“互联网+”背景下高职院校学籍数字化管理与应用探究

摘 要：在“互联网+”这种新型社会形态推动下，将互联网创新成果融合于高职院校学籍管理工作中，能更有效地适应学籍档案发展趋势，为数字化档案建设提供巨大助力。笔者透过 “互联网+”学籍数字化管理与应用的实质，分析学籍档案数字化管理的现状，提出高职院校学籍档案管理工作中的信息化建设措施，以期促进高职院校学籍档案的有效管理。

关键词：“互联网+” 高职院校 学籍管理应用 数字化

中图分类号：G271文献标识码：A        文章编号：1672-3791（2021）10（c）-0000-00

On the Digitalized Management of Student Statusand Application in Higher Vocational Colleges under the Background of “Internet +”

TAO Jiewen

（Zhejiang Agricultural Business College，Shaoxing， Zhejiang Province，312000 China）

Abstract： Under the promotion of the new social form of "Internet +"， the integration of Internet innovation achievements into the management of student status in higher vocational colleges can more effectively adapt to the development trend of student status archives and provide great power for the construction of digital archives. Through the essence of digitalized management and application of "Internet+"， this paper analyzes the current situation of digitalized management of student status archives， and puts forward the measures of information construction in the management of student status archives in higher vocational colleges， so as to promote effective management of student records in higher vocational colleges.

Key Words： “Internet +”; Higher vocational colleges; Application of student status management; Digitalization

學籍是指一个学生在法律上属于某学校、具有作为某校学生的资格，往往以记录学生从入学到毕业的学籍变动、成绩情况等信息的纸质册子这种传统方式出现，也就是学籍档案的初步形态。由于档案库房长期处于封闭状态，温湿度调控不及时，档案发霉、变质现象时常出现。在国家对教育的高度重视与大力投入下，近年来为培养多样化人才、传承技术技能、促进就业创业，现代职业教育快速发展，高职院校大规模扩招，学生的学籍信息管理已成为学校里数据量最多、数据资源管理最重要的一项常规性基础工作。另一方面，互联网信息技术更新换代，学籍档案的传统记录方式已不适应当今的信息时代和知识社会，“高校学生的学籍档案材料具有比较典型的原生性特征，学生受到应有的奖励或者惩罚所呈现出的资料内容，要在档案归档过程中进行及时有效的融入，及时做好归档工作，这样才能充分体现其时效性和针对性。[1]”学籍档案数字化管理迫在眉睫。2014年中办、国办的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：“各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。”2016年底，浙江首次提出“最多跑一次”的服务创新模式。因此，高职院校学籍档案数字化成为学籍管理发展的必然趋势，利用“互联网+”模式能够有效推动传统纸质档案管理的转型升级，在学籍管理应用领域发挥积极作用。

1“互联网+”与学籍数字化管理与应用的实质

根据2015年国务院印发《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，“互联网+”与学籍数字化管理与应用的实质简单说就是“互联网+”学籍管理，但并不是两者简单相加，而是利用信息通信技术，发挥互联网平台的优化和集成作用，让互联网与学籍管理进行深度融合，使得传统的学籍管理能够适应当下的新发展，从而最终能应用于学校的基层工作中。“科学技术能够将学籍档案的数据库、档案的实体、系统的网络和数据以及用户的信息完全地集中在智能的数字信息平台之下，有助于实现数据的挖掘、整合和利用。[2]”当运用信息技术架构学籍管理数字化平台的过程中，新旧管理模式碰撞，必然会产生一系列问题，因此在技术层面上不断升级，转变管理工作者根深蒂固的理念与工作方式，建立科学的数字化学籍管理模式尤为重要。

2“互联网+”学籍数字化管理与应用的现状

信息技术已广泛应用于各行各业，除了全国统一使用的中国高等教育学生信息网（学信网），我国各大高校也开始重视电子学籍档案应用，纷纷投入资金与技术，建立起自己内部使用的学籍信息管理平台，但往往由于领导层面不够重视，管理人员不适应数字化管理模式，容易操作不当，或者落后的配套设施与日益增长的管理需求之间的矛盾，管理过程中电子数据录入错误、电子学籍档案更新迟缓、电子学籍信息丢失、学籍系统损坏等现象时有发生，对学籍管理的时效性和完整性产生较大负面影响。

