项目中的部分工程展开招标，对于附属工程会直接发包，进而导致了以邀代招以及排斥竞争问题出现，投标参与人在范围上有所缩小，投标人受到排斥，达到内定中标的目的。招投标信息化的实现，能够保证投招标工作在实施时的公平性、公开性以及公正性，提升招投标工作在实施过程中的透明性，提高招投标活动各工作效率，将其中涉及的成本降低，创造更高经济价值，实现招投标智能化[2]。就招投标企业来讲，信息化的实施，可以减少会务费用以及交通费用，减少企业花费的成本[3]。企业可以基于网络展开沟通，不断提升自身工作效率。同时也能实现对数据的积累与挖掘，进而使决策制定时获得数据支持。对于投标企业来讲，信息化的实现，能够将投标成本减少，降低采购时的成本，并且对招标活动进行实时掌握与高效监督。

2 企业招投标信息化过程中面临的问题

就招投标工作来讲，当前体现出了一定规范性，信息化的实现为招投标工作实现提供了较大便利，但是其在实现信息化过程中，势必会出现较多变革，其中涉及法律发挥、招投标流程、计算机技术等。基于当前实施的招投标流程能够发现，投招标系统中体现了多方参与，对于招标企业与投标企业来讲，需进行大量沟通，但是在当前业务流程以及法律法规中，信息沟通需以书面形式呈现。随着信息化的实施，会降低纸质化，甚至会实现各项工作无纸化，电子文件在当前招投标相关法律发挥中并未获得承认[4]。同时传统模式下招投标活动在实施过程中，参与方会在纸质文件盖章或者是签字，进而证明自身身份。一些重要文件，需在当事人盖章签字以后方能生效[5]。随着信息化的实现，文件在会通过网络进行传输，难以运用人工盖章方式或者是人工签名方式，在此情况下，电子签名技术产生。但是对于文件电子化，其在法律方面仍存在一定空白。同时文件电子化在运用过程中，难以保证文件不被篡改或者是窃取。因此便出现加密技术。通过运用于加密技术，可以使电子文件仅能够被具有权限的人进行阅读与修改。结合招投标系统具有的特点，可以通过VPN以及加密技术进行文件加密与文件传输，进而使文件在传输时的可靠性与安全性获得充分保证。

3 企业招投标信息化工作的操作要点

首先，保证可控性。招投标在实时过程中，针对各项业务流程与业务结果，在记录过程中需体现出内部可控。其次，实现标准化。实时信息化过程中，计算机会替代以及模拟业务操作，进而使操作更加规范性与标准化，并不是将纸质内容简单上传到计算机中，因此在开展业务操作时，需注重标准化以及规范化的体现，进而保证信息化实施整体效果[6]。再次，体现全面性。为保证招投标工作效率，将其中涉及的成本花费减少，低于信息化系统来讲，需包含当前所有业务流程，也就是将非正常业务与正常业务都能包含的其中，而不是运用于系统单纯进行事后信息记录[7]。最后，持续性改进。信息化在开展过程中，结合以往经验可以得出，信息化项目需做到持续改进、循序渐进，因此需要不断对其做出改进。

4 企业招投标信息化工作的管理要点

招投标在实现信息化过程中，需注重对其管理力度的强化，将围标成本与串标成本增加，减少预期收益，进而保证招投标在实施时的规范性。

4.1 扩大信息发布面

通过扩大信息发布面，可以减少投标时的费用与成本，使更多投标人能够参与到竞争中，网上招投标在实施之后，相关公告会以长期方式在网站某个指定位置发布，并且文件在下载过程中并不会受到时间的影响与限制，潜在投标人可以结合自身实际需要在网站中将招标文件下载下来，进而参与到竞争项目中[8]。对于代理机构来讲，仅会向招标企业与投标企业收取文件工本费，在下载文件但是不参与到投标中的企业不需要花费费用，这在一定程度上将投标时的门槛降低。

4.2 运用自动评标方式

在管理过程中，需注重评标细化，利用计算机实现自动评标。在网上进行招投标的方式，能够利用管理软件针对不同文件展开分析，了解文件是否存在雷同性，进而将围标行为、串标行文及时发现。在传统模式中，评标时难以对不同评标中当中文件错漏是否达成一致进行判断，判断投标报价以及报价组成异常呈现出的一致性或者是规律性判断难度比较大。通过利用计算机，作出判断就会比较容易，并且监控程序在运用时可以实现自动预警[9]。针对一些工程项目，利用软件设置，在经评审时可以实现最低价方法，计算机会在自动状态下确定中标人。

