移动新媒体环境下高校档案征集工作新思考

江浩艳

随着高校档案工作的深入，档案征集工作已经越来越受到高校档案部门的重视，创新档案征集工作方式，提升档案征集工作效率，是丰富和优化高校档案馆馆藏资源的有效途径。移动互联网时代的到来给高校的档案征集工作带来了新的思考，在移动新媒体环境下如何开展档案征集工作成为了新的课题。本文结合高校档案征集工作的现状，从移动新媒体视角探讨高校档案征集工作的新思路、新方法。

一、什么是移动新媒体

移动新媒体是所有具有移动便携特性的新兴媒体的总称，包括手机媒体、平板电脑、掌上电脑、PSP、移动视听设备等[1]43。依靠网络技术和数字技术的发展，移动新媒体不断衍变出多元化的媒介形态，实现文本、图片、音频、视频等内容的传输。手机媒体是移动新媒体的典型代表。

二、移动新媒体的特征

1.便携性和高融合性。移动新媒体体积小、重量轻，携带方便。手机、平板电脑等智能移动设备兼容了电脑的很多功能，人们不仅可以制作文档，而且能够随时随地进行各类文件信息的发送和接收，在一定程度上打破了时间和空间的限制，信息传播速度变得更快，丰富了工作的方式，提高了工作的效率。

2.交互性和时效性。不同于传统媒体的信息单向流通方式，移动新媒体实现了人际间的即时交流、信息交互的双向传播，互动载体、形式和内容更加丰富。借助于移动终端，人们通过手机、平板电脑等可以进行图片、音频、视频的传输，每个用户都成为了信息的生产者、传播者，可能短短几分钟就会引起高关注度和参与度，人们彼此之间足不出户就能进行互动。

3.传播范围广。移动新媒体技术的普及与发展，使人们可以随时随地地分享生活[2]6,传播不受地域限制，一件事情的传播广度可以到达每个互联网覆盖的地方，涉及每个类型的群体。诸如在朋友圈发送一条信息被关注后，其他人都可以互相转发，产生辐射效应。

4.私密性。手机作为私人物品一般为拥有者个人使用，具有私密性[3]73。在移动新媒体的环境中，使用者可以不受时间和空间的限制，在体验的过程中个性化选择关注自己感兴趣的内容，同时还可以根据自身的个性需求定制某些专业化的信息服务，把很多无用信息被剔除掉，不受他人的干扰，更好地保护自己的隐私。

5.共享性。依托互联网这个开放的平台，移动新媒体囊括了全球的资源，形成海量信息数据库，更为重要的是它的开放和共享程度超过了以往所有的媒体，可以实现全球的共享和交流。人们可以通过搜索引擎等新媒体工具找到任何想知道的问题的答案，了解最前沿的观点，并发表自己的看法。通过微信朋友圈发布的信息，所有关注的人可以实时接收，移动新媒体使信息实现了共享。

三、移动新媒体环境对高校档案征集工作的影响

以手机、平板电脑为代表的移动新媒体已经成为人们接收、传播信息的主要渠道，越来越受到大家的喜爱与关注。移动新媒体的发展，改变了信息传播的格局，给高校的档案征集工作带来了机遇和挑战。移动新媒体交互性、时效性、传播广泛性等特点可以帮助征集人员与征集对象进行实时的沟通互动，及时发布档案征集信息，广泛宣传高校档案征集工作的意义，进一步提高征集工作的效率。但是，网络技术又是一把双刃剑，移动新媒体技术的运用虽然可以使高校的档案征集工作更加高效便捷，但也会带来信息安全问题和信任危机，如果没有完善的保障机制，反而会在一定程度上阻碍征集工作的开展。此外，对档案征集人员掌握新技术的能力也提出了更高的要求。

四、高校档案征集工作开展的现状

档案征集工作作为丰富馆藏资源、再现学校发展记忆的有效途径开始受到高校档案部门的重视，对档案的征集方式也进行了一些探索，但在实际工作的开展中还面临着一些困难。

1.重视程度不够，档案意识不强。虽然随着高校校史研究工作的深入开展，档案征集工作也渐渐地受到了重视，但是由于档案意识不强，一些散落在高校各部门和学院的档案资料得不到及时归档，有的部门和学院存在资源自我保护意识，对档案部门的征集工作不理解、不配合。还有一些散落在个人手中的珍贵档案，持有人虽然认识到了它的重要价值，但是不愿意或者不知道向档案馆移交。

2.主动意识欠缺，机制不够规范。受传统观念影响，目前高校档案征集人员主动征集档案的意识普遍不够，往往以为通过发放征集通告或一两个通知就万事大吉了，不愿意主动走出办公室拓宽征集渠道，工作积极性不高。档案征集工作也缺乏具体的、规范的、有指导性的制度和措施，工作的随意性较大，对征集人员的征集行为缺乏一定的约束和制约。

3.征集人员短缺，征集网络不完善。许多高校档案馆没有指定专门的人员负责档案征集工作，因此，馆员既要负责学校各部门档案的收集、整理等日常工作，还要负责档案征集线索的收集与联系，很难做到有效征集。同时，由于没有建立档案征集工作网络，征集范围难以得到拓展，或者即使设立了征集网络，又很少组织活动，网络成员之间缺乏沟通，联系并不紧密，无法发挥征集网络的作用。

