关于提升企业办公室行政管理人员综合能力的途径

◎肖奇萍

一、前言

办公室行政管理工作，是一项综合性、系统性、复杂性的工作，需要从业人员具备行政管理能力、财务能力、协作能力、沟通能力等。因此，办公室行政管理工作对从业人员的综合能力要求比较高。要做好办公室行政管理工作，必须要保证办公室行政管理人员的综合能力。当前，办公室行政管理人员的工作素质和工作能力参差不齐，复合型的管理人才急缺，这将不利于办公室行政管理工作的开展与落实，为此，单位必须要持续提高对办公室行政管理人员的管理与培养力度，为办公室行政管理人员提供更加系统、完善的培养机制。此外，办公室行政管理人员也要在实际工作中，利用各种机会、方法持续提高自身的综合能力，这样才能够更好地胜任办公室行政管理工作。

二、探讨办公室行政管理工作的作用及重要性

办公室行政管理工作在单位内部属于“参谋”角色，能够更好地辅助单位开展各项日常工作，帮助单位管理与开发人力资源。此外，办公室行政管理工作还能够将单位与各部门职工联系在一起、团结在一起，共同为了单位的发展而努力。因此，做好办公室行政管理工作是单位实现优化发展的必然选择。

1.办公室行政管理具有“参谋”作用。

办公室行政管理工作是一项综合性的工作，需要办公室行政管理人员在日常工作中处理好单位内部的各方关系、维护好单位内部的各方利益，在一定意义上起到了“参谋”的作用。如，办公室行政管理工作中，办公室行政管理人员需要将上级的指示、命令，准确、及时地传达给单位内部的各岗位职工，并且要保证各岗位职工能够真正领会上级指示、命令。这就需要办公室行政管理人员在接到上级指示、命令时，要立刻对下一步工作做好具体的规划，找到工作方法，并在此过程中，对基层职工的实际需求和实际情况进行深入了解，并将单位的政策和制度传达给各部门和现场工作人员，并在工作中收集反馈意见，帮助单位管理层了解各岗位工作人员的认识动向。

2.可以提高单位的凝聚力和战斗力。

单位想要实现持续健康的发展，必须要保证内部的凝聚力和战斗力，这样才能够保证各岗位职工的精神面貌和工作能力，而做好办公室行政管理工作，则可以更好地帮助单位实现这一目的。通过落实办公室行政管理工作，能够将单位与下属各部门职工紧密的团结在一起，并通过桥梁纽带作用，既可以辅助单位更好地履行管理职能、了解职工动态，又能够帮助各岗位职工领会单位决策、政策等，有助于单位团结一心共发展。如，办公室行政管理工作中，会定期为本单位各部门各岗位职工提供系统性的内部培训，还会组织本单位职工与外部单位开展多样性的文化交流活动。在这个过程中，既能够提高各岗位职工的工作能力，又能够在与外部单位的文化交流活动中增强职工的集体荣誉感和使命感，从而提高单位的凝聚力和战斗力，进而更好地保证各岗位工作的顺利开展、科学落实。

3.可以更好地开发人力资源。

人力资源是单位的宝贵财富，单位内部任何一项工作的开展与落实，无不需要发挥和体现人的能动性及价值，而为了更好地调动各岗位职工的工作积极性，充分挖掘各岗位职工的才华与价值，单位必须要重视并做好人力资源开发。办公室行政管理工作中，通过实施各种管理方法、激励措施等，既能够更好地组织各岗位职工开展工作，又能够保证各岗位职工在工作中的态度、斗志，从而帮助单位更好地开发并利用人力资源，实现各岗位工作效率的提高、工作质量的提升。

三、浅谈办公室行政管理人员

1.办公室行政管理人员的基本条件。

办公室行政管理人员必须要满足一些基本工作要求和工作条件，对学历、工作资历、外语水平、计算机水平等都有一定的要求。首先，办公室行政管理人员的文化水平和文字功底必须要过关，因为在日常工作中，经常需要协助单位领导拟定规章制制度、工作章程、会议报告等，要做到用通俗易懂的语言把事情交代明了。其次，通常来说办公室行政管理人员必须要具备职业从业资格，要做到持证上岗，这样才能够更好地保障办公室行政管理人员的职业素养和职业胜任能力。最后，在一些单位中，对办公室行政管理人员在外语水平上可能还有一定的要求，因为日常工作中可能会接触到外文资料文件等与外语相关的工作内容。总结一点，办公室行政管理人员必须要具备较强的综合素质能力，这是其做好本职工作的基本要求与根本保障。

