浅谈档案信息化管理的安全与对策

蒋凌华

摘要：随着信息时代的到来，信息技术不断的发展与普及，管理档案的方式也呈现信息化模式，然而，档案信息安全技术相对落后，存储文件隐患较大，相关部门应引起重视。因此，本文针对档案信息化管理过程中存在的问题，提出了相应的解决方案与对策，以期帮助到相关人士，使得管理档案的质量得到提升。

关键词：档案管理;信息化管理;安全

传统档案的保存方式是纸质形式，可是信息化社会的到来，档案信息化管理已经是时代发展的必然，传统管理模式显然无法适应社会发展的需要。目前，档案信息化管理的优势有传输和保存数据以及整理方便迅速，但伴随而来的却是档案的安全问题。因此，对于档案信息化管理过程中出现的安全问题进行探讨是非常有意义的，只有对此问题加以重视，才能将导致問题的根本原因找出来，并实施相应策略和措施，保障档案保存、传输及其他操作都可以安全进行。

1.档案信息化管理的涵义和意义

档案信息化管理指的是在管理档案的行政部门的指导下，在各类型档案管理工作当中，全面有效应用现代信息技术，对各类型档案资源都能够科学处理和管理且有效利用的过程。

传统档案通常是以纸质、木质、棉质、胶片或金属等形式来保存的【1】，馆藏时，容易受到阳光、火灾、潮湿、虫蛀、霉变等各种类型的因素影响，而导致一些珍贵档案极易受损。即使是采取科学有效的方式来保管，依然存在部分材质短暂的使用年限，无法防止因自然衰减导致损毁的现象出现。而且传统档案管理普遍对于保管更重视，对于利用却持轻视态度，这也致使各种档案资料无法方便有效的被利用，档案作用无法充分发挥出来。目前，档案信息化管理已经成为档案管理工作的新途径，通过对档案信息化管理工作的强化，可以将传统管理模式进行优化与转换，运用现代化管理技术，使得档案管理和使用效率得到极大的提高，从而使档案质量可以得到充分保证。另外，档案采取信息化管理模式，能够将时空界限打破，使得档案信息价值可以被最大限度的被发挥。在办公自动化模式下，管理好电子文件，使电子文件可以有效形成、归档、管理和利用，同时得到充分共享，有利于档案管理工作的顺利开展。

2.档案信息化管理存在的安全问题

2.1破坏电子文件现象较普遍

部分黑客跟不法分子进行合作，通过对重要信息网站进行袭击，得到档案数据，对档案完整性加以破坏，从而获取收益;部分不法分子通过木马程序侵入网站，进行修改、盗取或删除档案信息，致使不能安全运行信息系统，甚至国家机密被泄露，人民利益受损。

2.2电子文件可靠性无法得到保障

在传输与保存电子文件的过程中，电子文件极易被纂改或删除。虽然处理和保存电子信息非常迅速，但是保存在磁盘上的信息，由于磁盘可能出现损坏或无法读出的情况，甚至磁盘信息完全消失，这些都会导致完整的电子档案信息受到威胁。同时，修改磁盘信息很容易，而且可以做到没有痕迹，导致档案管理人员对信息真实可靠性难以辨别。除此之外，软件系统存在漏洞，从而导致档案信息的缺失。

2.3管理档案的工作人员自身素质

管理档案的工作人员存在思维模式固化的现象，认为只要做好档案防盗、防潮、放丢失等就行了，不会使用管理档案的新型工具，对于网络安全知识也不主动学习。同时，工作人员薄弱的安全意识，导致档案被盗取也完全不知道。除此之外，工作人员不具有强烈的责任意识。这些素质问题，使建设档案信息化被严重阻碍。

2.4不够完善的档案管理制度

目前的档案管理制度并不完善，可行性缺乏，落实工作没有做到位。且由于网络传输太快，又没有相应的监控报警制度，信息即使被盗取，发现的可能性也很小，更别提如何处理了。

3.针对档案信息化管理安全问题的应对策略

3.1先进管理技术的运用，避免黑客的攻击

预防病毒的入侵和黑客的攻击，同时，从软件和硬件设施上加以预防，新型杀毒软件安装起来，对电脑要定期扫描，对系统问题及时检测。对硬盘加以检测，避免存储器异常现象发生。

3.2针对档案保管制定相关制度，保障电子文件有效可靠

对载体应经常更换，使得硬件设施可以有效实用。同时，对档案信息应时刻保留和备份，将副本妥善保管。另外，采取多层机制保障档案信息，比如，设置对档案信息的管理权限，防止被纂改。

3.3使管理档案人员素质得到提高

单位对管理档案人员应定期培训和定期考核，使管理人员具备管理档案的基本素质。同时，使管理档案人员对于网络技术的安全意识得到增强，比如，不要随意点击广告等。除此之外，提升管理档案人员的责任意识和道德感，及时防范与发现危害档案信息的情况，做好保障工作。

3.4将档案管理制度加以健全，确保信息安全性

第一，对收集档案信息工作加以规定，同时规定好保存路径和备份工作，避免发生档案信息被盗取或者出现部分缺失的现象发生。第二，对档案数据应及时记录并保存，堆积数据不能出现过多的现象，从而发生数据错乱，降低工作质量的状况。第三，对已发布公文文件应禁止改动，若是实在需要修改，则应在相关领导的批准之后才能进行。【2】第四，对档案信息的保管载体应定期进行检测，从而使得备份保存任务可以顺利完成。为了保障档案信息的完整性，还可以定期对保存载体加以更换。

综上所述，档案信息化管理对于档案管理工作具有重要的意义，它能够使档案管理工作更加快捷、高效、方便。但是在开展管理工作的过程中，还存在一定的问题，电子文件的安全性存在一定的威胁和挑战，针对这些问题，本文也给出了一些有效措施和手段，从而促进档案信息化管理工作的顺利开展。

参考文献：

[1]阙仕华.档案信息化管理的优势及安全问题探究[J].办公室业务，2020（15）：49-50.

[2]张国华.关于档案信息化建设的思考[J].农家参谋，2020（02）：216-217.

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