2.1学籍管理传统理念亟待转变

长期以来，高职院校学籍档案管理在人们心中只是一项简单的基础性服务工作，大多数领导与管理人员对学籍管理定义为收集整理数据、收藏管理档案，最终编成名册存档的重复性简单劳动过程，因此在高职院校学籍管理体系中，管理人员多数并非对口的档案专业出身，业务水平相对不高或参差不齐。没有接受过档案专业教育与培训的非专业人员，做专业的学籍管理工作，缺少高水平的专业素质，无法形成规范的理论体系和工作模式，容易造成学籍档案杂乱无章的局面。“清晰详尽的著录，有助于提高档案利用的查全率、查准率和效率，也有利于构建学生信息资源库，实现对学生信息的统一管理。[3]”

2.2技术手段与实际需求不符

要实现“互联网+”在学籍管理中的充分应用，必须根据学籍管理的实际需求定制配套的数字化平台，并且有合格的硬件设施保证服务器顺利运行。从目前发展来看，高职院校使用的学籍信息平台功能大同小异，基本能满足学籍成绩记载、排课调课等需求，但部分服务器在登录人数过多、载入量过大时仍会出现系统卡死、崩溃现象，说明部分学校未投入充足的资金改造升级平台，远不及互联网应用于教学的投入力度。数字化管理系统不健全，便无法将互联网充分应用于学籍管理，从而影响工作效率。

另外，学籍数字化管理缺乏一个标准的制度化体系。“各个学籍管理系统相互之间缺少兼容性、信息利用率偏低。[4]”不同档案管理部门使用不同开发商的不同系统，没有统一的标准化格式，学生的各项数据不能对接，人工调整格式导入平台过程中容易出现纰漏，造成重复性劳动。对学生而言，需要记录多个平台入口，不同的登录账号与密码，对学习造成极大不便。将互联网顺利应用于学籍管理并整合开发学籍档案信息的重要前提是数据格式与标准统一，缺乏完善的学籍信息体系与标准化格式极大地阻碍了学籍数字化管理与应用的发展步伐。

3“互联网+”学籍数字化管理与应用的对策

3.1构建学籍数字化管理人才培养路径

学籍管理人员培训与学籍管理专业型人才培养全过程的有效融合是推进学籍数字化管理人才培养的实践探索路径，“管理人员需要重视对管理的内部环境进行完善，内部环境具体是指管理制度、管理内容以及人员素质水平等。[5]”通过梳理学籍管理人员培训与专业型人才培养的现实意义，加强学籍管理人员的职责意识，优化学籍管理人员配置，从而提高学籍管理数字化水平，使得学籍管理工作达到最优状态。

3.1.1落实学籍管理职责，建立培训考核机制

一是完善学籍管理岗位职责。实行以职定岗，以岗定责，增强学籍管理人员的工作责任心，转变传统思想，重视档案开发，履行工作职责，提升业务素质和服务水平，从“档案管理者”向“档案服务者”转变[6]。二是强化培训机制。通过对新入职学籍管理人员进行严格的岗前培训，不断学习学籍信息化建设相关内容，以邀请平行单位参观、开展学籍工作交流会、接受纪检督察等形式，深入学习学籍数字化管理一系列制度精神，开展廉政自查工作和典型示范、警示教育，提高学籍工作者整体素质。三是建立健全考核监督机制。针对互联网新形势下学籍管理的新情况、新问题，为转变以往的工作作风，扎实推进学籍数字化管理与应用工作顺利开展，应健全考核制度，通过廉政谈话、自查报告、群众举报等方式，形成完整的考核监督制度体系。四是完善激励和竞争机制。全面实现优胜劣汰，充分调动学籍工作者的积极性，增强紧迫感。