2.办公室行政管理人员的基本职责。

办公室行政管理工作的综合性质高，这决定了办公室行政管理人员在日常工作中需要处理的工作事务、工作内容繁杂。通常来说，一名办公室行政管理人员的基本职责主要有以下几个方面：第一，办公室行政管理人员需要负责单位安全有关的工作。办公室行政管理人员需要在日常工作中对单位内部的消防设施进行安全管理，包括消防设施、急救器材等的安全检查和维护；第二，办公室行政管理人员需要负责单位行政管理方面的制度制定和完善。办公室行政管理人员需要在部门领导及单位领导的监督与要求下，根据单位各部门的工作情况、动态等，制定针对性的行政方面的措施或制度，以便办公室行政管理工作的科学落实，协助单位更好地监督与管理各部门工作；第三，办公室行政管理人员需要负责单位人员管理方面的内容。办公室行政管理人员需要负责单位的人力资源管理、组织职工培训活动等相关人员管理方面的内容，帮助单位组织和管理好内部职工，使各部门职工都能够在工作岗位上保持较高的工作热情和工作能力；第四，办公室行政管理人员需要负责单位内部的其他事务。其他事务中包括单位领导交办的各项工作，以及日常单位发展中的琐碎事务等。由此可见，办公室行政管理工作对从业人员的综合能力要求是非常高的，需要办公室行政管理人员既要具备较强的组织能力、沟通能力、协调能力，又需要办公室行政管理人员掌握一些工作技巧、管理艺术等。因此，想要做好办公室行政管理工作，成为一名优秀的办公室行政管理人员，绝非一件易事，需要一朝一夕的经验累积，需要勤勤恳恳的工作。

四、办公室行政管理人员综合能力建设上存在的问题

为做好办公室行政管理工作，必须要保证办公室行政管理人员的综合能力，但真正专业素养高、工作能力强的办公室行政管理人才却少之又少。这就要求单位既要注重并加强对办公室行政管理人员的管理与培养，还需要办公室行政管理人员自身不断的学习和努力。当前，部分单位并未建立完备的办公室行政管理人员管培机制，再加之工作制度不健全等因素，从长远来看，不利于办公室行政管理队伍的持续发展。

1.办公室行政管理人员的培养机制不完备。

为更好地帮助办公室行政管理人员持续提高综合能力，单位必须要建立完备的培养机制，基于事业单位管理体制的局限性，很多单位并未做到这一点。首先，单位应该根据内外部环境变化及办公室行政管理工作要求，制定完备的内部培训计划和考核机制，但在很多单位中，仍然存在培训工作贯彻不到位、培训流程形式化等。还有部分单位的培训内容不够先进和科学，没有做到与时俱进，从而降低了办公室行政管理培训的针对性和有效性，不利于办公室行政管理人员的成长与进步。其次，部分单位针对办公室行政管理人员的激励制度不完善，往往激励手段比较单一，或者是激励没有针对性，并未站在办公室行政管理人员的角度来制定激励办法，导致激励作用并不明显，降低了办公室行政管理人员的工作积极性和工作满意度。

2.办公室行政管理人员的职业道德水平参差不齐。

对办公室行政管理人员综合能力的判定中，职业道德水平是非常重要的一项判定条件，也是一名办公室行政管理人员在工作中应该具备的基本能力，但显然在一些单位中，各个办公室行政管理人员间的职业道德水平是参差不齐的。一方面，部分单位在对办公室行政管理人员进行培训和考核时，往往忽视了对其职业道德培训与考核的重要性，无论是在培训过程中，还是在考核过程中，很少会涉及价值观、职业教育方面的内容。另一方面，在办公室行政管理工作中，部分从业人员因为各种原因，容易在工作中迷失自我，对自身的工作要求变得越来越低，导致自身没有始终坚持职业道德规范与要求，逐渐在工作上出现了思想松懈，而思想上的松懈直接导致工作热情的减退，造成工作失误失责，工作效率低下。因此，想要持续提高办公室行政管理人员的综合能力，加强对从业人员的职业规划和职业教育尤为重要。

3.办公室行政管理人员专业知识水平不足。

目前一些办公室行政管理人员的专业知识水平并不高，出现这种情况主要有以下两点原因：第一，现阶段，针对办公室行政管理人员的继续教育并不完善，大多流于形式，但随着行政管理领域的不断发展，行政管理工作范围不断扩大、工作要求不断提高，工作中运用到的技术、方法等也越来越多，这需要办公室行政管理人员掌握更多的知识和方法，如果继续教育不到位，办公室行政管理人员很难在知识储备和掌握上更进一步，将不利于单位开展办公室行政管理工作并保证办公室行政管理工作质量。第二，在单位中，办公室行政管理人员作为“管家”，虽然职能级别并不高，但在单位内部有一定的话语权和工作行使权，这就使得很多办公室行政管理人员在工作中逐渐养成了一些不好的工作习惯和工作作风，容易满足于现状，不求上进，对快速变化和发展的办公室行政管理工作缺乏敏感度，这会导致自身在工作中能力水平停滞不前，不仅不利于做好办公室行政管理工作，还不利于自身的长足发展。

