农业科研单位加强财务信息化建设探讨

陈 欣

（中国农业科学院农业资源与农业区划研究所，北京 100081）

1 农业科研单位财务信息化建设的背景和现状

农业是我国的基础支柱产业，农业科研单位担负着科技创新、乡村振兴的重任。近些年来，随着国家加大对“三农”问题的重视，财政对农业科研单位的科研经费资金投入也在逐年增加，随之而来每年的各类审计和监督检查等力度也在加大。如何保证科研经费能够被合理规范地使用，使其发挥最大的资金效益，同时通过内部控制规避科研经费使用中的风险；如何提高科研人员的报销体验，把科研人员从繁琐的报销流程中解放出来，使其能潜心于农业科技创新工作，是每个农业科研单位面临的重要问题。此外随着政府会计制度改革的逐步深化，预算绩效评价的全面开展，成本核算基本指引等制度的陆续出台，对农业科研单位的传统财务管理方式产生了巨大的冲击。财务人员不能把工作思维仍局限于单一的审核原始发票、制单、记账、结账这些简单机械而重复的工作，必须转变思想积极应对，尽快完成从重核算到重管理的转变。

以政府会计准则制度实施为契机，农业科研单位近几年都在努力探索如何充分利用信息化手段，重新构建财务处理的内部流程，以“业财融合”为理念，推动经济业务与会计管理的深度融合发展，推进业务信息系统与会计信息系统的有效对接[1]，深化开发内部科研、财务部门和项目负责人共享的一体化财务管理信息系统。通过财务管理信息系统来对财务活动进行事前、事中、事后的动态控制，提升单位的财务管理水平和风险管控能力。通过整合财务活动中所有的信息资源来提高财务管理效率，为单位财务管理决策提供依据。

目前大部分农业科研单位都初步建立了自己的财务管理信息系统，实现了与会计核算信息系统的有效衔接，具备了预算管理、网上审批、信息公开、报表查询等常用功能,有效地提升了财务工作效率和工作质量。

2 农业科研单位财务信息化建设存在的问题

2.1 财务信息化建设缺少全局性目标

农业科研单位在进行信息化建设上缺少实用性、指导性强的实施方案。如果在系统正式开发前没有做好顶层设计，开发目的只是为了解决眼前迫切的一些问题，比如实现网上报销、自动制单等最基础的功能，那么在后期很容易陷入碎片化开发的误区。每次出现新的需求新的问题，就靠打补丁来解决，造成反复开发、资源浪费[2]。在系统设计上一是存在重支出、轻收入的问题。有的单位的信息系统就是经费的报销管理系统，只能满足科研人员支出和查账的需要，没有把收入纳入信息系统管理，不能全面反映单位的收支状况。二是存在重事前事中控制，轻事后分析的问题。系统使用过程中会收集到大量的业务数据，这些业务数据中蕴含了哪些信息价值，如何通过对数据的分析找到经费管理中的风险点；如何与后续成本核算、绩效评价等工作相衔接，提高资金的使用效益；通过信息系统能够为科研人员、管理部门、单位领导、纪检监察人员等展现什么样的报表数据，以满足不同层级人员的需求，满足领导决策的需要。这些问题还需要进一步探索解决。

2.2 与其他系统间互联互通不强

从整个单位层面来看，跨部门间数据共享性较差。农业科研单位一般还自建有科研管理、合同管理、人事管理等多个系统。各个系统通常是由分管部门在不同时期通过不同的软件开发商开发，在建设上缺乏统筹考虑，一些共用的信息（如人员信息、科研项目信息等）在各系统中的编码规则、数据结构都不一致，导致数据无法直接传递，需要在各系统重复录入，造成效率低下。从财务层面来看，与财务日常工作相关的还有预决算系统、国库集中支付系统、资产管理系统、政府采购系统等，由于各系统之间的兼容性问题，不同系统之间的业务流程不能有效连接，业务数据不能直接利用。财务外部与银行之间的银企互联等并没有完全实现。

2.3 科研经费财务管理智能化欠缺

科研经费的财务管理均有固定的报销制度及报销标准，比如差旅费、专家咨询费、会议费、培训费、出国费、公务接待费等。各类报销标准也比较复杂，以差旅费中的住宿费标准为例，不仅全国各个城市地区的标准都不同，淡旺季的标准也不一样。针对科研经费的各类检查，是否存在超标准报销每次都是检查的重点内容之一。目前大部分信息系统尚未实现对超标准的自动判断，是否超标准完全依赖于人工审核。在系统使用过程中经常会出现单据已经层层审批到制单环节，会计人员发现报销超标准，退回经办人修改再重新走审批流程的情况，造成单据流转时间过长，也增加了与经办人沟通的时间成本。同时人为判断报销标准需要经常查阅相关制度和资料，极大地增加了会计人员的工作量，也难以保证准确性，降低了整体工作效率,不利于制度与标准的严格执行。

