信息化时代企业档案工作管理模式的改进

杨丽萍

摘要：随着信息化产业的不断发展，企业的档案管理与服务模式只有进行一定的创新才能为企业发展提供助力，企业的档案管理关系到企业的人力资源、财务、销售等众多部门，企业的档案管理只有适应社会发展的大环境与信息产业不断融合，才能不断完善档案管理制度，从而更好地发挥档案管理的作用。本文从分析当前大数据时代企业档案管理工作遇到的矛盾问题入手，进一步提出促进企业档案管理信息化发展的有效策略。

关键词：信息化;企业档案;管理创新

1.企业档案管理现状与问题

1.1档案部门不再独立，档案监督工作逐渐弱化

企事业单位和其他组织的档案机构，应统一管理本单位的档案，负责建立健全本单位档案工作的规章制度，指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作，监督指导所属机构的档案工作。这样的管理模式克服了档案分散保存的弊端，并且有利于维护企业历史和文化的完整与安全，便于企业各方面利用。近年来随着企业机制的不断变化和市场化的需要，很多企业的部门开始朝着精简以及合并的趋势发展，档案部门逐渐开始与其他部门合并，就笔者所在单位及系统内其他兄弟单位，绝大多数档案部门都已经和其他部门合并了，很少能够保留独立的部门，部门独立性的削弱，会对档案管理体系带来一定的影响，进而影响对企业档案管理工作的监督和引导，从而导致部分档案管理工作无法有效推行。

1.2企业传统的档案管理工作未跟上企业数字化进程

企业档案工作主要是收集、整理对企业有价值的文件材料，为企业未来的经营生产提供利用。传统的档案管理模式一般是定期依照档案归档范围向各预立卷部门提出移交要求，整理组卷后归档入库。而从企业目前的发展方向和发展速度来看，这样传统的管理模式已经无法满足当代企业发展的需求。随着信息技术的发展，企业越来越多的流程和工作都全程使用线上操作，不再也無需产生传统纸质载体的文件，这与传统的纸质载体的归档要求不一致。此外，由于系统平台更新迅速，线上文件的版本更替非常快捷且方便，而档案工作由于处于流程末端，时间点相对滞后，所需的是产品生产时使用的版本文件，而非最新文件，依靠档案管理人员很难去辨别应该归档哪一版本的文件。

2.企业档案管理模式的改进方向

2.1提高思想站位

企业可持续发展不仅需要依靠现代化的经营管理理念，也同样需要档案管理这类基础性工作。档案资料见证了企业发展的全部历程，记载了那些珍贵的科研数据，通过查阅档案资料，能够帮助企业更好地制定出未来的发展规划。因此，企业各部门领导应积极提高思想站位，重新认识企业档案管理工作的作用和意义，深度挖掘企业档案信息化建设的瓶颈问题，逐一击破，正确认识企业档案信息化建设过程中可能会遇到的困难，加大基础设备更新力度，引进多元化档案管理人才，精心组织并持续推进企业档案管理改革之路，确保企业档案信息化成为企业发展的不竭动力。

2.2做好安全维护

互联网环境下，档案数据的传输随时面临着安全风险的考验。为了确保企业档案资源的安全传输，我们必须切实做好企业档案信息系统的安全维护工作。从档案数据的录入、存储、调阅等几个重要方面入手，构建覆盖企业档案管理整体网络的安全维护体系，通过招投标形式选择具备优良资质的技术外包服务单位，能够依据企业发展需求定期更新档案服务系统，不断优化系统界面板块的使用功能，升级系统安全防护补丁，充分运用大数据技术建立档案信息后台备份，保障企业档案存储安全。同时，按照密保等级严格划分档案阅览权限，各业务部门不得擅自阅览无权限的档案资源，档案管理部门要将信息安全、网络技术、安全防护等工作当作重点来抓，对重要文件进行加密处理，设定动态密钥，实现企业档案传输全过程安全可控。

2.3强化管理水平

档案管理要根据具体工作情况和工作内容，适度提高管理水平，推动档案管理向规范化方向全面发展。针对当前档案管理工作中存在的问题，在档案管理规范的指导下，使档案管理开始趋向科学发展的方向。在大数据背景下，要建立更加完善的档案管理监督管理体系，加强多部门之间的协调配合，形成合理的内外部监督，促进档案管理行为在有效监管环境中的全面实施，防止不当档案管理行为。档案管理部门要对每一个档案信息的归档时间、借阅时间、档案属性等进行查询分析，从本质上控制档案管理存在的问题。在实施档案管理中，要建立更加完善的激励奖惩机制，明确相关责任和义务，将管理责任落实到个人，激发企业职工的工作热情，提高档案管理工作的有效性。

2.5健全体制，完善企业档案管理制度

在信息化背景下，企业档案管理与服务模式要进行创新，应该不断完善企业档案管理制度，档案管理工作主要包括：档案收集、档案整理、档案归档、档案保管、档案数据信息录入、档案利用等，因此应该对档案管理中的每一个环节加强制度监管，例如：在档案信息化模式下，档案数据库管理及档案信息录入显得尤其重要，应该实行分级制管理，可由档案管理员进行编档、录入数据等操作，再经档案部门负责人审核通过，类似于财务报销流程，可有效保证档案数据安全;对于重要档案的借、查阅需要经过档案部门负责人、借查阅单位负责人和查阅人同时签字，这样可追究档案借、查阅过程中造成档案丢失或者损毁时的责任，充分保证档案完整安全;其次应该采取弥补措施，这样通过制度化的管理方式强化档案管理人员对于本职工作的重视，增强档案管理工作中的责任感，从而更好地在档案管理工作岗位上实现自己的价值，进而为企业的发展作出贡献。

3.结语

综上所述，在信息化时代，传统的档案管理面临诸多挑战。要进一步推动档案管理事业的发展，要更新档案管理信息化理念，重视档案管理工作，注重档案管理人才的培养和档案资源的开发利用，加快档案管理内容和重点的转变，从档案的整理归档转向档案的审查、开发和利用。

参考文献：

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