数字化转型成本模块全过程要素分析

【摘要】通过信息系统保证业务流程落地，提升管理效率是规模房企机制市场化、管理法制化的有效途径。基于ROE（净资产收益率）业务视角，借助互联网技术及数据构建全新的生态环境是数字化转型建设的两个方面。本文通过分析典型房企成本模块数字化转型的项目背景、关键因素、步骤路径等，总结数字化转型成本模块中的核心要素。

【关键词】成本管理;数字化;核心要素

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2022.01.008

1、项目背景

管理信息技术的高速发展，为房地产行业的进步注入了新的动力和活力，越来越多的房地产企业已经开始重新审视自身的IT能力，构建全新的企业数字神经网络实现企业的数字化转型与创新，在战略层面重新定位管理信息技术的价值，借助数字化转型以构建新时期的企业核心竞争力，帮助企业实现成功。

典型房企在新形势下，原有ERP系统已难以适应新形势下运营机制要求。主要表现在：信息传递壁垒、移动端办公缺失、合约规划管控粗放、线上报表缺失。

房地产核心业务的数字化转型，首要工作是选择平台。为了更好的支持企业数字化转型，必须拥有合适的平台，在保证技术先进性的同时，还要充分考虑帮助企业提高业务的灵活性，并为所有利益相关者搭建一个内容丰富的创新环境。基于行业领先企业的合作经验和对行业需求趋势的洞察，各个规模房企都有房地产行业管理和业务创新的整体解决方案，将先进的信息技术和行业最佳实践相融合，为房地产企业成功实现转型升级提供开放、灵活、高效、一体化的数字化价值支撑服务。

针对上述情况，成本信息系统建设目标为依据流程指引，进行成本类相关业务的数据信息输入、审核审批、备案等管控，实现全流程成本业务移动端和PC端线上管控和有效数据集成。

2、建设前期

数字化建设提供顶层设计，集团战略、数字化转型、信息化建设三者之间容易脱节，数字化建设对战略的支撑性不足，无法引领与推动战略和业务创新。优化整合已有信息化建设成果，对存在的业务线、系统线规划独立，信息孤岛现象，重新统筹，改变多数系统由业务部门主导建设，造成公司各类系统信息隔阂较多，互联互通不足的现状; 保证技术架构与业务的匹配性，业务发展的稳健性、复杂性等特征差异，对系统技术架构要求存在较大不同，如何在技术先进性、稳定性、经济性之间进行平衡，选择适合的技术架构，降低信息化建设与运维的成本; 形成合适的系统建设策略，现有已建系统和新建系统等应该如何选择合适的建设策略（如升级、废除、成熟套件、二次开发等），以匹配公司的业务特征，最大限度的降低信息化建设的成本和风险;形成信息化建设的共识，面对众多需要建设的系统，如何在公司内部形成共识，明确系统建设先后顺序、建设周期、建设预算，各部门在系统建设过程中的工作边界与协同机制等，以保障信息化建设效果;系统选型与供应商选型，面对众多系统供应商和系统产品，如何筛选符合公司实际需要的信息化产品，如何筛选合适的供应商，并选择合适的招标策略，以降低信息化建设的风险;基于集团的总体战略，细致分析达成总体战略的执行路径，以及影响集团总体战略达成的业务和管理痛点，结合集团当前的信息化发展状况，借鉴学习标杆经验，规划与企业战略执行所匹配的数字化蓝图;帮助集团发现和判断经营管理活动中最为紧迫、亟待解决的瓶颈问题及对信息化的需求;依据数字化战略规划，进行相应的 IT 组织结构设计，使其与集团战略相匹配，并对集团的业务和管理流程进行前期梳理和优化，以便有效支撑后期的数字化转型战略。

3、建设内容

成本科目管理，依据房企修订完成的最新成本管理科目及层级，实现科目模板导入导出系统，并以此科目为基础统筹开发成本科目模块，成本科目需要固化到末级科目，便于全集团的应用统一。

