信息化背景下文书档案管理工作研究

滨州港务集团有限责任公司 阚洪芝

集团公司在运营管理和综合事务中，往往会产生大量文书资料，具有极高的参考价值和决策咨询价值。因此，在新时期背景下，加强文书档案管理工作，充分挖掘文书档案的价值，对集团公司的发展具有良好的促进和保障作用。但是长期以来，集团公司文书档案管理工作方法以人为管理模式为主，使得文书档案管理工作不仅耗时费力，还严重缺乏成效。不仅如此，在文书档案管理中可能出现档案丢失问题，从而给集团公司的具体工作产生一些负面影响。而当前我国已经进入信息化发展阶段，信息技术的快速发展与广泛应用，为我国各个领域的创新发展提供了技术工具支持。在信息化背景下，文书档案管理与信息技术的相结合，能够充分发挥信息技术的应用优势，在提高文书档案管理效率的同时，可以促进文书档案利用价值的实现。因此，为更好地利用信息技术展开文书档案管理工作，本文从文书档案管理现状问题及优化措施等多个方面，深入分析“信息化背景下文书档案管理工作”具有一定的现实意义。

一、文书档案信息化管理的优势概述

（一）降低文书档案管理成本和提高效率

长期以来，文书档案管理资料收集、归档等工作，主要通过人力方式进行完成，这使得文书档案管理人员要耗费较长时间做好相关工作，且不具备效率和质量。同时，纸质类档案资源的保存，往往要占用大量的空间，且空间占有率会随着文书档案的增多而不断提升，不利于文书档案管理成本的控制。而文书档案信息化管理，则可以有效解决上述问题[1]。具体来说，在信息化背景下，文书档案管理人员只需要借助计算机终端的文书档案管理系统，就可以实现各类文书档案信息化管理，可以直接通过线上方式完成文书档案的收集、归档和传输等工作，极大地提升了工作效率，且可以避免人为操作问题而导致的文书档案管理质量问题。另外，文书档案信息化处理，可以减少纸质文件的使用，这样就可以减少档案室空间的占用，继而有利于降低文书档案管理成本。

（二）促进文书档案利用效益最大化目标的实现

传统文书档案管理工作具有一定的时效限制，使得实时传输、借阅等目标难以实现。

而文书档案信息化管理可以有效解决这些问题。首先，档案管理人员可以建立文书档案开发利用系统，直接根据档案需求主体的具体需求，线上传输相应的文书档案资源，为其提供时效性高的在线档案阅览服务，有效提高了文书档案服务的时效性[2]。其次，文书档案以电子化形式进行呈现，可以进行复制，从而可以实现文书档案一对多的利用服务，具体就是多个档案需求主体可以同时线上阅览同一份文书档案，使得文书档案利用得以实现利用效益最大化目标[3]。

二、信息化背景下文书档案管理工作现状问题分析

（一）文书档案数字化速度有待提高

在信息化背景下，文书档案信息化管理备受集团公司的关注和重视，但是仍然存在文书档案数字化速度不高的问题，主要原因在于集团公司中大量文书档案的归档和管理，仍然以纸质方式为主，使得后续数字化利用工作受阻[4]。集团公司在文书档案数字化建设中，之所以出现速度不高的问题，是因为在实践中存在一些不足和缺陷，具体如下：一是软硬件设施建设不完善，使得文书档案资源数字化处理受阻，如缺乏高速扫描仪，不利于文书档案的高速转换；二是文书档案管理人员队伍建设不足，难以支撑大量存档纸质档案的数字化处理，使得文书档案数字化处理速度不高；三是文书档案管理系统与办公自动化系统缺乏关联性，系统之间仍然各自为战，难以实现文件共享，不利于文书档案的快速收集与归档整理，从而制约着文书档案管理效果的优化和提升[5]。

（二）缺乏有效的文书档案安全管理

在信息化背景下，文书档案管理工作虽然在信息技术应用支持下，变得更加便捷和高效，但是也带来了巨大的安全风险，典型表现是病毒、黑客不法攻击等，直接影响文书档案的完整性和真实可靠性，继而直接影响文书档案利用价值的挖掘。因此，信息化背景下加强文书档案安全管理具有十分重要的现实意义。但是集团公司在文书档案信息化管理中，更加侧重于信息技术的使用，未能正确认识信息技术利用所带来的负面影响，在文书档案安全管理方面存在缺陷和不足。首先内外网没有分区隔离，通用一个网络进行文书档案管理，可能引发泄漏、损坏、非法加密等问题，不利于集团公司合法权益的维护。其次，文书档案安全管理手段相对单一，现代安全保密技术的应用严重缺乏，难以满足于当下文书档案管理工作的实际需求。最后，涉密类文书档案与普通类文书档案的安全管理方式，并没有任何区分，使得涉密类文书档案存在一定的保密风险。

