纸质档案与电子档案在管理上并存的思考

摘 要：近年来，电子档案对传统纸质档案产生了深刻影响，但由于电子档案自身的一些缺陷，不能完全取代纸质档案。因此，在当前档案管理中对二者的客观要求是相互补充和完善。对电子档案和纸质档案进行比较可以发现，在很长一段时间里，电子档案和纸质档案的相互依赖将不可避免。

关键词：电子档案;纸质档案;优劣比较;依赖

很久以来，传统的纸质档案作为信息载体来存储和记录信息内容，一直被人们认可和接受。如今，随着电子信息技术的快速发展，电子档案大量产生，其可记录存储大量信息、准确高效查询、节省大量空间、传输速度快、异地存储利用等优点，胜过纸质档案[1 ]。而纸质档案的价值在于可靠性、独有性、真实性、耐用性和证据性，而且可以长期保存，在档案工作中仍起着重要作用。纸质档案和电子档案各有优势。在这种情况下，应对两种档案的特点和表现形式都进行有针对性的管理，把纸质档案和电子档案有机地结合在一起，同步进行有效管理，更好地发挥各自的特点和优势。

1 电子档案和纸质档案的比较优点

1.1 信息量大，密度高，储存方式多样

电子档案是指在电脑上识别并随时下载，可以通过特定的电子媒体存储和读取文字信息的资料信息。电子档案信息量大，占用空间小，用电子媒体作为载体来存储多种形式高密度、大容量信息，在存储过程中，把信息存储为文字、图片和音视频等多种形式。电子档案信息的储存密度高，在存储信息时，仅用一个光盘或硬盘就可以录入存储大量数字信息和图像信息，可通过电脑自由搜索、传送信息，复制储存更多的档案相关信息。电子档案节省储存空间，相关管理系统具有强大的数据存储功能。这个优势是传统的纸质档案所不具备的。

1.2 电子档案可重复使用信息

电子档案的再使用率非常高，使用时不受时间和空间的限制，实现信息共享。纸质档案在查阅和利用时会受到很多规章制度的限制，而对纸质档案的频繁调阅、利用，对档案本身造成严重破坏。而且对时间、空间限制很大，只有在特定的时间和特定的区域才能查阅档案。电子档案可以在不同区域，在同一时段，查阅相同档案;还可多人一起查阅同一份档案文件。电子档案可以复制存储多份，即使损坏一份，还有存储备份的相同电子档案供查阅，不会出现断档。可以保证档案信息和数据库的完整安全，在利用率和共享率上，电子档案都优于纸质档案[2 ]。

1.3 电子档案利用条件便捷，保密性高

电子档案在查阅时比较方便，可以通过网络关键词、编码、日期、序号等对电子档案进行查询。电子档案查询利用可在计算机系统上设置权限，提高了电子档案信息的可靠性和保密性。同时在计算机上安装杀毒防毒软件，可以防止网络系统中的病毒。如果要使用磁盘和光盘存储或转换文件，应先进行病毒检测后再使用。

2 纸质档案和电子档案的比较优点

2.1 保存查用方式更简便

纸质档案有便于阅读，方便保存的特性。而且，纸质档案在合适的温湿度下，只要对存放档案注意防止霉变、防蛀虫、防火、防水、防尘、防光、防热及有害气体等，及时修复破损的文件，档案就能保存相当长的时间，使档案部门能更方便、更有效地保管保护。而且保存成本比较低，对于纸质档案的维护成本也比较固定，比电子档案维护成本低很多。纸质文件可以不通过任何介质就可以直接读取信息，有直观且方便的特点。

电子档案对运行环境要求较高，维护成本也比较高，在存储方面的优点是利用U盘、硬盘等将转换正确的电子档案予以存储。档案可以在检索、查看等方面比较灵活方便。但电子档案比较复杂，对永久保存的条件较高，安全保护措施也有较大难度。这就要求电子档案管理人员有更高的业务能力，更强的知识储备，更高的技术水平，来满足对电子档案的管理和提供利用[3 ]。

2.2 档案的真实可靠性更强

纸质档案作为原始记录是真实可靠的，是没有任何修改的最初信息。纸质档案是清晰可见的载体，因此有很高的可信度，不太可能被篡改。纸质档案的稳定性和安全性都高于电子档案，不会被病毒侵袭。纸质档案形成后，不太可能用自己的观点和想法去篡改档案。这就是纸质档案被重视的原因之一。而电子档案在这一点上有容易被复制、修改、删除等危险，在保存过程中要用新的格式转换或者对文件进行备份和复制，就很难确认是电子档案原件[4 ]。

