信息化建设中事业单位人事档案管理探究

姚丹

摘要：伴随着国家信息化建设的深入发展，信息化技术已经渗透到了各行各业的建设中，人事档案管理作为事业单位管理的组成部分，也应该跟随信息化现代化技术广泛应用的时代发展步伐，与时俱进，切实有效地推进信息化建设，加强自身档案管理数字化建设，保证档案管理的真实性和有效性，构建信息化档案数据库，为各部门的档案提取应用工作提供信息化基础，提升事业单位档案管理的运行效率。基于此下文就从事业单位人事档案管理信息化建设的作用，现状以及具体的提升策略等相关内容。

关键词：信息化建设;事业单位;人事档案管理

通过对档案资料的记载，获知所研究对象发展轨迹，并据此预测其未来走向。档案在社会管理中发挥着不可替代的作用。随着社会的发展，档案的种类和形式变得日益多样化，如纸质档案、电子档案、音像档案、实物档案等，档案形式的发展有力推动了档案管理的稳健持续发展，提升了事业单位档案管理的效率和水平。而在信息化时代背景下要结合事业单位人事档案管理工作的实际情况，有针对性地引用先进的信息化技术，以此为档案管理人员提供便利，提升事业单位人员档案管理的质量。

一、事业单位人事档案管理信息化建设的作用

（一）促使管理成本得到节约

在以前事业单位的人事档案管理工作中大部分是纸质的有实物存在的档案，要想针对人事档案进行有效的保管，就必须有单独的房间进行存放档案资料，还要做到防火、防潮、防破坏等相关功能，并且也要定期进行清点、整理归档和信息更新。如有一个环节出现问题就有可能使档案面临丢失、破坏或者信息不完整等风险，也会给当事人造成损失。如果全面实施信息化管理，使人事档案充分实现电子化，这样可以使管理成本得到充分节约，降低各方面的成本支出，进一步提高保管质量和效率，利用网络技术使其有效存储在网络上面，可以确保其安全性和稳定性。

（二）有利于人事档案的查找，提高利用率

充分促使事业单位高效落实人事档案管理的信息化建設，打造专门的人事档案管理系统，利用大数据技术手段的优势，对档案资料利用先进的电子扫描技术以及计算机技术等，在操作过程中查询速度特别快，而且相应的查询信息更加全面细致，避免了遗漏问题。针对具体的操作人员而言，也可以充分利用搜索功能进行相应的精准查询，通过身份证号、职位、工作单位等关键词进行精准定位，明确查询、智能查找可以使工作速度和质量得到显著提升，从而进一步提高工作效率，使人事档案的利用率得到充分提升。

（三）完善人事档案管理制度实现资源共享

人事档案管理制度涉及到人事档案的调动、整理、分类、查阅、开发和保存等制度内容，不管缺失哪一个方面或者哪一个方面做得不到位，都不利于事业单位的人事档案管理。由于现在各个事业单位之间的交流频繁，人员流动越来越大，在这样的情况下，人事档案管理要是不完善，就会使人事档案的转移和变更工作等不能有效的实现信息化管理，不能够充分确保人事档案资源信息共享，这样就不可能确保不同单位之间的人事档案资源快速传递。因此，科学合理、健全有效的人事档案管理制度对于档案资源的利用发挥着重要的作用。

二、我国事业单位人事档案管理信息化建设过程中存在的问题

（一）缺乏创新的人事档案管理理念和思维

当下事业单位人事档案管理工作组织开展过程中，其依然沿用传统的管理理念和模式，没有及时更新管理理念和管理方法，没有及时进行创新优化，没有及时利用当前非常先进的信息化思想以及大数据理念等，同时不够重视现代信息化、互联网技术发展的优势，对于人事档案管理流程和环节缺乏优化与创新，很多人员也缺乏应有的信息化建设理念和意识，往往不求更新，未能有效创新人事档案的管理方法和方式，这些就严重阻碍了事业单位人事档案管理的进一步完善和创新发展。

（二）人事档案利用率低

目前我国在人事档案的具体使用方面比较被动，人事档案资料由于其具备极强的保密性，大部分事业单位都是重保管、轻利用，忽略了对于人事档案资源的合理开发与应用，档案通常只是保管在特定的单位和机构，一般在真正需要的时候才会进行相关信息的查阅，长时间的积累使得档案信息越来越多，逐渐失去其原本的应用价值，传统储存档案资料的方式，往往只有具备权限的人员才能针对性的查询，使得档案管理的综合效率非常低下，也导致事业单位人事档案管理信息化建设发展的整体效率低下。

三、事业单位人事档案管理信息化建设的提升策略

（一）加强人员专业素质

事业单位人事档案管理的信息化发展建设中离不开专业管理的人员，所以就要求管理人员具备较强的专业素质和信息化技术的应用实践能力，学习和掌握信息录入，信息读取，信息储存，信息分析等相关信息化功能的实际操作技巧，同时档案管理工作还需要引进和聘请专业的数据库管理人员，进行平台精准稳定的自动化筛选、识别、整理功能的构建工作，以此来确保人事档案的信息化建设能够得到有效实行。

（二）完善人事档案管理信息化基础设施配备

要想人事档案管理工作效率的有效提升就离不开现代信息化的基础配套设施，积极完善健全其信息化基础配套设施加强事业单位在人事档案管理方面的电子化发展，促进软硬件基础配套设施的及时配备和完善，不断加强其档案管理的基础信息化建设，有序构建事业单位人事档案信息化的网络管理平台，不断提升其管理工作的现代化可操作性，完善其系统建设与发展，积极落实事业单位人事档案信息的高效录入，电子化数据信息处理方式有助于改善因为传统人工录入整理方式的效率问题，节省大量的人力、时间成本，保障档案信息存档的时效性，为使用者更加便捷地查询检索信息，保障档案信息存储方式的科学化与规范化，电子化档案管理的平台系统和传统纸质档案管理的方式有效融合，为事业单位人事档案管理加上了双保险，保障档案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事档案管理工作的有效性。还要不断更新升级修补遗漏的信息，确保防火墙能够保持在时刻开启的状态，不断升级杀毒软件定期查杀，确保信息的绝对安全。

（三）加强管理理念的转变工作

事业单位管理人员需要重视人事档案管理的信息化理念转变工作，要到做足够重视人事单位信息化管理建成的重要性，必要时候可以给予物资、人力等方面的实际支持，为信息化档案管理的建设工作提供扎实稳定的物质基础。还要对档案管理部门的工作人员进行考核和培训工作，运用科学化的管理方法和管理技术，普及信息化技术的实际操作技巧，有效提高事业单位人事档案管理的实际运行效率。

结语：

总而言之，在新时代背景下，事业单位人事档案管理工作要与时俱进，不断加强自身信息化意识的转变。促进其信息化管理系统和平台的有序搭建，充分提升事业单位人事档案信息化管理的效率和质量全面提升。

参看文献：

[1]田结合.做好事业单位人事档案信息化建设的对策思考[J].人才资源开发，2016（24）：127

[2]乔琳.浅谈事业单位人事档案管理信息化[J].科技创新导报，2020，17（5）：155-156.

[3]褚丽娜.现代人事档案管理信息化建设探索与实践[J].兰台世界，2019.