（三）文书档案管理与综合信息技术融合不足

在实践中，集团公司在文书档案管理中，各个环节未能深度融合大数据技术、云存储技术等综合性信息技术，使得文书档案信息化程度不高。首先，大数据技术在文书档案管理中的应用不足，使得检索和开发等操作难以实现高效化，不利于现代化文书档案服务平台的建立；其次，云存储技术在文书档案管理中应用不足，文书档案保存缺乏时效性，且在网络上难以进行共享，不利于文书档案利用价值最大化目标的实现。最后，智能算法技术在文书档案管理中应用不足。在文书档案管理中，文书档案的收集与归档是档案资源开发利用的基础，智能算法技术的应用不足，使得文书档案各管理流程缺乏合理性，继而难以实现精细化档案管理目标，最终影响文书档案开发利用价值的提高。

三、信息化背景下文书档案管理工作的优化对策分析

（一）加快推进文书档案数字化进程

集团公司文书档案资源具有种类繁多、内容丰富、涉及面广、管理难度大等特征，在信息化背景下要实现文书档案的高效管理目标，应做到文书档案数字化处理的全覆盖，才能促进文书档案信息化管理目标的实现。首先，集团公司应结合文书档案信息化管理需求，加快配置完善的软硬件设施，为文书档案信息化管理创造良好的外部环境。因此，集团公司应在配置高速扫描仪、高拍仪硬件设施的基础上，购置文书档案格式转化系统、文书档案管理系统等，实现文书档案数字化的高效转换。其次，集团公司应根据人力资源实际，引进文书档案管理专业人才，为更好地落实文书档案数字化管理目标提供支持。对于普通类文书档案，集团公司可以采取外包方式，由数字化企业加工处理，以此加快推进文书档案数字化管理进程。最后，推进信息资源共享哦你工作，以期通过技术手段实现文书档案管理系统和办公系统之间的数据传输，为提高文书档案开发利用价值提供支持。

（二）加强文书档案安全管理

文书档案开发利用价值的实现，关键在于保障文书档案安全。因此，集团公司应针对现有问题，采取以下安全管理举措：首先，执行文书档案管理系统内外网隔离管理，落实安全管理责任的同时，利用防火墙手段来强化访问IP和U盘管理，及时发现病毒和非法程序，确保文书档案管理系统安全运行。其次，注重区块链、数字水印、云加密等现代新型技术进行文书档案加密处理，适应新形势下信息技术应用中的安全管理要求。同时，为确保先进技术应用效果，集团公司既要注重专业化人才的引进，又要加强现有人才的培训，建立复合型人才队伍。最后，加强涉密性文书档案管理，在先进技术加密处理的基础上，设定访问权限，以此保障集团公司的商业机密和合法权益。

（三）综合利用现代化信息技术

在信息化时代背景下，文书档案管理工作应注重现代信息技术的综合利用，才能切实提高文书档案管理信息化水平。首先，加强大数据技术的合理使用，运用大数据技术识别和检索文书档案资源，设置关键词、短句等检索条件，满足于档案用户的档案深层次需求。同时，根据文书档案类型建立不同的文书档案数据库，为后续文书档案编研、专题建设等提供便捷支持。其次，加强云存储技术的合理使用，实现文书档案自动存储和永久保存。因此，集团公司应将云终端与文书档案管理系统有机连接起来，实现文书档案同步上传到云终端，节约文书档案所占硬盘空间的同时，为高效展开文书档案管理工作提供支持。最后，加强智能算法技术的合理使用，利用此技术对文书档案管理系统采集、归类、整理文书的流程进行优化，并设置自动化流程，探寻文书档案收集归档和开发利用一体化系统，以此实现文书档案开发利用价值的最大化目标。

四、结语

综上所述，在信息化背景下，文书档案管理者应与时俱进地融合信息技术手段，通过加快推进文书档案数字化进程，并加强文书档案安全管理，同时要综合利用现代化信息技术，才能促进信息技术和文书档案管理工作的深度融合，继而有利于文书档案管理效果的优化和提升。

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信息化时代就是信息产生价值的时代。信息化是当今时代发展的大趋势，代表着先进生产力。信息化时代按照托夫勒的观点，第三次浪潮是信息革命，大约从20世纪50年代中期开始，其代表性象征为“计算机”，主要以信息技术为主体，重点是创造和开发知识。随着农业时代和工业时代的衰落，人类社会正在向信息时代过渡，跨进第三次浪潮文明，其社会形态是由工业社会发展到信息社会。第三次浪潮的信息社会与前两次浪潮的农业社会和工业社会最大的区别，就是不再以体能和机械能为主，而是以智能为主。