新《档案法》视阈下事业单位综治中心档案管理问题及其治理

叶金霞

南平市延平区综治中心，福建 南平 353000

我国档案事业新时代发展阶段要完成的重要任务是综治中心在满足治理现代化要求的同时科学建立档案治理工作体系，在真正意义上达到档案治理现代化。作为档案管理人员，应认识到档案安全是不能逾越的工作底线。新《档案法》明确规定档案收集内容，提出如何组织单位进行档案收集，并更为清晰地规定归档范围，为档案管理人员开展档案治理提供保障。

一、综治中心基本概述

综治中心属于强化社会治理、促进平安建设的关键平台，也是进行综治工作的主要机构。提高对综治中心多维建设的重视，一方面在新形势下促进社会治理模式的创新，并且做好治理资源的整合，另一方面满足推进社会治理体系现代化的要求。相关工作职能为贯彻宣传和综治相关的法律法规政策，协调并组织辖区范围内的社会治安防控体系建设，协调并组织辖区范围内的矛盾纠纷多元化解工作，利用综治信息系统，如网格化服务管理平台受理和反馈社会治安、矛盾纠纷等有关方面的投诉及求助等。

二、综治中心档案管理基本概述

（一）基本内涵

基于其基础属性视角分析，综治中心实施档案管理是体现服务性、管理性、政治性的一项工作[1]。有关档案管理，无法直接产出物质财富，也并非由管理机构与部门工作人员使用和产生，而是负责管理事业单位各个部门历史文件的专业，这也是其管理属性的具体表现。可是档案管理系统并不是一座孤岛，而是在内部管理中占据不可缺少的重要地位，且由于档案信息能为单位具体业务实践提供服务，因此这是档案管理和其他工作之间最明显的区别。为此应健全综治中心档案管理运行机制，形成科学档案资料管理、网格服务管理等工作机制，在档案管理上做好统筹协调联动，更好地维护社会稳定，进而将综治中心打造成为社会化、实体化、实战化综合平台。

（二）主要特征

1．服务性。有关事业单位内部档案，收录我国教育、文化等事业单位的各阶段发展资料，做好档案管理工作显得至关重要。与此同时，事业单位应为人民群众提供服务，而且档案管理本就是事业单位的一项工作内容，那么档案管理也会体现出一定的服务性。

2．公共性。事业单位生存发展的基础前提为能否提供公共事业产品。因为档案内容囊括科教文卫的各个方面，从属公共事业的范畴内，为此档案管理工作应该体现出公共性。

3．机密性。所谓机密性，具体指的是事业单位属于非营利组织，工作包含国家科学、文化等相关事业方面，所以其中包含很多重要的机密信息，不仅和国家安全息息相关，还关乎每位公民。如果档案文献被泄露会带来难以预估的损失，由此可见事业单位的档案管理工作具有明显的机密性。

4．非营利性。主要指的是档案管理的目的并非营利。事业单位因为多数经费源于财政拨款，或是源自社会筹集、社会捐赠等途径，事业单位管理的档案文献并非商品，禁止将其作为劳动市场中的交易产品，而且档案文献也无法为事业单位创造经济利益，为此档案管理体现出明显的非营利性特征。

（三）作用功能

建档初衷并非收藏而是使用[2]。虽然档案能起到很多作用，而其起到的最关键的作用在于参考凭证，这些作用也会伴随逐渐提高的社会文明程度被进一步增强。档案管理在事业单位属于一个重要的环节，是反映发展历史的重要依据，是判断管理效果、工作业绩的尺度。因为在档案中记载事业单位在某个时期获得成果及发展进程，能为确定未来单位发展方向提供一手资料。总之，如果能做好档案工作，首先有利于领导层掌握这一阶段各项工作的实际开展情况，在此基础上科学及时调整发展思路；其次帮助上级部门掌握该单位在此时期的成果与工作开展情况。

三、综治中心档案管理遵循的基本原则

（一）信息化

进入互联网时代，综治中心档案管理要体现出大数据、信息化的特点，及时升级档案管理技术策略，遵循档案管理信息化的基本原则[3]。可以把云储存等技术结合具体工作需求，引入提高档案管理信息化水平的先进设备并做好配备设施建设，为综治中心尽快实现档案管理信息化提供动力。与此同时，档案管理信息化必须兼顾成本因素，分析可能潜在的各种风险、提出具体的解决方法，在革新综治中心档案管理模式的同时，让管理水平实现跨越式提高。

