严格标准 系统实施做好鞍钢退休人员人事档案规范化管理工作

鞍钢集团有限公司

2020年以来，鞍钢集团党委以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚决贯彻党中央、国务院决策部署，将退休人员社会化管理工作列为集团2020年改革攻坚战 “ 头号 ” 工程，举全集团之力推动，周密部署，精心组织，各项工作进展顺利。用时8 个月完成23 万卷（其中辽宁省14 万）退休人员人事档案整理和移交工作，2020年12月8日，顺利通过辽宁省核验。核验工作组认为，鞍钢退休人事档案数量巨大（全省136 万卷，约占1/10）,2020年各级党组织高度重视，充分发挥党建引领作用，组织有力、整理质量高、移交手续规范，予以充分肯定，是依靠自身力量自主完成的典型。

一、坚持党建引领，做好顶层设计

1.精心组织推进。鞍钢集团党委高度重视退休人员社会化管理，启动之初，就成立了以集团主要领导为组长、分管领导为副组长，部门负责人为成员的工作领导小组。工作领导小组下设档案规范化整理组，具体负责档案规范化整理和数字化工作的组织协调、工作推进、与省市政府沟通汇报，有力保障了工作进度。制定《鞍钢集团退休人员社会化管理工作方案》的档案配套文件《鞍钢集团有限公司退休人员人事档案移交指导意见》，明确时间节点和工作标的。同时，对保密、现场管理、时间、质量、交接、费用等提出明确要求，确保档案整理、数字化及移交工作扎实有序推进。建立周总结、月调度工作机制，对照阶段目标任务，先后召开8 次月调度会议，印发30 批次工作任务清单。建立监督保障机制，分阶段、分重点在全集团范围内开展3 次专项督查，对各单位工作进展情况和完成质量及时进行督查和动态监控。

2.层层压实责任。鞍钢集团成立总部、子企业、所属单位三级工作体系，层层压实工作责任。针对档案数量大的实际，分别成立规范化整理和数字化两个工作组，由各单位负责规范化整理，人力资源服务中心负责数字化工作。子企业及所属单位成立规范化整理小组，明确分工及时间节点。子企业按周上报档案整理、数字化、档案移交完成情况，鞍钢集团按周统计、汇总，监控进度情况。

3.坚持党建引领。各单位、各工作小组抓党建、强作风，充分发挥党组织战斗堡垒作用和党员模范带头作用。基层单位党组织开展劳动竞赛、党员工程、党员奉献日等活动，党员干部做在先、抢在前，纷纷利用休息时间，加班加点，营造良好的 “ 比、学、赶、超 ” 工作氛围，力保如期完成工作任务。鞍山钢铁集团有限公司托管中心实业托管办公室需整理退休人事档案7000 余卷，党员干部当先锋做模范，主动请战，在完成本职工作的同时，每天加班加点，双休日、节假日出勤，开展档案整理攻关活动，在全体党员同志的带动下，2020年7月31日全部整理完成，8月31日，全部通过鞍钢集团档案整理质量验收。

4.充分整合资源。为按期完成档案移交，鞍钢集团充分整合可以利用资源，不遗余力提供人力、物力、财力支持和保障。购置必要设备，安排办公场地，抽调工作人员，开发档案数字化系统软件，及早启动人事档案整理及数字化工作。高峰期，鞍山区域抽调2500 多人负责档案整理，集团总部28 人负责档案整理质量验收，600 多人负责现场集中进行数字化工作。对于个别档案数量较多的单位，先后抽调150 人组建了15 个数字化服务队，各基层单位同步抽调200 余人配合。征用鞍钢教育培训中心和矿业技工学校24 个办公场地开展数字化加工，并按档案 “ 八防 ” 标准装修。在广大职工的共同努力下，鞍钢集团最终比计划提前一个月完成纸质档案整理任务，提前两个月实现档案数字化。

二、健全工作体系，保证工作质量

1.完善制度，明确标准。鞍钢集团依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》，结合档案工作实际，制定下发了7 个指导性文件，包括《鞍钢集团有限公司退休人员人事档案移交指导意见》《明确鞍钢集团退休人员人事档案规范化整理有关事项的通知》《鞍山区域退休人员人事档案分类表》《关于推进退休人员人事档案整理及数字化工作的通知》《档案检查过程中发现的档案整理存在问题及注意事项》《鞍山区域退休人员人事档案规范化整理验收要点》《鞍山地区退休人员人事档案移交验收工作流程》。其中，《鞍山区域退休人员人事档案分类表》是人事档案分类编号的重要依据，《鞍山区域退休人员人事档案规范化整理验收要点》覆盖档案外观、技术加工、目录、排序与编号、分类、鉴别等档案整理的各个方面，使规范化整理工作标准更加明确。