2.3 档案归档方式不同

纸质档案在归档保管过程中，主要对已经处理好的纸质材料，按照资料之间的先后顺序和关联程度来统一整理，对其中有价值的材料进行分类、整理、编号、填写目录等，然后进行存档。而电子档案管理可以不进行有关的分类整理工作，直接把相关信息交由档案管理部门，对这些资料进行分类整理，提供了快捷的管理方式和手段，还可以节约很多时间，提高了工作效率，减轻了劳动强度。

档案人员可以用电脑对档案信息从各个角度进行分类，設置文件名、关键字、日期等，方便用户的检索。档案信息的移交方式也不同。传统纸质档案是把整理好的档案按同一类别时间顺序移交，而电子档案信息不仅可以通过储存载体进行当面移交，也可以通过网络技术进行在线传输归档，或者通过载体复制之后进行移交等多种多样的方式。纸质档案移交之后，需要人工进行操作，要根据档案序列号进行分类、整理，最后用纸质目录记录下来最终的结果。而电子档案归档之后，除了要对所用的设备进行归档，最主要是对电子档案进行格式的转换，如果格式转换不匹配，导致信息无法显示，数据无法读取，档案数据就无效、无利用价值。

2.4 档案的凭证性更强

纸质档案记录的载体和信息为一体，属于原始记录信息。只有记录的原始文字信息才能很好保存，而且具有凭证参考价值，是第一手资料，不易被修改。纸质档案具有准确性、稳定性和真实性的特点。电子档案的信息与载体可以分离，就会有被盗窃、修改或销毁的可能。而且，电脑病毒的存在是电子档案所要面临的极大威胁，如果侵入病毒，将无法有效地保障电子文件的完整性、可靠性和真实性。

2.5 受环境影响有所不同

纸质档案只要把水分解和氧化条件排除，就能达到预期的保存使用效果。而电子档案受电子磁场影响，使电子文件载体的材料寿命缩短。温度，湿度使字迹发生扩散、洇化，对纸质档案影响很大。光盘材料很容易在高温下发生变形，数据读写也受到影响。如果湿度太大，会导致数据损坏丢失，失去它的使用价值。如果湿度太低，磁性载体会发生断裂，电子文件的查阅、读、写等都会受到影响，可见温度和湿度对纸质档案和电子档案影响都很大。

3 電子档案与纸质档案管理并存的必然性

电子档案和纸质档案将长期共存。电子档案与纸质档案并存管理是优劣互补长期共存的必然要求[5 ]。有一些需要长期、永久保存的纸质档案，可以在网络档案信息系统上录入、复制完成后保存。现已保存的这些纸质档案将主要用来保存独有性和原始证据。也可以复制一些常用的纸质文件，防止因为频繁借阅利用受到破损。将纸质档案和电子档案进行双重备份后，分别进行管理。这样，电子档案的内容就不容易被更改和删除，从而保证档案的准确性和真实性，更好地具备法律效力。加强电子档案信息管理系统建设，加强其查询利用及信息资源共享功能开发，可以更好地发挥电子档案在存储、检索、传输等方面所具有的快捷准确的优点，有效地满足和方便人们对电子档案信息资源的共享[6 ]。

电子档案和纸质档案将在很长一段时间内无法相互取代。各自都有自己的优势和应用范围。可行的方法是将纸质档案电子化，以纸质档案为基础建立电子档案的双向管理模式，从而维持纸质档案管理的基本原则，不妨碍电子档案的保存方法的标准化。我们必须掌握电子档案和纸质档案等载体文件的共同点和差异，才能对电子文件的保护和管理提出正确的要求[7 ]，在遵守文件管理基本原则的同时，建立自己的保管方法、技术和标准。只有这样，才能更好地强化对电子文件和电子档案的管理，同时不忽视对纸质档案的管理。在电子文件档案大量涌现时，我们不仅要重视电子文件的管理，还应加强对纸质档案的管理，充分开发各种载体档案信息资源，更好地为经济社会发展服务。

参考文献：

[1]李清华.纸质档案与电子档案管理初探[J].赤峰学院学报，2009（11）：25.

[2]李桂珠.勘测设计中的电子档案管理[J].兰台世界，2003（08）.

[3]张珊珊.纸质档案与电子档案在保护技术上的差异性分析[J].档案天地，2020（3）.

[4]李轶慧.电子档案管理面临的困境及对策[J].办公室业务，2012（19）.

[5]王拴勋.电子档案与纸质档案的比较研究[J].安康师专学报，2006（4）：2.

[6]曹丙贵.试论纸质档案与电子档案的融合[J].兰台内外，2020（29）.

[7]李春慧.纸质档案与电子档案双套制管理探析[J].档案管理，2019（03）：238.

作者简介：包翠玲，新疆维吾尔自治区地震局馆员，主要研究方向：数字档案管理与研究。