目标成本管理，实现各阶段目标成本在线编制、审核、审批。实现科目间调整调剂以及审批。实现目标成本管理相应表单的在线填报、录入、分析、导出功能。

合约规划管理，实现目标成本自动分解至合约规划模板，实现合约规划对预算管理的在线管控，并与招采工作有效衔接，实现合约规划在线闭环管理。预算（清单）管理，实现合约规划对预算强控管理，实现在线上传、审核、审批、备案功能，并与采购审批工作衔接关联。支持施工蓝图应用率在线统计功能。

预算（清单）管理。实现合约规划对预算强控管理，实现在线上传、审核、审批、备案功能，并与采购审批工作衔接关联或合二为一。支持项目按照业态和楼栋分解功能，支持施工蓝图应用率在线统计功能。

合同管理，承接预结算备案、招采工作，关联招标投标过程资料及评标文件。实现合同在线存储、查询及审批管理，实现合同低价中标率、总价包干率等合同信息在线统计、分析功能。变更、签证管理，实现设计变更、现场签证事前上报、事后确认基本功能，事前确认金额与完工结算金额分开审核、审批，实现与动态成本管理模块、结算管理模块有效衔接。实现设计变更、现场签证时效性统计，导入、导出相关台账信息。核价管理，实现城市公司核价在线审核、审批、存档、查询功能，并与合同、变更、签证关联。

变更、签证管理。实现设计变更、现场签证事前上报、事后确认基本功能，事前确认金额与完工结算金额分开审核、审批，实现与动态成本管理模块、结算管理模块有效衔接。实现设计变更、现场签证时效性統计，导入、导出相关台账信息。

核价管理。实现城市公司核价在线审核、审批、存档、查询功能，并与合同、变更、签证关联。支持多项目查询核价内容，并构建核价数据库。

动态成本管理，实现动态成本数据实时抓取、统计及分析功能，合同金额、变更签证额、付款金额、预计发生金额、结算金额实时更新。进行动态成本与目标成本对比监控，及时预警合约超支风险。

结算管理，实现工程、物资、服务、费用等合同结算在线管理。实现合约结算资料报送、移交、管理。实现合约结算成果在线审核、备案。实现合约指标在线提取。实现结算审减率在线统计功能。

后评估管理。实现结算阶段项目主要指标数据、材料设备价格、管理经验总结在线审核、备案。实现成本后评估及时性提醒及统计功能。

易用性功能：成本信息系统门户界面清晰，实现查询简易、快速搜索、功能完整、资料共享。信息发布、存储功能。实现成本管理通知、通报等相关信息发布，实现成本管理制度、流程、指引、基准成本、标准清单、指标体系及相应表单在线下载。实现成本管理所有表单在线编辑、修改及完善功能。设置设计、工程、项目等管理人员权限层级，预留涉价资料专用录入端口。手机客户端与PC端同时在线审核、审批功能。

拓展功能：实现与物资、设计、工程、营销、发展、财务、法律等相关部门模块衔接、数据查询提取等拓展功能，预留对接端口。

4、技术要求与路径

系统增强功能需具备良好的开放性和可移植性，采用标准开放平台接口，支持与其它系统的数据交换和共享。能够满足7×24小时连续不间断稳定工作，系统运行可靠率>99.8%，出现故障应能及时告警，并支持各种备份方式，支持手动恢复措施，恢复时间<15分钟，以便在系统发生错误时能够快速地恢复正常运行，同时软件系统应能有效防止因系统资源消耗过多而导致系统异常崩溃。系统增强功能易于升级，满足向下兼容的要求，新功能的追加都不应影响系统原有模块，且在升级的过程中不影响系统的性能与正常运行，保证系统可以稳定、平滑过渡。

系统增强功能应具有良好的操作界面、详细的帮助信息等，系统参数的维护与管理通过操作界面完成。按组织结构划分操作人员的操作权限，且各种使用权限所能调用的应用软件模块可按要求自由组合，由系统管理员统一配置。

