关于增强房产档案信息服务能力的探讨

山东省青岛市李沧区房产服务中心 林燕

随着信息技术的发展和互联网络的普及，各行各业的信息化水平都在不断提升，房产档案管理工作作为房产部门内部管理的重要组成部分，是其他各项管理工作开展的基础。在以往的房产档案管理工作中，大多采用人工处理的办法，档案管理的载体也以纸质档案为主，随着近年来公共租赁房屋、人才公寓的迅速扩张与快速发展，也就给房产管理部门的档案管理工作提出了更高地要求。在此背景下，房产管理部门逐渐探索档案管理的信息化建设，但是由于缺乏一定的经验，在档案管理信息化建设的过程中仍然存在一定的问题和不足，难以给房屋承租人、公共租赁承租人、人才公寓申请人等提供高质高效的信息服务。基于此，我们有必要从信息管理与服务的角度出发，为房产档案管理提供优化改进的意见和建议，推动房产档案管理信息化建设向纵深方向发展。

一、房产档案信息管理与服务中存在的问题

（一）信息收集不全面

结合本单位工作职能划分及工作实际情况，将房产档案管理包括辖区内直管公有房屋（住宅房屋、非住宅房屋、公租房）的产权产籍档案、廉租住房保障房、不动产权注销登记的初审材料、房地产经纪机构备案、无主房产和产权不清房产的代管方面的档案等。就目前而言，从档案息管理与服务现状分析，仍然存在信息收集不够全面的问题。但由于各部门仍采用原始的手工管理档案工作在一定程度上增加了房产档案管理的难度，关键是各部门之间存在沟通不到位，与此同时各部门存在职能壁垒等等问题制约了档案信息收集不全面，从而造成服务不到位。房产管理部门在档案管理信息服务中仍处于被动地位，不能主动的进行信息的采集和更新，使得房产档案信息存在一定的滞后性，其降低了档案信息服务质量。

（二）信息管理不规范

在房产档案管理过程中，各部门应配备专职档案管理员，进行对本部门业务档案的收集、整理、归档、立卷等工作的开展。部门之间的存在业务交叉的档案，需由各部门负责人进行协调，会同单位档案管理牵头部门进行总的管理，做到“统一领导、分级管理、分类指导”。加强档案管理工作的组织和制度建设，并组织实施。各部门必须定期对本部门的档案管理台帐进行梳理，纸质档案与电子档案应做到一致性，定期检查应归档而未归档案的房产档案，找准应对措施，及时发现问题及时整改，做到“平时常梳理，年底好总结”。各业务部门必须重视房产档案的真实性、完整性。在进行档案录入的过程中，由于大部分还是进行人工操作，其错误率比较高，一旦房产档案中的信息数据出现错误，将会严重降低房产档案的准确性和可靠性。[1]

虽然目前大部分的房产服务中心进行房产档案的信息化建设，逐步从“纸质档案管理”转向“电子档案管理”的发展模式。但是实际对于档案信息化建设过程中，因受到技术、资金以及人才等等方面的制约，使得房产管理部门的档案信息化建设只停留在表面，所谓简单的借助计算机设备以及档案管理信息化平台来进行有关档案信息的录入和存储，没有更为深入的进行信息资源的开发与利用，导致档案信息服务功能较为单一。

（三）缺乏主动服务意识

开展档案管理工作的根本目的就是发挥档案信息资源的最大价值，提高档案的有效利用率。就目前而言，房产服务中心对房产档案信息的应用情况来看，存在一定的资源闲置与浪费的问题。[2]究其根本原因就在于房产档案管理工作人员缺乏主动服务的意识，缺乏职业道德。有些档案管理人员只限于档案管理的表面工作，没有做到深入。档案管理者必须要有甘于奉献的精神，拥有耐得住寂寞的职业操守，做到默默无闻的“老黄牛”精神。只有敢于创新，突破陈旧的管理模式，充分利用“数字化建设”引领档案管理的高质量的发展，使得真正的结合业主以及行业的实际需求来开展多元化的信息服务。

二、增强房产档案信息服务能力的优化策略研究

（一）提高房产档案信息质量

要增强房产档案信息服务能力，凸显房产管理部门的档案管理水平，基础就在于提高房产档案信息质量。首先，要重视对房产档案的信息变更管理，房产管理部门要加强与住户、承租人以及政府有关部门之间的沟通与协调，借助先进的档案管理信息平台来实现动态化的信息采集，应及时的对房产信息进行收集和整理，对房产档案做出更正和补充，要做到房产档案中所记载的信息数据与实际的房产信息数据之间保持一致，以确保房产档案的真实性、可靠性、完整性，为后续提供有效的信息服务奠定坚实的基础。其次，要求房产档案管理部门要定期的做好有关房产档案的数据清理工作，对于一些老旧和冗余的房产档案信息要及时地进行删除，及时进行数据更新，确保房产档案信息数据库中数据筛选的准确性。要实现科学有效的房产档案信息数据清理，就需要设定清晰且严格的清理标准，以避免有效信息被误删。

