加强内部审计 开展内部控制

◎孟春艳

企业内部控制评价实质上就是检查和评价企业用于确保生产经营目标得以实现的流程、规章制度的合理性以及流程、制度实际遵循的程度，为改进内部控制提供有价值的建议。内部审计通过评价企业内部控制的效果和效率，促进企业内部控制不断完善，帮助企业实现保值增值目标。

湘钢内部审计将本企业物资采购流程、制度作为重点长期关注，坚持定期对采购环节各关键控制点内部控制制度的健全性、有效性进行测试评价，并针对查找的控制弱点、盲点提出管理建议，促进采购环节管理水平不断提高。

一、物资采购环节关键控制点

物资采购流程关键控制点主要包括：采购计划与采购申滑的审批；组织机构设置、人员岗位责任分工和业务授权审批；物资采购招标、采购合同的签订、到货验收、应付款的确认及付款审批等。

（一）申报计划依据的充分、适当性控制

生产部门及使用单位根据生产计划、检修计划及采购周期准确申报计划量，防止使用单位在成本考核指标宽松时多报考核指标紧张时少报或不报；采购部计划室根据库存量、在途量及全公司平衡库存后进行认真审核审批，正确确定采购量，同时在申报计划过程中，重点关注物料增、补编码和紧急采购、独家采购计划申报、审批。要求物料增、补编码严格执行《物料"增补编码"审核管理办法》，特别是对现有设备进行改造更新的新设备、备品备件、材料（替换原有物料）的增补编码申请，由采购部初审，报市场部的技术标准委员会审查。要求紧急采购申请必须经公司领导批示或公司专题会议纪要（公司领导主持的会议）明确，要求独家采购申请必须是设备、生产使用有特殊要求或无图非标准备件及专利技术产品，并经相关职能部门审核后进独家采购目录，目录外的独家采购是否经过公司主管领导审批。采购计划量要确保既不影响生产，又能保证合理库存。

（二）不相容职务相互分离控制

1.请购与审批。采购计划申请由各二级使用单位提出，采购部计划室负责审批。

2.询价与确定供应商。公司由市场部负责询价，每年组织设备管理部、监察审计部、管理创新部、采购部、能源环保部、安全管理部对合格供应商进行评审，确定合格供应商名册，采购部根据公司合格供应商名册进行选择，且采购金额在5万元以上都经过招标中心进行招投标后，从中标单位采购，100万元以上须经公司，总经理批准

3.采购合同的订立与审订。采购金额在5万元以下的由采购部组织招议标后经部门主管审批，采购人员依据中标结果与供应商签订合同，线外采购由监察审计部对合同的价格、真实性及合规性进行审核、监督。

4.采购实施、验收与相关会计记录。采购部实施采购业务，财务部负责制定采购资金预算和使用规范，质检部门负责对品种、规格、质量进行检验，出具检验计量报告，仓库保管人员负责根据采购订单、合同、检验报告单、发票进行入库，财务部采购业务会计室负责对采购物料的成本记录、验收商品的历史成本信息等采购经济活动进行管理和会计核算。

5.付款审批与付款执行。付款流程先由采购人员填制供应商到期应付款申请单，采购部门主管进行审核，财务主管审批，出纳进行付款，结算会计根据采购订单、合同、发票、检验单、入库单进行核对记账，稽核会计不定期进行核查。100万元以上的采购业务、预付账款和订金必须经公司总会计师审批

（三）计划审批和授权控制

对计划审批权限实行分级管理，逐级授权，并建立专人复核制度。使用单位提交物资采购计划前，经过申报单位主管审核批准后才能从计划中申请，采购部计划室经过专门审核人认真审核后，汇总平衡确定请购计划，系统内生成请购单，对专业性较强的采购由公司技术标准委员会审批紧急采购和独家采购必须经过公司主管经理审批。

（四）组织招（议）标过程的控制

监控防范投标商恶意围标、串标。公司招（议）标由管理创新部招标中心组织，邀请的投标商必须在合格供应商名册内（否则，报公司主管经理批准），其经营范围、能力符合本次招标要求，投标商有良好的商业信誉。参与评标的投标商应在同等档次，且至少有3家以上。评标人员在招标前从专家信息库随机抽取，其人数应占评标小组2/3以上。对中标采购合同的履行情况监察审计部进行抽查跟踪检查，发现异常及时反查评标过程。