应能使系统管理员集中方便地配置、监视、控制、诊断整个系统，并且能够监视和控制用户情况，快速定位故障点，及时消除隐患。具备安全管理机制，保证信息存储安全、信息传输和处理安全，保证系统能够正常运行，不被非授权访问，不被攻击破坏。项目文档尽量集中存放在服务器统一管理。各个项目之间设立不同的共享文件夹，权限设置分离，各个项目只能访问自己的数据、文档，不能互相访问。文档服务器由技术组成员统一维护并做好备份。通过分级设置访问修改权限来控制数据安全。项目成员只有查看权限，若需拷贝资料则需经项目经理审批。若项目成员需修改服务器中文档，则需项目经理审批后，报送技术组成员更改权限，待修改完毕后再将修改权限收回。

房地产解决方案是标准的三层技术架构：后端使用基于内存计算的HANA数据库，一些需要大数据处理的报表也会把数据计算逻辑下层到HANA层，使用CDS View技术来提供服务从而提高报表的性能，应用处理层以模块化的BOPF架构为核心，前端采用高配置低代码的FPM框架并且以Fiori Launchpad封装的形式展现给用户。

系统需高配置的应用，支持UI端的客户个性化设置，面向所有用户的定制配置及基于页面的增强开发;业务处理BOPF框架，封装业务逻辑，实现业务处理的模块化及标准化，把业务对象的整个生命周期给管理，提供服务给不同应用;HANA不仅基于内存计算的数据库系统，更是功能强大的大数据平台，基于HANA的建模的CDS View封装了应用层对底层数据库的事务操作和报表分析逻辑，通过发布的Odata Service给外部程序来使用。

实现快速部署，快速应用业务的界面及功能的调整，并能很好的适应多用户多并发的大数据量的操作，实现大数据量的分析及图形化显示。RE RCS使用FPM的UI设计，确保界面的统一简洁易用，同时又可通过Web Service、RFC、Odata服务等给第三方开发平台使用，满足不同界面的要求及移动应用的需求。

5、关键因素

选取优良合作商，核心关键技术人员是项目成功运行的重要保证。项目经理担负主要协调沟通、调动资源、汇报总结等，需具备较为全面的综合能力。业务顾问，必须具备两个以上先进房企项目的建设管理经验，可以对业务痛点做出有效判断。

系统筹划建设步骤，普通项目建设周期约为6个月，需召开启动会、分管领导敦促指导，此建设计划需纳入公司年度考核，并得到各相关部门的协同配合，此过程需由信息和成本业务部门起主导作用。

跨部门的沟通协调，成本管理关键点在于控制住招采及付款，并在合同模块实现有效集成，并与签证变更有效结合。运行过程需各部门有效参与，主要参与专业包含：发展、物资、工程、设计、法律、财务等。

跨系统的沟通协调，有效的成本管理系统，需与合同管理系统、财务系统、招采系统、审批系统、老成本系统等实现有效结合，各类接口、回传动作需做到实时同步。

服务型运维保障，上线过程存在期初数据录入不全、审批人员发生变化等大量运维事项。部分业务紧急，需快速解决。建设过程中需建立线上交流群、运维电话等快速解决相关问题，保证业务流畅度。

6、步骤路径

业务蓝图绘制：全面梳理各类制度流程，并深入理解原有ERP系统的管控思路，进行业务蓝图绘制，绘制才有VISIO图，并补充表格作为说明，图上标注清楚各活动要点及线上线下流程。

审批流梳理：通过业务蓝图，逐项梳理各类审批，其中可运用老系统导出，过程中增审部门、会签、转办等功能解决不同审批流架构不同的问题。

汇报与验收：突出系統汇报重要性，需在系统会议上掌握各业务痛点进行集成收集，探讨方案。系统建设方案一般包括：启动会、蓝图汇报会、模块交叉会、阶段验收会、上线筹备会、培训会等，验收需集中统一时间。

