数字档案信息资源共享机制构建研究

张 驰

伴随网络技术快速发展，产生了繁杂庞大的信息数据，推动了信息时代的到来。在信息化时代，档案信息的数量在增加，同样人们对于档案信息的质量要求越来越高，传统档案信息利用方式，已经无法满足高效、便捷的查询使用要求，必须要构建全新的档案信息系统。信息技术的快速发展，特别是大数据技术的出现，为数字档案信息资源共享提供了良好契机。

一、数字档案信息资源共享可行性和必要性分析

1.数字档案信息资源共享的可行性分析。数字档案信息资源共享，是建立在大数据技术快速发展基础之上的。首先，大数据技术的发展，奠定了数字档案信息资源共享的平台。数字档案信息资源与传统档案资源相比，海量信息是其最大特点和优势，其数据存储更是在大数据存储技术的推动下，实现了从TB 量级向PB量级的跨越，其信息存储空间大大提升。但在传统档案信息资源管理中，受制于有限的存储空间，档案资源共享无从谈起[1]。但是大数据技术的应用，对于数据存储容量有明显提升，奠定了稳定、高效的信息平台。海量数据存储与高效数据分析，是大数据技术最重要的价值。数字档案信息资源共享，通过大数据技术的应用，大大降低了共享成本，同时也对数字档案信息资源实现优化配置。其次，数字档案信息资源共享以大数据技术为支撑。大数据技术作为一种全新数据存储技术，是建立在 “ 互联网思维 ” 基础之上，与传统数字档案的文本存储方式不同的是，它能够实现不同类型数据的兼容和存储，可以实现对结构化数据、半结构化数据、非结构化数字的存储，同时也可以实现对图片、视频、音频、文本等多种载体数据档案信息资源的存储，能够集中对各种数字档案信息资源进行采集和处理。在数字档案信息资源共享中，大数据技术的应用，可以实现对碎片化数据和信息的存储，有效实现了对各类数字档案信息资源的共享。最后，数字档案信息资源共享以大数据技术为保障，特别是在实时处理数字档案信息资源方面，可以实现 “ 1 秒定律 ”[2]，即在1 秒钟之内可以基本完成数据处理全过程，不仅可以快速提取数字档案信息资源，而且还能够自动、快速、准确完成信息整合，提高档案信息输出质量，使档案信息资源在共享中的传输问题得以解决。

2.数字档案信息资源共享的必要性分析。档案信息资源的本质是服务。大数据时代的档案信息资源，要扩大服务空间、层次，为社会提供个性化档案服务。因此，大数据时代的数字档案信息资源共享，具有必然性：一方面，大数据技术的应用，对软件资源应用加以虚拟化，对硬件加以提升和管理，在档案资源数据库中可以整合不同类型的档案资源，同时也可以满足个性化需求，为用户提供个性化的档案信息资源，使档案信息资源服务实现了动态下的延展性，弹性控制档案用户数据端口[3]。另一方面，大数据技术和数字档案信息资源共享之间，存在天然的契合性，无论是数字档案信息资源的加工还是存储，以及数字档案信息资源的管理类型和传播渠道，都可以实现分类管理和集中管理，从而有利于用户对于档案信息资源的提取和应用。最后，资源虚拟化的封装和存储，是大数据技术的最大优势，这与数字档案信息资源共享的资源优化配置和档案远程服务要求是不谋而合的。大数据技术的应用，通过数据中心的建设，把海量数字档案信息资源整合起来，并通过存储节点上传到云端，节约存储资源，高效利用档案信息资源，有效提升了数字档案信息资源的服务效率。

二、数字档案信息资源共享路径和策略

大数据时代的数字档案信息资源共享，就是要通过云计算技术的应用，构建数字档案信息共享平台，实现数字档案信息资源的高效存储和利用。

1.创新档案信息资源管理思想观念。大数据技术的应用，推动了数字档案信息资源共享。在推进数字档案信息资源共享工作中，其关键是要做好顶层设计，要在 “ 协同 ” 思想基础上，对数字档案信息资源的存储、利用边际进行创新突破，推动 “ 边界融合 ” ，实现对数字档案信息资源共享整合体系的构建[4]。协同数字档案信息资源共享，就是要对原有的数字档案信息资源垄断勇敢突破，特别是对大数据技术积极引入和应用，从而实现共享档案信息资源，将其作为全社会共享的文化资源，以用户需求为中心，共建和共享档案信息资源。共享数字档案信息资源攻坚过程，特别是对非结构存储、云计算等工作统筹过程中，建立统一的数据档案信息资源库标准，在不同档案馆之间实现档案信息资源的共享，构建 “ 大档案 ” 建设和服务思想意识。

