信息化背景下职业院校教学档案管理研究

田宏

摘要：在信息化时代，职业院校档案管理也在信息技术发展的影响下，正逐步向着信息化的方向发展。信息技术在职业院校档案管理中的应用，可以提高档案管理的准确性。推进职业院校档案信息化工程，要努力争取高校领导支持，加大资源投入，完善档案信息管理制度，加强档案管理队伍构成。

关键词：职业院校;档案管理;信息化;研究探讨

中图分类号：G4 文献标识码：A

引言：职业院校是培养专业人才的重要基地，不仅肩负着培养人才和开展各项教育教学活动的重要职责，还特别注重档案管理工作。在档案管理过程中，要不断创新管理方式，利用信息化档案管理技术，更有效地实施各项档案管理工作，与时俱进满足档案充分展示的需求，推进职业院校的快速发展。

1职业院校档案信息化管理的必要性

1.1职业院校信息系统申请提出的要求

在当今科技高速发展的环境下，职业院校在教学教育教学活动和工作过程中，不仅运用了许多现代信息技术，而且建设了许多信息化教学系统和教学平台。由于这种环境，大学内的其他工作也必须在发展过程中发生变化。使用信息系统输入和存储各种重要数据信息变得非常方便。对此，档案管理人员在实施档案管理的过程中也应实行系统化管理，只有这样才能保证档案管理的效率。

1.2发现档案价值引发的需求

职业院校档案管理不再是所有档案的集中管理，信息化时代背景下的要重视档案管理信息的有效利用。现有的纸质文档管理在使用文档信息的过程中存在不便的功能。借此，档案用户可以通过系统快速方便地搜索、检索、获取必要的档案信息，实现档案资源的有效利用和有效开发。可见，职业院校实施档案信息管理既是发现档案价值的需要，也是发现档案价值的要求。

2信息化背景下职业院校教学档案理管理信息化研究战略

为提高职业院校档案管理过程中的管理效率，保证档案的充分利用，在实际管理中，需要转变管理方式，采用信息化管理方式来保障档案管理安全有效性，符合社会发展的潮流。

2.1提高档案信息化管理意识

意识是行动的向导，当有一定的意识时，就引导人的行动，使行动和意识统一起来。面对意识的重要性，高职院校要实现档案管理信息化目标，首先要树立档案管理信息化意识。在树立档案管理信息化意识时，高职院校领导要以身作则，要深刻认识档案信息管理的重要性，了解目前高校实施的档案信息管理存在的问题，进而要采取行动。通过会议等方式，共同探讨档案管理信息化工作，为推进这项工作提供更多资金和设备等支持。同时，高职院校要通过选拔优秀档案管理人才、接受档案管理信息化教学等方式，加快推进档案管理信息化工作，让这些人员通过亲身体验了解档案管理信息化的优势，鼓励更多的员工有这种工作意识。

2.2建立完善的档案管理信息系统

系统的存在很重要，一个完善的系统可以为企业的经营业绩提供基础，所以一个高校要实现档案管理的信息化，就必须从系统做起。在制度建设的过程中，可以从档案管理的责任制入手，要明确制作电子档案的责任，让每个工作人员都明白自己工作的重要性，把自己的工作搞清楚。首先，档案管理负责人员在创建档案的过程中，可以保证信息的真实有效。其次，要有严格的监督制度，管理员保存档案信息后，未经领导批准，不得借阅，也可以登录并监控文件系统。最后，需要建立完善的奖惩机制。虽然档案信息管理的大部分工作都在信息系统中进行，但仍然与员工有着千丝万缕的联系。因此，为防止员工在信息化过程中迷失方向，应建立相应的奖惩机制，对能在工作场所找到自己的位置并有效履行职责的人给予奖励，对疏忽职守的人予以惩罚。明确的奖惩制度，可以激发档案管理者的积极性，保证档案管理信息化的顺利实施。

2.3创新档案管理技术

档案管理技术在高职院校档案管理中非常重要，管理技术的信息化水平对档案管理的执行效率有一定的影响。实现这一目标需要档案管理技术的创新。加密技术和数据压缩技术对于管理档案信息是非常必要的。加密技术是电子商务中最常用的安全和保密措施，作为主要的安全和保密措施。使用技术手段将敏感数据转换为加密传输，然后在到达目的地后使用相同或不同的手段对其进行恢复解密。档案管理人员可以利用加密技术对电子文件进行加密，使其不可读，然后将密码报告给相关阅读者，以保证文件的安全。数据压缩技术是通过减少数据量来减少存储空间，提高传输、存储和处理效率，或按照特定算法对数据进行重组，在不丢失有用信息的情况下减少数据重复和存储的技术手段。档案管理员可以对不同的档案进行分类和压缩，以方便日后检索，同时减少档案占用的空间。

2.4整合现有信息平台

在实施高职院校檔案管理的过程中，采用了一些信息化手段，建立了多信息化平台。档案存储在信息平台的影响下有些混乱，每个平台都有一些档案。这种管理档案信息的方法有些混乱，增加了搜索档案信息的不便。面对这种情况，高校在档案信息管理过程中需要整合现有的信息平台。在综合信息平台中，要深入分析各个平台的功能和作用，准确把握实际情况，并在此基础上梳理各个平台之间的关系并找出规律。然后整合平台，将多个平台整合为一个完整的平台，需要将较小平台上的档案内容组合在一起，然后将档案按照不同的类别统一分类存储。此外，为方便档案信息的共享和利用，建立了数据交换接口，方便各平台档案信息的自动传输，有效提高档案信息管理效率，确保档案信息化管理目标的实现。

结语：当信息化背景下，高校档案管理正朝着信息化方向发展，利用网络资源实现信息资源共享对提高高校档案管理水平具有重要意义。但当前高校档案管理存在保管人思想滞后、档案管理效率低下、相关基础设施不足、资源共享不足等问题。因此，优化高校档案管理模式，促进高校档案管理数字化，需要采取有效的行动来提高记录保存管理的质量，帮助职业院校档案管理更好地适应社会不断变化的需求。

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