对科研院所合同管理的思考

吴林玉 黄振环

科研院所是以公益性为目的的主体，在履行科学研究、技术培训、服务社会等主要职能过程中，广泛参与各种社会经济活动。合同，是保障科研院所合法权益的主要形式。随着社会的发展，科研院所参与经济社会活动范围日益扩大，所涉及的合同种类、合同数量越来越多，合同金额也各不相同。因此，加强合同规范管理与审查，对科研院所健康持续稳定发展至关重要，是科研院所内部控制管理工作中的重点内容。

一、科研院所合同管理必要性

合同，不仅是各主体之间进行经济业务往来的主要依据，也是重大决策不可或缺的参考资料。加强对合同的管理，是规范社会经济行为、维护各方合法权益、促进权利义务合法履行的必然要求。加强对合同的管理，可以防范法律风险、财务风险，防止不必要的经济纠纷导致财产损失，对科研院所管理国有资产、促使资产保值增值具有非凡的意义。

为了适应科学技术日新月异的发展，更好地发挥科研院所的职能作用，科研院所参与的社会经济活动越来越宽，业务范围越来越广，可选择的合作主体也越来越多，产生经济纠纷的可能性也越来越大，因此，对合同进行科学规范管理越来越重要。

科研院所涉及的合同种类、数量繁多，如建设工程合同、材料采购合同、财产租赁合同、技术合同等，牵涉的部门、岗位较多，既需要科研岗对业务部分的审查，也需要财务部门对财税部分的核查，更需要法律部门对法律条款的把关。因此，对合同的管理是一项综合性很强、难度很大的工作，既需要建立合理规范的管理体系，也需要综合性的专业人才。

二、科研院所合同管理现状

（一）对合同管理的重视程度不够、风险意识不强

大部分科研院所没有设置专业的合同管理部门或岗位，主要由相关职能部门或岗位兼管，科研院所对合同兼管的部门和岗位分配也各不相同，可能是档案室、办公室、后勤处或财务处等，五花八门，杂乱无章。很多管理者和职工会觉得这么多年来没有出现过合同经济纠纷问题，我们也不是以营利为目的，因而对于合同的签订很不严谨，合同的审批程序也存在一定的“走形式”情况，甚至有很多人在财务报销时才补签合同。种种不合理现象、不规范行为均表明，大家对合同管理的忽视和风险意识的淡薄，为日后的发展埋下了巨大隐患。不出现问题不等于没有问题，千里之堤毁于蚁穴，如果平时不加强对合同的管理，日后可能会产生无法挽回的巨大损失。

（二）未对合同进行全面的分类管理

科研院所不仅要承担国家和各省级的科研任务，还要从事技术的咨询、培训等业务，以及维持正常运转的日常管理活动，这些都会产生各种各样的合同。很多科研院所只对科研任务、基建任务、技术服务等主要活动的合同进行编号管理，而对于日常材料采购合同、租赁合同等交易频繁、金额较小的合同不整理分类，仅仅作为入账的附件。有的科研院所甚至不对合同进行分类编号管理，仅由业务人员自行保管。

（三）对合同签订的职责不明确、程序不规范

科研院所主要是以科研活动为主，在执行科研任务签订合同的过程中，往往是执行课题组长或项目主持人负责制，主要由科研人员协商制定，管理人员几乎不参与合同的制定与协商，仅仅负责签字与盖章。但是，科研人员可能只对自身的业务范围了解，而对于财税的注意事项和法律条款的规范并不在行，这就会因为付款期限、付款额度、税费金额、违约责任等条款的不合理而给单位带来潜在的风险，或者发生合同纠纷时难以追究责任挽回损失。一旦发生合同纠纷，很难只追究某个人责任，因为合同的签订是需要各个部门共同协商的。

合同一般由法定代表人或授权代理人签订，但往往在实际工作中，由经办人代签。没有授权委托书或没有在授权范围内签订的合同，不仅对个人、单位有很大的潜在风险，还可能造成合同无效。

在合同签订过程中，应当是执行事前申请、事中监督、事后评价的程序。但在实际工作中，往往是经济活动已开始执行或执行终了，才开始补申请、签合同的程序，这不仅让合同的审批程序、内部控制、评价体系形同虚设，还可能产生不必要的经济损失。

三、科研院所合同管理问题剖析

发现问题，剖析原因，解决问题，检验效果，是社会稳定发展、经济持续增长、技术不断更新的主要程序。了解科研院所对合同管理存在的主要问题，应当追根溯源，剖析引发问题的主要原因，理清解决问题的思路，才能制定正确的解决方案，以最小的成本发挥最大的效用。通过对科研院所合同管理现状的分析，主要原因有：

（一）合同管理制度体系不够健全、信息化水平低

对合同的管理需要一整套完整的制度体系，不仅包括对合同的起草、申请、签订、执行、终止，还包括对合同的变更、监督与考核等。大部分单位仅有合同管理的一般规定，没有具体的实施细则。合同仅仅充当着报销附件的角色，没有进行全过程的动态监督管理。在实际工作中，签订合同的审批流程依然采用线下的低效率方式，很容易导致合同签订的滞后，影响项目的实施。同时，对合同的登记、归档管理增加了难度，需要上报的合同统计数据，也很难准确提供。

