民办高校公文处理存在的问题与对策刍探

韩文慧

摘 要：公文质量反映着一所民办高等院校的管理水平及管理工作效率。为进一步满足民办高等院校转型及发展需求，优化民办高等院校公文处理工作势在必行。民办高校相关工作人员可以通过完善公文规章制度、规范公文处理环节，重视公文处理工作、发挥领导人员带头作用，加强文秘团队建设、实现外引内培，积极开展实践工作、促进公文自动化发展等方式积极推进公文处理工作，提高公文处理工作的质量和效率。

关键词：高等教育;公文处理;民办高等院校;行政管理工作;管理水平

中图分类号：G647 文献标志码：A文章编号：1008-3561（2022）02-0055-03

随着近些年国内社会经济与现代科技的高速发展，国内应用型人才需求量明显提升，而民办高等院校作为高素质人才培养的重要机构，从办学规模到教学质量都得到了稳定的发展与长足的进步，并逐渐受到社会各界的广泛关注。公文是行政管理工作中的核心手段，公文发布质量反映着一所民办高等院校的管理水平及管理工作效率。随着民办高等院校的发展，各民办高校对公文处理工作的认知程度不断提升，使得公文传达工作、沟通工作及指导工作的效率均得到了不同程度的提升。为进一步提高公文处理质量与公文处理效率，高校相關人员还需对公文处理工作进行适当优化和调整。

一、民办高等院校公文处理存在的问题

1.缺乏完善的公文管理机制

多数民办高等院校受办学时间较短的限制，创造能力及创新能力明显不足，公文处理环节主要是以政府部门机关公文处理为参照标准，或是参照公办型高等院校的公文处理模式。这虽然在一定程度上起到了规范公文管理的作用，但此方法过于传统，没有对促进民办高等院校的发展带来帮助。由于在细节上存在差异，很多公文处理理念难以落到实处，再加上民办高等院校公文处理工作应变能力较差，所以一旦遇到难以落实的问题，就会将公文处理标准抛之脑后，全凭管理经验进行。这使得民办高等院校的公文处理工作随意性较大，缺乏必要的管理机制。此外，还有很多错误的管理经验已经趋于稳定，很难在改革工作中加以纠正，阻碍了公文管理工作的规范性发展，影响了民办高等院校的整体公文质量。

2.缺乏明确的岗位职责

众所周知，公文处理是一项极为烦琐、极具综合性的工作。各个岗位的人员需要明确自身岗位职责，相互促进，相互配合。尤其是民办高等院校的行政管理等公文处理核心部门，更应该肩负起主体责任与主体义务。但目前民办高等院校的行政管理结构较为精简，各部门的管理分工不明确，管理职责缺乏清晰的设定，容易导致公文管理工作出现多人管理或无人管理的状态。与此同时，部分民办高等院校由发文机构来承担校内公文起草、公文修改、公文校对、公文送审及公文签发工作，过多的岗位及工作类型冲淡了相关人员的岗位职责意识，导致很多劣质的公文直接进入校办部门，为公文管理工作带来阻力。

3.学校领导重视程度不高

随着计算机技术、互联网技术及多媒体技术的发展，自动化办公已成为目前最为高效、最为流行的办公方式，但其由于起步较晚，自动化办公程度并不高。民办高校部分领导人员受传统习惯的影响及互联网应用能力不强，依然喜欢采用传统的办公方式，这直接导致电子信息发布及查阅功能并未得到有效推广，使互联网办公一度陷入困境。在一些民办高校，除了管理人员应用自动化办公外，多数教职人员并未过多触及，这不仅造成了资源浪费，而且使很多棘手问题无法得到有效解决，工作效率得不到保证。众所周知，审阅公文的工作主体是校领导，因此校领导是优化公文处理环节的核心因素。一所民办高等院校校领导对公文管理工作的认知程度及重视程度，将直接影响到整个学校的公文质量及公文处理工作是否可以有效开展。当前，部分民办高等院校校领导对公文缺乏必要的认知与重视，认为公文处理是一项简单的工作，公文签发等环节不过是走过场，因此没有履行特定的岗位职责。除此之外，还有部分校领导并不擅长公文处理及公文管理类工作，而且不听取文秘人员的建议，凭借自身主观意愿进行公文管理，这使得公文管理的整体质量及规范性都处于欠佳状态。

