伊利诺伊大学厄巴纳-香槟分校档案馆线上用户教育模块介绍及启示

陈 芳 蒋 冠

一、背景分析

伊利诺伊大学厄巴纳- 香槟分校（University of Illinois at Urbana-Champaign，以下简称UIUC）创建于1867年，是一所世界著名的公立研究型大学，有着公立常春藤的美誉。我们常说，一所一流的大学一定会有一所一流的图书馆，而伊利诺伊大学厄巴纳-香槟分校则拥有北美洲最大的公立研究型图书馆。在UIUC 图书馆， “ ideal ” 被作为核心关键词，作为理想和思想的家园，图书馆建筑古朴、典雅，设施便捷、舒适，资源丰富，服务无处不在（嵌入式），图书馆理念、制度、功能、管理围绕这个关键词来拓展[1]。UIUC 的档案馆也划分在该校图书馆中，是组成其 “ ideal ” 图书馆中的一部分。UIUC 档案馆多年来一直致力于促进收集、分类和保存以高等教育研究及教学为用途的数字化文学和语言学资源，同时提供相关资源的制作和使用的协助[2]。近几年来，该校档案馆也十分重视用户教育，旨在为学校师生及文史爱好者提供如何更好利用档案馆资源的指导。在对UIUC 档案馆网站用户教育进行调查后发现，与其他美国公立大学相比，UIUC 档案馆对于用户线上教育模块更加重视。推广档案教育的目的是教会大众如何用最短的时间最好的策略来改变以往滞后的档案利用方式，建立新的更加便捷的利用方式，以便最大限度地提升公众的档案意识[3]。

UIUC 档案馆网站上提供的用户教育，从对 “ 来源 ” 这一档案专业特有名词的解释，与对 “ 来源 ” 在各种不同情况下对应不同性质的举例说明，到定位自己所需要检索的档案，在获得自己所需档案后如何充分利用馆内档案资源做研究，以及后续如何激发档案馆用户更多地利用档案资源做研究的兴趣，都有所涉及。本文通过对UIUC 档案馆线上用户教育的网站进行调查分析，总结其优秀的经验，旨在对我国档案用户线上教育有所启示。

二、UIUC 档案馆用户线上教育建设现状

UIUC 档案馆是一所馆藏资源丰富同时开放程度相对较高的档案馆。其中，馆藏内容丰富体现在所藏档案不仅仅是校园内部产生的校园财务记录与历届学生的出版物，更有从国内外收集的各类古籍、名人手稿、地图、珍贵照片影像等，涉及范围极其广泛。其馆藏文献总量居世界公立大学前列，在美国大学中仅次于哈佛和耶鲁大学，拥有大量独特和珍贵馆藏[4]。目前，馆内藏有超过1200 万卷图书和2200 万项文献资料，包括900 万个缩微胶卷、9 万种连续出版物、14.8 万种音频记录、93 万个音像资料以及超过28 万种电子书、1.2 万部电影和65 万张地图等[5]。面对如此庞大的馆藏，如果想让用户更好地利用，那么UIUC 档案馆做好关于如何使用档案馆资源的用户教育也有其必要性。与线下教育不同的是，线上教育结合了互联网的开放性加快了对信息资源的传播，配合其强大的共享能力，使之与用户互动性更强，加之不受时间与空间限制的访问，使线上教育具有更强大的服务功能。UIUC 档案馆的线上用户教育服务最早可以追溯到2005年。为了更好地促进与支持UIUC 本科生的研究与学生生活和文化档案项目的建设，在获得了UIUC 图书馆和图书馆信息资源委员会联合支持后，由学校获得图书馆和信息科学双硕士学位的Dawn Schmitz 开发与编写该校线上用户教育项目。该项目也是她在UIUC 图书馆博士后研究项目的一部分，而至今她也一直致力于学校的档案服务利用研究。UIUC 图书馆管理副教授、学生生活与文化档案保管员埃伦·斯温（Ellen Swain）同时也参与指导了这个项目。该项目由学生生活与文化档案项目（Student Life and Culture Archival Program）通过校内斯图尔特·豪基金会（Stewart Howe endowment）资助。

