信息共享视域下高校档案数据共享策略

赵善栋

随着信息技术的发展，高校档案数据管理面临着严峻挑战，普遍存在“信息孤岛”和“数据炊烟”的情况。如何突破阻碍档案管理发展的这一瓶颈，是当前高校档案数据管理急需解决的问题。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，“加快档案信息资源共享服务平台建设。实施国家数字档案资源融合共享服务工程。建立开放档案信息资源社会化共享服务平台，制定档案数据开放计划，落实数据开放与维护的责任；优先推动与民生保障服务相关的档案数据开放；积极探索助力数字经济和社会治理创新的档案信息服务；拓宽通过档案网站和移动终端开展档案服务的渠道”，为高校档案数据共享指明了方向。因此，要解决这一问题，必须要加强高校档案数据共享，使高校档案数据得到高效利用。

一、信息共享视域下高校档案数据共享的机遇

信息技术背景下,信息资源共享给高校档案工作带来了新的机遇，高校应抓住信息资源共享的机遇，采取有力措施，在管理意识、技术处理等方面进行改革创新，以适应档案管理在信息时代的发展要求。

1.高校档案数据共享有助于丰富高校档案数据资源。档案信息化、数字化为高校档案数据共享奠定了丰富的档案数据基础。而高校档案种类众多，比如党群、行政、教学、科研、基建、财会等，为师生提供档案利用具有重要价值。高校档案数据共享从广度、深度上极大地丰富了档案部门馆藏信息资源，海量的档案数据信息通过大数据技术为档案深度挖掘提供了巨大的信息资源。比如，教学档案共享利用可以为高校教学工作提供先进的教学管理经验，基建档案共享利用可以为高校校园基础设施建设提供发展规划参考，校史档案信息共享利用则为校园文化建设及开发校园文创项目提供校史资料。

2.高校档案数据共享有助于提高高校档案管理效率。一方面，档案信息资源经过档案部门开发和加工后，其利用价值进一步得到提升，如档案编研、档案著录等，档案利用者在检索和研究中更便捷地找到更丰富的档案信息资源。各个高校的档案数据通过共享平台共享，能够在平台上获取不同区域的高校档案数据，为各高校档案管理、利用提供有力的支撑。另一方面，高校档案数据共享有利于提高高校行政工作效率，如教育厅发布的文件有些通过本地政府部门转发，有些又通过教育厅系统直接发布，文件的接收和归档却由高校自行管理，这样就会造成重复工作和资源的浪费，如果出现高校保存不当的情况，就会给档案利用带来困难.而高校档案信息资源共享平台就很好地解决了这个问题，在同一个平台发布和归档保存，避免了重复工作和资源的浪费，从而提高了档案管理的效率。

二、信息共享视域下高校档案数据共享存在的问题

1.高校协同合作意识欠缺。多方协同合作是信息共享视域下高校档案数据共享的必然要求。一是要消除高校内部各部门间的壁垒，档案共享才能实现高效运转。二是校际之间、高校与其他档案部门间要打破信息资源壁垒，通过互通有无、档案数据异地备份等实现档案数据共享。但从目前高校档案数据共享的情况来看，在管理体制机制建设、业务技术标准建设、信息化建设、开发利用等方面参差不齐，没有建立统一的规范和标准。要充分发挥高校档案数据共享的作用，必须汇聚高校档案数据优势参与共享平台建设，但由于档案管理体制、技术标准不一等因素造成高校整体协同合作意识不强。

2.档案数据共享标准化程度不高。高校档案数据共享的目的是实现档案利用价值的最大化，扩充高校档案馆馆藏档案存储容量，丰富档案种类和资源，为档案利用提供有力的支持。而档案数据共建共享的实现需要高质量的信息化、数字化资源和高效率的数据处理技术。要达到档案数据共建共享，就要处理巨大的数据量，对于档案管理部门来说，数据处理压力倍增。一方面，在相关的信息技术还未完善的情况下，各高校档案部门没有统一的规范和技术标准，在信息共享中不同标准的档案信息资源都汇集在一起，因著录和检索方式的不同致使处理档案数据的难度大大增加。另一方面，由于管理系统、共享联机端口的不兼容等问题造成高校档案数据共享的阻碍。

3.网络环境安全性不足。高校档案数据涉及的个人隐私较多，如学生档案、党员档案、科研档案等，互联网环境下，一旦信息泄露就会造成不可挽回的损失，例如2017年勒索蠕虫病毒在全球爆发，造成高校大量的个人信息泄露。信息共享视域下高校档案数据共享面临巨大的安全风险，一方面，在互联网环境下档案隐私保护技术还未成熟，而大量的档案信息资源是通过互联网进行共享，如档案被损坏、偷窃、篡改都会对档案资源共享平台的数据造成威胁。另一方面，在高校档案数据共享中，每个档案管理部门都拥有共享档案的管理端口，对档案信息安全负有同等重要的责任，档案数据在各档案管理部门间流通，一旦出现纰漏，就会将所有参与的档案管理部门牵扯进来，导致档案的安全风险。

