基于新《档案法》的企业档案信息化建设研究

邢娜

摘要：当前企业在开展档案信息化工作中存在软硬件资金投入有限且缺乏持续性，档案信息化水平与企业整体信息化水平发展不均衡，促进企业档案信息化工作发展相关法规缺失等问题。新《档案法》的出台，较好地解决了上述问题，条文中有关企业档案信息化方面的规范，为企业开展信息化工作，促进电子档案管理系统与业务系统的互联互通，推进电子档案的单套制管理等大开方便之门。企业应以此为契机，完善电子档案管理相关制度，制定档案信息化发展规划，推进电子档案管理系统建设，实现档案工作转型升级。

关键词：档案法  档案信息化  企业档案

1 引言

档案信息化是指以信息技术为核心，推动档案管理工作由过去基于传统载体管理模式向以电子数据为主要对象的管理模式转变，配套进行数字档案资源管理、档案规章重建等工作，以此适应电子档案的特点，推进档案管理的规范化、标准化与高效化。随着信息技术的深化，企业各项业务的信息化应用程度也在同步加深。提高企业的档案信息化工作，对实现企业档案管理模式转型，促进档案管理利用更加便捷、高效意义重大。笔者所在企业作为以基本建设为主要业务的单位，每年生成大量结构化、半结构化和非结构化电子档案，转变传统档案管理模式，建立新型的适应海量电子档案的管理模式极为迫切。

2企业档案信息化发展困局

新《档案法》出台前，企业实现档案信息化工作转型长期面临无顶层法律支撑的困局。导致出现诸多问题，如档案信息化设施投入有限，档案信息化水平与企业整体信息化水平发展不均衡，电子档案单套制管理迟迟不敢推进等问题。

2.1 档案信息化设施设备投入有限

档案信息化工作资金投入多，产生的社会效益、经济效益不明显，且运行过程中需要持续的资金投入。对于以追求经济效益为主要目标的企业，易将档案信息化的投入作为企业的负担和成本，给予有限的支持，进而影响档案信息化工作的良性发展。很多企业完成一次档案信息化建设后，一两年内便再无资金支撑，导致档案管理系统无法持续升级，问题逐渐增加，风险持续加大，档案信息资源安全问题开始显现。尤其在档案信息安全方面，有限的资金使得档案人员无力引进更先进的安全技术，对电子档案的耐久性、读取情况、维护条件等造成隐患。

2.2 档案系统与业务系统融合不深

档案管理系统与企业的各业务系统融合不深的问题普遍存在，从法规层面分析，缺少档案系统与业务系统融合发展的硬性要求是出现这一问题的主要原因。办公自动化系统、人力资源管理系统、合同系统等各类业务系统在设计时各自为战，没有考虑与档案管理系统的互联互通，导致无法有效进行信息资源的整合和利用，作為档案人员，在系统融合上更多地只能寻求领导支持，欠缺强制性的法律依据，使得这一问题迟迟难以解决。

2.3 数字档案资源建设顾虑重重

国家档案局档案馆（室）业务指导司司长孙钢曾经指出“数字档案资源的利用尚停留在基于目录的简单查询共享阶段，缺乏综合数据挖掘和深度整合”。这一表述也贴切企业数字档案资源存储开发现状。一方面企业电子档案越来越多，双套制的管理要求实质上与无纸化办公，借阅办公资源的要求是背道而驰的，电子档案与传统载体档案同时保存，加速了传统载体档案“溢库”问题，同时让人员本就不多的档案部门被迫投入更多时间精力，而且传统载体档案数字化形成的副本还存在难以完全与纸质档案相匹配的情况，加剧了纸质档案的重叠和冗余。此外，电子档案的法律地位迟迟没有明确，由于电子档案与传统纸质档案的技术特性迥异，具有易更改、易消失、完全依赖各种软件、系统，对载体依赖性不强等特点，使得长期以来电子档案是否具有与传统载体档案同等的法律效力一直争论不休，无法定论。进而导致档案信息化工作的建设方针、运行机制与传统档案馆差异较大，电子文件归档制度、电子档案的鉴定标准等虽不能完全适用于当前环境下的档案信息化工作需要，却又不敢贸然更改的尴尬境地。

