高职院校信息化控制存在的问题及改进研究——以商洛职业技术学院为例

胡 燕，周莉娜

(商洛职业技术学院，陕西 商洛 726000)

财务工作的安全、有效对于院校的健康发展意义重大。因此，高职院校需要构建高水平的内部控制来保证财务工作及财务信息的真实可靠，建设财务信息化控制是内部控制体系中不可或缺的重要部分。随着信息技术的发展，许多高职院校都已认识到财务信息化控制的重要性，然而发展的深度与程度之间存在差距，例如一些深处偏远地区的高职院校，或者发展比较落后、信息化水平不高的高职院校。因此笔者立足于商洛职业技术学院的财务信息化控制的发展，由小见大，以微知著，通过研究找出需要改进或完善的地方，为商洛职业技术学院和其他信息化水平发展较为落后的高职院校提供一些借鉴和指导。

1 商洛职业技术学院财务信息化发展现状及存在的问题

顺应当今社会的发展趋势，近年来，商洛职业技术学院财务信息取得了一定程度的发展，于2018年引进金蝶财务管理信息系统，并于同年引进完美校园网上缴费平台，以满足财务需要。自从引进信息系统后，商洛职业技术学院财务信息化不断进步，不只是提升了学校的管理水平，还提升了财务工作的效率，但在信息化发展进程中，仍然存在不少问题。

1.1 财务信息管理软件功能有待完善

1.1.1 报账系统

由于商洛职业技术学院没有网报系统、未开通银校互联和科研项目管理系统以及资产管理系统衔接不流畅等问题的存在，导致报账系统所有报账环节基本都还处在纯手工阶段，且报账审批流程较多，手续繁杂，全过程线下审批，难以满足报账人员的需求；随着学院发展规模的不断扩大，近年来，高职院校教育事业经费及科研经费不断增长，然而由于资产管理系统衔接不畅，部门和科研项目人员无法快速准确地查询到账资金。

1.1.2 工资查询系统

商洛职业技术学院目前的工资查询系统需要依赖微信公众号进行查询，查询内容较少、信息不全面，同时，校园一卡通系统与财务管理系统没有相互关联，无法使用校园卡查询工资和项目经费的详细信息，从而造成查询系统的使用较少，很多教职工想要了解自己的收入或项目经费情况时，仍然需要去财务部门查询，这样做不但麻烦，同时也给财务部门增加了工作量。

1.1.3 缴费系统

商洛职业技术学院由于未开通银校互联，因此借助于网上支付平台，通过支付宝扫码或者微信公众号来进行收费，存在以下几种情况：①系统数据无法对接；②第三方支付平台与缴费系统连接紧密度不足，实现数据共享困难，同时也增加了财务人员工作量；③由于第三方支付平台不能为了安全进行闭环运行，可能存在资金风险。

1.2 未实现档案影像化管理

商洛职业技术学院目前没有实现凭证影像化，即没有电子原始凭证，现有的会计档案管理主要是手工管理。而人工管理存在以下问题：①档案数量较多，整理和装订耗时耗力；②会计原始凭证零散，查询不方便，若多次使用容易磨损，导致重要信息丢失；③无预防措施，会计档案如果遭到损坏、丢失或保管不善将无法恢复；④油墨印制的原始凭证容易挥发，保存困难，对以后查阅凭证不利；⑤查账都是人工翻阅记账凭证，查询效率非常低，且耗费大量人力，并且无法实现多个部门的同时查询，不利于财务信息共享。

1.3 财务人员严重不足

随着业务发展，财务人员工作量也越来越多，而商洛职业技术学院财务处正式工作的财务人员只有9人，因为财务人员严重不足，商洛职业技术学院至今没有设置专门的财务信息化岗位，严重阻碍财务信息化的发展。

2 商洛职业技术学院财务信息化控制优化建议

2.1 完善财务信息管理软件

2.1.1 建立网上报账系统

2.1.1.1 开通业务网报系统。商洛职业技术学院为了提高师生报账的效率，报账业务的风险控制不断得到加强，改进和优化原有的报账系统是很有必要的，增加审批功能、在线签名以及在线处理整个流程来取代传统的手工操作。报账人员可以在系统上下载并填写电子报销单再上传报销附件至系统中，通过负责人在网上签字审批后生成报销单，使网络化与无纸化取代纸质单据，使网上报销业务达到流程化、规范化，从而使财务报账审核的透明度提高，不仅师生报账方便、快捷，还能为财务人员减轻负担，提高审批效率，缩短审批时长。

