提升高校档案馆服务能力对策研究

曹燕红

随着社会信息化和网络化进程加快，高校档案馆服务模式应与时代接轨，如何提升高校档案馆服务能力是值得我们探索的问题[1]12。

一、高校档案馆服务存在的问题分析

1.常规档案资源收集不到位。高校二级单位或行政部门等立档部门档案人员档案意识淡薄，常规档案资源收集不到位。在档案收集中存在着收集率低、质量参差不齐等问题。立档部门兼职档案人员档案主动意识不够，经常需要档案工作人员督促才能落实。

2.特色档案尚处于初始积累阶段。（1）人物档案尚处于初始积累阶段。目前，高校档案馆对人物档案的收集主要采用口述档案和档案编研等形式记录知名人物的活动和事迹。（2）重大事件归档完整性不够。如高校承办学术会议、各学界的年会，由于涉及面广、人员多（校内校外人员）、载体形式多样（有文书、声像、实物等）、档案部门没有全程参与，造成后期归档难度大。（3）实物档案受空间影响大。馆藏存储空间有限，体积较大的实物无法入馆，如南京航空航天大学档案馆一些体积较大发动机、无人取样机等。（4）师生活动类档案保存数量较少。教师在开展教学活动中形成的记录、学生参加各类比赛图片及获奖情况等材料在档案馆中保存数量较少。

3.人员配置不足。高校二级单位，档案管理员基本上由办公室文秘兼任，在档案工作只是他们工作中的一部分，且办公室文秘流动性大，只受制于二级单位，高校档案馆无法进行长效管理。他们对于档案管理工作常常表现出主观能动性不够，基本上是应付完成。如果没有相应激励、引导，人力资源使用效果有限。虽然校内勤工助学学生一定程度上缓解了高校档案馆人力缺口，但由于其工作时间有限，只能从事简单工作。

4.高校档案馆管理行为方面存在的问题。（1）已有的管理制度不到位。《高等学校档案管理办法》对高校档案归档提出了一系列的要求，但学校档案馆与各二级单位之间尚未全面对接，导致高校档案馆日常工作难以推行；此外，由于各档案单位没有采用电子印章，数字资料虽然形成，但只是一种没有凭证效应的电子文件，而非电子档案。（2）多数立档单位的档案收集、整理与移交工作都是由部门的兼职档案员来完成。兼职档案员队伍由教学秘书、办公室主任组成，没有专业基础，流动性强，组卷归档不是他们的主要工作职责，造成了归档质量和效率参差不齐。（3）高校档案服务管理不完善，缺乏有效的反馈机制。传统档案信息的传播主要是档案用户到档案部门获取相应的档案信息，而大数据时代的信息传播应该是一种双向互动、反馈和再传播的传播方式。目前，信息反馈主要通过电话、留言板、邮件沟通、在线咨询等方式实现，反映的问题无法及时、准确答复。用户合理表达需求的渠道不够畅通，档案部门不能及时根据用户档案信息需求的变化改进沟通内容和策略。

5.信息技术老化。档案服务是一种信息资源的交流，应与信息技术同步发展。传统的档案服务方式已不能满足现有的服务需求，高校档案馆需要提供新的服务方式或对传统技术进行优化，以满足用户日益增长的服务需求。但目前高校档案网站设计中存在着“新媒体应用技术水平低、数据挖掘技术薄弱”的问题，内容粗糙、单薄，形式僵化；档案微信公众号缺乏互动性，只提供图文信息。

二、提高高校档案馆服务能力的对策

1.重视特色档案材料的收集与征集。每一所高校发展历程都具有各自的特色，在发展历程中所形成的档案材料就是高校特色档案。（1）构建参与式特色档案资源收集。高校档案信息资源来源于全体师生，收集档案资源更多需要二级单位配合，高校档案馆应与二级单位共建档案室，阶段性对档案的收集给予指导。立档部门收集档案可以是开展教学活动过程中形成的资料，如有特色的学生笔记或教师在教学中产生的教案、课件、教材等。（2）创建口述档案或者人物档案。高校既是教学单位，同时也是科研单位，高校聚集高精尖人才，他们有可能是著名的学者、某一学科带头人。高校档案馆应与他们进行积极沟通，进一步挖掘这些人物的经历和事迹，寻找人物的闪光点，进行人物档案收集或形成口头档案。在收集人物档案和口述档案时，因档案馆的人力资源有限，可以招募本校学生志愿者进行档案的收集，学生志愿者可以利用暑假时间进行人物采访，整理人物档案，档案馆对材料进行筛选和整理，形成编研成果，以达到丰富档案馆资源的目的。

