高校电子档案异地备份影响因素及策略研究

李薪宇

随着人工智能、信息技术的快速普及化发展，电子档案在高校发展中的应用越来越重要，当遇到影响电子档案安全的不可抗拒风险时，高校电子档案的安全性将会受到毁坏性损害，这对档案信息数据和资料价值的发挥将产生巨大的消极影响。因此，高校电子档案资料需要进行异地备份，将档案数据备份存储在远离当地的区域，采用某种方式或某种备份介质将档案数据加以保留，以便在档案信息系统遭受破坏或面临安全威胁时，尽可能地在最短时间内利用备份数据将系统恢复，避免档案遭受洪水、火灾、地震等不可抗力因素破坏，此种安全措施可以确保档案工作的正常开展[1]81。《全国档案事业发展 “ 十三五 ” 规划纲要》中也明确提出，要把档案安全摆在档案工作头等重要位置，坚持实体安全与信息安全并重，切实提升安全保障能力，牢牢守住档案安全底线，开展数字档案资源异地备份 ”[2]27。因此，如何做好电子档案异地备份的管理和利用，是高校档案发展中面临的主要问题，在充分分析加强高校电子档案异地备份的必要性和影响因素基础上，提出高校电子档案异地备份有效策略，对高校科研、教学、管理、生产活动的有序进行具有重要的意义。

一、高校电子档案异地备份的必要性

随着高校档案电子化管理模式的成熟，高校馆藏电子档案资源数量不断增加，尤其在高校馆藏档案遇到危害档案安全的突发事件和灾害时，电子档案异地备份是在最短时间内恢复档案数据和资料的有效方式，因此，高校电子档案异地备份在高校档案管理工作中是不可或缺的。在数字化时代，电子档案异地备份高效、科学的管理方式促进各高校不断探索异地备份的成熟模式，其必要性主要体现在以下几方面。

1.信息化、智能化促进档案资料管理方式的变革。随着信息技术、区块链技术的成熟和应用，档案数字化发展速度不断加快，高校的各类档案资料数量不断增加，这对高校档案资料的管理提出新的要求，加速档案资料管理方式的变革。时任国家档案局局长李明华在2017年全国档案局长馆长会议上表示，截至2016年底，各级综合档案馆馆藏共计6.5 亿卷（件），比党的十八大以前增长了84%，建设全国开放档案信息资源共享平台并面向社会开通运行，40 多家档案馆上传数据102 万条，全国数字化档案资源达2243 万GB[3]19。这些档案资源是社会不可再生的宝贵财富，一旦损毁将无法挽回，电子档案的同地存储存在着极大的风险，面对地震、火灾、洪水、战争等不可抗拒因素对档案资源的损害，一旦发生将无法弥补。因此，信息化、智能化的发展对电子档案的管理方式提出新的需求，而电子档案的异地备份可以有效规避各类档案资料损毁与丢失的风险，一旦原档案馆资料发生灾害和丢失，在异地电子档案备份中还可以查找，保证了一些档案资料的唯一性、原始性、真实性和客观性。

2.规避不可控自然环境的影响。目前，我国各高校的档案都集中保管在校档案馆，虽然便于保管和利用，但一旦发生自然灾害，其损害是不可逆转的。即使采取严密的安全防护措施和技术措施，一旦发生自然环境变化导致的意外，给档案带来的也是毁灭性的打击。相关调查数据显示，1976年唐山大地震中90%的档案设施遭到破坏，2008年的汶川大地震中将近10 万卷馆藏档案被埋[4]21。因此，采取有效措施避免不可控制的自然灾害对档案资料造成的损失，在档案资料管理中是至关重要的。由于异地备份一般遵循相距300 公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的选址原则，这样就可以避开同一灾害对档案造成的损坏，因此，采取异地备份的方式将档案进行异地保存显得尤为重要，也是有效化解档案数据安全隐患的一种极为有效的措施，尤其是将传统载体档案通过数字化副本转化为电子档案进行异地保存，不但能弥补自然灾害对档案资源造成的损害，对受灾地区的灾后档案信息恢复也具有重要作用。

3.降低人为操作不当导致档案材料丢失的风险。众所周知，档案材料在收集、整理、保管以及日常利用过程中，都离不开档案工作人员的操作，如果档案工作人员缺乏操作设备的专业知识，或不按正常流程操作设备，可能会导致设备损害、数据删除等，对电子档案造成损失，这种人为的失误在影响档案信息安全的众多因素中是频率最高的，由于操作错误而导致档案文件的误删占到各类问题的80%左右。除此之外，最大安全隐患就是计算机被盗取、黑客攻击设备软件和窃取档案资源。由于高校的校园网都是开放的、共享的网络环境，这就给黑客创造了便利条件。因此，异地备份是有效避免档案人员操作失误导致档案资料丢失的有效手段，对电子档案的长期安全保管具有重要的意义和价值。

