数字化信息在医院人事档案管理中的应用价值研究

朱成兰

摘要：在目前，医院通过利用数字化信息能够优化各项管理工作，尤其是在人事档案管理工作过程当中运用数字化信息具有重要意义和价值，不仅能够提高整体管理质量和管理水平，还能够保障档案管理的准确性和时效性。信息资源资料充分共享以及合理科学利用，将会对于促进医院发展产生极大促进性作用。随着国内市场环境的日益变化，医院实际经营管理过程当中，更加需要通过加强数字化建设促使自身核心竞争能力得到提高，同时进一步提升自身经济效益水平。本文主要是关于数字化信息在医院人事档案管理中的应用价值研究，以供相关专业人士进行参考和借鉴。

关键词：数字化信息;医院人事档案管理;应用价值

在医院发展过程当中，其管理模式也正在不断的发生变化。为了与时俱进，这就需要医院营造出舒适良好医疗环境，还要提高患者居住舒适性，这对于促进医疗产业发展以及卫生事业稳定建设都具有重要作用。医院开展各项管理工作过程当中，要充分加强人事档案资料合理管理，从而实现人员资源优化配置，提高医院整体管理水平以及管理质量。其中，医院经营发展过程当中，人才是根本性基础，要通过对于人事档案资料进行管理和重视，从而促使医院工作质量以及管理成效得到进一步提高，进而使整体管理更加具有科学性和先进性。

一、提升人事档案管理信息化程度的积极意义

在当前的时代背景之下，医院管理者应当提升档案管理的信息化程度，应当要求实现档案资料的数字化管理，有助于提升档案查找以及整理归档的速度，提升工作效率，同时还能够提升资料利用效率以及保障档案资料准确性。总体而言，其优势主要体现在以下几个方面：

（一）有助于提升人事档案管理工作的效率

同传统档案管理模式相比，信息化人事档案管理利用计算机技术所具备的运算快、精度高且存储大等特点，能够快速精准地找出所需的人事资料以及关键词。在录入档案信息，统计以及查询人事资料时，通过计算机技术，能够有效解决因抄写资料而导致信息录入错误等问题，这也能大大减少档案管理的工作量。另外，通过建立电子档案，能够随时更新档案资料，及时对存档内容进行更改和补充，确保人事档案的信息具备较高的有效性以及时效性，促进工作效率的提升[1]。

（二）有助于提升人事檔案信息的利用率

对于医院而言，人事档案对其发展有着极为重要的作用，信息化的档案管理模式能够快速精准地提供所需的人事信息，大大提高了人事档案的利用率。传统的纸质档案比较容易丢失或者是发生破损，而电子档案可以存储在光盘等介质上，保留的时间比较长且完好无损，同时由于电子储备的空间比较大，可以存储医院所有的人事档案信息，使信息更加全面[2]。

（三）有助于提升档案的准确性与真实性

使用纸质档案时，阅读比较麻烦，理解人事考核内容的人也比较少，通过建立电子档案，使其更加透明化，考核工作也更加公正公平，能够如实反映个人状况，提升了人事档案信息的真实性与准确性。

（四）有助于延长人事档案材料的使用年限

利用计算机技术来管理人事档案，能够借助信息技术的相关功能来有效解决档案保存的问题，减少档案管理人员的工作量，同时也大大减少了档案资料存储所需的空间，延长了档案资料的使用年限[3]。

二、数字化技术在人事档案管理中的应用

在人事档案管理的过程之中应当加强数字化技术的广泛运用，其中，主要的应用体现在可以通过利用数字化技术构建电子化信息化的平台、强化档案管理的风险防控、以及规范档案管理的操作流程等等。

（一）构建电子化信息化的平台

通过建立电子化信息平台能够借助数字化技术实现对医院的人事档案资料以及其他各类信息等有效处理与管理。医院通过加强相关的管理工作实现对人事档案的全面整合，对其中的文字信息、图片信息以及数字等进行统一规范的整理，推动分级分类管理工作的开展，这有助于优化配置医院的各类人力资源，还可以更有效对人员进行合理安排。同时，还能够有效实现医院人事档案信息的资源共享，有利于加强各部门间的了解与合作，从而显著地避免信息孤岛等不良现象的出现[4]。通过电子信息平台的应用，医院不同部门在开展人事资源工作的过程中所要花费的时间成本以及精力等也大大降低，有助于医院各部门增加对临床研究与疾病治疗等工作的投入。在构建医院人事档案的电子信息平台时，需要将其建设成为集多种功能为一体的信息平台，将业务平台、技术平台、数据共享平台以及应用平台等综合到一起，确保平台之间能够实现有效连接并能快速跳转。通过电子信息平台，医院可以全面收集其人事档案的数据信息，对其进行整合分析并能随时调取。医院的电子信息平台建设应当遵循标准化以及科学化的原则，确保系统的统一性，保障各项功能的应用与管理顺利进行。另外，医院应当加快档案模式的转化速度，同时，还应当开展相关的培训，帮助档案管理人员更加全面的了解和掌握信息化平台以及电子档案的管理模式。此外，对于电子信息平台，医院还应当根据自身的实际情况，不断对其进行优化和完善，使其能够更好的满足医院的实际应用需求[5]。