UIUC 档案馆线上教育分为三个模块。第一个模块旨在说明到底什么是档案，究竟什么是 “ 原始文件 ” ，什么是所谓的 “ 加工文件 ” 。在目前已经建好的档案馆线上用户教育中，在每位用户初次使用时，为用户最先清晰解释的问题就是究竟什么是 “ 来源 ” ， “ 来源 ” 的定义是什么，如何确定手中的资料是 “ 原始文件 ” ， “ 原始文件 ” 具有什么样的特点。在解释清楚这一至关重要的问题后，通过大量的实例来介绍各行各业在各种情况下， “ 原始文件 ” 本身以及 “ 原始文件 ” 所蕴含的价值， “ 加工文件 ” 的定义，以及 “ 加工文件 ” 又包括哪些。与此同时，不忘确切地为用户指出一个容易被模糊的问题，即同一份文件在不同的项目研究背景下可能分别是 “ 原始文件 ” ，或者也可能是 “ 加工文件 ” 。在介绍方法上，网站通过图文并茂的方式一一列举了原始资料的各类例子，如人的重要记录、文学手稿、机构文件、大众媒体、短期有用的事物、手工艺品、口述历史、照片、地图等。

第二个模块则是关于用户如何在UIUC 档案馆找到所需档案资源的用户教育。在该模块中，UIUC 档案馆通过解释数据库中的档案号排列，来对用户进行检索档案的 “ 定位 ” 教育。UIUC 档案馆的档案全宗是以大学内部的各主要组织单位或职能来划分的，每一个组织单位都有一个属于自己的编号，而在组织机构下面的文件序号则是通过时间进行标序，用户可以通过自己研究内容所属的机构分类，通过时间逐步锁定自己所需档案。与此同时，为了确保用户可以准确地理解利用编码来查找自己所需的档案，UIUC 档案馆做了一期专门视频，进行了详细说明，从学校内部职能机构的划分，到历史事件时间节点均配有详细说明，最后通过实例操作来真正对用户检索档案能力进行培养教育。

第三个模块旨在教育用户如何利用UIUC 档案馆内档案资源进行科研项目的创作，以及提高用户利用档案做研究的兴趣。UIUC 档案馆强调，对于如何教育用户利用档案来做研究分析，首先要让用户清楚，与经过整理创作的加工资料不同的是，档案是一手的、未经修改的原始资料，若是想自己加以利用及消化其中蕴含的价值就需要通过自己的研究，首先弄清楚手中的档案到底是什么，它的创作者是谁或者哪个团体，是谁基于什么样的背景又是出于什么样的目的创造了这份档案，最终你利用这份档案到底发现了什么，作出了何种研究，后人又会利用你的研究成果而又有哪些新的发现，而这一切恰好是档案的本质属性—— “ 原始记录性 ” 所决定的。在提高用户利用档案资源做研究的兴趣问题上，UIUC 档案馆同样有值得我们学习借鉴的地方。正如UIUC 档案馆之前传达的一样，利用档案这样的原始资料做研究是十分有趣的，因为你是从亲身经历事件的人所创作的文字与图像中了解过去的事件，在面对手中的档案时，不断地问自己：作者都是谁，他们经历了什么样的背景，何时基于什么样的目的创造了这份档案。在完成科研任务的过程中，随着越来越多地对自己所提出的疑问进行解答，你会得到不同于利用一般资料开展研究的乐趣。而UIUC 自建校以来一直都在致力于培养校友间的认同感以及对于UIUC 的归属感，UIUC 有其他大学没有的专门保存学生生活历史的单位——学生生活与文化档案项目。该项目计划致力于收集、保存和提供历届学生在兄弟会、女生联盟会、学生会、宗教协会、社会活动、体育赛事、各历史活动等的参与情况与成果。情怀是最容易引发公众共鸣的情感因子，而档案之中则蕴含着这种情怀因素，但这种因素并不会轻而易举地显现在档案内容中，而需要借助档案文化活动的设计、编排与挖掘，才会在公众中形成群体文化效应[6]。而UIUC 学生生活与文化档案项目涉及到的各校友以及校友活动的档案就是日后校友们建立 “ 情感纽带 ” 的最好的材料。

