新形势下高校档案管理工作发展策略探讨

天津城建大学 张瑶

习近平总书记曾指出，档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。由此可见，档案具有不可估量的价值。高校档案室作为高等学校内部的一个重要机构，保存了大量珍贵的原始文字、图表、声像资料等，既承担着高校档案收集、保管职能，又要履行档案信息资源开发与利用职能，是高校教学、科研和管理等各项工作开展的基础。然而，新形势下，随着中国高等教育改革的不断深化，对高校档案工作提出了新的挑战。传统的高校档案的管理与利用方式已经难以满足新形势下的需求，本文在分析了高校档案工作建设现状的基础上，总结高校档案发展中存在的主要问题，并据此探讨新形势下高校档案管理工作的开展策略。

一、高校档案管理工作现状

高校档案工作是高校各项工作的缩影，记录着高校发展的历史进程，在高校改革和发展中发挥着重要作用。随着高校整体办学水平的提升，档案工作已经有了大幅度提升并取得了一些成绩，但就实际情况而言，不可否认的是目前高校档案馆（室）的发展仍然受限，以至于发展缓慢，在人力、物力、财力等方面无法满足新形势下高校档案信息需求。

具体问题如下：

（一）档案工作服务形式相对被动

目前，高校档案工作仍以被动服务为主，缺乏主动性、创新性和系统性。虽然，“创新服务”一直挂在人们嘴边，但是实际行动起来却步履维艰，有些高校针对大众需求开展了远程查询服务，但是大部分档案资料还是需要现场手工翻阅，基本还是传统的人工“查、借”模式，等着人们上门寻求服务，而不是主动提供服务。还有档案编研等主动修史编志服务开展较少，大量有利用价值的档案资源无法利用，造成档案信息资源的浪费。

（二）档案信息化、数字化推进速度缓慢

随着科技的进步和信息时代的来临，高校档案也在依靠现代化技术和设备进行数字化改革，但仍面临基础设施薄弱、信息资源建设滞后、工作人员技术开发能力不足、缺少相关标准规范等问题。例如，笔者所在高校目前仅能实现档案电子目录检索，人工调阅纸质档案，档案的全文数字化工作启动困难，纸质文件、电子文件同步归档无法实现等。

（三）人员不足，队伍结构有待优化

高校档案工作是高校基础工作的重要一环，但是由于高校管理层比较重视教学管理和其他管理问题，对档案工作缺乏相应的考虑，在人员安排上不足。由于人员限制，工作重点只能放在日常管理和服务上，在档案编研等开发利用方面无法过多投入。同时，档案管理人员多不具备计算机技术知识，另外，受制于体制编制、职业发展瓶颈等多方面因素的影响，也难以引进档案数字化建设人才，影响了信息化建设等工作。因此，培养一支高效优秀的档案工作队伍很有必要。

（四）档案利用方式与内容单一

目前，很多高校档案利用的方式还是翻阅纸质材料等传统手段，然而随着信息技术的快速发展，新兴媒体例如微信、微博、抖音等已经逐渐成为人们日常获取信息的主要载体，这样对比来看，档案信息利用方式有些跟不上时代发展。

虽然有些高校档案馆（室）有门户网站，但也只是提供一些服务指南、通知信息等简单办事流程，缺乏丰富的利用方式，有很大的局限性和弊端，影响高校档案的利用效率。

高校档案工作出现这些问题原因是多方面的，一是，高校管理层对档案工作的重要性认识不到位，综合投入相对不够。相对于其他工作而言，档案工作无论是工作人员编制，还是经费投入，都略显不足。二是高校档案管理工作人员自身服务意识不强，信息技术能力欠缺。由于档案管理人员职业生涯规划不明确，发展空间小，导致从事档案管理工作缺乏一定动力和活力。同时，档案管理人员大多是图书、情报或者档案学等专业，缺乏必要的计算机能力，一定程度上影响了高校档案工作的发展。三是，国家有关档案、教育主管部门对高校档案工作进行的有针对性的具体指导不够，导致一些工作没有具体的标准与制度支撑。

二、新形势下高校档案管理工作发展的建议

高校档案工作要适应新形势下的发展要求，广泛引进信息技术，推动档案工作的转型和变革，紧紧抓住新时代档案工作发展的契机，打开高校档案工作新局面，使得高校档案工作可以持续发展。笔者结合工作实践，提出几点建议。