（二）强化档案管理的风险防控

人事档案的建设是否合理同医院能否实现人力资源的合理配置有着直接的联系，也是直接关系医院未来发展情况的基础性力量。所以，医院注重档案管理的风险防控，尽可能提升其人事档案管理的安全性，避免信息丢失、信息平台或者数据库遭受损坏等情况发生。通过将数字化信息技术应用到医院的人事档案管理工作中有助于工作难度的降低以及工作程序的简化，有助于工作效率的提升，但同时由于网络系统自身具备的开放性以及互通性的特征，在实际应用过程中必然会面临各种风险因素。在实际应用中，各类网络病毒、网络黑客等都会对医院的人事档案管理产生一定的不良影响，因此就需要相关的管理人员加强对相关知识的学习和掌握，提升网络安全意识以及防护意识，杜绝意外情况的发生。同时，还需要培养和提升相关工作人员的责任意识，提升其管理能力，通过培训等活动来帮助其更加清楚的认识自身工作的重要性以及严谨性。另外，还应当完善相关的法律法规，对于在档案管理过程中出现违规操作的工作人员，应当依法对其进行惩处。在利用信息技术进行人事档案管理时，应当结合电子信息平台的实际应用情况，安装杀毒软件，设置防火墙，提升系统防御能力，以抵抗网络病毒或网络黑客的攻击等，最大程度确保医院内部网络的安全运行。同时还应当严格按照要求，设置人事档案的管理权限，比如，可以采用密码、指纹以及人脸识别等相结合的方式来提升数据库的加密程度;还可以对所有数据进行隐秘处理，从而更加便捷快速地录入信息数据，同时还能降低信息泄露或者信息被破坏的风险，确保信息处理的质量以及安全性[6]。

（三）规范档案管理的操作流程

医院还应当对人事档案管理工作的具体操作要求以及流程等进行规范，避免档案信息混乱的问题出现。在管理人事档案时实行分类管理，有助于使档案信息更加真实全面，其准确度以及时效性也明显提升，便于各个岗位根据其实际的工作需求，选择最适合的人员，从而确保各项工作的顺利有效开展[7]。除此之外，在设计档案信息的查找页面时，应当结合医院自身的特点以及对于岗位的实际工作需求，适当的进行调整和优化，提升档案查阅的速度以及精准度。将数字化技术应用到档案管理中，不仅有效降低了档案的存储空间，也提升了档案存储的质量，管理工作的质量也随之提高。随着我国各大医院的发展，其规模与业务量在增加，人事变动也越来越多，所以，需要对相关的数据库进行更新和完善，还需要结合阶段性的工作要求，调整和优化对应的模块，还应当定期对系统进行检查，确认是否存在信息泄露或者遗漏等情况，及时采取处理措施，避免后期因档案信息问题影响其他工作的顺利开展[8]。

结语：

综上所述，在当前，医院人事档案管理过程当中提高信息化程度具有重要价值和意义，有利于提高人事档案管理工作效率以及工作质量，同时，可以促使人事档案信息利用效率得到提高，还能够保障档案资料真实性和准确性，延长人事档案材料的使用年限。其中，需要构建信息化平台、强化档案管理风险控制以及規范档案管理流程。

参考文献：

[1]孙一菁. 数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性探究[C]//劳动保障研究会议论文集（十）.[出版者不详]，2021：60-61.

[2]李丽光子.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2020（09）：13-14.

[3]叶肖凤，周晓磊.医院人事档案管理中数字化信息的应用及其有效性分析[J].中国初级卫生保健，2019，33（06）：18-19+28.

[4]孙青.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].经济研究导刊，2019（10）：196-197.

[5]温淑珍.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性解读[J].科技资讯，2018，16（16）：122-123.

[6]刘冷杉.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性分析[J].办公室业务，2018（03）：145.

[7]赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料，2018，19（02）：238-239.

[8]官瑞霞，李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业，2017，14（19）：70-71.