新时期档案馆公共服务职能研究

文 畅

新时期，档案馆建设的脉络和价值取向发生了巨大的变化，从功能定位到空间组织等各个领域都面临调整。新时期档案馆社会功能和理念都不同于传统档案馆，公共服务职能是档案馆管理绩效衡量和服务系统选择的标准。鲍曼认为，公共服务价值是指导人类行为并使之合法化的共识或规范。通过对现有文献的分析,结果导向的公共服务价值观强调公共部门的产出应当满足公众的需要，通过提供合理、科学的公共服务来获得公众的信任，它存在于公共领域并以公共领域为基础，以公众意愿和权利的表达为核心。本文运用了公共服务价值的概念，作为政府向公众提供公共物品的一种制度安排，它存在于公众的普遍使用中。档案馆的公共服务价值是指档案能够满足公众需要的功用和意义[1]。档案馆作为政府主导的公共组织，可以在确定公共服务价值的过程中发挥更积极的作用，对公众的价值取向进行更积极的引导和回应，同时引导公众在确定公共服务价值的过程中发挥重要作用。然而，从目前的情况来看，档案馆在文化建设、信息提供和启示等方面并没有充分体现其独特的优势和影响力。

一、档案馆公共服务职能存在的问题

1.档案馆资源配置不平衡。档案馆档案资源的数量、类型和结构在很大程度上决定着公共服务的质量和水平。2007年，国家档案局在《关于加强民生档案工作的意见》中明确提出了 “ 建立覆盖全民的档案信息资源体系和方便群众的档案利用制度 ” 的战略目标[2]。当前档案资源建设取得了一定成绩，但许多综合档案馆仍存在档案资源结构单一、档案资源层次不合理、档案形式分散等问题。从馆藏内容来看，实体档案与数字档案、文书档案与民生档案、专业档案与综合档案在数量上存在不平衡，导致馆藏资源结构不合理，不利于提供全方位、多元化的档案服务。此外，档案资源的形成具有一定的地方分权，存在纵向和横向的管理分裂现象，各部门和地区的系统和平台之间存在数据障碍，档案信息难以互联互通，形成信息孤岛，档案信息资源共建共享机制缺失，档案信息利用服务供需失衡，制约了档案公共服务能力的提升。

2.社会参与程度不够。档案公共服务 “ 主要是指党和政府通过国家权力的干预或公共资源的投入，为满足公众社会发展活动的直接需要，提供档案的平等服务和产品。 ”[3]因此，档案公共服务的主体是档案组织。社会治理不仅是对整个社会的治理，也是对社会共同参与的治理。尽管各种信息技术和平台为社会主体提供了参与和反馈的渠道，但目前的档案公共服务仍具有封闭性。在档案中心理论的影响下，档案公共服务的核心推动者都是档案本身，而社会组织、中介组织、公众等社会力量被忽视，档案向公众提供的档案利用模式是线性的、单向的。公众只能被动地接受而不能控制档案资源的内容和类型以及提供利用的方式方法，档案部门在提供档案服务的方式、渠道和内容上拥有绝对权威，而其他社会主体处于从属地位，导致档案公共服务缺乏广泛的社会基础。

3.公共性宣传不足，公共服务职能较弱。档案馆提供的公共服务客体是公共性的。档案向社会开放利用是档案向公众转化的重要标志。档案的官方色彩和行政色彩浓厚，忽视了档案部门作为文化机构的属性，限制了档案公共服务，难以彰显档案在保护公民权益、维护社会公正等方面的社会价值。以人为本是社会治理的出发点和归宿，档案应强化利用和服务全社会的理念。

在新时代背景下，档案服务不能迅速适应公众的需求，不能保证服务质量和受众的满意度。多数情况下，档案经费主要用于档案保管等基础性工程，为社会提供档案服务的形式过于单一[4]，馆藏资源不丰富，开发水平低。建国以来，档案馆的馆藏资源主要是政府公文，种类单一。然而，各级档案馆也存在着 “ 收而不用 ” 的现象，未能在信息资源的开发利用中发挥有效作用，档案馆开放程度低，资源共享不足。