4.征集方式滞后，宣传手段单一。因为经费和人员的缺乏，高校档案征集方式仍然以主动宣传、被动接收为主，档案征集工作处于比较被动的局面。征集工作的宣传手段和宣传途径比较单一，往往通过下发文件或者网页公告等方式，宣传的范围也仅限于教职员工、部分离退休人员及校友，征集信息的传播速度慢，人们需要通过主动浏览征集信息，才能知道高校最近的征集活动，时效性较差。

5.沟通互动不便，征集效率低下。目前，档案征集人员与征集对象的沟通多数采用的是上门拜访、电话、邮件或者网页回复等方式，有时为了一个问题的沟通需要多个来回，特别是面对身居外地或海外的校友开展征集工作时，沟通方式上的不便也影响了档案征集工作的效率。

五、移动新媒体环境下高校档案征集工作新思考

1.借助移动新媒体平台，加强征集工作宣传。加强宣传，是做好档案征集工作的有效途径。高校档案馆以往多数通过印发征集工作文件、寄发征集信函等方式进行档案征集信息的发布，征集效果不佳。要突破固有的征集模式，就要充分运用移动新媒体传播范围广、时效性强的特点，借助手机媒体等平台通过档案馆微信公众号、微信群等向全校广大师生校友、离退休人员及社会各界人士实时发布档案征集信息，积极宣传征集工作对高校校史文化研究的重大意义，信息一旦发布，受众可以随时获取、转发，信息扩散速度快、覆盖范围广大。其次，可以开设微展览栏目，专门展示档案征集的成果，立体化、多角度地向校内外宣传，提高高校档案馆的知名度和影响力，引起学校领导、广大师生及校友家属对档案征集工作的重视和支持。此外，还可以在档案馆微信公众号设立档案捐赠者专区，对捐赠珍贵档案资料的，积极报道其捐赠事迹，这不仅是对捐赠者的一种鼓励，也是一种广泛宣传的有效方式。

2.构建档案征集新模式，提升宣传网络作用。高校档案馆要充分借助新媒体巨大的社会宣传效应，进行合力、借力征集。多种多样的移动新媒体的运用可以将校内各部门的兼职档案员、校外的校友志愿征集员、馆际间的联络员汇聚在一起，建立征集群（如QQ 群、微信群），高校档案部门借助移动新媒体平台可以实时发布征集信息，网络成员也可以及时提供征集线索，帮助宣传征集政策等，通过网络成员向各部门的领导干部、校友、教师、学生等社交媒体群辐射。这个网络中的每一个人，不仅是档案征集者，也是潜在的档案提供者。笔者所在的是一所医学院校，下设有十几家附属医院，一旦征集网络机制形成，其辐射作用可以延伸到各附属医院，大大拓宽档案征集工作的范围。此外，各高校校史馆、博物馆也可以形成馆际间的工作网络，合作组织线上线下活动，引起人们的兴趣、关注和支持。

3.健全网络化征集制度，消除征集对象隐忧。档案征集工作本身就是一项技术性、政策性很强的工作，健全的征集制度可以消除人们的顾虑，增加信任感。移动新媒体技术在征集工作中的运用，对信息的安全性提出了更高的要求，档案部门要结合高校自身实际，建立健全网络环境下的档案征集制度，制定更加系统全面的网络化征集工作规范，形成安全保障机制。要建立捐赠者个人隐私保护机制，未经授权绝对不可以泄露其个人信息和档案。征集过程中，由专人负责与征集对象的沟通，最好不要随意变更。规范化的网络征集制度不仅能对征集人员行为进行规范，提出道德、行为方面的要求，同时也能打消征集对象的隐忧，避免、防范所征集档案的丢失、信息外泄、违规利用等情况的发生，使移动新媒体环境下的高校档案征集工作顺利开展。

4.巧用移动新媒体互动，提高征集工作效率。有效的沟通和互动能促进档案征集工作的顺利进行，移动新媒体所具有的交互性、即时性和私密性的特点使征集流程和方案更具个性化，征集人员与征集对象之间的沟通更加快速畅通，缩短了信息发布和反馈的时间。通过手机等移动终端，双方可以进行随时随地的交流和互动，克服了时间与空间的壁垒。高校档案征集工作的对象很大一部分是身处异地或海外的校友，在与他们的沟通中，移动新媒体就展现出了巨大的网络互动优势，通过音频和视频功能可以实现“面对面”交流，拉近彼此间的距离，即时性和互动性大大增强，提升档案征集工作的质量和效率。

5.注重人员新技术培训，促进征集高效规范。高校档案征集工作对移动新媒体技术的运用，也对征集人员的操作能力提出了更高的要求。档案部门要重视对征集人员移动新媒体技术的培训[4]171，让征集人员首先了解什么是移动新媒体。其次，要开设移动新媒体技术的实践操作培训，通过学习使征集人员的操作技能更加专业，提升解决实际问题的能力。征集人员只有真正掌握了移动新媒体的专业技能，征集过程中才能做到应对自如。

移动互联网和新媒体技术的迅速发展将高校档案征集工作引入了一个新的领域，高校档案部门要跳出传统的征集思路，注重发挥移动新媒体即时性、交互性、传播范围广等优势，结合高校自身特点，通过加强征集工作宣传、提升档案征集网络作用、健全网络化征集制度、畅通沟通互动渠道、提高征集人员运用能力等方面，促进新媒体环境下的高校档案征集工作，构建广传播、广受众、广征集的多维互动的档案征集新模式。