关于在高校实验室建设管理工作中Excel的研究

北京农业职业学院 何有明

一、高校实验室信息化建设

在高校建设管理实验室中，涉及到的数据规模较大，主要是各表格内容会有联系，有内在逻辑。所以说，对于实验室的建设管理，属于涵盖高校所有实验资料，极为复杂的任务。而在建设管理中，规范化收集及处理信息等步骤，均需立足于适宜的信息化建设。Excel程序中，有诸多公式函数可选，应用Excel进行计算分析管理，整理实验数据，绘制成列表及图表等诸多工作，均能借助Excel提供的函数，实现简化操作，提高管理的便利性。而且在Excel版本不断更新中，可用功能更加丰富，运行性能也随之强大。高校管理实验室的任务中，能应用的Excel功能较多，如领用实验所需的材料等，通过整理历史资料，能得到某材料的使用情况及成本波动等。根据实验室及年度耗用数量，生成相应的波动趋势曲线。

二、Excel应用于高校实验室管理的分析

（一）基本材料管理

具体操作中，先根据管理要求，编辑表头内容。此环节中，应当注重，为方便之后信息处理的便利性，尽量不把多个字段整合在一起，不合并单元格。这样做主要有Excel会默认识别出合并单元格是一个格与多个空白格。完成表头编辑后，避免后期出现错误操作，需对表头进行特殊处理，防止修改表头。借助“审阅”功能键，启动选项卡，选择“新建”，编辑标题行的范围，录入密码，点击“确定”后，继续“新建”，重复上述操作，最后通过“审阅”功能键，选择“保护工作表”，继续点击“确定”，完成基本操作。下一步把设计内容录入到表格中，在编辑数据中，理论上不能出现任何错误，但现实编辑操作期间，需要录入大量的资料，难免会有遗漏或错误，如果要确保数据的可用性，便应规避出现类似情况。根据高校实验室的管理标准，应统一设置名称，以免之后的信息统计管理中出现漏项的问题。录入信息的人员，直接选中自己对应的实验室文件，而非按照个人想法，随意编辑实验室名称。实际操作过程中，选中“数据”的选项卡，选择“数据有效性”，从“允许”弹窗中，选择“序列”，在自定义区域，编辑统一标准的实验室名称，不同实验室可选择“，”隔开，此外其他部分对名称有统一标准且数据规模较少的内容，也能尝试应用类似的方式。另外，也能通过总额一栏，提前设置乘积公式。在操作人员编辑某材料的单价与数量后，能直接得出乘积总额。现实使用Excel中，出现错误往往是由于把数字内容部分，设置为文本格式，对此应事先调整好各部分的格式。此处的快捷操作方式为：同时按“ctrl”与“1”，能直接看到设置格式的弹窗，操作人员直接按照需求，设置各列的各项参数[2]。

在实验室日常管理中，会涉及到查询的查询操作。为所有实验室在申报材料中，能快速确定对应单价，所以需根据基表，添加查询页面，直接在对应区域编辑材料名称，便能直接得到相应的数据资料。对此的实现操作：借助Excel提供的“vlookup”，能基于已经建立的基表，生成新工作表，表名是“单件查询系统”。留出空白单元格，用于变量，在此下面的单元格，编辑函数，以实现根据基表数据，自动筛选出所需的记录信息。实际查询期间，在预留变量单元格中编辑所需信息的关键字，如果基表内对应信息，会直接返回至相关数值与文本处，达到快速查询的目的。

高校的实验室管理中，需考虑好所用材料的采购问题。为防止实验室内的材料随意大量采购，导致浪费，一般会对所有实验室的申报材料，实施成本核算，并且核算依据是对应实验室近些年的购买情况。应用Excel进行成本管理，可提升整体的规范性，保证管理效率。借助Excel提供的数据透视功能，点击基表，选中“数据透视表”，会直接形成一张工作表及对应透视表的结构图。通过字段列表，设置字段，以此获得对比表。或者直观在透视表上，设置同比增减，以比较直接地看到统计变化情况。落实该项操作，需保证基表内容完整，同时已有的实验室数据需达到两年以上。基于此，确定所有实验室的采购方案。近些年，高校实验室申报的采购方案，通常带有随意性，未能基于学校现实状况设置采购计划，造成此方面的支出金额上升，还形成资源浪费。为规避该种问题，管理中应按照基于实验室现实状况，学校相关部门需基于已有资料，给相关院系提供指导性意见。借助Excel的数据透视，点击基表，选择“插入”中的对应功能键，选中实验室及总额，生成信息表格。而后在透视表上，选中“插入”，添加“饼图”，得到统计比例图。假设某实验室耗用资金所占比例偏高，可要求对应实验室出示详细论证报告，以判断其申报方案的可行性。