数据收集与试点上线：数据收集为整个系统建设过程中，最为困难而艰巨的阶段，是真正团队执行力阶段。数据收集需把分散在各项目专业口的数据进行分析整理做到统一汇总。需进行整理、汇总、调整等各个阶段。

集中培训与上线：培训需特别阐述新老系统基本功能、操作步骤、审批流分别汇报。特别对于业财集成应进行阐述。培训与上线建议集中进行，充分培训宣传并及时进行答疑。

7、系统优化点

信息系统上线之后，会有业务变化点仍需进行不间断优化工作。上线后，配合公司组织架构调整和实际业务需要，对现有系统业务功能和审批流程进行相应的适用性调整和优化改进。这部分内容主要包括对成本业务功能、统计报表、各单位业务审批流程的调整：目标成本、合约规划、采购计划、合同履约过程、成本后评估、动态成本等功能报表的适应性调整和优化。配合公司组织架构调整以及最新版成本制度指引，开展业务审批流程各节点审批人员的相应调整，确保审批流程合理性、准确性。

建立基于标准清单的成本数据指标分析、应用、存储体系，实现数据互通，便于数据沉淀及业务过程比对。提高成本测算的准确性与效率，使招标、合同等成本控制环节“有据可依”，有效沉淀与利用历史项目的经验。通过成本数据库的应用，将科目的成本通过一定的维度进行沉淀，輔助未来项目目标成本的编制，提高目标成本编制工作的精准度和效率。

基于先进的数据分析平台和成本基础业务数据，构建提供成本业务数据分析、预测和预算的一体化应用，支持事前预测和推演，提升决策科学性。通过成本基础业务数据，搭建统计分析报表和分析场景，实现自动从集团、城市公司、项目等多维度进行项目成本的监控与分析。全项目动态成本实时跟踪和监控，多维比较与预警机制建立，实时解构动态成本，及时发现偏差原因并跟进，形成成本管理闭环。

8、业务协同

业财集成自动化。简化操作：将老系统中多步操作，例如“服务确认”和“发票校验”，调整为新系统中一步操作“发票录入”。集成过账：内嵌标准化成本过账规则，发票单据审批通过后，自动生成财务凭证。业财一致：禁止成本类科目财务端手工记账生成凭证，确保业财数据一致。

图纸管理线上化。各项目公司设计人员可在文档系统直接上传设计图纸，新系统与文档系统打通，直接获取图纸信息，后续采购及预算、合同、变更、签证、结算等可直接引用，简化图纸关联工作，取消线下图纸传递，实现无纸化办公，践行房企的绿色发展理念。

招标过程连贯化。采购计划与预算备案整合统一，一个流程实现两项工作。与招投标系统打通，采购及预算审批通过后自动将信息同步至招投标系统，招投标结束后，可将定标结果自动回传至新系统，以便新系统引用定标结果进行合同创建。

结论：

以成本合约管理模块功能为基础，对目标成本、合约规划管理、动态成本管理等功能进行深度优化。实现合约规划与动态成本的在线提取编制。

打通法律系统、招采系统、财务系统、文档管理系统、审批系统之间的数据传输，消除了各个系统之间的壁垒。把分散在各个专业口的不同数据在合同和动态成本界面实现有效集成。

打通移动端审批，原有审批系统内网操作不为便利，采用界面友好的手机移动端审批，有效提升审批效率。梳理流程均可以在线上实现，能有效避免线下巡签带来的资料丢失，审批内容不全等问题。

明确的需求、成熟的团队、有效的沟通、系统的步骤、不断的优化是数字化建设过程中建设过程中的关键要素。在公司党委的坚强领导下，圆满完成建设推广任务，重塑成本管控模式，助力公司机制市场化、管理法制化。

参考文献：

[1]徐颖，夏凯.房企数字化致胜[M].北京：中信出版集团顾问有限公司，2019：15-18.

作者简介：

田坤（1989.06.26），男，山东临沂人，汉族，硕士研究生，工程师，工程管理.