如何利用企业文书类档案有效收集开展档案管理工作

高雅

摘要：做好企业文件、档案的收集工作，对企业的发展有着重要的作用。本文提出了公司文档和文件收集中存在的问题，并提出了解决问题的建议。

关键词：企业文书类档案;收集;档案管理;工作

一、文书档案收集工作中存在的问题

社会经济的发展和信息技术的应用在促进企业档案管理方面发挥着积极的作用。例如，oa管理软件的广泛使用，大大提高了各种企业亏本软件文档的管理收集完整，但一般文档文件的管理收集仍然普遍存在许多未得到解决的技术问题。主要内容：一、档案资料收集工作尚未完成。一些企业公司在日常收集重要文件和整理文件的工作过程中只注意收集有分红发票的文件。对于日常公司行政管理工作中已经形成的一些重要文件文档资料，如公司党组干部会议纪要、公司工作简报、各种非生产性劳务合同管理工作活动计划和财务工作经验总结、统计工作报告，以及其他重要文件文档资料的整理收集等一不注意，导致许多公司重要文件文档资料逐渐遭到丢失。它将在未来的研究、研究、编辑和研究中发挥不可替代的作用。二是档案馆藏内容不完整、结构不规范。例如，一些完整的会议文件往往只提供给一些正在考虑重要内容的当事人，而一些兼职档案工作者则没有注意。收集過程中的文献资料系统。不同类型文件资料的相互组织，不仅破坏了文件资料的关联性，而且给后续的归档整理操作带来了不必要的问题。三是推进档案收集困难，工作进展缓慢，往往不能及时完成。

二、如何做好文书档案收集工作

1.不断完善档案收集工作相关制度建设，明确归档

范围、归档工作时限及相关归档条件要求等具体内容，让档案管理工作组织开展管理起来有章可循。各地区企业部门应根据国家制定相关档案管理暂行办法，结合自身档案行业发展特点，按照各企业内部管理机构组织设置或企业职责类别分工等因素制定规划出一个完全适用于本地区企业的切实可行的档案归档工作范围，有效地指导企业相关部门工作人员组织开展企业档案资料收集管理工作。

2.建立健全档案工作管理网络，实现档案工作责任制管理

企业各下属部门特别是企业档案的收集形成主要部门，对于档案文件的具体内容、形成后的背景及今后的资料查考利用价值等都应该有着深刻多层次的深刻理解和正确认知，因此，在现有企业管理范围内以企业档案室部门为管理中心，各下属部门为二级管理机构的并设立了专兼职企业档案员并明确对各部门内部的主管和对档案室的工作人员领导，形成一个企业档案资料工作收集管理网络，逐级逐层开展档案工作，对企业档案资料收集管理工作来说有着极大的竞争优势。

3.重点就是加强对一些临时性或者重要文件的检查收集整理工作

在企业干部文书文件档案管理工作部门在所有工作人员正在干部岗位调动或新调入工作或其他岗位人员离职时，对交接相关人员个人手中的重要工作文件以及交接相关材料以及文件交接后发表的重要工作相关材料直接进行严格收集管理检查把关，可以在重要任务工作文件以及交接表中同时直接加入正在企业文书档案管理工作部门所有工作人员没有署名或未签字的一栏，已确定已经完成的重要工作任务以及工作文件交接材料中也可以直接对其进行临时检查收集，一般性任务工作文件以及交接相关材料中也可以直接进行重要任务工作文件临时交接，确保正在干部岗位调动或其他岗位人员离职同时工作人员手中的一些重要文件以及交接相关资料不至于同时流失。

4.加强专业培训，增强企业档案管理工作人员基本业务水平和专业整体素质

档案管理工作人员除了应该要充分具备兢兢业业的爱岗工作奉献精神外，还必该应不断深入高校学习新的专业知识，提高新的业务水平，更新工作思维理念，企业部门应在初始开展企业档案资料收集管理工作前对专兼职称的档案员干部进行专业培训，将归档工作进行制度，岗位职责进行规范，收集管理工作进行时限，归档工作范围及档案收集管理工作中一些应特别注意的重要事项逐一对其进行详细讲解了并说明。

5.档案部门要大力宣传档案工作及相关的法律法规

传统的企业档案管理部门和企业档案工作人员都往往是默默无闻的正在开展档案工作，导致企业档案收集工作前期开展困难，往往不能按照原计划如期进行，得以起不到相应的公众理解和政策支持。这就非常需要企业档案工作人员能够大力加强其对档案收集工作者的宣传教育力度，通过多种宣传渠道广泛运用多种宣传手段广泛宣传档案收集工作，把企业宣传档案工作切实贯穿开展到各个环节，不断逐步推出企业档案收集工作新的高潮，只有不断进行这种宣传，才能逐步提高整个企业整体全员的开展档案工作意识。在企业开展档案收集管理工作宣传过程中，宣传开展档案收集工作的极其必要性和极其重要性，以及宣传档案文件移交后送到其他档案室后继续保管的安全性和可靠性，从而也促使个别不能够放心将档案文件直接移交至其他档案室的工作人员能够了解到档案室的收集管理工作并对此予以积极配合。

6.实行纸质版、电子版文件双套收集制

在前期收集有关纸质和正版电子文件的过程同时我还应严格要求有关企业各职能部门及时收集配套的有关电子资料文件，档案管理部门同时应就有关电子档案文件前期收集归档工作中的注意事项，如电子文件前期存放时间格式、文件大小等相关要求问题进行了系统的说明，档案管理部门在决定接收有关电子档案文件时，应对接收归档后的电子档案文件进行核查其基本技术性能状况，验收检查合格后，按有关规定日期办理文件移交档案手续。

结束语

提高企业档案资料收集工作质量是企业档案管理部门工作的战略重点，企业及档案管理部门人员应时刻立足档案企业的长远战略发展，不断积极探索和研究创新开展档案资料收集管理工作的新技术方法，新途径，为开展档案企业提供回收利用管理服务工作打下良好的理论基础。

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