会计人员日常工作中对原始发票的审核主要集中在查验发票的真伪、发票抬头和税号是否正确、电子发票是否重复报销等。目前大部分工作也仍依赖于人工处理，占用了会计人员的大量时间和精力。

2.4 缺少专业的技术人员

农业科研单位普通没有设置专门的信息中心，各部门开发的系统通常由各部门自己负责维护。财务管理信息系统服务器的运行维护、数据备份、网络信息安全、防病毒等一系列软硬件问题一般都是由财务部门直接负责。大部分农业科研单位的财务人员并不具备此方面的专业能力[3]。而财务管理信息系统又存储了大量重要的数据信息，上面所列事项一旦出现问题造成数据丢失或泄漏，后果不可预计。

3 农业科研单位财务信息化建设的改进措施

3.1 强化顶层设计，有整体规划的目标

农业科研单位应站在全局的角度构建科学的财务信息化建设方案，以弥补信息化建设顶层设计的不足。一是以业财的充分融合为理念，结合落实本单位内部控制的要求，按照全业务、标准化、流程化、智能化的设计原则，认真梳理重塑各项业务与财务流程，打造业财对接、标准统一、业务处理智能的一体化信息系统，实现信息化建设的整体目标。二是重视数据价值，推进财务分析建设。财务管理系统不能只做数据的收集者，还要充分挖掘数据的内在价值，做数据的分析者，充分发挥财务管理和监督的作用。通过财务分析实现实时监测和预警，提高单位应对风险的能力。同时充分调研各层级人员对不同类别数据查询的需求，联合开发公司设计多种类的分析指标和报表，满足各层级需要，为单位整体决策服务。

3.2 推进数据共享，实现各系统间的信息融合

一是对于单位内部自己设计开发的系统在建设上尽量做到数据整合，共用信息要做到编码标准化、数据结构统一化，从而实现信息在各个系统之间的稳定流畅传递。二是对于单位外部系统要尝试通过技术手段打通各系统间的壁垒，通过开放的标准接口代码来进行改造对接，解放信息孤岛，打造开放式的信息网络，实现资金流、业务流以及信息流在各系统之间的有效共享[4]。

3.3 借助信息化，推进科研经费管理的智能化建设

一是在财务管理信息系统的应用设计上要考虑结合科研经费的管理办法，将各类费用的报销标准（含差旅、因公出国等补助标准）直接嵌入到系统。经办人提交报销单据时通过系统自动判断报销标准，超标准的单据系统自动提示不能提交或是要补充相关说明材料；差旅、出国等补助可以根据天数和地区由系统自动计算；人工仅用于制单前辅助进行判断。二是将新技术应用于系统,比如OCR自动识别技术，报销人在系统填单扫描上传发票等报销单据时通过OCR自动识别提取到票据上如往来单位、货物或服务名称、金额等关键信息到报销单据中，实现智能化预填单，自动判断发票抬头是否正确、是否重复报销等[5]。尽量避免人工核票验票，提高审核效率和准确性。通过信息系统的专业化、标准化、流程化达到财务工作的自动化和智能化。

3.4 优化资源配置，为系统的持续良好运行提供保障

财务信息化建设涉及面广，涵盖系统建设、运行维护、安全防护、队伍建设等多个方面。农业科研单位应提高对财务信息化的重视，从人力和物力两方面做好财务信息化建设的支持。一是要加强学习和培训。通过定期组织对单位财务人员和财务助理进行财务知识和计算机应用能力方面的培训，培养部分既懂财务业务又懂信息技术的复合型人才，提高系统使用效能。二是要对系统建设与维护提供稳定的经费支持，用于系统建设使用过程中信息化软硬件的必要更新和升级，增强网络安全环境保护，保障信息系统能够安全、稳定地运行。

4 结语

财务信息化建设是农业科研单位提升财务管理水平的必由之路。农业科研单位提高财务工作效率、提升财务数据质量、落实内部控制、解决科研经费管理中存在的难题都要依靠财务信息化建设。面对政府会计改革、科研经费管理改革完善的新形势新要求，农业科研单位应持续推进财务信息化建设，不断提高单位的财务管理水平。