二、提升新时期档案馆公共服务职能的对策

新时期，只有积极探索综合档案馆与其他文化单位的业务整合，努力消除综合档案馆与其他文化单位的业务距离，才能最大限度地凝聚社会文化服务，发挥档案馆公共服务职能。

1.以人为本，优质服务。首先，档案馆需要构建跨部门、跨区域的档案信息资源共享服务平台，整合分散在各部门、各行业的档案信息资源。推进区域档案资源共享，要打破不同数据之间的隔阂，消除信息孤岛现象，实现档案资源跨区域共享，建立满足公众需求的档案资源利用体系，确保公众能够实时、高效地获取档案信息资源。其次，公众的需求是立体化、层次化、多样化的。档案馆不仅要为公众提供普遍、规范的档案服务，而且要提供个性化、差异化的多方位服务。借助数据挖掘技术，档案馆可以从其检索行为、借阅记录和浏览记录中收集用户的职业、偏好、知识结构等个人特征，然后对数据进行分析、挖掘和分类，构建用户肖像。档案馆可以根据不同用户肖像数据库所反映的兴趣特征，提供相匹配的服务内容，使档案公共服务更加精细化、规范化、个性化、差异化。

2.丰富档案馆资源，拓展公共服务方式。随着我国经济和社会的快速发展，市民对档案资源利用的需求日益增加。因此，各级档案馆应充分利用 “ 大档案 ” 的工作理念，在法规、规章明确要求的范围内，积极寻找各种有价值的社会档案资源。同时，要积极转变服务工作的思维方式，积极拓展服务的方式和形式，实现 “ 馆内服务 ” 向 “ 馆外服务 ” 的转变，将被动转变为主动，开展广泛的社会活动。如充分发挥档案资源客观、生动的教育作用，在全国科研机构、学校等单位开展内容新颖、题材鲜明的展览、讲座等教育活动，增强档案馆的社会影响力和知名度，努力树立档案馆良好的社会形象。另外，要加快档案馆专业服务管理人才建设，新时期的档案馆管理人才必须是复合型的。当前我国在智慧档案管理、共享资源档案管理、大数据技术档案管理等方面存在显著的复合型人才不足，因此，多元化复合型档案馆公共服务人员的建设是基础，同时也是丰富档案馆资源、拓展公共服务方式、创新管理理念的重要组成。这就要求档案馆要加强管理人员培训，鼓励服务人员加强专业知识学习，形成不断积累和服务创新的习惯，改进公共服务方式。

3.多方参与，扩充资源基础。过去，档案公共服务主要是指档案馆为满足公民的需要而提供档案信息服务。这一过程是一维的、线性的、封闭的，档案处于绝对主导地位，呈现出典型的单一性特征。在社会治理的背景下，参与治理的主体由一元主义向多元主义转变，档案馆应引入民间组织，档案资源建设需要从主流建设主体向社会多元建设主体拓展。首先，档案馆可以为公众参与资源建设搭建一个平台，公众可以通过平台参与资源建设。此外，档案馆还可以将档案工作的部分权力移交给社会，动员公众参与大量档案资源的处理和加工，利用公众智慧为档案资源的深度开发提供支持，公众可以自愿或在奖励机制的鼓励下参与档案的记录、标引和鉴定。档案服务社会化是档案与社会关系密切的内在要求。在市场经济环境下，档案服务于社会和人民，是传统服务功能的延伸和拓展。档案馆应在保障档案资源合理配置和公民平等介入的基础上建立公共管理范式，强调公民观念，满足顾客需求；减少行政干预，以市场为导向，借助市场力量实现服务标准和方式的转变。因此，档案服务的市场化是档案服务社会化的一个突出表现，是市场环境下保障公民文化权利发展的内在要求。

4.档案工作的监督与评价。构建档案服务监督评价体系的意义在于关注公众参与和关注社会公共事务。这就要求：一是建立档案收集、鉴定、保管的监督管理和运行制度，以及内容可靠、传输及时、部门共享、日常规范明确的监管信息系统；二是建立及时预警、快速处置、敏感有效的系统化的档案安全风险防控体系；三是协调监管档案之间的合作与沟通体系；四是构建有效档案监督的外部环境保障体系，构建基于用户视角的绩效评价体系；五是加强日常目标管理，自查与其他检查、自我评价和其他评价相结合，赋予公众服务监督评价权，以公众反馈的指标体系为衡量尺度。要构建档案工作负总责、公众参与监督、全社会广泛支持和参与的新工作格局，实现档案事业的长远发展。

随着社会经济的发展，公共档案馆在提供公共服务和创新方面起到了重要的作用，发挥档案馆公共服务职能，对加强城市建设、促进人民社会治理完善等方面起到了重要作用。当前，随着大数据技术、互联网资源的发展，新时期的档案馆公共服务职能有待提升，这就需要我国必须建立健全多元化参与的社会公共服务治理模式，坚持国家社会公共服务发展大局，理顺公共服务的价值目标和理念，形成以人为本的公共服务格局，将公共档案馆服务职能向社会蔓延，在各方参与的合力中推动多元共治新格局，最大限度地发挥档案馆的服务价值，推动国家、社会、政治经济的全面发展。