电子信息化档案管理模式在档案管理中的作用

黄梓桉

中国电子科技集团公司第三研究所 北京 100015

引言

与传统的档案管理模式相比，在管理中应用电子信息化技术有着非常大的优势和便利，不仅能够对电子文件进行有效的管理，而且对于一些不能够直接阅读的电子文件，还能够进行处理和查询，方便需要的人员进行阅读和使用。基于此，在档案管理中应用电子信息化技术是非常必要的。

1 电子信息化管理的概念

电子信息化管理是指在时代和社会的影响下，以高新科学技术和发达的计算机网络技术为媒介手段的一种生成信息、储存信息的管理方式。电子信息化管理制度在企业中一般将信息储存在私人计算机、硬盘、U盘等储存软件中，然后利用计算机网络技术对储存的信息进行管理分类、调查总结、转运传递等。电子信息化管理模式不但可以储存管理文字信息，还能将图片、声音、视频信息进行分类处理，因此，企业在档案管理中使用电子信息化管理模式不但能够使工作变得便捷方便，提高管理工作的效率，还能节约纸墨资源、减少浪费、保护环境，符合国家可持续发展的要求。

2 电子信息化档案管理模式对档案管理的积极影响

2.1 促进标准化流程体系的建立

传统的档案管理模式，有着存储复杂，工作量大，查询和使用困难等问题。而电子信息化档案管理模式的应用，在很大程度上解决了传统档案管理的这些问题，并建立起一套标准化的流程体系。目前，在档案管理中应用电子信息技术，可以进行资源共享，并让原本复杂的，需要大量人工操作的档案管理工作，变得流程化、自动化和系统化。在进行档案管理工作的时候，只需要管理人员通过计算机，提前设置好管理的程序和系统，并通过程序和系统进行操作，就可以将档案信息存储起来，并能够通过计算机进行查询和使用，实现信息的共享。

2.2 强化档案管理工作的实时性

与传统的档案管理模式相比，电子信息化档案管理模式有着明显的工作实时性。以往的档案管理人员在进行档案数据研究的时候，需要消耗大量的人力和精力，对于档案数据的查找和整理非常困难，且耗费时间，工作量巨大，在这种情况下，很多工作需要人工来进行操作，非常影响工作质量和效率。基于此，在应用电子信息化档案管理模式以后，运用信息技术，可以将原本复杂的数据研究工作简化，提高数据的实时性，让档案数据具有更大的参考价值。

2.3 加强档案管理工作的准确性

在很多事业单位的工作当中，档案管理工作都是非常重要的环节，例如政府机关、法院、学校、医院等。这些单位的档案管理不仅要具有实时性，还需要一定的准确性，确保相关单位的工作能够顺利进行。比如一些单位的发展对于员工信息档案是非常重要的，这也对档案管理工作提出了非常大的要求，即要确保档案的准确性和安全性。由此可见，在进行档案管理的时候，要进行一定的工作保障，确保信息的安全。在电子信息化档案管理模式中，以计算机技术为核心的档案管理系统，有着高度的安全性、保密性和准确性，不仅可以方便工作人员查找信息，还能够提升档案工作的质量。

2.4 提升档案管理的工作效率

对于电子信息化档案管理来说，信息技术和计算机是基础与核心。在进行档案信息存储的时候，只需要借助计算机或者硬盘等设备，就能够对档案信息进行存储和使用。从实际应用来说，通过计算机来进行数据的存储，不仅能够节省操作空间，还能够保证信息的准备性，减少传统的人力存储的工作量，减少存储的流程，提高相应的工作效率。在档案的存储工作中，操作人员只需要使用计算机系统来进行简单的操作，就能够将电子档案信息存储起来，节约人力和物力，在数据的查询方面也更加简便，从而提升档案工作的整体工作效率。

2.5 实现资源共享

资源共享是建立电子信息化档案管理系统的重要目标之一，将资源共享与办公自动化结合起来，也是未来企事业单位信息化建设的方向。通过电子信息技术的应用，可以直接通过信息技术对档案信息进行归档和调用。随着信息技术不断发展，大部分的事业单位和企业都开始应用电子信息技术来进行档案管理，档案管理进入到了电子化信息化的时代，实现了档案信息的资源共享。虽然目前在具体的应用中，还存在着一些问题，还需要进一步的完善和改革，只有这样才能够将档案信息的资源贡献能够力发挥出来。

3 档案管理工作的信息化应用

3.1 建立电子信息化的管理思想

随着电子信息技术的不断发展，各行各业都开始在管理和生产中应用电子信息技术，企事业单位的档案管理工作也开始引入电子信息技术，以此来提升档案管理工作的质量和效率。通过对电子信息化的技术和思想进行研究发现，电子信息化档案管理模式是未来档案管理工作的发展趋势。目前，实现档案的电子信息化管理，建立规范的档案管理流程和系统已经成为企事业单位档案管理的重要目标。通过应用电子信息技术进行档案管理，不仅能够实现档案信息的长期保存，还可以方便查询和使用，为管理人员提供高效的服务。

3.2 优化档案的电子信息化建设

在进行电子信息化档案管理模式建设的时候，首先要先将原有的档案管理系统进行进一步的优化，企事业单位要引用“互联网+”的概念，设计科学合理的、系统的、高效的档案管理软件，从而实现电子信息化档案管理模式的建设，最终实现信息的共享[1]。同时，要建设电子信息管理平台和系统，实现对电子档案的全面的、系统的信息化管理。在具体的实施当中，要做好档案数据的备份工作，在保证信息有效存储的同时，确保信息的安全性和准确性。同时要聘请专业的信息化建设团队来进行系统的建设和维护，实现建设电子信息化档案管理模式的目标，提升档案管理的质量和效率。