3.1.2优化学籍人员配置，培养复合型人才

目前高职院校学籍档案管理人员多数专业不限，未接受过专业的档案管理教育，更不是专业的计算机人才，但在互联网应用于学籍管理的大前提下，优化学籍人员配置显得尤为重要。学籍工作者不仅需要档案管理专业知识人才，也需要引进信息工程技术人员，互帮互助，各司其职，从而组建出一支能应对“互联网+”学籍数字化建设的新型管理模式的队伍。为实现学籍建设能力的双向提升，高职院校应定期开展档案知识与计算机操作等业务知识培训，提高应变能力，让单一的专业型人才向复合型人才转变，为学籍数字化建设提供保障。

3.2健全学籍数字化平台管理体系

3.2.1完善基础设施建设，健全数字化管理系统

学籍数字化平台的突出特点在于其全新的数字化技术体系，为推进学籍数字化管理与应用，需要购入高质量的新型数字基础配套设施。高职院校要建立专项资金，用于采购稳定且存储量大的服务器，提升局域网载入速度，加强互联网与校内网联结力度。学籍档案电子化并不意味着放弃传统的纸质存档，而是要双管齐下，既要沿用纸质存档的习惯，又要同步上传到云端，只有这样才能最大限度保证学籍档案的真实性和完整性，因此基础的复印机与扫描仪也必不可少。另外，数字化平台最大的风险来自信息安全。务必要完善个人信息和公共数据保护机制，将信息安全理念贯穿到建设、运营、维护及使用等各环节，健全一体化安全管控体系，定期开展风险安全测评，坚持安全和发展并驾齐驱，保证数字化平台运行的安全、稳定与高效。

3.2.2推进数字化制度建设，保障学籍数据安全

学籍档案的最大特点是原始性和唯一性，与学生的切身利益密切相关。随着互联网越来越深入地应用于学籍管理，档案资源的开发力度不断增大，利用频率不断增高，解决档案保管的安全问题日益凸显。为避免纸质档案破损、涂改、丢失甚至被盗，在上级部门的鼓励与指导下数字化平台逐步建立、日益成熟，然而电子文档损坏丢失的缺点伴随而来。“严密的组织流程是保证档案数字化工作的基本保证。可以划分为数字化前处理、数字化实施、质量检测、成果制作几个阶段。[7]”各大高校应根据现有的电子档案管理办法，结合本校实际情况，规范数字化管理制度，为学籍数字化管理与应用提供制度保障，增强学籍档案信息的安全性和私密性。

4结语

在互联网的大背景下，高职院校务必摒弃传统管理方式，与时俱进，“学籍信息化的管理应该坚持‘可持续发展的战略目标”，将互联网技术充分应用于学籍管理，打造学籍档案的科学化管理模式。同时注重提升学籍管理人员的业务素养和责任意识，定期组织开展培训，互通有无，建立健全學籍数字化平台管理体系，为学籍档案管理营造一个安全、健康的数字化营垒，真正实现高职院校学籍档案管理的高质量发展，形成职业院校建设发展的崭新局面。

参考文献

[1] 黄林.“互联网”+视域下高校学籍档案管理工作探讨[J].文化产业，2021（8）：98-99.

[2] 于敏.“互联网+”背景下高职院校学籍档案管理与开发利用[J].无线互联科技，2018，15（18）：133-134.

[3] 冉静.高校学籍档案数字化及其远程利用服务探究——以中山大学档案馆利用服务实践为例[J].兰台内外，2020（30）：53-54.

[4] 李冬梅.高校学籍档案管理数字化探讨[J].山西档案，2019（2）：119-120，96.

[5] 米瑞利.“互联网+”时代高校教学档案管理面临的问题和对策[J].才智，2017（22）：199-120.

[6] 翟翌，范奇.新时代高校行政法治：逻辑基础、风险构造及应对机制——兼评《关于进一步加强高等学校法治工作的意见》[J].中国高教研究，2021，（2）：64-69，103.

[7] 李维清.大数据视角下高校学籍档案数字化探讨[J].大众化标准，2020（13）：208-209.

基金项目：本文系浙江农业商贸职业学院2021年度院级科研项目《“互联网+”视域下高校学籍数字化管理研究》（编号：KY202107）研究成果。

作者简介：陶杰文（1989—），女，硕士，研究方向为高等职业教育管理。