新时代企业数字档案馆数字档案资源建设解析

中车长春轨道客车股份有限公司 齐月

根据国家档案局日前发布的2019年度全国档案行政管理部门，以及全国档案馆基本情况摘要所公布的数据，2019年我国拥有国家级、省市县级专业及综合性档案馆总共为4234个。其中，企业档案馆共计181个。2019年，我国新增了25家国家级数字档案室。持续增加的数字档案馆（室），成为我国档案数字化建设的重要成果。为适应日益增长的数字档案馆建设及后期的运营、维护和管理的实际需要，国家专门出台了针对企业档案馆数字化建设的相关规定，即《企业数字档案馆（室）建设指南》。根据该《指南》定义，企业数字档案馆（DigitalArchive）是指企业利用现代信息化、数字化网络技术，将企业档案工作的相关业务流程进行固化，以及对企业或其他隶属关系企业电子档案及相关档案的数字资源进行必要的收集和整合，利用现代互联网、物联网技术，搭建企业档案信息服务及共享平台，助力企业管理的现代化。可见，企业数字档案馆建设就是通过信息技术固化档案管理流程，使流程更加规范、更加符合档案管理实际。企业数字化档案承担着企业电子档案或其他数字资源的收集至服务、利用的全过程职责，且提供的是系统集成平台，为不特定主体提供服务。

一、企业数字档案馆数字档案资源特点

与传统档案馆档案资源相比，数字档案资源的特点主要表现在载体表现形式、信息表达方式、信息资源结构以及信息组织形式等四个方面。

（一）载体表现形式

传统企业档案馆中，档案资源的载体表现形式主要为纸张、照片及实物等，表现形式较为单一，档案信息对载体的依存度较高。企业数字档案馆中，数字档案资源的载体主要是各种磁介质和光介质。前者，主要为承载着企业档案信息资源的磁盘、磁带，后者则为承载企业档案信息资源的光盘。载体形式的变化，也深刻地影响着企业档案馆档案信息的承载量。从企业数字档案馆的成功实践看，一台计算机的信息资源贮存量可达60GB，而数字档案馆呈现的则是“物理实体馆藏+虚拟馆藏”，光盘、磁盘中承载的数字档案信息资源庞大，一张DVD的数字信息承载量可达5GB，且光盘上的数字信息可保存长达600年。

（二）信息表达方式

传统企业档案馆中，档案资源的信息表达方式，主要有文字、声音、影像，以及各种实物，企业数字档案馆的建立，使其信息表达方式发生了颠覆性变革，即任何档案数字信息均以“0”“1”表示。可见，在数字化信息处理过程中，声音、文字、图表、动画、音像等，均可用“0”“1”进行表达。在这种全新的信息表达中，数字化档案馆可以将企业档案信息资源进行多种形式、多种结构形态的融合统一。尤其是虚拟现实VR技术的应用，以及物联网、互联网技术的发展，全新的信息表达方式，使档案资源呈现多媒体信息一体化及各种表现方式的转化，档案资源更加丰富。

（三）信息资源结构

传统企业档案馆中，档案资源相对独立，档案信息资源间的联系不够紧密，容易形成“信息孤岛”现象。而企业数字档案馆的建立，则将企业档案馆中的馆藏档案信息资源建立了有机联系，根据不同档案信息资源的类型及特点，分别建立相应的档案数据库。通过大数据、云计算等技术，便于企业档案信息资源编研工作。此外，互联网技术的应用使企业数字档案馆的馆藏档案资源结构发生了深刻变化，“虚拟馆藏”资源能够呈现给档案利用者更加多元、完整、丰富的信息资源。

（四）信息组织形式

与传统企业档案馆信息组织形式不同，企业数字档案馆的建立，使企业数字档案馆中的信息组织形式以若干个数据库形式呈现。如，企业档案目录书库、企业文摘数据库、企业全文数据库、企业光盘数据库，以及企业多媒体数据库等等，这些数据库的建立，为企业后期相关档案信息资源的分布与录入提供了“路径”选择，也为档案利用者利用特定档案提供了更为明确的“地址”选择，能够更加便捷、高效地查询到所需档案信息资源。