此外，网站也对档案保护规则进行了详细说明，包括禁止外借，使用某些档案时需要佩戴手套及对文件盒的摆放顺序的要求，禁止使用者携带可能对档案造成毁坏的物品的细则，并说明了各类可能会对珍贵的古老档案进行破坏的危害物品及行为。而对于像档案保护这样的用户教育，在网络上提前对来访者进行普及也是必要的。此外，UIUC 校园面积较大，UIUC 档案馆也为身处不同校区和部门的用户详细说明了档案馆所在位置、开放时间以及推荐交通工具和路线。从总体来看，在用户教育方面，UIUC 档案馆做得相对详细全面，且人性化。

三、UIUC 档案馆用户线上教育的启示

1.注重档案资源价值的说明。档案馆馆藏资源的受众群体不一定仅仅是档案工作者和文史学家，用户教育也需要更多地注意初次接触档案的用户。比如，应该首先强调的是档案的概念，向用户阐明到底什么是档案，档案的本质属性是什么，而这份 “ 特殊的 ” 本质属性为档案带来了怎么样的价值。对于大部分用户来说，过去获取信息资料的主要方式为阅读报纸、书籍等加工好的现成资料，而阅读像档案这样的原始的未加工的资料，则要从一开始就要思考的是资料本身，是谁基于什么样的目的创作了这份资料，当时的社会背景又是如何的，像这样的思考在用户一次次地使用档案时也会强化用户对档案 “ 原始性 ” 的思考。

档案用户是档案资源的使用者、档案服务的对象、档案利用的主体，也是档案价值的评判者。对档案用户进行研究，对于最大限度地实现档案价值、推动档案事业的发展有着十分重要的意义[7]。从用户的群体上来看，UIUC 档案馆用户集中于该校学生以及教职工，利用目的主要是为做科研所用。从受众情况来看，用户平均所受教育水平高，接受能力与理解能力高于社会一般水平，所以结合UIUC 校园的现实情况，在档案网站上使用文字图片说明，即可完成一般的用户教育目的，符合现实情况。

档案提供给用户的独特的 “ 原始性 ” 是其他各类资料所无法代替的，UIUC 档案馆提供给用户一套使用档案做研究的思考模式，即立足于用户使用档案时对档案本身进行的思考，即是谁基于什么样的目的创作了这份档案，当时的社会背景又是如何的，在自己探寻这一切的过程后所得到的成果又会为后来的研究者们提供什么样的参考价值。经过像这样的一套思维参考模式的教育，对刚刚接触档案的用户来说，无疑起着一种启示作用，因为它在帮助用户建立规范化的 “ 档案思维 ” 。

2.注重培养档案用户的保护意识以及版权意识。UIUC 档案馆网站上的用户教育不是仅仅局限于告诉用户在进入档案馆前禁止携带什么、在馆内利用档案时禁止做什么，而更多地是告诉用户为什么这样做是禁止的，这样做可能会对珍贵的档案原件造成怎样的破坏，而有些破坏则可能意味着这份档案的永久损毁。比如在馆内使用珍贵的纸质档案时，档案保管员使用了专门的盒子和文件夹以及塑料胶套密封保护文件，这是为了防止档案利用者手上的天然动物油脂引起档案纸张的老化，以及长时间暴露在空气中带来的纸张的氧化。而每次只允许从盒子里拿出一个文件夹也是为了帮助保持档案文件原始顺序的正确，保证了一个事件的内部正确的历史顺序和文件间有机联系。这样的带着前因后果的档案使用禁忌教育，不仅可以更好地让档案馆用户在利用档案时清楚使用禁忌，更能让档案馆来访用户了解到，如果不遵守档案使用规则会对档案本体以及以后利用这份档案的研究者造成的损害。所以，UIUC 档案馆在这一方面的用户教育无疑是成功的，值得借鉴，因为在每一条看似冷冰冰的 “ 禁止规则 ” 后面加入了关于禁止内容的前因后果以及科学道理，引起用户强烈的社会和历史责任感。