（五）合同签订过程中的内部控制

采购人员签订合同要依据中标通知书或议标结果通知书进行，且经相关部门和主管领导审核、批准。合同由法定代表人或由其授权委托的代理人签订。由委托代理人签订的合同，必须有"法定代表人授权委托"，严禁在没有取得委托授权的情况下对外签订合同，以保证合同的主体合规。

合同的内容、金额应与中标通知书一致，并经公司法律顾问室审核，保证合同内容、要素齐全，合法合规。合同必须实行统一编号，合同资料应当在合同履行完毕后30日内系统整理装订归档。

（六）订单执行率控制

主要是跟踪材料、备件按期到货率。要求材料到货率不低于90%，备件到货率不低于72%。主要由公司管理创新部进行日常控制。

（七）到厂物资数量和质量检验控制

原燃料由产销系统自动接收，要求原燃料均衡到达，控制标准为：大类库存量超合理库存上限，且五日均衡到达系统超出1.2大类库存低于合理库存下限，且五日均衡到达系数低于0.8均不予接收；原燃料质量判定时限为全部检验结果录入后--个工作日做判定，其标准为：炼焦煤灰分大于12.5%、喷吹煤灰分大于14.5%、外购焦灰分大于14.5%、精品矿品位低于60%均为异常，须进行分析并重新检测，或通过质量仲裁进行扣款。材料备件要求检验员依据采购合同约定和技术协议，对送货清单、产品质量合格证、装箱单（磅单）等资料及数量的一致性进行验证无误后，对物料外观品质、品牌进行确认。

（八）货款结算与支付控制

原燃料采购除重点、战略供应商在货到验收后付款外，其他供应商原则上在取得发票入账后一个月安排付款，不得支付预付款。国内原燃料预付款发票核销期不超过45天（核销期录入预付款发票到核销预付款发票之间的期限）。100万元以下的设备采购合同，不支付预付款；100万元以上的设备采购合同，预付款不得超过合同总额的20%-30%，设备到厂验收合格后支付到合同总额的60%，设备到厂安装合格，取得供方开出的发票并入账后安排付款，最多付合同总额的90%，余额10%为质量保证金，保质期满后安排支付，特殊情况需经主管副总经理和总会计师双签字后方可支付。对外支出检修费、劳务费，原则上滞后1个月。

二、对公司采购环节内部控制存在的问题

内部审计人员针对以上采购环节中主要关键控制点的规章制度及执行情况进行一系列查阅、评审，采用调查问卷法、流程图法、穿行测试法等方法，从物流、信息流、资金流三条主线，了解其在实际运行阶段是否得到有效执行。通过对采购环节内部控制制度进行符合性测试和实质性测试后，对采购内部控制运行情况评价

（一）从内部控制制度设计来看，采购环节内部控制制度比较健全

采购环节内部控制制度包括物资需求计划预算管理制度、招（议）标管理制度、供方管理实施细则，供应商、经销商和工程施工单位实行黑名单制度的暂行规定等20多个。从本次审计对内部控制制度调查结果来看，仅有少数疏漏需进一步完善，如：对系统外物资采购计划申报资料如何管理，紧急采购、独家采购纸质报告等资料的整理和保管没有做具体规定；合同文本中没有对供应商不按期交货所造成的损失进行责任追究制度；个别文件制度条款的不具可操作性，没有及时更新。

（二）企业内部控制还存在着管理不到位的情况

从内部控制制度执行情况来看，大部分内部控制制度执行得较好，特别是关键控制点上，大部分人员均能按照规章制度执行，做到了流程唯一、责任唯一工作认真负责，不相容的职务均实行了分离，公司正常采购流程是建立在信息平台上的在线管理模式，系统内的日常监控由公司管理创新部负责，且监控比较到位每月根据发现的问题对责任单位进行考核；内部审计定期与不定期地对物资采购管理流程、合格供方评审、物资库存以及超储积压物资等进行了离线审计。从内部审计对采购流程内部控制进行的符合性测试和实质性测试结果来看，公司内部控制制度执行上还存在管理不到位的情况，主要在如下几点：