4.3 分析工程量清单计价

针对工程量清单进行计价投标时，可以运用信息化方式进行数据分析，避免出现低于中高结情况。网上招投标的实施，能够发挥计算机辅助作用，加强对辅助评标相关系统的运用，针对不同投标文件当中涉及的工程量清单在计价方面的情况展开详细分析，将其中存在的项目工程报价不平衡、技术项目报价不平衡、材料单价报价不平衡等问题有效解决，避免出现利用技术进行报价出现的低中高结问题。

4.4 提升工作效率

招投标管理工作在实施过程中，可以将其划分成交易受理以及招投标活动。对于日常活动来讲，需注重的管理流程化的实现，并积极构建相关服务体系，针对管理工作与服务工作展开系统梳理，实现各项管理工作环环相扣。在此过程中，需将项目招标具体流程作为主要依据，针对公告发布、日程安排以及报名形成规范性流程。通过信息化系统的运用，不仅可以将工作效提升，也能将人员在展开操作时的失误减少，防止重复投资情况下出现资源浪费问题。同时办公系统的运用，可以梳理工作人员进行岗位分工，将分工过程简化。在此过程中，可以基于投标活动在实施时的重要性，构建工程评标语音系统将存在的人为干涉情况解决。在开标时，系统会运用自动形式将抽取通知完成，比将评委名单运用密封形式打印出来，实现即抽即通知，对于工作人员来讲，并不了解与会信息以及专家名单。招投标信息化的实现，能够通过电子标书将纸质标书取代，将投标时的文件成本减少，并将评标时间缩短，提升评标整体工作效率，保证评标工作整体效果，实现服务信息化水平与科技含量的提升，保证评标整体效率，强化评标整体效果。信息化系统在运用过程中可以快速分析投标数据，体现出数据排列有序性，也能类别企业信息，避免整个评标过程过于烦琐。一旦在投标文件中存在疑问，就可以将详细信息搜索出来，保证评标工作在实施时的整体效果。

4.5 规范市场秩序

招投标在实施过程中，为将监督管理相关工作有效完成，需积极构建评标监控相关系统，设置监控探头，在开标过程中，可以全程监控评标人员具体行为活动，将评标整个过程中涉及的资料在光盘中刻录上进行永久保存。同时监督区域需设置专门通话设备和电视墙，对于招投标活动中存在的问题，需运用针对性方式将其解决。除此之外，需注重监督介机制完善，改变招投市场秩序比较混乱的现象，针对市场进行综合性治理，进而使整个市场变得更加规范。

4.6 保证信息通畅性

在传统招投标模式中，行政部门会各自发布自己的信息，信息内容缺少统一性以及条理性，部分情况下会出现信息垄断或者是信息有偿发布状况。通过信息化的实现，能够加强对交易信息系统的运用，将企业和行政部门之间有效结合在一起，同时也能收集、发布以及存储各种建筑信息，为企业提供信息咨询载体。也能在实践中不断完善自身功能，实现交易网上受理、网上报名、信息咨询等。在信息化系统中，提供的信息具有较高准确性，来源范围比较广泛，并体现出了明显的及时性，能够避免信息出现不通畅问题。

5 企业招投标信息化工作注意事项

首先，针对招投标平台存在合法性问题。对于招投标信息化来讲，平台信息化属于其需实现的首要目标，在平台中针对招投标的过程中的各项业务进行整合时，都需将国家制定的相关法律规范作为指导。相关法律法规属于进行平台建设过程中的重要依据。其次，针对招投标平台存在安全性问题。信息化平台在运用过程中，需注重网络、设备以及数据安全性的体现。平台可以运用CA中心构建信任体系，进而使招投标各方都能获得身份认证以及数字签名，进而使招投标双方身份合法性获得充分保证，也能使信息在保密状态下进行传输，进而为追溯举证实现提供有力支持。同时需注重安全管理相关制度的建立，积极构建应急响应相关体系，保证招投标平台在运用时的安全性。再次，针对招投标平台存在的高效性问题。信息化平台在运用于过程中，需重视数据传输和数据处理整体效率，保证系统响应度。对于平台系统来讲，其结构比较复杂对，规模也十分庞大，在实现其高效性时较为困难。要想高效性得以有效实现，就需获得网络保障与硬件支持。最后，针对招投标平台中存在的易用性问题。平台在运用过程中，需重视人性化体现，通过界面人性化的实现使招投标各方参与者和相关部门可以比较快捷、方便的运用这一系统，对于系统来讲，易用性的体现对平台推广与使用产生的影响比较大。

6 结束语

总之，招投标工作中信息化实现属于其今后发展重要趋势，针对网络信息服务以及招投标过程进行管理，能够在一定程度上提升招投标工作效率，减少工作人员压力，并节约相关成本费用，促进管理思路与管理模式的转变，为招投标在实施时构建公平、公正以及公开的环境，减少企业成本，推动投招标在健康、有序状态下进行。