高校采购与招标内部控制管理体系分析研究*

王 晋

常州大学采购与招标管理办公室 江苏 常州

高校招标采购工作与普通的企业采购工作有所区别。这种区别尤其反映在工作流程上，普通企业采购工作流程比较单一，是周而复始的；而高校则是庞大、繁杂的经济活动主体。在高校的发展过程中，会出现大量的、各式各样的采购工作，以此作为高校教育工作顺利运行的物质保障。高校的招标采购工作有法律作为支撑，具有政策性强、专业度高、涉及内容广等特点。高校的采购工作内容具体如下：采购高校教育中需要用到的教学科研设备、行政工作设施设备、教材或其他书籍资料、后勤储备物资等日常货物；采购高校教育中的医疗类货物；除了实物类货物之外，高校采购还包含着一些看不见的采购内容，如维修、技术、后勤等服务类采购。高校的采购业务实属庞大、频率高、资金数额巨大，在采购流程中存在着大大小小的风险。

一、高校招标采购内部控制管理体系的含义

“内部控制”一词在概念上有着广泛性的意义，主要是指高校为了实现其自身战略性发展目标而在高校内部制定并实施的管控型计划、管控实施程序，以及管控办法。不仅是高校，“内部控制”也同样在其他行业之中适用，同时根据行业的特点而产生变化，形成与行业特点相符合的内部控制特点。就当下而言，内部控制根据国家监管部门进行了分类，一般包含单位内部大环境、项目风险评估、单位内部监管督查、信息整合沟通、控制活动等五个方面。由于高校招标采购工作具有独特特征，以时间、空间为维度进行具体的、科学的思考分析，使内部控制包含的各个要素之间能够处于均衡状态。

二、高校招标采购内部控制管理体系完善措施

目前来看，高校招标采购工作是比较规范有序的，内部控制管理体系也是趋于完善的，并且具有较强的有效性。但是，高校招标采购内部控制管理体系仍然存在着一些漏洞，这些不良因素看似影响微小，却容易引发“差之毫厘，谬以千里”的问题，需要引起高度重视，认真仔细地制定解决方法，深入推进高校招标采购内部控制达到最优化，以此作为高校开展各项基础工作的后盾。

1.建设良好的招标采购内部环境

现如今，我国大部分高校的招标采购工作都存在缺乏集中管理、责任分配不明确、遇到问题找不到第一责任人等问题。高校如果没有设立招标采购部门，就会产生管理上的问题。例如，高校内一般要设置不只一个招标采购办公室，以院系为单位，院系部门也可以对外招标采购，因此高校招标采购工作庞大繁杂、分支较多且相对独立，而且招标采购工作的责任和权利都不明确，容易造成工作人员逃避责任、滥用职权、以权谋私的问题。建设良好的高校内部环境是招标采购内部工作管理开展的前提条件，也是高校招标采购工作顺利完成的重要一环。因此建构相对独立、专业性强的招标采购部门是完善高校招标采购内部控制管理体系的良好路径。根据独立的招标采购部门的建构，按照工作类别分别建立不同类型的办公室，并且将责任划分清楚，落实到个人，由专业人员负责高校招标采购工作，从根源上使内部控制环境最优化。

2.建立科学高效的招标风险评估体系

追根溯源，内部控制的最终目的是为了降低和预防高校招标采购工作中的风险，解决工作过程中出现的一系列问题。所以招标风险评估体系在高校招标采购内部控制中占据着重要位置，招标风险评估体系是否科学高效甚至对高校招标采购工作起着决定性作用。但是，就目前而言，大部分高校招标采购内部控制缺失了风险评估体系，即使有，也形同虚设，并没有发挥实际性作用；而且前面提到招标采购工作涉及高校内部各个部门的协作，所以评标人员身份也鱼龙混杂，专业和不专业的都有，没有具体落实到某几个人，重点是对于一些外部风险因素，高校招标内部控制根本无法发挥其控制作用。所以，高校招标采购内部控制应该逐步完善风险评估工作，建立科学、高效的风险评估体系，安排专业的评估人员，这样才能最大限度发挥规避风险的作用。

3.健全高校招标采购内部监督管理机制

由于招标采购工作涉及教育资金的使用，教育资金如何用到实处、用出效率，上到国家，下到社会群众，高校招标采购工作都受到了广泛关注。高校招标采购更是由于其性质、工作内容独树一帜，而成了高校党风廉政建设的一个重要组成部分，受到了学校党支部的高度重视，校领导对高校招标采购工作往往会严格把控。高校教育资金是一个庞大的数目，是国家给高校划拨的保障学校教育顺利开展的物质保障，金额巨大。以前由于信息闭塞、网络不发达，很少听说贪污腐败事件，但是随着国家提出教育强国战略发展目标，教育越来越受到重视，在教育上投入的资金也越来越多，各种贪污腐败事件层出不穷，引起社会各界的关注和思考。因此，健全高校招标采购内部控制监督管理机制刻不容缓，是防范资金浪费的重要举措，并且必须把健全监督管理体系落到实处，才能发挥其应有的重要作用。监督管理机制必须确定专门的监督委员会，委员会由多个部门的人员组成，其中还应该包括学校普通教职工和学生代表，防范招标采购相关负责人组成利益共同体，以职务之便贪污挪用资金。招标采购管理机制对相关负责人员实施严格的管控监督，高校计财部门和纪检监察部门也应该发挥监督职能，根据具体招标采购项目成立相关情况追踪小组，以严谨、严格的态度参与到招标采购工作的每一个流程。同时，还应充分借助社会群众的力量，鼓励高校师生或者校外人员共同参与到招标采购工作的监督管理工作之中，增强高校招标采购工作的透明度以及公平性，营造良好的招标采购环境。