1.物资订购数量有时控制不严。特别是在主体设备技术改造生产工艺调整机构人员变动、检修计划变更及对设备备件进行国产化期间，物资采购计划预见性不强，未及时调整采购计划，导致计划量不精确，造成部分物资库存积压。

2.物资管理部门为了完成库存控制指标，个别人员把已到货验收物资，人为控制在系统内不做入库（尤其是在交货期延迟的条件下），等使用单位领用时采取一进一出"的方式作弊。

3.非正常采购，未按规定履行相关手续。部分非正常采购（系统外进行的），都要求经相关部门和领导审批，计划的申报、审批及招（议）标、合同的签订、物资验收入库等均有明确管理规定的情况下，有关人员执行制度的意识不强，存在执行不到位问题，内部控制制度执行力须要进。-。步加强。比如有的未按流程规定履行审批程序，没有按文件规定及时办理相关手续，导致紧急采购的物资早已使用，但相关计划、入库、出库手续没有按文件规定的时限内补办手续。

4.不按合同规定交货。部分采购合同的交货期没有履行，特别是备品备件。供应商不按合同约定的交货期限交货，直接影响到生产的连续性，一是存在"断料停工"的风险；二是导致库存积压占用了资金；三是采购周期延长，导致使用单位提前申报计划等恶性循环。

三、企业采购内部控制的对策措施

（一）加强计划的预见性，进一步提高计划的控制力度

要树立全局观念，增加部门及相关人员之间的沟通，充分利用价值分析工具进行功能分析，按照"流程唯一，责任唯一"的原则，努力提高流程运行效率。加强对各个环节及工作流程的细化管理，把细节做绝，保证采购流程规范、有序地形成良性的闭环管理，确保使用单位所报物资计划的准确性

（二）加强企业内部审计、提高企业内部控制水平

在执行采购流程过程中，要不断强化关键流程中责任人内部控制意识和控制职能，构建一个持续改进、不断完善、控制有效、相互激励、相互制约、相互监督、相互竞争的管理控制环境，发扬"不畏艰难，自强不息，不断创新，争创一流"的精神，为完善内部控制制度、提升管理水平创造条件。

（三）牢固树立的责任意识

树立危机意识，培养全体员工爱厂爱岗意识，增强工作责任心，使全体员工积极主动维护公司利益和有效地执行内部控制制度，强化内部控制制度的实施提供

（四）增强合同执行情况监督，做好供应商年度评审

供应商必须按合同条款履行责任，合同履行情况应作为供应商评定的依据，对交货期延迟的供应商将其信用等级降低，调减下一年度合同量直至取消合格供应商资格，提高到货及时率，推动精益求精、精细管理，不断降低采购成本，节约资金成本，减少资金占用。

（五）加强内部控制审计工作，保证企业内部控制目标的实现

及时发现企业内部控制系统存在的薄弱环节，揭示潜在风险，提出可行的改进意见和合理的管理建议，加强内部控制审计，从而保障内部控制系统健康有效的运行，保证一夜的正常运营生产，确保生产经营目标的实现。

四、结束语

物资采购流程关键控制点主要包括：采购计划与采购申滑的审批；组织机构设置、人员岗位责任分工和业务授权审批；物资采购招标、采购合同的签订、到货验收、应付款的确认及付款审批等。

细分为申报计划依据的充分、适当性控制；不相容职务相互分离控制；计划审批和授权控制；组织招（议）标过程的控制；合同签订过程中的内部控制；订单执行率控制；到厂物资数量和质量检验控制；货款结算与支付控制

对于公司采购环节内部控制存在的问题；内部审计人员针对以上采购环节中主要关键控制点的规章制度及执行情况进行一系列查阅、评审，采用调查问卷法、流程图法、穿行测试法等方法，从物流、信息流、资金流三条主线，了解其在实际运行阶段是否得到有效执行。通过对采购环节内部控制制度进行符合性测试和实质性测试后，对采购内部控制运行情况评价。

企业采购内部控制的对策措施：加强计划的预见性，进一步提高计划的控制力度；加强企业内部审计、提高企业内部控制水平；牢固树立的责任意识；增强合同执行情况监督，做好供应商年度评审；加强内部控制审计工作，保证企业内部控制目标的实现。