人事档案的特点和作用

张莉

摘要：随着社会的不断发展进步，人们对于人事管理方面的问题更加的注重，特别是在市场经济的条件下，劳动力的流动是经济发展的一个基本因素，正是由于劳动力的大量流动，使得人事档案的作用越来越明显，档案管理的真实性和现实性等特点，对于人事管理有着很重要的作用，为了更好的发挥人事档案的作用。

关键词：人事档案;特点作用

前言

人事档案在现代社会中发挥着重要的作用，特别是随着近年来各领域对人事管理越来越重视，人事档案也被提高的更高的位置上来，以前的人事档案主要是人工制作、纸质版的，随着电子科技的发展，人事档案也变成了电子版，这样人事信息的流动就更加方便，对人事的管理也越来越便利，下面文章针对人事档案的定义、特点与作用进行阐述，希望能够帮助人们更好的了解人事档案，从而让其更好的服务于人们。

一、人事档案的定义及其特点

人事档案与人们之间有着十分紧密的联系，对人事管理有着重要作用，为了更好的了解人事档案，使其更好的为人们服务，我们首先要充分的了解什么是人事档案以及人事档案的特点。

1.1人事档案的定义

人事档案是用于记录和反映一个人的经历、才能、业绩以及工作表现的国家机构和社会各种组织制作的文件，一般是以个人为单位最后集中保存起来以便考查和反应人事问题的文件，一般以文字或者表格的形式存在。

首先，一个人的人事档案总是能够历史地全面地反应一个人的成长发展历程，就比如学生有学籍档案，在这个档案里记录了一个学生从小学到大学的整个求学过程，并且档案中也记录了这个学生的成就以及处分信息，其他各种形式的人事档案都有着类似的内容，这样的档案对于全面的了解一个人有着十分重要的作用。

另外，人事档案还能够全面地反应国家机关或者某些社会组织的人事变动情况，这为相关组织的人事管理提供了极大的便利。

其实，人事档案作为考查一个人的重要文字材料是经过严格的审查才归入档案的，因此，并不是一个人的所有经历、事迹都会归档，只有具有考查价值的材料才会被记录下来，并且一个人的人事档案不是自己所有的。

1.2人事档案的特点

人事档案作为一种重要的参考信息，得到了相关部门的极大重视，对于人事档案总是保持着很严肃的态度，因此人事档案具有现实性、真实性、动态性和机密性等特点，下面针对人事档案的这四个特点一一进行解释：

（1）现实性

人事档案是反映一个人的经历与以往工作、学习表现的重要资料，是在一个人所属的组织的监督下制作完成的，也因此一个人是否被任用以及任用在什么职位上很大程度上受到人事档案的影响。一个人的人事档案不仅反应一个人的经历与历史，也能反应一个人当下的状态，并且反映一个人的显示状态及其现实效用是人事档案的最重要的智能之一。

（2）真实性

人事档案的主要作用是反映一个人的经历以及他以往的工作表现和成就，主要是在一个人所属的组织的监督与领导下完成的。人事档案涉及到个人以及他所属的组织，因此在制作过程中是十分认真仔细的，不容许有任何形式、任何程度上的伪造。还拿学籍档案为例，一个学生在一场大型考试中作弊了，这是一定要记入到该生的诚信档案的，这样的“黑历史”没有人希望被记录下来，甚至伴随自己终生，但是由于人事档案不是学生自己进行填写的，所以并不是学生想不记录就能不记录的，如果真的犯了错误，这个错误造成的污点就会伴随自己终生。这充分显示了人事档案的真实性。

（3）动态性

人事档案从建立的第一天起就意味着它是个动态的文件，因为这个档案会随着它的主人的经历与成长而不断的丰富其内容。当事人无时无刻都在谱写着自己的“历史”，也因此他的人事档案是不断增长的，这是一方面。另外，人事档案也会随着当事人的流动而转移，当事人流动到哪里，档案就会追随者主人转入到哪里。并且不管是记录还是转移都要保证及时性，记录不及时就有失档案的真实性与现实性，转入不及时会导致人档分离，这对一个人的任用是十分不利的。因此，人事档案有一个很重要的特点——动态性，并且这一特点有着很高的要求，必须严格保持。

（4）机密性

人事档案作为反映一个人的全部信息的重要资料，很大程度上包含了很多个人隐私，不说别的，一个人的姓名、家庭住址、联系方式甚至身份信息都包含其中，因此，为了保证当事人的隐私安全，人事档案一定要保持严格的机密状态，不宜对外开放。

二、人事档案的作用

2.1人事档案是考察、了解干部和职工的必要手段

一个人的人事档案中记载了他的自然情况、学习、工作等成就、考核和奖惩等重要信息，这些信息也正是考查、评价一个人的价值与品德的重要依据，因此，任何组织在任用一个人之前，一定会很认真的查阅他的档案，从而在全局上对他做出评价，初步断定这个人是否值得信任与重用。

另外，由于人事档案总是求实的记录一个人的信息，这也在一定程度上提高员工的积极性，为了让自己的档案中記录更多的正面信息，从而保证以后有更好的发展，员工会在工作中有更好的表现，这对一个组织的发展是十分有利的。

2.2人事档案是是组织人事部门合理用人、选人的重要依据

组织人事工作的一个重要目标就是能够保证知人善任，把一个人用在最合理的职位上，从而保证每个人都能够最大程度的发挥自己的作用。然而，人事档案作为反映一个人的信息的可靠信息，是全方位的了解一个人的重要依据，在对一个人做出评估后，就能比较合理的安排他的任务与职位。因此，人事档案是组织人事部门合理用人、选人的依据。

2.3人事档案是为人事管理提供人才的信息库

现在社会上有一种职业叫猎头，他们的工作是给一个有才能的人找到合适的职业，以及给一个职位找到合适的人员。他们的工作很大程度上就依赖于人事档案的帮助，一般情况下，在某些组织向他们提供了某些职位并且提出相关要求之后，他们就会通过查找人事档案，在全面的分析、评估之后找到最合适的人选，这充分体现了人事档案提供人才信息库的重要作用。

三、人事档案是记载和考证个人历史的重要凭证

人事档案是对一个人的历史与现实的真实记录，个人档案真实的反应一个人的成长经历，取得的成就以及惩罚等信息，可以说是一个人的“自传”。不尽如此，人事档案还是一个人进行工作调动、出国、政审等活动的重要凭证。要想快速并且准确的了解一个人的全面信息，那么考查他的档案无疑是最好的选择。

结语

在现阶段，在国家相关部门的大力推动下，以及社会上各种组织对人事管理的高度重视下，人事档案也越来越显现出它的重要性，特别是随着电子信息技术的成熟，人事档案很大程度上成为了衡量一个人的重要标准，甚至是一个人是否能够被某个职位任用的决定性因素。

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