（二）部门之间的沟通不流畅、不及时

大多数科研院所没有管理合同的专属部门或专业人员。这就需要合同涉及到的相关部门及时沟通衔接，使所签合同更加合理合法合规，才能更好地保障合同主体的权益。因为职责不明晰，很容易造成部门之间的推诿扯皮。

（三）缺乏专业的合同管理人才

合同管理是一项综合性、专业性很强的工作。因为合同种类的多样性，其涉及的业务范围、知识面很广，有的需要对科研具体业务所有了解，对不同研究方向、不同领域的业务要求也不一样；有的需要对建设工程的质量要求、资质资格有精准把握；还需要对法律规定、税务规定、财务管理等领域有所了解。

（四）内部控制、监督、考核体系不完善

内部控制是科研院所合同管理的薄弱环节，法律知识不足、风险意识淡薄导致内部控制对合同疏于监督管理。制度的不完善，导致监督没有依据，内部控制难以施行，也缺少对合同执行完结后的评价考核。

四、对科研院所合同管理的建议

（一）增强合同的风险意识

思想是指导行为的根基，只有从思想上强化防范合同风险，才能使合同的签订更加规范、合法合理。不管是业务人员，还是管理人员，都需要增强法律意识，了解法律基础知识，才能更好地开展工作。每隔一段时间，可以聘请相关领域的专家进行授课，也可以用本单位签订过的各类合同进行举例讲解。

（二）引进专业的合同管理人才

可以单独设置合同管理部门，也可以由各部门的特定人员共同组成合同管理小组，包括各领域的科研人员、建设工程岗、财务管理岗、法务岗等。业务人员对业务的可行性等进行预估，财务管理岗对涉及的财务条款进行审查，尤其需要一个专业的法律人士对合同的条款、用词等进行审核。

（三）构建完善的信息化合同管理制度体系

合同的起草需要业务岗、财务岗、法务岗的共同协作，每个岗位对各自负责的部分进行详细审核与修订，尽量避免因为合同条款问题造成不必要的合同纠纷。

合同的审批需要合理的流程管理，一定要进行岗位分离，逐级审批，凡重大合同应执行会签制度。对合同的事前审批，不仅可以明确职责，还可以防范各种风险。合同的执行需要相关部门进行监督，促进合同权利义务的正常履行。对于履行合同过程中出现的意外情况，要及时沟通并作出适当变更。对合同的事中监督，是合同管理的重要环节，其中出现的偏差可及时进行调整。合同执行完结后要对合同进行评价。执行的过程是否顺利？执行的效果是否符合预期？所出现的问题是否可以避免？是否还有改进的地方与提升的空间？对合同进行事后评价，可为今后的工作夯实基础。

信息化是社会发展的方向，效率是开展工作的钥匙。科研院所应紧跟时代的发展，建立科学合理的信息化审批管理程序，提高工作效率。

（四）起草合同模板

科研院所应将合同按照业务进行分类，制定不同的合同模板，如建设工程合同、技术咨询合同、材料采购合同、财产租赁合同等，促使各类人员学习如何将工作主动权掌握在自己手中，防范合同风险。

五、合同管理中应当注意的其他事项

每种合同的制定条款、要求都各不相同。在审查合同过程中，需要对不同合同把握不同的重点，不能以一个标准来衡量所有的合同。

（一）对合同主体信誉、资格的审查

有的合同需要签订主体具备一定资质，比如建设工程合同、专用设备维护保养合同等，在合同签订之前，应当对合同主体资格进行审查，以免因为资质问题带来不必要的损失。对合同主体信誉的审查也很重要，涉及到合同是否能顺利实施，实施效果是否符合预期，或者相关款项能否及时收回等，都跟合同主体的实力、信誉有很大关系。

（二）对合同权利义务、责任赔偿条款的细化

明确合同权利与义务，是合同按时履行的前提。责任、赔偿条款的细化，可以约束合同主体的行为，使合同主体的履行行为更加规范。比如，建筑工程合同所使用材料的质量要求、型号要求、材质要求等；检测合同要求使用的检测试剂、检测结果等，都应根据相关法律法规详细制定。这样既有利于合同履行，也能降低风险，避免不必要的损失。

（三）合同涉及财务问题的审查

合同虽然多种多样，但涉及的经济、财务问题大同小异。比如合同价款的大小写金额是否一致？对于税费的负担是否书写清楚？付款的期限是怎样约定的？预付款的比例是否符合相关规定？有约定支付定金的，是否已经按时支付？对赔偿损失、罚金的约定是否合理？何时开具发票？是开具增值税专用发票还是普通发票？这些涉及到款项的问题都应该经过专业财务人员审查。

财务人员最容易忽视的问题为是否按时申报缴纳了印花税，技术服务合同、材料采购合同、财产租赁合同等都是需要申报缴纳印花税的。印花税的金额比较小，很容易被财务人员忽略。除了合同价款与印花税的申报缴纳密切相关外，还有一个很重要的因素——合同的签订日期。印花税需要在合同签订的下一个申报期内申报缴纳，逾期会造成额外支付滞纳金和罚款，还将影响单位的纳税信用等级。所以，及时将相关合同交予财务人员申报缴纳印花税，在合同管理中很重要。

六、结语

为了科研院所能够既发挥本身的职能，又保障自身以及国家的合法权益，对合同科学规范的管理很重要。合同管理是内部控制的重要环节，制定完善的合同管理体系是保障内部控制的有效措施。