4.构建便捷程度高、公开透明的招标采购信息交流平台

网络信息技术使人们的沟通交流更加方便快捷。而高校招标采购信息也具有一定的开放性，因此高校招标采购信息沟通渠道也应该顺应新时代的发展，不断引进新的信息交流方式。快捷、高效的信息沟通渠道能够为高校招标采购工作锦上添花，省时省力，高校招标采购工作的开展也会变得更加顺利。高校应更新理念，借助现代化信息技术，积极建立快捷、高效的招标采购信息管理系统，并且聘请专业人员负责管理信息平台，随时关注平台信息，及时更新平台信息，对项目采购信息分门别类，使信息管理平台更加清晰明了。进而为相关工作人员随时做出项目调整提供决策依据，提高采购工作效率。除此之外，高校还应积极开拓招标采购信息渠道，以此吸引更多更好的供应商慕名而来，以高质量完成招标采购相关任务。

5.致力于打造招标采购控制环节

高校招标采购工作有具体的流程，应加强实施全程化控制活动。首先在招标采购工作的准备阶段，需要做好一系列前期工作；要制定投资活动的策略性论证，从而制定相应的审批制度，做好情况预设，从而达到事前控制的目的，使规避风险先行，在项目还没开始之前就做好了各项准备，将隐性风险扼杀在摇篮之中，确保招标采购工作的开展做到万无一失。在招标采购工作的实施阶段，要按照事先的工作预案开展工作，选取科学合理的科学手段，采取适当的招标采购工作方式，制定科学的评价审判策略。在招标采购项目的评价审定过程中，还要遵循一系列原则，例如公平公正公开原则、科学性原则等；由于招标采购项目还需要一定的经济效益，所以还要遵循择优原则。采购工作可以是在特定地点完成，采购方式可以少量采购或批量采购。至于招标采购工作过程中的人员安排以及物力资源的运用应该做到科学性和高效性。最后，高校招标采购工作的完成还具有延缓性，要注重后期收尾工作和定期回访工作，同时事后评价也值得关注，所以还要构建回访总结及评价机制，避免片面评价，切记要避免只关注前期的评价审定，评审不能涵盖项目的全部过程。除此之外，终结性评价也不是决定高校招标采购工作的唯一参考要素，还要注重形成性评价。后期实施过程中出现的问题也要积极解决，通过建立高校招标采购工作的反馈机制还能给工作质量起到反向促进作用，相关人员在项目过程中会更加认真、严谨，力争做到最好。当然对于质量问题、售后服务态度不好，或是信誉不良等问题的供应商应当进行观察、或是除名、警告永不合作，严格把控确保招标采购的各个环节。

6.规范资金结算方式

高校教育资金数额巨大，用于高校招标采购中的资金存在划分不明确的现象，资金流水记录也不是特别规范。高校招标采购项目完成之后就面临付款问题，这也是双方较为关注的问题。付款时需要出示众多佐证材料，同时为了防止出现虚假的佐证材料，要对这样一些佐证材料进行审验，如采购的申请书、中标通知书、签订的合同原件，确保这些资料的真实性。除此之外，还要对采购工作中取得的发票、结算凭证、服务确认单、验收成果单等相关凭证进行审核，确保凭证的真实性、系统完整性、合法合理性和规范性。在付款授权过程中，还必须要严格执行审批制度，以付款批准单和上述佐证材料作为依据支付项目款。

7.规范采购计划、控制预算

虽然资金金额较大，但也要遵循节约原则来开展高校招标采购工作。因此事先制定合理的预算非常关键，一开始就要明确项目预算，建立科学合理的预算标准，使商品采购反映在学校综合预算管理体系之中，力争做到花最少的钱做最高效的事。高校后勤部门也要充分发挥其作用，对学校设施设备以及教学资源，或者其他物品进行清点，对学校的各项实物财产编号，加强对学校各类物品的管理，分门别类后形成相应的数据存档，要对学校财务情况清晰明确。对于学校设施设备的使用状况也应该进行综合评估，切忌浪费学校资源，如果确实已经无法使用、急需更新，要参考学校的年度预算，对采购事宜作做相关安排，审批通过之后才能开展采购工作。预算并不等于实际，由于现实往往与计划有所出入，所以在执行过程中，高校招标采购内部控制管理体系还要起到调控的作用，要分析现实与预设之间产生的差异，对于预算之外的采购不能盲目开展，如果在预算已经超支的情况之下又遇上了急需要采购的物资，那么这种情况需要一层一层请示上级领导，根据事情的轻重缓急逐级上报审批，待集体讨论商榷之后再做决策。

高校招标采购部门承担的工作是为高校获取最优化资源同时也是高校教育事业不断深入发展的重要支撑，高校招标采购工作是高校内部控制建设的重要内容。要想发挥高校招标采购工作的作用，重点就在于构建完善的高校采购与招标内部控制管理体系，以此作为规避风险的保障措施，使高校招标采购工作能够更加规范合理。通过构建高校招标采购内部控制管理体系，让高校招标采购工作从多个方面展现实效性。只有不断完善高校采购内部控制管理机制，才能夯实高校未来发展的基础。