（二）真实性

在档案管理过程中，必须规避档案管理在传统模式下出现的弊端，选用科学的管理方法，理清档案管理现状，找出存在的漏洞。而上述工作均要依据真实性原则，形成管理时间窗口，参照新《档案法》与我国出台的有关档案管理的政策，结合综治中心实际档案内容及管理操作情况，提出针对性的改革方案，形成标准化、规范化的档案管理氛围。必须正视当前存在的档案管理问题，在此基础上形成管理工作预案，再依据事业单位具备的公益性特征实施档案管理。

（三）精准性

为满足档案数据信息的使用要求，综治中心应采取有效信息统计方法，依据管理工作与用户的现实需求，依托档案资源的功能价值与管理工作的实际效用，面对服务对象提出的多样性需求，一方面做到档案资源优化配置，另一方面将档案特色化与专业化相结合，建立相应的服务机制补充现行档案管理机制的缺陷，从而提高事业单位提供服务的精准化水平。

四、综治中心档案治理的主要问题

《机关档案管理规定》清楚界定了机关档案的基本内涵，即为依法行政并且有效提升治理能力的前提基础[4]。针对机关档案而言，依据分级管理、统一领导的工作原则，提出我国机关单位要增强统一的档案管理工作模式。但从现阶段档案管理实际情况分析，主要存在以下问题。

（一）管理方式方法较为落后

新时代的档案工作要进一步提高时效性和针对性，档案治理必须进行统筹规划，精准找出当前档案治理的重点、难点，同时要“以点带面”。在我国的新《档案法》中提出事业单位要在安全性原则下开展档案管理，并且收集档案的方法方式应当与时俱进。但是一些综治中心仍采取较为传统的档案管理方式，如人工操作、书本记载等，整体工作效率偏低，未采取数字化、信息化的管理手段，涉及大量档案管理时困难重重。另外，综治中心的经费预算相对有限，这也导致个别领导没有对数字档案建设予以足够的重视，不能及时更新档案管理方法。

（二）档案治理工作没有获得足够重视

要提高档案管理质量，就要合理确立档案工作思路，不可忽略顶层建设并确保档案管理工作要与事业单位管理相同步。在我国最新《档案法》中，事业单位内部能够对单位自身、单位人员档案等资料实施自主独立的管理。为此，档案管理工作同单位的未来发展紧密联系，加之记载着各单位部门和人员的有关信息，档案管理如果不当很容易泄露员工隐私、机密的单位数据等。在档案治理工作中，一些综治中心没有提高重视程度，管理人员针对档案管理的认知程度仅流于档案收集、整理层面。

（三）相关工作人员综合素养能力较低

针对当前的信息化以及数字化发展趋势，档案管理必须要顺应时代发展与时俱进。事业单位档案管理要求高水平人才提供智力支持。但实际上，一些事业单位忽视对档案管理工作人员进行系统性、针对性的培训，不利于相关工作人员提高个人专业能力、职业素养。同时档案工作人员往往不稳定，常常存在管理工作人员是由其他单位部门调配的现象，这使得工作人员流动性偏大，缺乏对档案管理的系统认知，相关知识储备上较为匮乏，不仅不熟悉更难以熟练运用先进的信息化管理技术，特别是对数字化档案治理工作的了解很不充分，缺少了解现代化技术的积极性，误以为档案收集及整理等同于简单的资料整理及编号，经常以“老办法”完成相对基础的工作，直接导致档案管理整体效率偏低。另外，事业单位缺少对相关工作人员的监督，随之会产生档案管理过于随意的问题。

五、《档案法》视阈下事业单位综治中心档案管理治理策略

（一）重视档案管理数字化建设

在网络信息技术发展过程中，诞生了数据加密、身份认证以及数据库技术等，如果档案信息能通过数字化技术有效转换成数字信息，有利于信息资料的整合、更新与补充。综治中心的档案管理实施数字化建设，具体指的是应用相应的数字化技术建立信息化管理平台，利用这个平台实现对档案信息的整理、搜集以及补充。档案系统属于事业单位的重要无形资产，通过数字化建设可以为事业单位提高社会效益创造便利条件。基于此，综治中心应重视并落实档案管理的数字化建设，通过技术人才引进或是内部人员外出培训等渠道，保证在档案管理过程中充分发挥数字化技术的实际效用。与此同时，还应加大专项费用的投入，为更新档案管理技术、升级计算机设备、梳理纸质档案等需求给予充足的资金支持。