4.办公室行政管理工作制度不完善。

建立完备的办公室行政管理制度，不仅能够保证工作的客观贯彻与落实，还能够提高办公室行政管理人员的综合能力。为了更好地掌握办公室行政管理人员的工作情况以及方便对其进行管理，单位必须要建立完备的办公室行政管理评价体系。首先，单位在实施办公室行政管理工作前，必须要建立统一的规章机制和工作流程，这样能够帮助办公室行政管理人员明确工作责任和工作计划，但在一些单位的办公室行政管理工作中，工作开展的比较混乱，没有制度可依。其次，单位内部沟通机制不完备。为做好办公室行政管理工作以及持续提高办公室行政管理人员的综合能力，单位需要保证内部沟通机制的通畅性，但在一些单位中，各个部门之间长期独立，信息不共享，不利于各部门之间的沟通，不利于单位共同目标的完成。最后，办公室行政管理人员的监督机制不完善，缺少对办公室行政管理人员的有效监督，不利于及时发现工作中的一些不足和问题，对办公室行政管理人员的能力缺陷发现不及时。

五、提升办公室行政管理人员综合能力的途径

1.建立完备的培养机制。

为保证办公室行政管理人员的综合能力，单位必须要构建完备的培养机制，加强对其进行有效的管理与培养。首先，要建立完备的办公室行政管理培训机制，这是持续提高办公室行政管理人员综合能力的根本途径。一方面，单位要根据内外部环境变化，以及办公室行政管理工作需要等，制定系统性、针对性的培训方案，并且要保证培训工作能够严格按照单位规定落实下去。另一方面，要保证办公室行政管理培训的多样性。要求单位在对办公室行政管理人员进行培训时，既要包括基本知识、基本技能、基本礼仪方面的内容，又要包括价值观和职业道德方面的内容，这样才能够切实提高办公室行政管理人员的综合能力。如，单位可以通过内外结合的方式对办公室行政管理人员进行培训，定期组织办公室行政管理人员参加内部培训，并在条件允许的情况下，组织办公室行政管理人员外出交流、深造等。其次，单位要建立完备的办公室行政管理激励机制，要重视激励作用，并充分发挥激励作用来调动办公室行政管理人员的工作积极性，提高办公室行政管理人员的工作满意度。一方面，单位要做好激励创新，做到用不同的激励措施来激励办公室行政管理人员。另一方面，在激励工作中，要体现以人为本的管理原则，要学会站在办公室行政管理人员的角度来思考并制定激励措施。

2.建立完备的职业胜任能力评价体系。

对办公室行政管理人员开展职业胜任能力评价工作，是有效提高办公室行政管理人员综合能力的重要方法。通过评价反馈，能够及时发现办公室行政管理人员在职业发展中存在的困惑和问题，这样办公室行政管理人员对自身的工作也会有更加客观的认识和判断，能够及时弥补自身的不足。因此，单位要建立评价体系，并积极构建智能测评体系。利用信息化技术搭建智能测评平台，帮助单位更好地掌握办公室行政管理人员的情况。此外，单位在开展办公室行政管理人员职业胜任能力评价工作前，一定要做好调查分析，并在此基础上制定系统详细的评价工作程序和规范制度。

3.建立完备的办公室行政管理制度。

首先，想要持续提高办公室行政管理人员的综合能力，必须要对其工作状态、工作能力等有一个充分的了解，这就需要单位建立完备的监督机制，并保证监督工作的独立性与执行力，以便及时了解办公室行政管理人员的工作情况，以及及时发现其在工作中存在的不足。其次，单位要持续优化内部沟通机制，实现各个部门之间的沟通与协作，这样既有利于办公室行政管理人员开展工作，又有利于单位内部其他部门更好地了解办公室行政管理工作，能够给与办公室行政管理人员开展工作更多的支持和帮助。其次，单位在实施办公室行政管理工作前，需要制定完备的工作规章制度与科学的工作流程，并要求办公室行政管理人员严格按照既定规章制度与工作流程来开展办公室行政管理工作，以便保证办公室行政管理工作的科学性与规范性。最后，在信息化时代下，单位要注重办公室行政管理工作的信息化建设，包括软件配套与硬件配套上的建设，以及持续提高办公室行政管理人员的信息化思维和信息化运用能力，这也将有利于持续提高办公室行政管理人员的综合能力，为其做好办公室行政管理工作打好基础。

结语：文章主要研究了办公室行政管理人员综合能力建设上存在的问题，并在此基础上提出了几点解决方法，希望能够对单位落实好办公室行政管理人员综合能力培养有一些启发和帮助。