档案管理工作发展趋势及转变策略

尹璐

大数据时代，档案形式的电子化和管理的数字化，是档案管理工作发展的必然趋势。面向未来，探究可行的转变对策，促进电子信息技术与档案管理工作的深度融合，为满足企事业单位安全高效、便捷精准的档案管理需求提供支撑和保障。

纸质档案具有直观易用、可靠性高等优点，多年来一直是档案文献的主要载体。但纸质档案存在人工收集、归档和检索易出错、耗时耗力，保管档案对存储空间和环境要求高等缺点，难以满足新时代科学系统、便捷高效的档案管理要求。随着电子计算机和办公智能化的普及，档案的形式电子化和管理数字化，将逐步实现全部或部分替代纸质档案，降低人工成本，成为档案管理工作发展的必然趋势。因此，档案管理者应结合自身的工作场景，探究可行的转变对策，促进电子信息技术与档案管理工作的深度融合，推动档案管理的工作模式和内容的现代化转变。

工作模式的转变

转变档案管理理念

传统的档案管理者因长时间从事单调重复的档案管理工作，管理思维的主观能动性和创新性日渐降低，阻碍了新时期档案管理工作的开展。为适应档案管理工作的发展要求，实施科学的档案管理工作，各单位要加强档案管理者的业务培训，提高档案管理者的专业技能，并随时吸收借鉴新的档案管理模式和理念。

创新档案管理机制

目前，档案资料数量呈现持续增长的趋势，档案类型和工作内容也更加复杂多样，企事业单位大多是纸质档案和电子档案并存管理。因此，结合本单位工作活动、管理制度和形成文件的实际情况，建立健全纸质与电子档案独立或协同的管理机制，统一协调文件格式、数据标准和专业性，并做到保密严格、条文明确和操作灵活等要求。

构建灵活开放的档案管理体系结构

传统档案管理的登记、核查、审核和审批制度，已严重影响档案的收集、存储和使用效率，不能适应时代的发展要求。在权责明确、管理科学的前提下，构建灵活开放的档案管理体系，利用电子档案和档案数字化便捷高效的优势，管理信息收集整理、分类组织、入库管理、更新备份以及检索借阅等各个节点，实现流程简化和服务优化。

工作內容的转变

档案的收集

与传统的档案管理相比，通过学习熟练掌握电子档案信息登记、收集和管理平台操作技术，现代档案管理者可对各部室的文件材料提前介入，利用各种高新技术设备实时记录档案，加强对资料记录和整理等环节的监督与管理，保证档案资料收集的完整性。

档案的保存

传统纸质档案保存是一项复杂、细致且繁琐的工作，涉及档案库房管理和档案流动中的保护等问题，需要对可能造成档案损毁、丢失的因素和环节采取必要的措施。档案管理者要具备保存各种文档的能力，及时将各种纸质资料转换成相应的电子档案，协调和处理好纸质档案和电子档案长期并存和兼容关系，保证档案系统使用的稳定性、可靠性和可用性。

档案的安全管理

电子档案和档案数字化在带来诸多便利的同时，也带来了隐患和风险。例如，一旦遭受电脑病毒的入侵，档案管理系统就面临着系统结构遭受破坏、档案数据外泄的风险；计算机等硬件设备故障也会导致数据丢失或系统存储发生混乱。因此，相较于纸质档案的实体控制方式，电子档案必须在国家信息保密规范的信息系统支撑下，做到按不同密级进行分类和开放，在日常的档案管理中做好系统访问控制、应急预案和档案数据安全等方面的工作。

积极响应档案的形式电子化和管理数字化的发展趋势，满足档案管理工作安全高效和便捷精准的要求，加强专业管理人才的教育和专业技能的培养，转变管理理念，创新档案管理机制，构建灵活开放的档案管理体系。学习利用各种高新技术及设备，协调和处理好纸质档案和电子档案长期并存和兼容关系，建立系统访问控制和应急预案，保障档案数据安全，切实推动档案管理事业的健康发展。