关于强化企业合同管理工作的实践与思考

◎付艳霞

合同管理是制约签订合同双方的一种形式，是经济发展的产物，也是商品交易法律层面的具体呈现。在企业经营管理的过程中，企业的所有经济活动都是建立在合同的基础上实现的，合同管理是企业得到法律保障的一种方式。企业在开展合同管理中，从签订合同到终止合同是一个较为复杂的过程，其中每一个环节都严重影响着企业正常的经营管理。因此，如果企业要实现可持续发展，就必须更加科学、合理地实行合同管理，完善合同管理制度，进而保障企业经营管理活动顺利运行。

企业合同管理有助于帮助企业解决一些经营管理问题。一些企业在签订合同时没有严格控制合同的具体内容，导致在后续过程中无法保护企业的经济利益。通过对合同的规范化管理，企业可以根据实际情况明确合同签订的范围，评估合同执行的效果，更好地按照合同的规定维护双方的经济利益。

一、企业进行合同管理的重要性分析

对于企业而言，合同是明确业务权利义务、确认财务收支、开展内外部管理的重要依据，可以说，企业的每项经营行为都离不开合同，合同管理的重要性自然不言而喻。规范的合同管理工作不仅能够对企业间的法律关系进行维持和规范，其法律效力的强制性还能够保证自身合法权益。具体而言，一旦双方出于真实、合法、自愿的意思表示签订了合同，则合同具备法律效力；若一方违反合同条款或不按合同条款履行义务，守约方可以通过合同违约规定要求对方进行赔偿，维护自身合法利益。除此之外，合同作为企业经济效益的直接影响因素之一，通过开展合同管理工作，在预防违约行为发生的同时，能够对企业战略风险、法人治理风险、人力资源风险以及业务流程风险等管理风险进行全面并有效的防控，实现自身合法有序运营，避免对企业造成不良影响。另外，高质量的合同管理工作还能够直接有效降低法律风险，例如合同形式风险、合同内容风险、合同履行风险等，实现风险有效识别和管控，降低合同风险的发生几率，为企业健康、稳定运行和战略目标的实现提供科学有效支持。最后，合同管理工作通过对合同进行汇总分析，能够预见可能发生的风险，进而前瞻性的制定针对性风控方案，保证企业可持续发展。

二、企业中项目的合同管理

项目合同管理是对合同的订立、履行、变更、终止、违约、索赔、争议处理等进行的管理。对各种原因造成的洽商变更内容，必须以书面形式签认，并作为合同的组成部分。在项目进行过程中，针对项目合同面临的定价、拨款等风险，要深入调查、了解合作方的信誉、资质。通过调查合作方的行业信誉度，进一步全面了解合作方真实背景，例如合作方在以往项目中的利润、亏损等情况，以及处理拨款的方式等。借助信用担保手段维护自身的权益，在签订项目合同时，要求合作方明确项目合同担保人对项目实施担保，在一定程度上最大限度约束合作方，避免出现拖欠工程款、延期、增加工程量等问题。如果合同双方关系人在行为上产生合同风险，通过索赔的方式可以有效降低自身的损失，对于项目合作双方来说，通过索赔可以减少经济利益损失。对合同索赔加强管理，这是项目参与方借助索赔维护自身利益的最佳方式。在实际的项目开展过程中，一定要强化对项目合同管理的重视，明确项目合同管理中的各项风险，有针对性的开展各项工作，确保在有效降低企业项目合同管理风险的同时，还可以从根本上推动企业的整体进步和发展。

三、当前企业合同管理中存在的问题

1.企业没有构建完善的合同管理体系。

合同管理的实施工作不是仅仅严格把控合同内容和手段就能实现的，更重要的是企业内部整体员工的互相配合。通常，企业中各部门人员很难做到专业全能，比如懂技术的不懂商务，而懂商务的在技术上却欠缺，由于各部门业务范围的切割和目标不同，制约了合同的签订，从而给企业的发展造成阻碍。要注重合同履行的方法，企业工作人员要提前做好市场调研工作，不是单纯按照合同内容来执行每一步，而是要随时掌握整个大市场发展的趋势，以便及时调整企业发展战略，这样才能促使企业发展与市场实际紧密联系。但是，目前相当一部分企业管理人员忽略了合同管理的重要性，没有建立起完善的合同管理体系，合同落实过程中也缺少监督，导致企业的发展存在局限性。

2.没有选择合适的合同范本。

在合同范本的选择中，往往以甲方的要求为准，这样从合同条款的设置上就处于被动状态。国际通行的菲迪克合同范本在中国企业内无法通行，企业中无法对不同的合同工作选择合适的合同范本作为指导。

3.法律意识单薄。

部分企业由于准备工作不够充足，缺乏对合同的重视，或者签订合同的负责人员不具有专业的合同知识等情况，使合同的签订存在缺陷，从而无法发挥合同的管理价值。企业在签订合同之前，缺乏对对方企业的调查，没有准确掌握其信誉情况以及相关资格审查情况。如此签订合同，势必威胁到企业的经营管理，增大企业经济风险，甚至有可能导致企业遭受巨大的经济损失，不利于企业实现经济效益和可持续发展。

