基层开放大学学籍档案信息化建设探索——以番禺电大为例

□徐佑明

当前，无论是基层开放大学学籍管理人员，还是开放教育学生或用人单位，学籍档案的个性化需求日趋旺盛。如：学校要求学籍管理人员提供某年各专业的毕业人数和毕业率、学生学籍档案不见了或档案袋拆开了需要补办、用人单位需要学籍档案中的某些材料等。学籍档案一旦实现信息化，这些问题都将迎刃而解。实际上，基层开放大学学籍档案管理信息化，不仅能提高工作效率、降低出错率，而且有利于学校对教学各环节实行监督、进行数据统计，为教学改革与教育评估等提供参考依据；同时，也能为用人单位对人才的选拔、聘任、学历鉴定及学生办理出国留学等提供更好的服务；并且，纸质档案的信息化处理能有效解决档案备份问题。

一、番禺电大学籍档案工作现状

(一)学籍档案管理沿用传统模式。当前，番禺电大学籍档案管理工作沿用传统的整理纸质档案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式为主，工作效率较低且易出现错漏。档案资料的收集、交接、归档、保密等流程执行不够严格，加上部分管理人员对档案重视不够，档案偶会出现泄密、遗失等情况。多年的积累，纸质档案越积越多，给学校的保存与管理造成压力。

(二)学籍档案信息化建设滞后。已有的国家开放大学教务管理系统，可以处理日常的学籍数据，但没有毕业生管理模块，不能直接对毕业生数据进行统计，只能通过导出历年数据筛选处理后再进行人工统计。教务管理系统中只有使用该系统以来的学生数据，而没有使用该系统之前的学生数据，导致使用该系统前的学生数据只能根据学校内部保留的数据自行处理。中国高等教育学生信息网也未尽完善，在该网中可以查询毕业生信息，包括学籍信息及毕业信息，但信息单一，没有学生成绩、学籍异动等记录。

(三)学籍档案管理制度欠缺、团队建设落后。学籍档案工作业务规范和管理制度建设很不完善，对学籍档案的收集、归档、整理、保管等的要求可能因人而异或因时而异。相关管理团队建设落后，无专门的档案管理人员，相应工作主要由学籍管理人员和班主任承担。学校对学籍档案工作不太重视，管理人员从未参加档案培训，也极少有学习档案信息化等方面的机会。

二、番禺电大学籍档案信息化的可行性分析

当前,建立国家开放大学全系统统一的学籍档案管理平台条件还不成熟，而基层开放大学学籍档案信息化相对容易。如何高效、准确地将文字、图片变成有效的数字化信息，提供快捷有效、安全性强的查询等服务，是基层开放大学学籍档案信息化建设工作的重点。这就需要购买高速扫描仪等设备、构建学籍档案管理系统、建立和完善相关制度并对相关管理人员进行培训等。高速扫描仪价格不高、操作简单便捷。要构建的学籍档案管理系统是在原有的校园网上运行，有现成的相关经验可以借鉴，并且对服务器硬件要求不高，成本相对低廉；至于该系统软件方面，可以组织计算机技术人员和学籍管理人员开发或者直接购买适合番禺电大的学籍档案管理软件。可见，学籍档案信息化无论在技术上还是经济上都是可行的。随着形势的发展和现实的需要，学校领导将进一步重视学籍档案管理及其信息化，他们对系统软硬件的采购、建立健全相关管理制度以及对学籍档案管理人员的培训也将顺势而为。

三、番禺电大学籍档案信息化建设展望

完善学籍档案管理，要从多方面进行改革与创新，包括学籍档案信息化管理系统建设、管理制度建设和管理人员团队建设等。针对番禺电大学籍档案管理中存在的问题,就其信息化建设做出如下展望。

(一)构建合适的学籍档案管理系统。学籍档案管理系统建设是学籍档案信息化建设的重要组成部分。将海量的学籍档案信息(包括纸质档案和教务管理系统数据等)变成规范化的数字信息、将学籍档案信息实行统一的数字化管理，是当前信息化建设的首要问题。因此，一是要组织人力(主要是班主任)用高速扫描仪将应届毕业生的毕业证书、学位证书、毕业档案材料(包括入学报名登记资料、毕业生登记表、学士学位申报材料、奖励材料等)及其他重要材料(如英语、计算机等级考试证书等)扫描成规范的图片文件，并逐步将保留在学校的往届生重要材料扫描成规范的图片文件。二是学校计算机技术人员和学籍管理人员参与开发或购买适合当前实际的学籍档案管理软件，该软件系统能提供标准化的电子档案和数据接口；管理人员充分利用校园网高效、便捷地实现数据的存储、共享、查询、统计等服务。三是学籍管理人员要充分利用上级开放大学教务管理系统或拓展系统收集各个时期各类学生、不同系统的学生基本信息、成绩数据、学籍情况变化数据等，把这些数据和学生毕业档案及其他重要材料的扫描数据等进行处理并导入学籍档案管理系统；管理人员还要按时维护、更新系统数据，保证系统数据的完整性和与上级开放大学及学信网数据的一致性。另外，技术人员要设法加强校园网的安全，保证系统及数据的安全性。

(二)建立和完善管理制度，规范管理流程。制度决定行动，学校应根据有关法规并结合学校开放教育的实际情况，建立和完善学籍档案管理制度和规范。如建立《开放教育学生学籍档案管理办法》《学籍档案归档制度》《学籍档案管理系统信息更新制度》等，规范学籍档案信息的采集、分类、保存、传递和查询等管理流程，保证学籍档案信息的有效性和安全性，从而明确管理人员岗位职责，强化管理人员责任意识，实现学籍档案管理的规范化和信息化，进一步改善学籍档案管理质量。

(三)打造一支高素质的管理人员队伍。推进学籍档案信息化就要加强管理人员团队建设。业务素质水平是做好学籍档案管理和保证服务质量的决定性因素，故学籍档案管理人员应提高自身的思想政治素质，包括提升政治素质、服务意识和法律意识等；也要提高自身的业务能力，熟悉档案管理工作的流程。对学校来说，就应大力提高档案管理人员的信息化水平，对他们多加以业务培训，让他们能充分利用信息技术与管理知识建立和完善学籍档案信息化管理体系。随着学籍档案管理人员综合素质的提高，他们就能提供更加多样化的服务，如提供自动化查询服务等，从而使档案资源服务信息化。

四、结语

构建好学籍档案信息化管理系统，就能实现以计算机为载体的学籍档案信息管理和资源共享，从而提高工作效率和改善服务质量。当然，在信息化过程中，不仅要重视学籍档案管理系统的建设，也要重视信息安全和管理人员的信息化技能提升，还要研究如何实现学籍档案信息的利用价值。基层开放大学学籍档案管理信息化不仅能满足自身的实际需要，还可为国家开放大学将来开发全系统的学籍档案信息化管理系统提供实践经验。