城市建设项目文件收集研究与实践

蔡 军

一、项目文件收集存在的主要问题

1.项目文件收集还不尽齐全完整。如工程立项、用地拆迁、招投标等项目前期文件经常出现缺漏现象；施工管理、施工技术、原材料进厂检测、施工记录等施工文件普遍收集不全。此外，项目建设过程中形成的照片、录像资料不能如实反映项目建设过程。

2.项目文件质量还不能得到有效保证。如施工记录、试验记录、检测文件常常出现漏签名、漏盖章或签错名现象，有的施工日志日期与施工总结日期前后矛盾。此外，设备说明书、产品合格证多为复制件，项目文件真实性难以保证。

3.项目竣工图编制还不尽规范。如一些竣工图未按变更通知单更改或修改不到位，有些竣工图没有加盖竣工图章，或竣工图章中的内容漏签、不签。有的利用施工图改绘竣工图，未标注变更修改依据，加盖上竣工图章就成了竣工图等，造成竣工图与工程实际不相符，影响了竣工图的准确性。

二、问题成因分析

1.对项目文件收集重视支持不够。《报送竣工档案责任书》制度取消后，建设单位在项目审批过程中就不再与城建档案管理部门签订档案移交进馆责任书，城建档案管理部门无法自项目建设伊始就对项目文件收集进行跟踪指导，导致项目文件收集范围不清、责任落实不明。许多项目在临近验收时才想起需要移交档案，造成项目文件收集不全或质量下降。

2.项目文件收集具体措施不到位。由于重进度、赶工期等心理驱使，建设单位普遍未将项目文件收集纳入项目建设议事日程，既没有明确项目档案管理人员，也没有明确相关人员对项目文件形成质量的审查责任，项目文件随意编制、任意存放、管理混乱，项目文件的齐全性、完整性和形成质量无法保障。

3.项目文件收集管控机制不完善。由于沟通协调不到位，加之项目主管部门和有关单位不了解城建档案工作，导致工程项目备案、不动产登记与项目文件收集、接收进馆工作脱节。一些项目已建成使用多年，但项目文件却迟迟无人负责收集、整理、移交进馆。

三、解决对策

针对项目文件收集工作存在的问题，作者从事前、事中、事后控制三个方面，就如何加强项目文件收集进行了深入研究，并结合实际，创新性地提出了具体解决办法和措施。

1.事前控制，落实项目文件收集责任。（1）明确项目文件收集任务。项目主管部门应积极采取措施，督促建设单位自项目审批阶段就与城建档案管理部门取得具体联系。城建档案管理部门应一次性告知项目文件收集范围、收集标准和移交进馆时限，促进项目文件收集与项目建设同部署、同检查、同推进。（2）建立健全项目档案管理机制。建设单位应将档案工作纳入项目建设议事日程，确定项目档案管理机构，分别在建设单位各部门及施工、监理等参建单位设置兼职档案人员（以下统称“档案人员”），建立健全档案人员管理网络，为做好项目文件收集工作奠定基础。（3）明晰参建单位项目文件收集职责。建设单位与参建单位签订合同时，应设立专门条款，明确项目文件收集范围、质量标准。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目文件的审查责任。（4）分解落实项目文件收集任务。建设单位应以表格形式分解项目文件收集、质量检查任务，确保将项目文件收集、质量检查任务落实到具体责任人。

2.事中控制，运用6S管理模式确保项目文件收集效果。6S是精细化管理的重要理念和方法。6S，顾名思义，包含6个要素，分别是整理、整顿、清扫、清洁、素养和安全。运用6S管理模式，应从以下6个方面对项目文件收集进行事中管理，提高项目文件收集效率和质量。（1）认真做好项目文件登记保管工作。建设及参建单位，应将项目文件收集纳入项目建设、施工、监理计划，促进项目文件收集与项目建设同步推进。建设及参建单位档案人员应建立项目文件收集台账，分别做好项目文件核查、登记、保管工作。项目建设及参建单位管理人员围绕项目建设形成的应归档文字、图纸、照片、录像资料等，应及时交给本部门、本单位档案人员登记保管。设备使用说明书、图纸等设备仪器文件资料，应由档案人员登记入账后，方可借阅使用。（2）保证项目文件摆放有序。建设及参建单位档案人员，对登记保管的项目文件，应按文字、图纸、照片、录像等分门别类保管，并做好标识。（3）定期检查项目文件保管情况。建设及参建单位档案人员，应定期对项目文件保管情况进行清点、检查、核对，包括设计变更通知单与竣工图更（修）改核对、文件签字盖章手续核对、照片与文字说明核对等，做到账物相符、真实准确，确保项目文件保管场所整洁、安全，严防文件损毁、丢失。建设项目质量检查、阶段性验收时，应同步检查项目文件收集、保管情况。城建档案管理部门应定期对项目文件收集情况进行检查指导，提出整改意见，确保项目文件的完整与安全。（4）巩固项目文件收集成果。建设及参建单位档案人员应持续做好项目文件登记、保管、检查工作，并把具体办法固定下来，形成可执行的具体操作步骤，在工作中不断巩固并形成习惯。（5）养成自觉做好项目文件收集工作的好习惯。通过开展项目文件收集工作，促使项目建设、参建单位管理人员养成按制度要求自觉将本职岗位工作形成的项目文件移交档案人员集中统一管理的好习惯，推动项目文件收集全员化、制度化。（6）树立正确的档案安全观。积极开展项目文件收集教育引导工作，教育引导项目管理人员把自觉形成好、主动移交好、集中保管好项目文件，视为项目建设工作不可分割的重要组成部分，促使全体员工养成“项目文件收集人人有责”意识，营造全员参与项目文件收集工作的良好氛围。

3.加强事后控制，保证项目文件收集质量。（1）严格项目文件质量考核制度。建设单位对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件归档情况作出评价，并把项目文件齐全、准确、系统作为合同款支付前提条件。（2）全面实施项目文件接收进馆审查补缺制度。项目建成后，由建设单位负责，及时将项目文件报送城建档案管理部门。经审查确认不全或质量不合格的文件，城建档案管理部门应一次性告知建设单位，提出整改意见。待项目文件收集齐全、质量符合标准后，方可出具档案合格认证文件。（3）把好项目备案登记关。住建部门开展工程项目备案时，应认真查验项目档案移交进馆情况，对未取得档案合格认证文件的建设项目，不予办理备案手续。（4）把好项目产权登记关。不动产登记部门开展产权登记时，对未取得档案合格认证文件的建设项目，不予办理产权登记。

总之，项目文件收集工作是一项非常细致的工作，既需要项目主管部门的高度重视和大力支持，也需要项目管理人员的积极参与和共同努力，共同把好接收进馆关。只有这样，才能确保项目文件的齐全、完整、准确和系统。