4.档案管理专业人才缺乏。在信息共享视域下的高校档案数据共享中，海量的档案数据处理对档案管理人员提出了更高的要求，高校档案管理人员素质的高低直接决定了档案数据信息化的建设效果。然而，目前高校普遍存在档案专业人才短缺、人员配备不足现象，仅能应付日常的档案管理工作，根本无暇顾及信息化水平较高的档案数据共建共享工作的开展。另一方面，高校档案数据共享需要具备信息专业和计算机专业的高素质人才来解决共享中技术层面的问题。

三、信息共享视域下高校档案数据共享策略

1.加强高校档案数据共享协同机制。首先，高校各部门间密切配合、互联互通，实现信息资源的高效流通，完成档案资源的归档和档案数据的整合，为高校档案数据共享奠定信息资源基础。其次，建立校际间的协同合作共享领导小组，做好战略规划、协调、统筹，指导各高校档案管理部门的工作，对档案数据共建共享平台进行日常维护、更新、升级等，并牵头组织培训学习和交流，使各高校在档案数据共建共享中实现合作共赢。同时，明确岗位职责，建立奖惩机制和绩效制度，调动档案人员的积极性，在档案数据共建共享中推动工作创新发展。

2.健全高校档案数据共享标准。高校档案数据共享的前提是建立健全共享统一标准体系，元数据和著录标准应在遵循国家标准和行业标准的情况下，由高校档案数据共享领导小组经过调研，设计总体标准框架，制定符合高校自身情况的档案数据标准，并监督执行和管理，从而奠定信息共享的可操作性。一是档案数据入口方面的统一。加强档案信息技术处理，从档案收集、整理开始严格按照规范标准操作，保证数字化档案信息的完善和规范，极大地提高档案数据共享工作效率。二是系统、软件应用方面的统一。规范标准的档案数据，更利于日后的档案管理、利用和开发。

3.构建高校档案数据共享安全保障机制。国家档案局于2020年5月28日发布的《关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管理的意见》中强调，做好档案信息安全保护工作，切实保障档案信息的安全。国家档案局发布的意见为档案部门的信息安全问题提供了可供参考的指导意见。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，要“加强档案信息资源在公开共享等环节的安全评估与保护”。互联网时代，必须要考虑到档案的保密性和唯一性，档案在互联网上面临更多复杂的风险和安全问题。在平台上的档案都会涉及保密问题，做好保密工作是最重要的工作内容。因此，应从制度保障、人员管理保障、技术保障三个方面构建高校档案数据共享多维度的安全保障机制。一是提高档案人员档案安全管理意识，规范化操作，明确岗位职责和分工。二是制定档案数据共享安全管理制度。档案在各高校间流通，其中不乏敏感信息和个人隐私，如学生档案、科研档案等。因此，制定符合高校自身特点并可实施的安全管理规定，确保安全的前提下才能共享，从而确保档案在共享过程中的安全。例如，2020年7月，广西自治区档案局印发的《广西档案信息资源共享平台管理暂行办法》，加强了广西档案信息资源共享平台的管理和应用，确保了共享平台高效运行和系统、数据的安全。三是要研究和应用先进的安全管理技术。高校档案数据共享暴露在复杂的网络环境中，档案安全容易受到威胁，因此要运用先进的安全性高的技术作为保障，例如借鉴云技术和区块链技术以保障档案数据安全性。

4.建设高校档案数据共享专业人才队伍。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出：“引用信息化手段优化人才管理方式，促进档案人才队伍建设。建设全国档案专家信息库。”档案数据共建共享目前还处于摸索阶段，要实现高校档案数据共享持续发展，必须加强档案专业人才队伍的建设。一是要加强专业综合技能培养，如跨学科、跨专业的人才，具备信息素养、计算机素养、文学素养、美学素养等，以适应档案利用者多元化的需求。二是引进专业人才，增加新鲜血液，建设智囊团队，为档案共享提供专业人才支撑。专业人才可以为档案的新技术的研究与创新提供强有力的智力支持。因此，一方面，高校档案部门要引进专业人才并设置相应的专业技术岗位，给予档案专业人才发展空间。另一方面，高校档案部门可以通过聘请第三方专业机构来处理部分技术工作。三是建立区域高校档案合作联盟。推进高校联合培养高层次档案人才、师资，优势互补、相互提高，从而实现高校档案数据共享长远的持续的创新发展。