新形势下高校独立学院办公室管理效能问题探究

□沈 禹

在高等教育改革蓬勃发展的今天，高校的管理模式也有了新的改变，由原来的一级管理模式扩大到了现有的学院制二级的管理模式，在一定程度上赋予了学院在平时办公与管理上更大的自主权和决定权，它不仅是高校的一个组成部分，更要独立担起学院科研、教学内容和师生间管理的重要责任，改革是一把双刃剑，在面对其带来更大机遇的同时，对学院来说更是一种前所未有的挑战，因此，办公室作为一个形象特征，对其的管理就显得尤为重要，在如此严峻的大环境中，研究其面临的各种困难，如何将二级学院制办公室的职能发挥到极致，另辟蹊径，更好的为学校，为师生服务，成为了目前大家首要解决的问题，也是更加值得深层次的去探讨的课题。

一、高校独立学院办公室管理面临的挑战

在全国高校扩招的新政策下，各大高校的师生人数急剧上升，学校的整体规模也越来越大，为了适应这种改变，原有的管理方式就要迎难而上，做出相应的对策，从而衍生出了学院制的二级管理模式，随之而来的也是摸着石头过河而产生的一系列问题。

(一)办公室工作职能上的增加。虽然在学院制管理模式下，学院有了更大的自主权，但在一定情况下，仍然是学校整体机构的下属职能部门，在完成学院领导交代任务的时候，也要兼顾学校布置下来的工作。在下要做学院领导的助手，承担学院部分的管理工作，包括后勤部分，信息整合管理等，在上，要承接学校下发的行政认识人事管理任务，包括最基本的教育教学，科学研究，职称晋升，档案整理，财务运作，外界合作等；办公室一方面成为了学校与学院之间相互联系的纽带，成为处理任务的终端，另一方面也承担着基础信息收集和上报的责任，总之在工作中扮演着不同的角色。

(二)办公室工作任务繁重。学校在扩招后，由于规模上的扩大，人员上的大幅增加，这种跨越式的改变，给原有的工作任务上带来了更多的困难，毕竟基础工作上的安排是需要时间去适应的，但政策上带来的扩招却是突然的，因此，学院在其教学安排，各种科研项目的研究和申报，高级职称的评审，对外联系与合作，甚至是最基本的日常工作，都是成倍的增长，是一种“1+1>2”的概念，这些急速增加的工作任务也就全部落到了学院办公室人员的头上，由他们去一一落实，如何调节工作任务所带来的负面心理情绪也成了一项新的挑战。

(三)对办公室相关工作质量要求的提升。在当前高校教育不断发展的过程中，单一的教书育人已经不能在社会竞争中站住脚跟，需要更多地去关注科研项目，更多地加强社会服务职能，在实现二级管理之前，社会服务职能是由学校出面统一规划和协商的，而此时在二级学院管理下，就要由学院自己作为一个独立的主体去实现与外界的相互协调，由此必然会加大学院办公室工作的质量要求。

(四)基础制度不完善及工作回报不对称。在目前所调查的实际办公室工作中，他们往往处在一个被动的地位，对工作没有较强的计划性，解决问题的针对性也不强，剖析其根本原因，仍然是高等学校教育改革所引发的问题，即缺少时间经验的积累，没有一套完整实用的管理体系，工作流程没有固化下来，办公室工作人员没有统一的标准，工作上没有可以借鉴的经验，很难去适应新形势下的办公室工作内容。随着工作任务的不断加重，质量上的要求更高，但办公室工作的地位仍较低，在专业教师教授面前，不被看重，工作回报上又与其相差甚远，会产生自卑的心态，更会产生一种不公平分配的负面情绪，没有成熟的体系做支撑，对未来的不确定，让一部分行政类工作人员看不到希望，极大地削弱了其工作的积极性。

(五)办公室工作信息化水平较低。随着科技的不断进步，其应用的领域也越来越广泛，办公方式上的信息化依然是未来持续发展的趋势，为了顺应时代的改变，与时俱进，高校办公室都已配备了电脑，传真等科技硬件设备，但对于就业在办公室岗位上的人员，对于信息化的认知程度及水平参差不齐，更没有组织过系统性的相关技能培训，没有高级的管理系统协助，大部分工作人员仍然将这些高科技产品作为一种处理文档或打印的基本功能上，对资源的利用率过低，直接影响了各项事务的处理进度。