4.避免电子设备安全隐患潜在威胁。电子档案的收集、存储、利用等环节都需要依赖计算机网络系统，虽然计算机和网络的应用使电子档案管理变得更加便利、快捷，但计算机软件、硬件和网络的安全对电子档案的安全也带来了巨大的威胁[5]10。主要是由于计算机设备长期使用会对设备带来损耗，保存电子档案的硬盘、磁盘、光碟等也很容易老化；同时，也会受到周围环境的影响，温湿度不当都会对电子设备的元件造成巨大的影响，这些都会导致电子档案的数据信息无法读取，而且硬盘的故障通常是不可修复的。比如，EMC 公司在2014年的12 个月中，因为数据丢失和宕机而造成的直接经济损失达到惊人的1.7 万亿美元，这相当于制造业大国德国近一半的GDP；Kroll Ontrack 公司最新的调查数据结果显示，在EMC 的报告结果中，惊人的72%的数据丢失是由硬件故障导致的[6]92。因此，电子设备潜在的安全隐患对电子档案的存储造成一定的影响。

二、高校电子档案异地备份的影响因素

最近几年，电子档案异地备份在我国高校档案管理工作中取得了很大的发展，各高校积极参与电子档案异地备份合作，也加大了建设异地电子档案的资源、资金和人力投入，但是在各高校电子档案异地备份数据统计中发现，参与完成异地备份合作的高校数量却不乐观，究其影响因素主要表现在以下方面。

1.异地备份资源投入因素。高校电子档案资源异地备份过程中，需要大量人力、物力和财力的投入[7]30。首先，电子档案资源体系的建设。在建设过程中，不同种类形态档案资源存在的形态发生变化，例如，电子档案和电子档案之间、纸质档案和电子档案之间以及原始影像资料与电子档案之间等的转换和备份，这都需要投入大量的资源[8]85。由于一些高校在档案管理中的资源投入较少，导致一些高校在异地电子档案建设过程中，无法提供充足的资源支持，因此，高校电子档案异地备份进程较缓慢。其次，电子档案信息安全体系的建设。随着信息技术的不断发展，黑客、网络漏洞的存在，增加了高校电子档案备份技术的难度。而电子信息技术开发原本就需要大量成本的投入，技术开发难度的增加会进一步增加开发费用的投入。最后，电子档案资源共享、利用体系的建设。电子档案资源异地备份除了可以避免档案信息资源在不可控制环境下丢失的风险，还是为了加强异地档案信息资源的利用，但是利用体系的开发涉及高校、政府等多元主体，因此，利用和共享体系建设进一步加重了异地备份资源投入的压力，导致各高校异地电子档案备份积极性较弱。

2.异地备份合作机制因素。各高校异地备份首先是建立在双方合作基础之上，双方具有异地备份的基础和条件，但是在目前高校异地档案备份中，合作机制因素影响着高校异地档案备份发展速度和模式的完善。一方面，由于各高校自身发展层次、办学水平以及整体实力差异较大，导致各高校在进行档案异地备份过程中，档案管理软件使用、数据库结构都存在一定的差异，进而影响了高校档案异地备份合作的进程。另一方面，各高校都有一套完善的档案信息管理机制，当高校之间进行异地档案信息备份合作时，需要双方合作机制的有效融合和沟通，这对档案异地备份合作关系的建立造成一定的不利影响，尤其在信息化多元发展模式下，高校档案异地备份合作机制需要长期实践探索和建立。

3.异地备份档案管理维护因素。目前，我国档案管理维护实行的是，横向上各级档案行政管理机关管理、纵向上各专业主管机关档案处（室）指导实施的管理机制，纵横管理系统条块清晰分明。但高校档案信息资源管理机制却有别于其他主体档案管理机制，主要是由于各高校自身办学模式和管理机制的灵活性，导致高校档案管理体制形式多样、模式多元，这样在异地档案备份管理中较难形成共享和维护机制[9]44。一方面，由于各高校原有档案信息资源管理机制都是基于已有办学机制、院校发展模式而建立，加剧了各高校在异地档案备份管理的难度，加大了档案信息资源管理的不稳定性，同时也增加了异地备份管理维护的人员及物资投入；另一方面，由于异地备份管理机制的缺失，制约着各高校在异地档案备份中对档案信息资源的有效利用，导致高校之间档案信息交流能力较弱，大大降低了各高校异地档案备份的积极性。