3.3 优化档案管理的安全性

随着互联网的不断兴起，网络安全已经成为信息化建设中最重要的一部分。目前，病毒植入、数据容灾、安全信息泄露、黑客攻击已经成为信息化建设中最主要的安全问题，尤其是在移动互联网高度普及的今天，手机App的应用、互联网的大数据资源使用的今天，信息安全问题已经成为信息管理的重中之重。基于此，在进行电子信息化档案管理模式建设的时候，应该借助大数据和网络安全技术，做好信息安全的预警，并尽可能的处理信息安全的隐患，提升档案管理的安全性和有效性。例如设置相应的防火墙、设置数字签名、实施备用程序，启动容灾系统等，杜绝企事业单位档案管理的安全问题，提升档案系统的安全性和可靠性。

3.4 合理使用电子档案[2]

第一，档案人员要主动借助于计算机技术开展档案编研业务，经过有效撰写或整理，进一步展示档案的内涵以及文化，使档案利用人员可以很快获得档案文件里面的关键信息以及知识，为档案利用人员提供良好、全面的信息服务；第二，要通过计算机技术实现对电子档案的目录检索，实现分类管理，突出档案系统的实用性和便捷性。同时，在档案系统建立的时候，还要遵守有关部门的保密规定，对一些涉密的档案做好保密处理，要根据电子档案的密保登记设计档案查阅的审批功能，使涉密档案只有在经过相关人员审批许可以后，才可以使用和查阅，确保电子档案的保密性，避免信息被泄露，从而确保档案管理工作的顺利进行；第三，在使用了电子档案以后，要对使用者和阅读者做好记录和登记，其中包括档案查阅人的姓名、单位、目的、查阅范围等信息，做好档案信息查阅的追溯，从而确保电子档案的合理应用。

4 电子信息化档案管理的要点

4.1 档案信息收集

在进行档案信息收集的时候，企事业单位首先要将纸质的档案信息进行扫描，以文本的形式存储在档案系统中，或者将原本就是电子的文本形式档案进行整理和保存，建立电子档案信息数据库，从而方便信息的存储和查询。同时，在存储的时候，一定要注意档案信息的质量，这样才能够确保后续档案信息的有效使用。

4.2 档案信息整理

在进行档案信息整理的时候，档案信息管理人员要做好每份档案的编号工作，并通过计算机系统进行档案的分类管理，方便档案信息的查询和查阅。在对档案使用功能设计的时候，要做好档案信息的检索功能，生成对应的目录和列表，并尽可能地减少流程，简化工作量，最终实现档案信息的整理。

4.3 档案信息鉴定

传统的档案信息鉴定是人工来进行操作的，工作效率非常低，效果也不明显。而电子信息化档案管理模式的应用，借助计算机技术可以对电子档案进行有效的管理，可以对档案的存储情况进行有效的鉴定，仔细查看其是否存在不良介质的介入以及病毒的侵入等，以此来有效维护信息的安全性。对于鉴定难度非常大的步骤，有关工作人员一定要引起高度重视，以免产生问题。

4.4 档案信息存储

对于档案信息来说，信息的存储至关重要，在保存档案数据资料的过程中，需先有效选择资料的媒介，明确资料数据的具体保存位置，只有对信息的有效的分类存储，才能够提升档案资料保存的安全性。同时在保存的时候，对于计算机、硬盘等硬件设备，要确保其存储环境的湿度与温度，从而保证档案的使用和调取，避免因为硬件因素对档案系统的影响。

4.5 档案信息统计

通过利用计算机技术，对于电子档案的信息，可以进行有效的统计和整理。对于一些需要进行统计和计算的档案管理人员来说是非常便利的，能够缓解工作上的压力，有效提高工作效率[3]。同时，通过计算机的统计，还能够提升统计数据的准确性和完整性，从而确保后续档案工作的顺利进行。

4.6 档案信息运行

企事业单位要加大档案系统数据库建立的资金投资力度，实现数据的有效管理和档案读取速度的提升。在软硬件方面，要尽可能采用最新的设备和技术，确保在进行档案信息系统调用的时候，要选取适宜的阅读以及检索方式，提高信息的调取效率。

4.7 档案信息编排

在进行档案信息编排的时候，一定要确保在互联网的环境下进行，只有这样才能够提升档案编排工作的效率和质量。在对信息进行分类和编排的时候，要注意档案系统的合理性和科学性，要确保档案信息之间的共享和交流，在维持单位平稳运行的前提下，强化与其他单位之间的交流以及沟通。

4.8 档案信息保密

伴随网络的开放化，信息数据变得越来越透明以及公开，可针对单位来讲，却存在很大的信息风险。一旦泄露了大量的机密信息，就不利于单位有关工作的顺利开展。因此需要强化对电子信息数据的有效保管，设置合理、有效的保护策略，如权限设定以及分级保存等，以维护档案数据的安全，进而避免出现随意修改以及窃取等问题。在对电子档案进行传输的过程中，单位要制定完整、有效的保护机制，借助软件或硬件加密的方式进一步保护数据，保证档案传输工作顺利开展。

5 结束语

综上所述，档案信息化是电子档案建设建设的关键性内容，也是企业信息化建设中不可或缺的部分。伴随社会经济的飞速发展，对档案管理的标准要求也逐渐提高，档案管理的重要作用更加凸显。借助于信息化技术强化档案管理信息化建设，是时代飞速发展的必然趋势，是提升资源利用率、及时更新档案信息以及确保档案管理安全性的要求，也是提高档案信息化管理水平的核心渠道。因此，一定要有序开展档案管理信息化建设，唯有如此，才可以使管理主体更好地适应社会的飞速发展。