二、提高学院独立办公室管理效能的相应措施

通过对办公室管理上目前存在问题的分析，了解其影响因素，在新形势下，结合现实情况，对如何提升高校独立学院办公室管理能效提出几点改进措施。

(一)建立完善的工作制度，树立正确的管理观念。建设完善的管理制度，是管理工作的根本，想要加强办公室效能的制度建设，就要建立一定的管理责任划分体制，将每一项基础工作分配到人，避免“大锅饭”引起的互相推诿，工作态度散漫，不认真等负面情绪的产生；另一方面建设的制度必须具有可操作性强的特点，以便于建立后续的工作考核机制，引入奖罚体系，调动所有人员的工作积极性，更好地提高人员利用率。另外，在建设好管理制度的同时，兼顾工作职能的转变，为了适应新形势下的工作职能，可以在原有人事编制的基础上增加更贴合实际工作的细化协助岗位，例如教学助理，行政助理等，化被动为主动，让细化后的工作岗位担负起相应的服务工作。

(二)合理安排人员编制，减轻工作量。既然所面对的人数增大，工作量急剧上升，为了更好地解决这个问题，最简便的方式就是增加相应的人员编制，从一个人做一份工作，突然升级到一个人做三个人的工作，并将持续很长一段时间，这是不现实的，只有稀释人均工作量，恢复到一个人做一份工作才是长久之计，不仅可以合理规划工作时间，减少加班加点所带来的负面影响，另一方面可以使工作人员有一个更好的心态去认真对待工作，而不是为了快速完成工作任务而敷衍了事，事实也证明，专心致志的去做一件事要比匆匆忙忙完成多项任务来的更加稳妥。

(三)加强信息化管理，带动工作效率提升。如今网络体系已经非常完善，信息涵盖广泛，从获取，到处理，再到输出，可实现一体化操作，可以极大地缩短原始工作方式所使用的时间，因此在新形势下，独立学院办公室管理效能若能最大程度的结合信息化资源，将是一个巨大的飞跃。办公室工作人员通过熟练掌握各类办公软件的使用技能，对原始数据进行筛选，分析和处理，一方面实现少纸化办公，甚至实现无纸化办公；另一方面，在信息调取和使用上也更加方便，再利用网络共享，实现快捷的数据传输，一定程度上减少了繁重的工作环节，真正实现现代化办公；同时可以引进先进的数据管理系统，可以将基础信息全部录入保存到系统中，减少纸质档案在保存中的管理困难，使办公室的工作更加简便，高效。

(四)加强人员队伍素质建设，提升团队专业化水平。一个工作团队素质的水平，将直接影响到办公室工作职能所发挥出来的作用，想要提高新形势下高校独立学院办公室管理效能，最重要的是需要组建一个具有新观念，新思想，业务能力强的队伍，在加强队伍政治素养的同时，要培养其具有更高的使命感和工作归属感，强化工作责任感；另一方面，通过外部培训，不断提升其学习能力，讨论探索能力，管理能力，紧急处理事务的能力等。将不同岗位的人员输送到相对应的部门或专业领域，去参加更加具有针对性的培训，来培养一支可以互补的高素质工作人才队伍。

(五)营造舒适的工作环境，提升工作自豪感。对于学院总统筹来说，应该更加关注学院办公室的相关工作情况，自上而下，建立起一个和谐舒适的工作氛围，给员工创造一个具有归属感的工作环境，在分配相关任务的同时，积极关心办公室工作人员的身心健康，过问学习和生活上所面临的各种困难，帮助他们互相协调，攻克一个又一个的难题，安抚由工作繁杂而产生的浮躁心态，为其建立起自信心，并在适当的且政策允许的情况下，提升基础工作人员的工作报酬，降低其与其他专业教师之间的利益分配差异，同时丰富他们的业余生活，多组织促进团队融合和发展的活动，使其调节自身的工作疲惫感，然后以更好的精神状态去面对工作。

三、结语

通过本文的论述，可以看出，在新形势下的高校独立学院办公室管理效能上所面临的挑战不止眼前看到的一点，在面对挑战时，上下齐心协力才是克服困难的有效手段，对于校方来说，关注基层员工的工作生活，成为未来持续发展中不可忽视的一环，对于院方来说，要顶住上级所施加的压力，为基层员工撑起一片天，而不是在原有压力的基础上继续加重，帮助其减负才是首要考虑的问题，而对于基层办公室人员来说，努力调节自己的心态，释放工作压力，对上承接工作任务，努力上交完美答卷，对下，善于发现问题，收集数据，做好基本处理后上报，才是一个合格的工作态度，在认真过后得到的工作成果才会带来更大的满足感和自豪感。由此可见，在高校独立办公室管理效能上，不同层次的人员各司其职，善于思考，创新，才能在最大程度上提高其效能，为更好地建设高等院校，贡献自己的一份力量。