电子文件时代应正确理解“来源原则”的内涵

迪 昕

产生于19世纪40年代的“来源原则”发展至今，已有一个半世纪的历史，其经历了起源、形成、论证、传播、运用和发展的一系列艰难历程，其所表述的档案整理分类原则理论，使档案专业学科与其他专业学科彻底区别开来，进而使档案学科成为了一门真正独立的专业学科。从这一角度讲，“来源原则”在档案界具有划时代的里程碑意义。

但时下，在进入电子文件时代,针对电子档案管理这一新情况，个别档案学者对“来源原则”的内涵产生了不同于以往的理解，认为“来源原则”在不同阶段对文件有机联系性的控制是不同的，在文件实体管理阶段“来源原则”关注的是文件实体本身，而到电子文件管理阶段则转向文件的形成过程。认为这种转向与电子文件时代概念来源的职能、活动、形成过程是相吻合的。而且认为依据文件的形成过程可以组成最微观层次的历史联系，即同一事务过程的具有密切历史联系的文件有机整体，如案卷；同时，按照文件的形成过程也可以组成更宏观层次的历史联系，如全宗。笔者认为，这种理解背离了“来源原则”内涵精义。因此，本文拟针对这种观点，谈谈自己的一管之见,希望档案工作者可以从中得益，深刻理解“来源原则”基本理论的精神实质及“概念来源”的实质，并在电子文件时代正确理解和利用“来源原则”。

我们都知道，“来源原则”指的是“档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。它要求在整理和分类时不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，并尊重原有次序”[1]。这一原则历来被公认为组织档案基本管理单元的理论依据和档案学的核心理论。无论是在文件实体的管理阶段还是文件信息的管理阶段，“来源原则”对文件的关注控制都是一贯的，这是鉴定文件价值的关键。

首先，在档案实体管理阶段，无论哪一个政权组织，在成为统治者后，都会按照自己的政治主张进行施政。它会把整个社会事务按照自己的政治主张划分为若干部分，然后成立相应的机构来管理这些社会事务。统治者从维护其政权、实现其政治主张的角度来划分的社会职能，会被分为重要性的和一般性的。所成立的履职机构，也自然会被分为重要性的履职机构和一般性履职机构。相应的，其机构产生的档案自然就会被分为重要的和一般的。这在我们实际档案整理鉴定工作中体现得最为直观。如在档案归档鉴定工作中，所执行的国家档案局第8号令——《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和国家档案局第10号令——《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，对档案保管期限最常见的表述就是“重要的”永久保存，“一般”的保存30年或10年。这里所说的“重要”与“一般”指的就是档案产生文件机构所履行的社会职能的属性，它是以统治者的主观认定标准来进行判定的，而这种属性与文件产生的机关的地位是密切相关的。因此，一份文件的价值大小与其来源机构有着紧密的关系，不同机构产生的同样内容文件的价值是不同的，这是我们鉴定一份文件价值应首先考虑的。正如谢伦柏格所言：“价值最大的总是那些同某一机关的起源、组织和职能的发展状况以及同该机关的主要问题有关的文件。它涉及的是政府职能的指导工作而不是执行工作。”[2]这段文字中谢伦柏格所说的履行“政府职能的指导工作”的机构，指的就是政权的核心决策部门，其重要性可想而知，其产生的档案价值当然是最大的；而“执行工作”的机构的重要性，自然就相对弱一些。其产生的档案的价值相对“核心决策机构”自然要相对小一些，所以在判定一份档案价值时，其形成机构也就是“来源”应当作为首先考虑的因素。

其次，在信息管理阶段，只有那些履行统治者核心职能的机构，其在履行职能时所产生的档案信息才被认为是重要的。正如谢伦伯格所言：“一个机关在所属机构行政等级系统中的位置，对档案鉴定工作十分重要，因为文件的价值在很大程度上要由此决定。”[3]但如果我们仅关注档案信息产生的“形成过程”，而不关注其来源的机构，也许在归档之前的鉴定阶段，它就有可能被认为是一条不重要的档案信息而被剔除。

当然，政权核心机构在履职时，有时会有多个部门共同参与，那么这些共同参与部门所产生的文件，在核心机构最终归档组卷时，会把参与处理具体问题的其他机构所产生的文件一并归档，这是保证整个问题处理过程档案完整性的要求。对这些档案信息进行管理时，那些参与核心机构处理问题的部门产生的相关档案信息，会因核心机构对问题的介入而实现价值提升。因此，在注重档案信息的管理阶段，首先关注档案信息来源机构仍是不可或缺的。

再次，学者在当下电子文件时代所提出的“概念来源”，无非就是我们档案传统分类理论中的“事由原则”“问题分类”法。笔者认为，运用这种原则方法管理档案，适用于在确定了全宗之后。也就是说，在确定了档案的组织机构来源之后，这种方法是可作为一种案卷整理的方法进行运用的。这是我们传统的档案整理“立卷”工作中经常运用的方法。

当下，有许多人认为，在运用计算机管理档案的信息化时代，在查找档案时，只需在检索栏输入某一主题词或概念，含有相关主题概念内容的条目就都能检索出来，所以“机构来源”原则已不那么重要了。这一错误观点对档案工作实践会带来很大弊端：一方面，我们知道，档案来源于人们管理社会事务的工作实践，不同社会事务的重要程度，只有联系当时的政权机构和社会背景才能准确判断，这是鉴定一份档案价值的前提和关键。如果简单地认为有了计算机这一强大的武器，就能脱离档案的“来源”，仅以不同“概念”的形式来组卷，就会造成档案价值鉴定的混乱。另一方面，运用“概念来源”来管理档案，就又陷入了运用图书分类法来管理档案的老路，这种方法割裂了来源于同一机构文件间的历史联系，不能真正反映历史的真实全貌。正如谢伦伯格所言：“在开始阶段，他应该从组织来源和职能来源的观点，而不是从主题事务的观点来对待他的分析工作。”[4]而在电子文件时代，人们所提到的“概念来源”无非就是在有计算机管理档案的条件下，从判定档案价值的一开始，就以主题“概念”的形式取代“来源原则”，作为档案管理分类的首选，这必将造成档案管理工作的混乱，这是被历史一再证明了的。

最后，按照我们传统的档案管理理论，对档案的管理是按全宗进行的。全宗就是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。这正是“来源原则”的具体表现形式，但构成全宗是有条件的：第一，必须独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文（行文权）；第二，设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划（财权）；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权（人权）。而“概念来源”打破了按全宗管理档案的方法，只是按相对的问题“概念”来进行档案管理。这种方法一方面不利于通过产生档案的机构性质来判定档案的实际价值；另一方面也会造成档案实体管理的混乱。因此，在电子文件背景下，无论是对档案实体的管理，还是对档案信息的管理，“来源原则”都是我们必须遵循的原则。

总之，无论是对档案实体的管理，还是对档案信息的管理，也无论是文件组成最微观层次的历史联系，还是更宏观层次的历史联系，对其机构来源的关注，都必须是档案分类鉴定管理中的首选，这一点是必需的、无条件的，这是决定档案实体和档案信息价值的关键。而脱离档案的源头仅关注其“形成过程”，是无法准确判定档案价值的，也是不可行的。