2.1.1.2 开通科研经费管理系统。应该在财务数据和财务部门的基础上开通科研管理系统。科研项目经费的报销与使用都需要从财务数据着手，使用该系统的关键点和起点是为了确保了所有项目已经录入系统，并使研究系统能科学运用。通过科研项目管理系统，可以促进科研系统与财务系统进行融合，同时提高了财务管理水平，有效落实了财务信息化的发展。

2.1.1.3 开通资产管理系统。开通资产管理系统中的网报子系统，运用资产标签(RFID、二维码)对资产进行标识，在日常管理工作中主要利用手持智能移动终端完成，例如对资产的采购、领用、归还、盘点、转移、清理、报废和维修保养等，结束后将信息录入资产管理系统，再传输至财务系统，高效、精确地实现对资产的跟踪管理，使资产信息管理系统与财务系统相互关联，最终达到的目标是同一件资产在两个系统中都可以查询、修改，不用通过第三方公司协调，与此同时财务部门能随时随地获得学校资产的信息，便于学校做好资产管理工作，真正实现高职院校资产管理水平的飞跃。

2.1.2 工资查询系统

学校应当增加工资查询的渠道，打通校园一卡通系统与财务系统的通道，并使之相互关联，使教职工能够在校园一卡通系统上查询工资收入及项目经费的详细信息。这不仅方便教职工查询信息，还能减少财务人员的工作量。充分结合现有的技术，完善工资查询系统如下：①对教职工进行分类并说明其工资组成部分；②可以在网络上查询自己的工资表与相应说明；③可以通过网络或手机App查看自己的项目信息。使学校工资查询系统能随时随地的查询且能稳定运行、容易操作，可以满足职工们的查询需求，同时有利于学校对教职工的管理信息化。

2.1.3 缴费系统

商洛职业技术学院缴费系统应开通多个渠道，可以通过建立商洛职业技术学院微信缴费小程序、支付宝缴费小程序、引进银校互联或者增加一卡通缴纳学费的功能，以此来解决受地域限制、网络限制、渠道单一、不能缴费或者不能随时随地查询信息的问题；打通收费系统与财务系统、一卡通管理系统、银行系统，使财务信息资源能实时传输与共享。与此同时，必须加强网络安全防范，因为线上支付系统的安全的问题不仅涉及学校财政资金，还涉及学生个人的资金，而且很多财务信息具有保密性，所以信息系统能否稳定安全的使用需要网络安全提供保障。因此，为了确保学校服务器、计算机、网络和其他硬件设施的安全运行，学校必须加强技术防范，使用信息加密、防火墙等技术，必须时刻关注缴费系统的网络安全情况。

2.2 实现档案影像化管理

为了实现会计档案的数据化、电子化的影像管理，商洛职业技术学院可以使用影像设备并采用图像处理技术和数据库存储技术等辅助进行影像管理，且需要打通与单位各部门系统间的通道，以更好地满足高职院校各部门财务信息共享，进而大大提升会计档案管理的安全性、便捷性和易管理性。实现档案影像化有3个步骤：①有负责人集中采集各类票据、合同、对账单、附件等原始凭证，并进行扫描上传至系统；②负责制单的会计人员在录入凭证时可以直接扫描数据上传；③与网上报账系统相结合，通过使用手机或电脑扫描上传报销单，可以在线上进行调阅转存。

2.3 积极培养和引进复合型人才

要树立起人才胜过战略的观念，培养信息化、综合性人才是建设的核心。学校可以因地制宜培养合适的人才，让人才参与竞争以增加其学习动力，从而提高本身的能力；为了满足财务信息化平台需要，学校应引进专业的财务信息化人才，提升团队水平。

2.4 实现核算业务流程信息化

核算业务流程的信息化是指运用信息技术来代替财务人员的手工操作。目前，高职院校核算业务在当今信息时代的背景下明显滞后且流程普遍烦琐，为了达到信息化控制的目的，对核算业务的流程进行信息化改造是非常有必要的。同时，应加强其他系统与核算系统和财务系统之间的整合，并且加强与其他部门信息系统的衔接，例如科技处与科研项目系统的连接、采购部门与资产管理部门连接等，通过发展财务信息化，形成对学校持续发展有利的信息技术平台。