（一）制定高校档案管理制度，规范档案工作流程

认真学习国家和上级部门出台的最新有关档案工作的法律法规和政策文件，切实把思想和认识统一到党和国家对档案利用工作的部署要求上来，结合当前档案工作实际，修订档案管理制度，尽快行文下发。同时，到各单位、部门调研，制定出符合高校实际的归档范围和工作流程。

（二）管理层提高认识，增加综合投入

高校比较重视科研和教学工作，但是档案工作作为高校工作中不可或缺的一部分，也要重视起来。高校校长要肩负起领导责任，对档案利用工作要给予大力支持和及时、有效地指导。高校档案主管部门要肩负起工作责任，坚决依法依规组织推动好档案利用工作，对于已公布的档案要积极予以开发、利用，为他人查阅、研究提供便利。要坚持对档案工作进行持续、稳定地投入，切实保证其必要的物质条件。

（三）优化内部组织结构，建立稳定的档案工作队伍

要根据学校“档案数量和工作任务”确定档案人员编制，在规范人员管理的基础上，进一步健全、完善档案工作人员职称评定、评聘考核等工作制度。要织好档案工作网络，建立起以学校档案保管机构为主体、各单位各部门为二级归档单位，专职档案工作为主体、兼职档案工作人员为补充的网络体系，加大对各单位、部门兼职档案工作人员加强业务指导、监督和检查，定期开展培训工作。例如，每年组织召开学校主管档案工作会议，布置当年档案重点工作任务和范围，组织档案管理系统培训，建立学校专兼职档案人员交流平台，真正打造一支能力过硬的档案队伍。

（四）提高档案管理人员业务能力和综合素质

努力学习档案专业理论知识及档案管理系统，规范档案归档，提高业务技能；通过馆际互借、建立友好馆等方式，积极开展与其他档案管理机构，尤其是一些高校档案材料的资源共享；积极向其他兄弟院校学习交流，不断提高档案管理水平；以档案工作人员为主体，深入组织开展档案利用工作专题研究，着力丰富工作内涵，提高实践应用能力。

（五）打牢档案数字化基础，提供全面在线检索服务

按照档案材料数字化要求，在同步归档各类材料纸质版和电子版的基础上，对档案数字化率和工作进度提出明确时间表，并按期推动落实。统筹规划馆藏档案数字化进度，根据档案利用率和价值，对永久和长期保存的档案分阶段进行全文数字化（可外包实现），为学校云平台建设打牢信息基础。将档案管理系统与学校OA、教务、财务、科研、国资等系统对接，实现真正意义上的电子档案归档。依托学校自动化办公系统开展交互式、智能式档案利用服务，实现档案“空中”查阅。在数字化基础形成后，构建档案智能查询系统，为师生提供“足不出户”的档案检索利用服务，要大力推进档案利用的服务便捷化。

（六）打造智慧档案馆，使档案工作充分发挥服务育人功能

随着云计算、物联网、大数据等新一代信息技术的不断发展，智慧档案馆应运而生，智慧档案馆是以数字档案馆和实体档案馆为基础，将档案内容变成电脑可以任意检索的数据，让它进入大数据平台，主动推送、深度挖掘，最大限度地发挥档案的社会价值，产生社会效益。学校的教育档案是民生档案的重要组成部分，在学生毕业后，工作、生活中处处可用到这些档案。我们可以对学生的教学档案进行信息整合，为每个学生建立终身账号，用于本人教育档案信息的查询利用。利用有限的空间，建设数字长廊，展出部分珍贵影像、实物藏品。建设智慧档案馆，全方位展示学校办校历史、办学定位、办学特色等具有学校身份明确的具体资料，向师生及社会进行宣传。

三、结语

新形势下，随着高等教育的高速发展，对于档案的利用需求日益增强，档案作为学校重要的信息资源，在教学评估、凭证参考、宣传教育、维护学校历史真实面貌、接受上级检查等方面提供了有力支撑，是高校发展的宝贵财富，高校档案工作需要做的工作还很多，任务还很艰巨。高校档案工作需要牢牢把握新动向，才能跟上高等教育发展潮流，才能为党和国家提供有力支撑。高校要对照党中央的要求，对档案工作予以足够的重视，以期完善解决高校档案室发展困境，促进高校改革工作的顺利进行，促进高等教育事业科学发展。