关于企业档案信息化建设与档案管理的几点思考

周金霞

摘要∶企业档案类型多样且数量庞大，如果沿用传统档案管理模式将不再适应企业的发展，为此，实现信息化的档案管理势在必行。企业必须通过优化档案管理方式方法、提高档案信息化管理水平，为其科研、生产、经营、管理等方面做好服务与保障工作。

关键词∶企业：档案：信息化建设

档案管理是企业工作中非常重要的一部分。传统的档案管理通过人工收集、整理、编目、检索、提供利用等环节，过程烦琐复杂，消耗大量人 力和时间，管理效果并不突出，容易呈现档案信息孤岛现象。通过信息化 手段改进档案管理模式，可以有效节省人力、提高效率，加快资源管理与 分配，提高档案管理与服务。

1档案信息化建设过程存在的问题

1.1部分企业档案信息化建设不受重视

现阶段，很多企业管理层对档案信息化建设的重要性有了一定的认识，开始投人大量人力、物力与财力用于信息化建设，但此种现象并不普遍，一些企业重视效益回报较快的科研、生产等方面，投放大量人力、财力、 物力等用于科研生产，忽视了档案管理的投人，依然沿用人工操作亦或者半人工信息化操作模式进行档案管理工作，很大程度上延误了档案信息化 建设进程，档案信息化建设被忽视或搁浅，信息化建设效果不明显。

1.2档案信息化建设工作过于分散

企业档案信息化建设工作中，信息缺失现象比较常见。企业在档案管 理系统建立过程中，各应用系统之间无法对接，各部门之间信息共享性差，由此使得内部无法畅通交流信息资源，信息资源得不到很好的统一，企业信息化档案管理工作受到了一定的阻碍。作为档案管理人员，应用信息化 系统对档案资料进行管理时，可能会发生信息缺失和分散现象，不利于档案管理人员整理档案信息，影响档案信息资源的整合及利用。

1.3档案信息化建设缺少专业人才

企业的档案信息化管理工作需要创新专业型人才的加人，具备先进专业技术知识和水平的专业型人才，能够促使企业档案管理创新发展，提高 企业档案信息化水平，有效改善与创新档案管理模式。目前一些企业档案信息化建设工作存在滞后的现象，企业重视经营发展，引进科研管理型人 才，忽略了档案信息化人才的引进。缺乏档案信息化人才，导致档案管理 无法融人到企业创新发展的模式，档案信息化管理水平较为滞后。

1.4档案信息化管理建设水平受到限制

目前科学技术信息服务领域已经全面展开，档案管理工作需要科技创 新，以适应企业发展的步伐。老套单一的档案管理模式已经被档案管理系 统所替代，档案信息如若不能实现资源共享，则不能为企业做好服务工作。 一些企业还未建立数字档案管理系统，未实现档案管理系统与其他各应用 系统的关联对接，导致信息利用效率较低，档案管理水平得不到进步。

2优化企业档案的信息化建设对策

2.1深刻认识档案管理工作的重要性

一直以来，档案管理工作被片面定位在幕后工作上，对档案工作缺乏 关注度，外加档案管理工作缺乏明显的工作成绩，直接使得档案管理工作 容易被忽视。在新形势下，企业应对档案管理工作引起重视，将其作为一 项长期堅持的艰巨工作，认识档案管理工作的重要性，意识到档案管理对 企业合理的决策和企业的持续发展有着重要支撑辅助作用。因此，要求企业将档案管理工作纳人重点工作范畴，有序落实各项档案管理工作，及时 发现其中的不足，并采取有效方法进行防范和解决，保证档案管理工作高 质高效地开展。不仅如此，档案管理工作人员自身也要在日常工作中自觉做好岗位工作任务，严肃对待档案管理工作中的各项细节工作，避免档案 管理工作形式化。档案管理部门可在实践中采用微信公众号等方式向大众宣传档案管理工作的服务功能、社会效益等重要内容，不定期结合档案管理实际对档案管理人员进行针对性地系统培训，以提高档案工作人员的业务能力来支持档案管理工作。另外，档案管理人员应将档案管理意识深扎根，积极参与到档案管理工作中，形成良好的档案管理氛围，为提高档案管理工作水平提供保障。

2.2建立完善安全的档案管理网络

企业若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出 实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投人力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。 基于此，企业需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，要对档案工作投人充足的资金，购买计算机、 扫描仪等各种信息化设备，同时保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。

2.3提高相关档案管理人员的业务水平

档案管理人员专业水平参差不齐，档案管理提升工作的开展较为缓慢，因此提高档案管理人员的业务水平迫在眉睫。针对提高档案管理人员的业务水平提出以下几点建议：1. 加强管理人员的服务意识，在档案管理的过程中要秉承以人为本，为人民服务的宗旨，提升服务态度，让更多的员工相信档案管理人员的业务水平。2. 针对档案管理人员的聘用，应该有一定的专业性，不随便聘用一些不相关的人员管理档案，确保档案管理人员的业务水平和综合素养。3. 为了企业的长期发展，档案管理部门需要培养资深的管理人才，要对档案管理人员定期进行培训，确保业务水平不断提高。 此外还应定期安排外出学习，去其他企业等进行学习交流，最大程度提高档案管理人员的业务水平。4. 根据档案管理的工作内容进行定期考核，进行评比奖励。这些建议的制定，都是为了提高档案管理人员的业务水平，以保障企业档案管理工作长远发展。

2.4加大档案信息化建设软硬件投人

如今，我国档案信息化建设的水平存在明显的差异，能够推动档案信 息化的单位数量十分有限，而且并未形成规模化发展趋势。企业必须高度重视档案信息化建设，结合国家规定和要求选择软硬件设备，切实加强档 案管理数据库和档案网络的科学化建设。对此，应建立企业数字档案管理体系，全面完成档案管理系统的上线应用。不断优化数字档案馆功能，深 化数字档案馆建设，做好档案管理系统与企业业务系统的集成，实现电子 文件和电子数据在线归档等等。相关部门需积极建立人才档案及其他档案的信息化建设机制，从而加强人员的管理意识，切实做好执行工作，企业应积极协调档案信息化各项工作的有序开展，不断提升档案信息化水平，为企业信息共享创造有利条件。

3结束语

在全面推进企业结构调整和升级，实现企业战略发展目标的过程中，数据信息和档案信息应作为基础。为了提高档案管理的质量和效率，满足档案管理现代化和智能化建设的需要，企业需要了解信息化建设的方向，提高自身档案信息化水平，实现企业信息化技术改革，促进档案管理效果 全面提高。

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