（二）以科学指导方法推进档案工作发展

有关事业单位的档案工作，必须摆脱传统惯性思想的桎梏，抛弃以往“运动式”和“突击式”的档案管理工作方法[5]。应将档案管理工作转变为促进事业单位整体治理能力提升的巨大力量，不但要讲究管理方式，而且还要在档案管理工作中时时牢记工作责任，并以此为档案事业的进一步壮大发展提供保障。新《档案法》中，要求进一步规范档案管理工作、信息收集工作，落实信息化建设。从档案治理视角出发，为了强化档案管理能力有必要以制度提供约束性保证，同时合理构建并不断完善管理标准，通过数字化档案库保护内部档案文献。

妥善处理事业单位在传统档案管理模式下出现的责任不明问题，依托科学的责任制度将各项工作责任落实到个人。而且责任制有利于完善事业单位现行档案管理制度，相关管理部门应结合档案管理实际情况，建立KPI考核机制，确保工作人员都会依据绩效考核的各项指标自觉规范约束管理工作行为，这也是增强档案治理能力的一条有效途径。在整理与归档综治文件材料中应做到：首先应将工作活动中形成的文字、图表等载体的文件材料充分收集，并遵循文件形成规律，保障文件的有机联系；其次归档的案卷做到齐全完整，卷内文件排列有序；最后保管期限划分准确。

（三）引进高素质专业型人才

人才是优化档案治理工作的重要基础，也能为综治中心的档案管理建设提供所需的智力支持，基于此，要重视高素质专业型人才的引入，为档案管理配备优质的专业性人才。现阶段，北上广深等很多一线城市内部人才数量趋于饱和，很多人才会将存在发展潜力的城市作为第一选择，地方政府应从不同层面为人才提供更多的福利待遇、创造更多的能力施展与发展机会，吸引并留住人才。为此，地方政府要把握此机遇，在引进专业人才的基础上，可以把事业单位档案管理的信息化建设发展为特色性产业，增强高素质专业型人才的能力；因为从外部引进人才会花费大量的人力和物力资源，与这种人才引进相比，事业单位针对现有档案管理人员开展教育培训工作，体现出更高的性价比，所以相关职能部门可以选择继续教育、系统培训等不同形式提高工作人员的综合能力水平，而且这种模式有利于事业单位档案管理吸取现代化知识和先进的管理技术，在为档案管理提供保障的同时助力档案管理信息化建设。发挥人才力量，做好档案管理工作，将综治中心建设为能够贴近群众、联系群众、服务群众的全新社会治理平台。整合档案资源，形成多方合力，发挥综治中心在维护社会和谐稳定中的作用。

（四）以《档案法》为基础提高档案治理能力

新时代的综治中心，应顺应时代发展推进档案治理工作的开展，将其归进总体规划中，立足科学论证维度进行顶层设计。提高档案治理效率质量的前提基础是事业单位职工要提高自身认识水平，首先在内部应增强对档案治理的认知，领导班子与基层人员都要清楚综治中心的职责，负责档案管理的有关工作人员要谨慎管理、认真对待，针对其未来发展起到助推作用。综治中心全体职工必须提高认识，重视档案管理的宣传工作，强化档案管理人员的工作意识，及时修正工作态度，应以新《档案法》中的具体要求为准绳，提高档案管理工作的专业素养，让档案管理工作人员形成较高的档案管理能力。

六、结束语

本文通过分析事业单位综治中心在档案管理工作中存在的问题，提出在新《档案法》视阈下进行档案治理的相关策略，以期对事业单位档案管理工作起到一定的借鉴意义。为此，顺应当前我国政府服务职能的转变趋势，积极推动档案工作的发展，能为改革综治中心档案管理制度提供思路，希望本文提出的研究成果，能为我国事业单位更好地开展档案治理工作提供有力的支持。