二、企业数字档案馆数字档案资源内容

（一）传统载体档案数字化

将企业既往“存量”各种载体形式的档案进行数字化加工。按照传统档案的载体表现形式的不同，传统载体档案数字化又进一步可以细分为以下四种：纸质档案数字化，这一类档案数字化多选用高速、大幅面及平板扫描仪等，以满足纸质档案数字化需要；缩微胶片档案数字化，即利用专门的缩微胶片扫描仪将传统的企业胶片档案进行数字化处理；企业照片档案数字化，利用数码相机、平板扫描仪，以及底片扫描仪等先进设备对企业照片档案进行数字化；声像档案数字化，企业成立、发展、壮大等过程中留下了大量声像、影像类档案资料，这一类档案资料则选用播放还原设备+采集卡+视频编辑软件，对其进行数字化处理；实物档案数字化，企业历史上重要的生产设备等实物档案，通常选用三维扫描仪或数码相机对其进行数字化处理。

（二）电子文件归档

随着计算机信息技术的应用，以及办公OA系统的普及，以及企业现代管理的需要，在企业生产、经营和管理过程中产生大量的电子文件，做好这些电子文件的数字化管理，也是企业数字档案馆建设的重要内容。重点是要做好“新增”电子文件的接收、归档工作。根据《电子文件归档与管理规范》《版式电子文件长期保存格式需求》等要求，电子文件移交分为在线移交、离线移交两大类。在线移交要注意网络传输安全，将需要保存的电子文件存储于企业数字档案馆的专门服务器硬盘或阵列存储。离线移交则是将整理后的电子文件存储于专用磁盘、光盘等介质，然后将其移交至企业数字档案馆。

（三）专题数据库建设

专题数据库是企业数字档案馆数字档案资源建设和管理的基础。目前档案数据库建设包括两种方式，一种是将传统载体企业档案进行数字化采集，然后将其归入到相应的档案数据库，这一建库方式主要以人工录入为主；另一种专题数据库建设，则是直接将企业新接收、移交的电子文件，利用计算机信息系统自动采集、生成或从数字档案元数据库中提取而成，后期对其进行规范、审核和完善。

三、企业数字档案馆数字档案资源建设

数字档案资源建设是一项复杂、重要的系统性工作，需要企业领导高度重视，各个部门通力合作，共同做好该项工作。

（一）提高思想认识，明确方向

数字档案资源建设是企业数字档案馆建设的基础和核心，企业领导、部门负责人，以及普通人员都应高度重视数字档案资源建设工作。企业领导、各生产经营和管理部门负责人要密切配合，做好日常电子档案资源的数字化收集、移交，严格按照数字档案资源建设规范和相关标准，既要做好“存量”档案数字化，更要注重“增量”档案数字资源建设。制定具体的制度和规范，为企业数字档案资源提供有力的人、财和物的支持。

（二）坚持整体推进，相互协作

企业数字档案资源来源于日常生产、经营、管理，需要树立企业一盘棋意识，各部门要通力支持和配合，严格按照企业数字档案馆建设要求做好数字档案资源移交工作，不断丰富企业馆藏数字档案资源。此外，企业数字档案馆要面向企业生产、经营和管理一线，扩大现代信息技术的应用，通过数据库建设，为企业生产、经营和管理提供宝贵的档案信息资源的支撑。积极推进企业数字档案信息资源共享，注重发挥数字档案资源的功能和价值，从而赢得各部门及人员的重视和支持。

（三）分类分布实施，做好鉴定

企业数字档案馆建设是一项基础性、长期性工作，既要立足当下，也要着眼长远，尤其是企业数字档案资源建设方面，既要做好“存量”数字资源建设，也要做好“增量”数字资源建设。根据企业生产、经营及发展的实际需要，集中力量将重要、特色的馆藏档案信息资源优先进行数字化，并做好数字资源鉴定，重点从内容、格式等方面，严格按照企业数字档案馆建设的标准和要求，提升企业馆藏档案资源的附加价值。

（四）丰富馆藏资源，突出特色

企业从建立、发展和壮大等各个时期都留下了宝贵的档案资源。企业数字档案馆建设，要立足企业实际，也要突出特色，尤其是要重视企业自身特色的馆藏资源，注重特色资源的数字化、信息化，建立相应的特色数据库，体现企业数字档案馆馆藏数字资源“人无我有，人有我优”的特点，对丰富企业文化，提升企业市场竞争力等等，都具有极其重要作用。

四、结语

综上，企业数字档案馆是企业适应社会主义市场经济发展和竞争的现实需要，要切实利用好现代信息技术，做好企业档案业务流程的固化、规范化，程式化，并将重要档案信息进行收集、整理、保存，做好企业档案数字馆数字档案资源建设，为企业经营、发展提供先进经验参考。