2.规范流程，严格把关。档案规范化整理和数字化工作是一项严谨、细致、费时的工作，为提高工作效率，保证整理及数字化工作质量，规范流程至关重要。（1）补充归档。规范化整理前，将保存在个人手中有保存价值的材料收集归档，以免滞后归档导致返工。（2）责任到人。严格执行档案规范化整理及数字化责任制，按照 “ 谁处理谁负责 ” 的原则，规范操作，保证质量。各单位人事档案员是档案规范化整理质量负责人，对本单位的档案整理质量进行整体把控。（3）严肃纪律。严肃工作纪律，做到不泄密、不遗失、不损坏。（4）层层把关。建立基层单位全面自查、二级公司普遍复查、鞍钢集团集中抽查的三级质量保障体系，对档案整理质量层层把关。验收时，执行统一的《鞍山区域退休人员人事档案分类表》和《人事档案规范化整理验收要点》，减少主观因素影响，客观公正，加快工作进度。（5）有序移交。为保证验收和移交工作有序推进，鞍钢集团规范档案移交验收手续，与鞍山市国资委和档案局以及各县（市）区接收单位协调，按周制定档案验收及移交工作安排，地企工作有序衔接。

3.强化培训，提升技能。面对突如其来的疫情影响，鞍钢集团采取自学、授课相结合，线上、线下相结合，集中培训、个别指导相结合，走出去、请进来相结合，审核、培训相结合等多种方式强化培训效果。2020年1月，在辽宁省档案局的协调下，鞍钢集团先后到辽宁省建筑设计研究院、沈煤集团公司学习交流，明确了档案整理标准、数字化图片质量要求。随后，到辽宁省档案局录制课件，参加辽宁省档案局举办的退休人事档案整理培训班。4月23日，邀请鞍山市档案局专家来鞍钢培训、检查指导；5月8日，邀请辽宁省档案局专家来鞍钢检查指导、现场审查。

鞍钢集团举办4 次大规模培训班，录制解读视频，对100 多名档案整理业务骨干、450 名数字化工作人员，分批分期进行轮训，再由业务骨干在各小组内部组织培训。此外，小规模有针对性地培训8 批次63 个单位，并深入29 个基层单位审核档案，现场解答问题。

经过培训，档案整理及数字化工作人员快速、精准地掌握了工作技能，为加快推进人事档案规范化整理及数字化工作奠定了坚实基础。

三、注重过程管控，提升工作效率

1.先行试点。为保证档案规范化整理工作科学高效实施，2020年1月中旬，鞍钢集团选择历史悠久的主体单位炼钢总厂进行试点。试点档案尽可能涵盖干部和工人档案的各种类型，干部档案如领导干部、科级干部、技术干部、一般干部、大学毕业生、自考生、工人变干部、居家后退休等，工人档案如特殊工种、纠偏、正常退休、有职称、部队转业、知青回城等，以此找出归档材料范围以及需要剔除材料的一般规律，并规范分类、编类号、编顺序号、编页码、技术加工、装订、换盒等流程。试点成功后，2020年3月全面铺开。

2.盯住节点。按照2020年10月末完成退休人员人事档案移交的工作目标，各单位倒排时间节点，要求2020年8月末前完成规范化整理工作、10月末完成数字化工作，制定详细的工作计划，具体到每天整理多少卷。鞍钢集团根据每周汇总工作完成情况统计表与各单位工作计划进行比对，对完成不及时、质量不合格的，及时跟进，督促抓紧赶上或超过工作计划。

3.有效激励。鞍钢集团采取定额包干、绩效考核、下发通报等措施，推进档案整理和数字化进度。一是建立绩效考核激励机制。通过计件的方式，对工作完成质量高、数量多的工作人员给予奖励，以此鼓励先进、鞭策后进。二是对单位进行评价通报。对整理质量好的单位进行表扬，对工作进展缓慢、工作不到位的单位及时通报，并限期整改。鞍钢集团共下发档案整理移交工作周通报20期，监控效果突出。

4.信息化助力。充分发挥鞍钢集团技术优势，抽调内部软件工程师与业务人员共同组建研发组。按照数字化人事档案接收标准，开发了《鞍钢退休人员档案数字化系统》《鞍钢退休人员档案数字化审核系统》，系统具备打印案卷目录，整理、上传、挂接、审核扫描图片，自动划分退休人员所在县（市）区功能，助力完成档案数字化工作。

同时，鞍钢集团购买两套沈阳康泰电子科技股份有限公司人事档案管理系统质检软件，与省、市质检软件一致，对保质保量及时完成数字化工作起到了促进作用。

四、地企协同发力，助推档案移交

1.积极对标交流。2020年5月，应鞍山市国资委的要求，矿业公司机关代表鞍钢集团迎接鞍山市国资委组织的40 多家企业观摩学习，并做经验介绍。

2.主动联络协同。鞍钢集团积极与省市档案部门沟通，在档案整理、数字化、验收、移交过程中，取得地方的大力支持。同时，辽宁省、鞍山市也高度重视鞍钢集团的档案规范化整理工作，从档案的规范化整理、数字化、实体档案移交验收等方面形成集成服务模式。在验收标准不降低的前提下，简化验收手续，提高验收效率。在人事档案存放方面与地方互相配合，签订人事档案代存服务协议。

在辽宁省、鞍山市档案管理部门的全力支持和鞍钢集团全体档案管理人员的共同努力下，鞍钢集团顺利完成了退休人员人事档案规范化整理和移交工作。鞍钢集团将继续努力，不断提高档案管理水平，为企业高质量发展提供档案支撑。