2.优化人力结构，提升服务能力。（1）合理配置人员。根据高校档案工作的实际情况，科学规划高校档案的组织结构和人员配置。有的高校档案馆注重对档案的编纂和研究，有的档案馆注重馆内档案的保存，因此人员配备会有所不同。目前，高校档案馆专职人员不足，可以招聘课程教学任务轻的老师作为兼职档案员，缓解档案馆人员的不足。对兼职档案员进行专业的培训，提高他们的档案意识和归档能力，确保进馆档案的质量。对于二级单位的兼职档案员的培养，可以在平时工作交流中进行，通过一些聊天软件保持联络。在平时档案收集中，兼职档案员进行档案归档时，对遇到问题可以在线上反馈，专职档案员及时做到线上指导。此外，高校档案馆通过建立表彰先进的模式，给予兼职档案员激励政策，提高兼职档案员工作热情，缓解人员不足的困境。（2）加强员工培训。在知识爆炸的信息时代，工作的理念技术应与时俱进。高校档案馆对员工定期或不定期地进行技能培训，使档案工作人员知识得到不断更新，学习新的服务理念、管理方法、新的技术，更好地适应时代发展变化的要求，丰富档案服务。对档案馆工作人员的培训可以是基础的业务学习，还可以邀请馆外各领域的专家学者进行讲座，拓宽馆员的思路，提高员工的服务能力和档案馆的服务效率。此外，馆内的培训或学术活动，适当邀请兼职档案员参与，进一步提高兼职档案员业务能力

3.提高管理执行力。目前，高校档案管理制度执行力度不够，校区分散造成管理不到位，需要从管理行为和管理理念方面提高高校档案管理效率。（1）落实部门立卷制。高校档案管理的重要制度是部门立卷制，而部门立卷制的实施取决于二级单位兼职档案员的配合程度。对于兼职档案员来说，进行动态的指导，才能提高他们的档案意识。在管理和考核体系方面，可以以工作津贴的形式鼓励兼职档案工作者，以灵活的方式促进整个学校档案工作的健康发展。此外，落实部门立卷制过程中，为了减少和简化二级单位档案的种类和数量，可以采用“趋易避难”手段。由于机关部门兼职档案人员流动性不大，涉及学校的教学档案，直接由机关部门归档，以降低档案归档难度，提高档案质量，保证档案的完整性。（2）完善沟通与反馈机制。高校档案馆可以利用新媒体，建立QQ、微信公众号等，让用户留言，专人管理；对意见和建议，力争在最短时间内给用户权威、准确的回复，提升反馈效果，帮助用户及时提供服务[2]57。（3）加强对不同校区档案工作的管理。在信息化时代，高校档案馆应加强对不同校区档案工作的管理。高校档案馆在全校建立统一的档案管理体系，建立统一的规章制度，管理系统也有统一标准，在不同校区实行模块化管理，实现数据的传输和共享，进一步实现一体化档案管理格局。

4.高校档案馆更新管理理念，树立品牌意识。与时俱进是时代发展的要求，高校档案馆应找准定位，以时代发展作为契机，树立品牌意识和前瞻意识。高校档案馆要打造品牌，确定品牌符号，品牌符号要有高校个性特征，能唤起师生和校友的心理认同和归属感。加快品牌传播速度，增强品牌影响力，在受众眼中树立良好形象。

5.升级技术方式，提升技术服务能力。（1）创新档案网站技术。目前，高校档案网站远程利用的服务能力相对较弱。高校档案大多是离线使用，然而离线服务模式并不符合人们获取信息服务的习惯。由于受技术、安全等多种因素的影响，在线服务只是用户远程提交使用申请、档案馆工作人员反馈处理意见和网络支付等方式，其余过程均离线完成。这种档案远程利用的服务模式可以从物理上保护高校档案的信息安全，但会延长档案服务的时间，降低档案服务效率。高校档案馆要开发新的档案远程服务模式，实现数字档案资源在线传输。档案用户提出档案利用要求，提交个人身份证明等材料后，即可在线完成对用户档案信息盖章和远程传输。随着电子签名、传输加密等技术的应用，用户可以实现从提交需求到获取服务的在线操作，将大大改善高校档案馆的服务体验。（2）创新档案馆微信公众号服务。当前，微信公众号已经成为各行各业开展社会服务的平台。高校档案馆应该利用这个平台独特优势，深度开发高校档案信息资源，提升高校档案馆服务能力。高校档案馆尝试使用微信平台提供的新功能，如微信直播。智能移动终端的技术是高校档案馆未来服务的方向，进一步实现口袋式全天候共享式的自搜索模式，提高了档案的利用效率[3]45。（3）建设数字档案信息资源，实现智能化服务。在大数据时代，人们可以更方便地获取和提供信息。档案馆把档案资源建设、档案服务与用户建设作为一个相互联系的整体，进行数字档案资源智能化服务建设，实现档案服务双向互动的模式。

在“互联网+”背景下，随着新媒体的出现与互联网技术变革，我国高校档案馆服务功能的拓展依旧任重而道远。不管以何种形式呈现服务，高校档案馆都要重视互联网技术带来的变革，发挥网络的优势资源，加快推进档案信息化建设，不断提升服务能力。