4.忽视履约管理。

一些企业在合同内容签订后认为工作已经完成，就交接执行单位去执行，忽略对合同履行过程的管理和经验总结。目前，这是在企业中普遍存在的问题，合同签订与合同执行完全分离，履约过程中变更一些信息时，没有及时执行合同管理变更流程，最后导致不能及时变更或者变更失效，进而使得企业遭受经济损失。例如一些工程类的合同，是在沟通好价款和结算方式后才会签订合同，但是工程造价会受到各种因素的影响，然后需要变更工程设计或者施工方案，从而影响工程价款。在这种情况下，如果没有及时更新合同有关内容，就会给企业带来经济损失的办法。

四、强化企业合同管理举措

1.构建完善的合同管理体系。

当企业在进行合同管理的过程中，应当按照企业自身实际的情况，从合同的谈判、签订、履行等多个方面制定全面的管理制度，以此在最大化限度中保障自身企业的良好发展。那么，我们就需要从以下几个方面进行着手：第一，开展合同归口管理制度，通俗的说来便是企业需要合同进行统一化的管理，确定统一管理的机构和职责，保障合同中的签订、履行等等事项都能够满足实际情况。第二，制定合同分类专项管理制度，从目前的情况来看，关于企业合同而言，它的种类比较多，并且不同种类具有不同的特点，这就需要在一定的程度上对合同开展专项管理工作，以此较好的加强合同管理的效率。第三，制定合同审批制度，针对不同类型的合同需求建立相应的合同签署前的审批制度，从技术、商务、法律、财务等方面严格把控。第四，阶段性进行经验总结，提高合同管理机构的建设，让合同管理中存在的漏洞得到补充，以此保障合同管理更趋向于专业化和法律化。

2.促进企业合同管理的规范化秩序化。

合同管理过程是一个连续的、渐进的过程。任何环节出现问题都可能影响合同管理。因此，各单位和部门需要相互配合，做好合同管理工作。首先，合同履约部门要做好合同管理和收集工作，保证各种原始资料的完整性，建立相应的合同档案，合同内容履行完毕或合同权利义务终止后，将全部合同资料提交合同管理部门备案。其次，合同管理部门需要及时存档合同的相应数据，包括合同的相关条款其次，合同管理部门需要及时存档合同的相应数据，包括合同条款、相关纪要和合同协议。如果还包括招标项目，则需要对招标过程中的所有数据进行归档。最后，企业主管部门将相应的数据归档后，档案部门需要根据合同的性质进行归档。基本建设企业工程合同列入基本建设档案，日常维护项目和外包合同列入生产档案。此外，还要做好合同的借款管理工作。一般情况下，企业的原合同不得外借。复印件借出时，要做好借出登记，及时回收，避免档案损坏和丢失。

3.动态管理，全流程系统化控制。

实现企业合同的动态管理对于后续工作的推进具有十分重要的意义，但是现阶段，许多企业仍旧受到传统模式的桎梏，并未将动态管理理念贯穿于合同管理工作中。许多企业都将重点放在合同具体条款拟定方面，对于合同具体的履行情况不加关注，出现了合同“一签了之，束之高阁”的现象。这就使得在后续工作中，很容易出现各种风险。另外，企业合同本身的合理性和规范性也可能会受到外界环境变化因素，从而影响实际合同履行效果，甚至造成诸多不良后果。需要注意的是，在社会经济快速发展的当代，企业进行合同管理不能仅仅受制于签订时的静态状况，而应当结合外部环境的变化，将合同动态管理工作贯穿于实际工作中。实际上，企业日常工作的各个环节都面临着来自四面八方的法律风险，法律风险也处于多元变化过程中，在此情况下，企业应当坚持动态管理的方式，深度挖掘企业合同签订全过程中隐藏的法律风险，寻求解决措施，有效应对法律问题，确保企业运行安全，并将全流程管理工作落实到位，全方位、系统化地识别和应对风险，避免企业合同在制定执行等阶段出现漏洞。合同签订过程作为企业日常管理过程中最容易产生法律风险的环节，需要相关工作人员加强对合同签订环节的重要性认识，将动态管理贯穿其中，促使签订过程能够更加严谨化、系统化。具体来讲，第一，伴随着各种现代信息技术的快速发展，促使企业的日常管理工作也开始进入高速发展阶段。将电子信息系统引入到企业合同管理中，能够摆脱传统管理模式的桎梏，以大数据管控的方式提高管理效率，避免因为人工处理不当造成的问题，也能够更好地规避法律风险，提高合同管理效率和效果。第二，严格按照合同编号规则，促使日常合同管理工作能够朝向规范化、系统化进行，避免在企业日常管理工作中出现合同丢失、合同被伪造的情况。双方签订合同后在合同履行期间如果出现任何问题，也能够通过规范化的合同编号规则简化工作人员的工作，降低法律风险型因素发生的可能。第三，在企业签订合同期间，促使企业全体法务人员和合同管理人员都能够集体参与其中，在前期准确识别风险，当法律风险发生，第一时间制定针对性方案。因此，企业应当坚持动态化管理原则，对各种类别的风险准确识别和科学应对，严格规范流程，指派专业法务人员，规避法律风险发生的可能性，进而实现企业经济利益最大化的目标。