三、高校电子档案异地备份的保障策略

高校电子档案异地备份是信息智能化时代档案管理的有效模式，是档案资源保护、利用和开发的新方式，对高校电子档案的管理具有重要作用。但是在现实高校电子档案异地备份体系建设中还存在若干影响因素和问题，在未来，主要在以下方面提出高校电子档案异地备份策略。

1.建立若干档案异地备份中心。目前，我国高校对电子文件资料进行异地档案备份的较少，大部分都是对自身已有资源的备份和管理[10]41，这对电子档案信息资源的保护具有一定的风险，也不利于档案信息资源的进一步开发和利用，降低了信息资源的共享价值。因此，建立电子档案异地备份中心无疑是解决电子档案管理和安全保障的有效途径，但建立电子档案异地备份中心是一项大工程，需要综合考虑地理位置、设施建设、交通运输、自然环境等多种因素，仅凭高校本身的财力物力、技术力量难以实现。教育主管部门是高校的行政主管机关，号召力强，业务对口，因此，建立电子档案异地备份中心可以由教育部统一号召、投资，由地方教育厅牵头实施，同时，要求教育主管部门提高对档案安全防护的意识，可以在各备份中心制定统一的管理标准，由经过培训的专业人员进行管理、运作和维护，有效提高档案管理的规范性和安全性。

2.兄弟院校之间实行异地备份。早在2009年的全国档案馆工作会议上，国家档案局就提出大力支持省级和副省级城市档案馆自愿结对、互为对方建立档案备份库的建议，这对高校之间档案异地备份管理工作提供了新的模式和思路[11]36。因此，各高校可以依据自身档案馆发展水平、档案数量以及电子档案信息化管理程度，选择和自身发展相似度较高的兄弟院校，互相合作建立电子档案异地备份信息系统。除上述客观条件以外，互相备份的高校负责领导在主观意识上也要达成一致，加强沟通，制定统一的管理标准，明确双方的责任和义务，尤其是在档案信息的保密性方面做好沟通，避免出现档案信息外泄。这一方案比较容易实施，管理难度相对较低，成本也比较低。

3.与地方档案备份中心进行合作。调查数据显示，目前，我国地方档案馆开展异地备份管理工作已经形成较为完备、成熟的模式，因此，高校档案馆电子档案异地备份可以借鉴地方档案馆异地备份的模式，积极开展与地方档案备份中心的合作和交流，充分借鉴地方档案备份中心的成熟模式和机制。一方面，与地方档案备份中心建立长期稳定的合作关系，提高电子档案信息资源异地备份的稳定性和安全性，形成长期有效互动的合作模式；另一方面，各高校选择与自身发展契合的地方档案备份中心作为电子档案备份基地，不仅可以有效降低电子档案异地备份的成本和管理机制差异导致的合作风险，还可以更好地与地方档案备份中心充分共享信息资源，发挥档案备份自身的价值。

4.利用不同校区，实行档案异地备份。现在由于高校规模扩建，许多学校都建有新校区，尤其是新校区建在异地的高校，如满足档案异地备份的原则，可以探索利用不同校区实行档案异地备份。在建设新校区时，可以按档案备份中心选址的要求选择合适的区域，按照档案备份中心的建设要求建设档案馆，老校区原有的档案复制一份存放在新校区，之后产生的档案两地相互备份。利用不同校区实行档案异地备份是最容易实施的，面临的阻力相对来说比较小，在建有新校区的高校，这条路应该是首选，不用与其他机构合作，由学校直接统一管理，可以完善档案管理体系，也可以确保馆藏的独特性和档案的完整性和安全性。同时，方便档案的借阅和利用，能更好地发挥档案的作用。

综上所述，高校电子档案异地备份是提高档案管理安全性的有效方式之一，虽然电子档案异地备份有很多影响因素的存在，其回报也是长久潜在的，只有在遇到不可抗拒因素影响时才能体现出异地备份的重要性。但是好在各高校都认识到电子档案异地备份的重要性和必要性，也得到了领导和各方面的支持，有了各方的支持，档案的异地备份工作也会像地方各级各类档案馆一样顺利有序地展开[12]62。因此，各高校要完善电子档案网络平台建设，根据自身的人力、物力、财力及馆藏实际情况，设计一套切实可行的档案数据备份方案，加快实施电子档案异地备份工作，确保电子档案的安全。