4.管理人员整体素质欠缺

通常而言，限制一所民办高等院校发展的重要因素就是教育人员的素质，而这一问题也体现在公文处理环节。管理人员或文秘人员整体素质不足，就会导致公文处理工作缺乏稳定性与高效性。首先，民办高等院校人员比较精简，存在身兼数职或一人多岗等现象。很多部门招聘办公室人员时，更注重人员的业务能力而非文字能力，而且对公文类相关人员缺乏必要的培训与考核，这使得民办高等院校文秘工作者对公文写作缺乏工作经验，理论知识也处于一知半解状态，直接影响到高等院校的公文写作水平，甚至在工作环节出现失误及败笔现象。其次，相较于校内的教职工，文秘工作者的工作比较普通，业绩也难以得到有效凸显，整体薪资待遇偏低，再加上民办高等院校的社会保障能力不足等原因，就会导致很多优质文秘人员流失，造成高等院校公文处理工作后劲不足。最后，部分文秘性管理工作者缺乏职业素养，岗位责任心缺失，工作拖沓，在公文写作环节存在应付了事、马虎校对等行为，只求公文数量而欠缺对质量的管控，导致公文出现大量差错及纰漏。

二、民办高等院校公文处理工作的优化策略

1.完善公文规章制度，规范公文处理环节

民办高校完善公文管理制度时，要注意充分发挥公文处理工作的优势与实际效用，使管理制度成为公文处理工作顺利开展的重要保障。但实际情况是，部分民办高校不照章办事，缺少必要的把关，导致公文处理环节出现错办、漏办及文件丢失等现象。除此之外，还有部分部门采用口头传送的方式。目前，多数民办高等院校以《党政机关公文处理工作条例》为工作准则，但在具体执行环节缺乏对本校实际情况的综合考量，导致很多公文处理工作无法得到有效落实。为改变这一现状，相关人员应当结合国家相关规定，从自身院校的实际情况出发，制定一套行之有效的公文规章制度，规范公文草拟、公文审核、公文签发、公文复核、公文编号、公文印制、公文校对、公文印章、公文登记、公文分发等核心程序，使公文处理的各个环节都能做到有迹可寻、有章可循，进而提升公文处理的整体运转效率。另外，还需要规范公文类型及公文格式等相关行文规则，严格控制公文发布数量，提升公文发布水平，明确公文处理人员的岗位职责，并且制定详细的追责制度，提升文秘工作者的职业能力与职业素养。与此同时，还要修订各部门的工作职责及具体人员的管理职责，避免出现职责不清等问题，从制度上杜绝相互推诿现象的出现，形成良好的工作氛围。

2.重视公文处理工作，发挥领导人员带头作用

民办高等院校领导人员的重视与支持，是公文处理工作顺利开展的重要保障。为此，民办高校校级领导要认识到公文处理工作的重要性和必要性，充分发挥自身的模范带头作用。校级领导应当身体力行，指导文秘工作者展开公文草拟及其他公文处理工作，有相关工作经验的管理人员，可以自己动手开展公文起草及公文修改等相关工作。与此同时，要积极帮助文秘工作者解决公文处理工作中的难点问题，加强对公文处理工作的考核，关心文秘工作者的日常生活及工作状态，形成上下一心的公文处理工作的良好氛围。要想确保公文处理工作的质量，首先应当符合国家的方针政策，其次应当符合学校发展的实际情况。凸显公文主题，明确公文主要观点，重视公文文字规范和书写规范，在某种程度上可以提升发文机构的公信力与权威性。因此，工作人员应当避免在公文起草和公文编辑环节出现粗制滥造及错误的行为，要规范书写格式与行文体例。这样，民办高等院校的公文处理工作效率和质量就能得到有效保证，不仅有助于民办高等院校办学水平的提升，而且有助于民办高等院校的发展。