4.风险识别，建立健全管理机制。

想要切实减少法律风险性因素发生的可能，需要企业将风险防控意识贯穿于实际工作中，建立健全企业管理机制，通过日常管理和监督，促使企业各项工作都能够顺利进行。企业应当将合同风险管控工作摆在重要地位，这就需要企业上下都能够充分重视合同管理工作和法律风险防范，从管理层到基层工作人员都能够对其予以适当的关注和重视。例如，在合同签订过程中，每个环节都由相应的法务人员进行管理。需要明确的是，想要切实摸清合同管理中遇到的问题，应当从法律层面入手，各种风险从根本性出发均来自于法律问题。建立健全企业管理机制可以从人力资源、合同管理、监督评价三方面入手，切实带动企业管理效率效能的提高。第一，企业日常启动人力资源评价主要是对工作人员日常表现情况进行整体性考核评估，这其中不仅包括对工作人员专业技能、工作水平的评价，也包括对工作人员工作态度和思维理念的评价，企业可以将人力资源评价体系和工作人员工作绩效相结合，促使工作人员能够不断强化法律观念，激励更多工作人员能够主动投身于法律专业知识学习中，带动团队升级。第二，完善合同管理制度能够在一定程度上规避风险发生的可能性，提高企业的经济效益。在这种情况下，不断完善企业合同管理制度，能够将各个工作环节内容进行明确划分，实现合同管理工作的规范化处理。第三，企业应当设定相应的监督管理部门，确保人力资源评价和合同管理制度都能够落实到位。

5.加强合同监管力度。

合同是一种能够约束签订双方的契约，要是双方都能严格落实合同规定的相关条款，能够在一定程度上降低双方企业的经营风险，如有一方出现违约，使得对方公司经济利益损失，企业可以根据合同向对方索赔。因此，企业经营管理过程中，需要加强合同监管力度。当合同落实的过程中出现变动，也必须根据合同规定内容落实。当企业双方其中一方发生违约行为，双方互相先进行协商，尽量选择合理科学的解决方式，解决时按照合同上面规定的法律手段。如果发生紧急情况，要维护合法权益时尽量考虑减少双方的经济损失的办法。

6.及时处理合同出现的问题。

企业双方签订的合同如果出现了问题，双方应尽早选择合理的方法快速解决，要保证在实现双方利益最大化的基础上解决。另外，企业的管理阶级和工作人员也要重视合同问题解决，并且在出现更大的问题之前积极协商解决。当双方经过协商还不能解决问题的时候，就必须借助法律手段，并且企业要制定出完善的问题解决措施，以免出现更多问题，给企业双方带来无法挽回的损失。如有些企业在签订合同时玩文字游戏，使用一些模棱两可的词语，若不能及时发现并解决就会使企业陷入不利的局势。

7.实时跟踪管理。

对方企业的信息企业在合同签订之前，必须将对方企业的信誉情况和一些批文等信息资料核查清楚。在合同签订的过程中，要反复确认合同里面语言描述的准确性，在之后的合同落实过程中要采取措施监督履行情况，并及时提高合同内容的精确性。同时，在合同管理的过程中，及时了解对方的实际情况，并对照合同内容，一旦对方企业出现违反合同规定的情况，一定要维护自身权益，通过协商、申诉等提出索赔，进而不断提升企业合同管理的质量。

8.提升人员素质。

企业展开合同管理工作应当以人才队伍打造作为核心任务，配备相应的人才管理团队，并聘请专业的法律顾问对企业合同条款进行宏观审核和专业分析，实现企业专业法律团队的打造。对于专业合同管理人员的培训工作应当从专业理论学习和法律风险防控两方面入手，定期要求专业人士展开培训，将理论和实践相结合，带动管理效能的提高。企业应当不断加强人才培养力度，培养出既熟知企业法律法规建设，又对企业合同管理工作十分了解的专业人士。这就要求企业的培训涵盖两个方面，分别是业务通识的培训和法律专业的培训。开展业务通识培训的原因是，合同在签订过程中的任何一个环节都隐藏着各种法律风险，法务人员只有在了解业务流程、盈利模式、商业结构等知识的前提下，才有可能开展法律风险的识别和管理。

五、结束语

合同管理是企业经营管理中不可或缺的一部分，是企业经济活动中无法替代的内容。企业必须加强合同管理的意识，通过构建完善的合同管理体系、提高员工思想意识，及时处理合同出现的问题以及跟踪管理对方企业信息，尽早发现问题，解决问题。企业在实行有效的合同管理工作之后，才能顺利开展生产活动，进而从根本上推动企业稳定、良好的发展。