在UIUC 档案馆线上教育模块中可以看到，网站上举例所用到的每一张图片和每一段文字都是注明授权的，来自哪里，节选自哪里，作者或者摄影师的名字及个人简介等都相当的透明，标注格外清楚。即使对于已经由捐赠者捐赠的档案，也都有特别的鸣谢标注，这样的标注在用户利用时，不仅起着一个好的引领作用，强化说明版权问题，更可以减少日后不必要的法律纠纷。

3.多维度提升档案馆用户线上教育质量。档案馆用户线上教育的目的是为了更好地向用户提供档案馆的资源和服务，帮助用户提升自身的学习、科研、编纂等诸多能力。因此，档案馆网站线上教育开放性越高，导向信息量越大，获取越便捷，用户对档案的认识率以及利用率就越高。从UIUC 档案馆得到的经验启示我们，档案馆在网站制作线上用户教育时一定要选择专业团队，针对学校档案馆自身情况建设能够凸显自身馆藏特色的线上用户教育。在馆藏类型、内容介绍上，要做到简洁清晰。在用户教育制作设计过程中，可以使用UIUC 档案馆这种情景代入的方法来实现用户教育的流程框架，通过查找某一份文件的举例，让用户达到举一反三的作用。针对档案馆使用手册及禁忌，可以将举例故事穿插在过程中。在用户教育材料制作完成后，也要将制作精良的用户教育信息通过学校各网站平台进行传播，以提升其受众影响力。

4.加强用户线上教育的宣传推广。UIUC 档案馆虽然用户群体范围一直固定为学生、教师，但在不同的时期背景下，相同的用户群体对于档案的需求是不同的、变化的。档案馆在网站上留有提供交流沟通的邮箱，这样能保持与用户群体的沟通交流，可以更好地发现用户的资源需求。而做好对用户需求变化的了解，对推进用户教育的改进也是至关重要的，可以使档案工作者更为合理地提供指导以及提供利用。

UIUC 档案馆在互联网上的用户教育不仅仅局限于网站，还通过Facebook、Twitter 等社会化媒体用以宣传自己的服务，有关数字学术服务的相关活动也会在社会化媒体上推出[8]。社交媒体是一种大流量同时给予用户极大参与空间的新型在线媒体，这也为档案工作者提供了一个用户交流的平台。UIUC 档案馆不仅通过社交平台发布档案馆内相关的展览活动以及学术科研服务，交流活动的信息，同时更向大众及用户宣传与普及自己的档案馆用户教育服务。在社交平台上通过一条条各类利用档案的经典案例分享与分析，来对订阅用户进行用户教育，再配合社交媒体用户能及时评价、讨论、转发的功能与用户进行及时沟通与交流，不仅提高了用户教育的普及度，而且更加具有吸引力。相比较而言，国内的档案机构对社交媒体的利用率明显不高，也仅限于对馆藏的说明以及档案活动的新闻推送，关于使用社交媒体进行用户教育方面仍是空白。我国档案部门以及档案工作者有必要对线上用户教育予以重视，通过不断提高档案用户教育服务的水平，让普通人不再对档案有一种 “ 冷冰冰 ” 的感觉，同时进一步提高档案利用率与对档案机构服务的满意度。