3.加强文秘团队建设，实现外引内培

文秘工作者是整个公文处理环节的核心人员，他们的整体素质直接影响到公文发布质量。为此，学校首先应当加大对优质文秘工作者的招聘力度，引进高学历、高技能的专业型人才。开展招聘工作时，要结合招聘对象的写作能力及业务能力进行精准性考核，构建规模合理的专业文秘团队。其次，学校应当从突出岗位职责、提升职业素养入手，加大对文秘工作者的培训力度。在培训环节，应该从基本功入手展开培养，紧紧围绕公文工作的相关环节展开能力培养，制订完善的人员培养计划，并定期举办专业培训活动，积极开展公文处理及其他规范性文件处理工作，培养文秘人员良好的写作能力及协作意识。要积极开展文秘工作者岗前培训，着力培养文秘人员的业务能力及业务素质，还要重视培养文秘人员的职业道德及敬业精神，使文秘人员认识到公文处理工作的重要意义，增强文秘工作者的荣誉感与事业心。学校要高度重视文秘工作者的日常工作、生活及成长，对文秘工作者的整体工作业绩给予肯定，并制定完善的考核制度与专项奖励资金制度，以激发文秘工作者的主观能动性与积极性。

4.积极开展实践工作，促进公文自动化发展

随着近些年国内自动化技术、智能化技术及数字化技术的发展与不断升级，自动化办公成为互联网时代的必然发展趋势。但由于现代化办公处于刚刚起步状态，公文处理环节的自动化程度与智能化程度还不高，部分干部仍习惯于传统的纸质办公方式。除公文工作者外，多数教职工很少触及自动化办公技术，这使得学校存在一定的资源浪费情況，也对学校的现代化技术发展造成了阻碍。为此，相关人员首先应该设计出符合民办高等院校实际情况的自动化处理系统，并将其应用到实践阶段，为全体教职人员提供一个适应期，可由最初的纸质文档逐渐转化为电子文档，在完成过渡后，再全部采用电子文档。其次，要加大对自动化系统的宣传力度，鼓励全体办公人员采用自动化系统开展工作。最后，要抓好各个层次工作者的培训工作，使各个层次的工作人员都具备良好的计算机应用能力，构建一支符合公文管理要求的高素质人才队伍。除此之外，还要加强必要的技术引导，进行各个部门的技术问题处理，增强全体办公人员利用自动化系统办公的信心。

三、结语

总而言之，民办高等院校的公文处理工作与学校管理工作息息相关，二者之间具有诸多互通之处。相关工作人员可以通过完善公文规章制度、规范公文处理环节，重视公文处理工作、发挥领导人员带头作用，加强文秘团队建设、实现外引内培，积极开展实践工作、促进公文自动化发展等方式推进公文处理工作，为民办高等院校公文处理工作、行政管理工作的顺利开展奠定坚实而稳固的基础。

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Exploration of the Problems and Countermeasures of Document Processing in Private Colleges and Universities

Han Wenhui

（Guangdong Innovative Technical College， Dongguan 523960， China）

Abstract： The quality of official documents reflects the management level and management efficiency of a private university. In order to further meet the transformation and development needs of private colleges and universities， it is imperative to optimize the document processing of private colleges and universities. Relevant staff of private colleges and universities can actively promote document processing and improve the quality and efficiency of document processing by improving document rules and regulations， standardizing document processing links， paying attention to document processing， giving full play to the leading role of leaders， strengthening the construction of secretarial team， realizing external introduction and internal training， actively carrying out practical work and promoting the development of document automation.

Key words： higher education; document processing; private colleges and universities; administrative work; management level