2.统一数字档案信息资源共享标准。首先，在档案信息资源共享中主动应用大数据技术，构建共享标准体系，特别是在档案信息资源的采集、管理、技术标准、管理标准等方面加以协同，在各个不同档案馆中构建数字档案信息资源建设的统一标准，协同推进数字档案信息资源共享工作，提高共享效率。其次，要在数字档案信息资源共享模式上进行合理选择。在不同档案馆之间共享不同类型的数字档案信息资源，并不意味着就可以各自为政，而是要应用大数据技术，确保共享的数据档案信息资源安全，重点是要建立一个标准统一的数据档案信息资源管理中心。在共享数字档案信息资源过程中，集中控制和管理数字档案信息资源，特别是对于在不同档案馆中存储的数字档案信息资源，可以在不同档案馆之间建立对等网络，确保每个用户端不仅是数字档案信息资源的使用端口，也是数字档案信息资源的搜集端口，每个档案馆之间都可以进行信息平等交换和共享。在其他社会文化机构和数字档案馆之间，也可以通过大数据的集中分布与控制技术应用，建立数字档案信息资源的共享组织，为组织内成员提供优质的在线档案信息资源服务，最终构建一个面向社会全体成员的 “ 数字档案信息资源服务联盟组织 ” 。

3.加强对各种类型数字档案信息资源的整合。首先，在档案馆中开展数字档案特色信息资源建设工作，重点是要发挥大数据技术中的数据挖掘和数据分析技术特点和优势，整合各类数字档案信息资源，对数字档案信息资源的价值进行凸显，关键是要加强对各类已经存在的碎片化档案信息资源进行自动加工与自动整合，在此基础上可以建立专题性的数字档案信息资源库[5]。加强对已经入库的数字档案信息资源的摘要和编目整理工作，建设全文数字档案信息资源，在此基础上建立完整的数字档案信息资源库。其次，开展特色数字档案信息资源库的共享建设工作，不仅能够共享数字档案信息资源的内容，还可以对数字档案信息资源库的建设过程进行共享，特别是在数字档案信息资源内容识别、分类编目和存储利用等相关流程中，共享建设经验，主要是对数字档案信息资源的搜集、整理完成过程的共享，从而更好地把分布于不同用户和不同档案馆的各类档案信息资源搜集起来，互补不同档案馆之间的资源，强调不同档案馆信息资源的特色性。同时，也要加强聚化、可视化、类化、数据融合和集成等不同技术在数字档案信息资源库建设中的应用，更好地匹配用户的个性化档案信息资源需求和数字档案信息资源共享内容。

4.创新和协同数字档案信息资源服务方式。推进数字档案信息资源的共享，其主要目的是为了更好地满足大数据时代的档案用户个性化需求。因此，在数字档案信息资源用户服务上，必须要根据形势发展要求，对服务方式和服务内容进行全面创新。首先，在档案用户的信息资源需求提前预测方面，可以通过大数据技术的应用，整合碎片化的档案信息资源，构建复合的完整档案信息资源数据库，特别是要通过大数据的关系数据库管理系统的建设和应用，对数字档案信息资源未来发展趋势进行提前预测，准确分析数字档案信息资源用户的使用数据，从而实现数字档案信息资源用户需求和资源共建共享方面的全面对接。其次，创新数字档案信息资源的社会服务方式，重点是要能够体现出数字档案信息资源的个性资源特征和人性化服务等优势，要在数字档案信息资源共建共享方面，对数字档案信息资源的特色库和个性服务功能进行体现，而且还能够为数字档案信息资源用户提供档案查阅服务和在线档案信息资源的检索功能，同时还可以为不同用户提供相互交流和相互沟通的平台，通过社交媒体建设移动平台，为用户提供移动式的数字档案信息资源服务功能。再次，在共建共享数字档案信息资源过程中，每个用户不仅是档案信息资源的使用者，同时也是档案信息资源的提供者和推动者。加强大数据技术应用，能更好地满足不同用户利用数字档案信息资源的需求，而且还可以通过大数据技术中的判断识别技术、方差分析技术、仿真计算技术等应用，对数字档案信息资源用户的意见表达权给予充分尊重和全面满足，鼓励其为数字档案信息资源的服务建言献策，进一步完善数字档案信息资源的服务方式和服务渠道，甚至可以为用户提供订单式、保姆式、一站式数字档案信息资源服务，建立和完善数字档案信息资源的共享平台，对其服务功能和服务效率进行全面提升。

5.强化数字档案信息资源共享人才保障。任何一个档案馆，如果停滞不前，最终必然会被时代所淘汰。任何一个人，如果不思进取，也必然会被时代所抛弃。因此，在开展数字档案信息资源共享建设过程中，必须要激励档案馆全体人员共同学习和共同参与的积极性，准确掌握档案馆日常运行数据，而且还要灵敏洞察市场变化。因此，要在开展数字档案信息资源共享过程中，加强对档案馆工作人员的培训和激励，为数字档案信息资源共享提供人才支撑和保障。特别是在人才培训上，要加强对员工大数据技术素质和应用能力的培训，对员工的数字档案信息资源共享思想意识和工作能力进行全面提升，同时还要全面考量数字档案信息资源共享工作推进进度，根据数字档案信息资源共享的特殊性要求，重点加强和补充专业档案管理人员和计算机人才，根据档案馆现有员工的年龄分布、能力素质结构、教育背景、工作性质等不同，有针对性地开展不同内容的培训，提升不同职能部门员工的 “ 协同 ” 推进意识。

三、结语

大数据时代，开展数字档案信息资源共享具有十分重要的现实意义，更是与档案用户的个性化档案需求相匹配。因此，要加强数字档案信息资源共享的协同推进，强化大数据技术应用，建设数字档案信息资源共享的统一标准和统一流程，构建数字档案信息资源共享系统平台。