（二）数据处理管理

结合相关填报标准，高校上报数据文件需达到：文件格式是文本格式，即“.txt”；内容格式为单行及多行的文本，其行结构是按照报表定义调整，单行长度为所有字段的综合；一行内容包含一条记录。此外，应注重的是，所有字段均对应固定长度，假设“设备名称”设置长度是30字节，而现实长度不够，应通过空格补位，满足格式要求的文件，能借助Excel程度得到。在实际管理中，包含诸多步骤[2]。

其一，维护基础信息。此处的维护操作表示：根据统计报表相应的填表标准处理。按照定义及字段信息类型，生成表格，设置单元格，完成编辑与更新数据等任务。转换数据操作以前，需落实维护任务，以供转换应用。

其二，调整数据格式，借助Excel提供的公式，将各类数据信息转化为规定程度的文本内容，实现流程为：编辑单元格的转换公式，而后将所在行的单元格、对应公式整合起来，以此生成一行的转换公式。因为不同表格字段的类型及长度均不能保持统一，所以应用的转换公式也有差异。比如“仪器名称”，假设其规定长度是30字符，其转换后的字段结果也需是对应长度的文本。因为“仪器名称”具体长度不确定，同时包括双字节的字符，所以，转换操作中，应考虑不同情况。详细来说：如果“仪器名称”不足30字节，可保留全部字符；如果第30与31字节，并非同一字符，直接保留到30字节，反之仅留下前29个字节的内容；前两种情况下，数据结果后有30个空格，则留下前30个字节。而不是字符类的内容，应先变成文本，再调整长度。在一个行上的单元格，对应公式采取“&”连接，得到转换公式。

其三，设置转换模板。所有报表均能设置转换模板，其中有表头及公式区、数据区。比如某基表的“L”列，从第5个单元格开始，为公式区，则能在“L5”编辑行转换公式。拖拉对应单元格填充手柄，能实现正行的数据转换。

其四，调整文本格式。编辑在数据区的统计信息，能借助Excel公式，直接在“L”列生成转换结果。为达到上报标准，应当把Excel调整成txt格式文件。此项操作较为快捷，新建及打开文本文件，将“L”公式区中转换内容，复制粘贴至该文件上，用名称存储文件，其中“*”表示学校代码。

其五，检查错误信息。在txt文件直接导进对应的检测系统中，能自动完成检查。具体检测项目有单表及表间的内容，假设有问题，能直接弹出提醒对话框，操作人员根据提示内容更改即可。此环节尤其要关注各表内相同字段统一，而且必须保障信息规范性。改正错误内容中，基于提示信息行号，锁定出错内容，更改后生成新文件，再次导入检测，循环上述操作，直到无错误。而后进入对应上报网址，编辑学校账号及密码，把完全正确的文件逐一上传，或者集中在一个文件夹中，添加“zip”压缩包，统一上传，并在上传结束后，得到相关综表。

（三）信息质量管理

在实验室数据的质量管理上，运用宏语言，需依托于Excel实现，VB程序使用的效果，首先由功能设置的合理性决定。在高校实验室的日常管理中，会涉及到诸多数据，一方面，原始记录的内容处理及审核等；另一方面，检测报告内容的编辑、核对、打印。按照常规及仪器分析，制作记录表，同时设计有关程序，支持内容处理及审核、以仪器分析为例，借助实验仪器原本带有的导出功能，把相关实验资料整理成Excel文件，基于此开展后续操作。而常规分析中，比如容量法，需在软件中，设置对应模块及按键，编写相应代码，生成工作表的格式，需和原始记录相同。录入数据时，直接选中对应单元格，编辑内容，便可完成所需的管理操作[3]。

按照不同实验室的研究项目，设置报告打印的列表及工作簿，负责记录及保存有关资料。涉及到的数据清单中包括基本信息及结果内容，其中前者有报告编号及送样时间、送样号等内容，可在对应列上，编辑实验操作的信息。在结果内的保存区，在记录表数据通过审查后，直接导进即可。按照实验任务内容及属性，支持新建若干数据清单表。对于表格的设计，需根据实验信息管理需求，划分区域，方便管理操作。实验室信息记录的检测报告，可新建三张工作表，各自负责输出结果及检测数据、报告封面，可直接采取Excel表的形式，进行打印。在首次操作打印程序时，会自动存储，之后重新启动此功能，会提示对应报告已经完成打印，假设要二次打印，能直接使用有关数据。

三、结束语

运用Excel软件，能提升各项建设管理的效率，并且操作简单方便。借助Excel提供的各项功能，对实验室各类物资加以管理，确保采购方案的适宜性，实现资源有效分类，把握实验室消耗的年度成本量。