3 新《档案法》为企业档案信息化带来的契机

3.1新《档案法》的颁布，为企业档案信息化工作发展提速提供了坚实保障

新《档案法》第三十五条明确规定企业需加强档案信息化建设，同时还要采取措施加强档案信息安全。此规定实质上使企业开展档案信息化工作资金有了着落。基于法律的强制性，有望打破过去信息化资金申请难，总量少，拨付无法持续的不足。档案信息化工作内容主要包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设等内容。几块业务均离不开资金支持，通过持续的资金注入，才能确保开展档案工作无后顾之忧。当然，也需注意，在获得开展信息化工作的资金后，也需做到资金使用适度适量、与建设需求一致即可。在档案资源数字化方面，可优先对利用率高的档案进行数字化，根据资金落实程度分批开展数字化工作，以保证合理的成本效益比。同时，根据《档案法》要求，档案人员还应注意信息安全。对系统管理人员及各部门利用人员应分别设置相应的管理权限与利用权限，严格限制不同角色的操作行为，并通过数字水印、签名、加密等技术防止电子档案被非法侵权、修改、复制。在数字化外包过程中，档案人员需严把操作流程，防止档案信息不当传播。此外，还需不断完善电子档案安全保密制度、管理维护制度，对档案进行数据备份、异地保存等，确保档案信息安全。

3.2 新《档案法》的颁布，为企业档案系统与业务系统互联互通奠定法律基础

多数企业档案信息系统存在难以与业务系统畅通交流和便利共享的现状。不同的数据格式、各异的元数据信息阻碍了电子文件的有序归档。新《档案法》对此也提出明确要求：企业应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互连接。为尽可能实现数据共享，加强对电子文件的前端控制，档案馆人员应积极按照《档案法》要求，在各业务部门进行系统建设时主动对接，规范著录项目及相关元数据。同时，针对有些企业档案信息系统存在老化、数据安全风险较大，难以与业务系统对接的问题，要及时开展系统更新换代工作。在档案管理系统布局方面，可制定统一的档案信息化工作要求，以解决可能的数据结构冲突，背景信息、结构信息存在差异等问题，常见的解决方式有集中式管理和分布式管理。集中式管理对档案人员信息化水平要求低，熟练数据上传、利用操作即可，系统维护成本低，但受网络环境影响大，并发数量过多时可能出现系统反应缓慢等问题。分布式管理响应速度快，出现问题不会对全局造成影响，但维护成本高。档案人员应根据企业情况，调研、协商后确定。

3.3 新《档案法》的颁布，为企业档案信息资源建设向前推进注入定心剂

新《档案法》第三十七条指出，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。这一规定的出台，彻底解决了困扰档案工作多年的电子档案法律凭证问题，明确赋予了电子档案凭证作用，这也意味着开展电子档案“单套制”管理已无法规层面的障碍。目前档案工作人员可将重心放在基于单套制管理模式的技术实现方面，采取有效措施收集分散在各个部门的电子档案，分层次有步骤地设立档案目录数据库、全文数据库及多媒体数据库，进一步优化馆藏结构，并探索信息资源利用的新模式，通过信息系统收集、归纳、分析利用者的行为方式，挖掘隐藏信息，洞察使用者的行为偏好，完善系统算法，提高档案信息资源利用效率，树立开放共享思维，积极完善档案资源共享机制。从当前国家信息化发展趋势不难看出，传统的档案资源管理方式已无法完全适应电子档案居主流的环境，必须围绕电子档案的特点，按照国家、行业标准，借鉴相关企业如目前已通过验收的示范数字档案室建设经验，充分利用新《档案法》赋予的权力，积极实现本企业档案工作转型。

参考文献

[1]周峰林.大数据时代的数字档案馆（室）建设——专访国家档案局档案馆（室）业务指导司司长孙钢[J].浙江档案，2013（08）11.

[2]国家档案局.数字档案室建设指南（档发〔2014〕4号）