（二）健全房产档案信息管理制度

要进一步增强房产管理部门的档案信息服务能力，还要加快健全房产档案信息管理的一系列规章制度。首先，要建立房产档案信息关联机制，由于房产档案信息与市业务主管理部门进行数据共享、信息合并，做到市、区房产档案管理之间密切的关联，为保证信息的一致性，提升档案信息资料的完整性，就要建立档案信息关联机制，房产管理部门要主动与相关的审核部门，市住房和城乡建设局、市房地产登记中心等业务主管部门进行沟通，一旦出现审批标准变动以及有关国家政策的变化，[3]相应的房产信息就会随之发生变更，档案管理部门就要及时来作出更正和补充。这样在提供有关信息查询服务的过程中，才能最大限度地保证房产档案信息的真实性和准确性。其次，要建立房产档案实体查询机制。虽然当前房产档案管理不断朝着信息化的方向迈进，电子档案逐渐取代了纸质档案，但仍然不可忽视对纸质档案资料的管理，要将纸质档案资料来作为一种辅助的信息服务方式，并且建立实体查询机制，如果对于房产电子档案的录入信息存在争议，那么就可以进行原始档案以及相关资料的查询和核对，从而确保电子档案信息的准确性。最后，要增强房产档案的信息服务能力，还要建立相应的考核与激励机制，将信息服务水平和服务对象满意程度纳入到考核标准体系当中，不断的深化工作人员的服务意识，提高服务能力。

（三）加快房产档案的数字化建设

要增强房产档案信息服务能力，就必须要强有力的平台与技术来作为支撑，这样才能拓宽服务范围，因此房产管理部门必须要加快房产档案的数字化建设。首先，房产管理部门要投入专项资金来搭建房产档案管理的数字平台，完善房产档案管理的信息系统，并且要购置先进的扫描仪等的设备，以确保有关影像资料的完整和准确录入。其次，在深入推进房产档案数字化建设的过程中，不仅要实现对档案信息资料的数字化存储与管理，还要进行功能性的开发，注重档案信息资源的挖掘和利用，可以借助于先进的大数据技术，通过数据集成处理与分析，结合住户与承租人的实际需求来为其量身定制有关的档案管理服务，例如为住户、承租人提供用更为便利的档案信息查询通道，在房产档案管理平台上只需要输入住户、承租人的身份证就可以进行有关房产信息的查询。大数据时代智能化的挖掘技术和检索技术为档案服务提供了前所未有的便利条件，全面提高档案服务质量是档案工作的目标所在。针对市业务主管部门的相关行业标准，房产档案管理部门则可以根据以往档案中所披露和记载的相关审批信息来给出提示，需切实提高信息服务质量和水平。

（四）提升房产档案管理人员的主动服务意识

不仅要增强房产档案信息服务能力，还要不断的提升房产档案管理人员的主动服务意识，提高档案管理人员的专业能力和技术水平。房产服务中心要加强对档案管理人员的专业化培训，重点提升档案管理人员的信息素养和信息服务意识，提高工作人员的积极性和主动性，主动地参与档案信息资源开发，发挥岗位优势和资源优势，根据房产档案信息新时期房产服务发展趋势与前景，为住户、承租人提供有力的信息参考。依据掌握的档案信息资料编制年度报告，对有关数据进行整理和汇总，致力于提供优质的信息数据服务。

（五）提高档案工作者的整体素质

档案工作者不但要不断更新档案业务知识和专业技能，而且还要系统地学习信息处理、数据分析等方面的知识，努力掌握现代化的科技手段和管理技术，同时要广泛借助网络、计算机应用等各方面专业知识。档案管理部门要更多地创造机会加强对档案工作者的教育培训，拓宽其眼界格局，优化其知识结构，提高其整体素质。还要不拘一格广揽人才，加快信息技术、数据分析等方面人才的引进，汇聚各界精英，以时不我待的紧迫感在时代的浪潮中抓住机遇迎接挑战，努力开创档案事业发展的新局面。

三、结语

要增强房产档案信息服务能力，就要推动房产档案信息服务不断朝着便捷化、高效化的方向发展，通过动态调整、制度建设、技术升级以及人员培养，构建完善的信息服务保障体系。为实现最大限度的资源共享，将来这样既可以缩减档案存储管理的成本，又能使档案利用打破时空的限制，从而真正体现在大数据环境中多种多样档案信息资源的社会共享。